Welche Arten von Zahlungsverkehrsaufträgen werden erstellt? - Überweisungen - Lastschriften

Transkript

1 Checklisten für die SEPA-Umstellung im Verein 1. Organisatorische Maßnahmen o Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen im Vereinsvorstand o Zeit- und Umsetzungsplan entwickeln o Entscheidung, ob Umstellung zu einem festen Termin oder sukzessiv erfolgen soll o Analysieren Sie Ihre Zahlungsströme und die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs Welche Arten von Zahlungsverkehrsaufträgen werden erstellt? - Überweisungen - Lastschriften Wie werden die Aufträge erteilt? - Beleghaft (Hinweis: bei Lastschriften zukünftig nicht mehr möglich) - Beleglos als Datenträgeraustausch per Diskette (Hinweis: zukünftig nicht mehr möglich) - Beleglos per Online-Banking o Vereinskorrespondenz mit IBAN und BIC versehen o Schriftverkehr mit Kontaktdatenbezug o Rechnungen (Vorabinformation zum Lastschrifteinzug integrieren) o Mahnungen o Homepage 2. Technische Maßnahmen o Prüfung, ob die im Einsatz befindliche Software SEPA-fähig ist o Zahlungsverkehrssoftware (Hinweis: SFirm 2.5 und StarMoney 9.0 sind bereits SEPA-fähig) o Vereinsverwaltungsprogramm 1

2 - Unterstützt die Zahlungsverkehrs-Schnittstelle das SEPA-Datenformat XML? - Bei der Nutzung von Lastschrift-Einzugsverfahren: Ist die Hinterlegung der Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins möglich? - Ist eine Mandatverwaltung vorhanden? o Kontakt mit externen Software-Anbietern aufnehmen o Umsetzungsplanung erstellen o Ergänzung der vorhandenen Mitgliedsdaten (Kontonummer/Bankleitzahl) um IBAN/ BIC o Einsatz von Umstellungstools (z.b. SEPA Account Converter) o Nichtkonvertierbare Daten: IBAN und BIC von Vereinsmitgliedern und Kunden erfragen bzw. ermitteln 3. Überweisungen o IBAN/BIC statt Kontonummer/Bankleitzahl nutzen o Mit der SEPA-Überweisung kann ein Verwendungszweck von max. 4 Zeilen á 35 Zeichen übermittelt werden o Begrenzen Sie den Verwendungszweck auf max. 140 Zeichen o Entscheiden Sie, ob ein strukturierter Verwendungszweck genutzt werden soll 4. Lastschriften o Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank o Hinterlegen Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer in den Stammdaten o Abschluss neuer Inkassovereinbarungen für SEPA-Lastschriftverfahren mit allen kontoführenden Banken o Mandatsreferenznummer je Vereinsmitglied vergeben Die Mandatsreferenz muss einem Zahlungspflichtigen eindeutig zugeordnet sein 2

3 (max. 35 Stellen) Empfehlung: Mitgliedsnummer o Umwidmung von bestehenden Einzugsermächtigungen Für bereits erteilte Einzugsermächtigungen haben die Banken vereinbart, dass diese vom Zahlungsempfänger als Lastschriftmandate für SEPA-Basis-Lastschrift weiter verwendet werden können. Der Zahlungsempfänger muss ausschließlich über die Umstellung informiert werden. o Zeitpunkt und Anlass für Umstellungsinformation an Zahlungspflichtigen festlegen, z.b. Nutzung von Mitgliedsbriefen oder dem Protokoll der Mitgliederversammlung Umstellungsinformation mind. 14 Tage vor dem ersten Einzug des Mitgliedsbeitrages Folgende Informationen müssen mitgeteilt werden: Umstellungsdatum Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins Mandatsreferenznummer je Vereinsmitglied o In die Mandatsverwaltung ist als Datum des SEPA-Lastschriftmandats das Datum der Umstellungsinformation an den Zahlungspflichtigen einzupflegen 4.1. Vorlagefristen o Vorlagefristen beachten und dementsprechend die Prozesse im Verein anpassen (Die Fristen können bei den Banken unterschiedlich sein.) Vorlagefristen bei der Bremer Landesbank: SEPA-Basis-Lastschrift Ersteinreichung = 6 Bankarbeitstage Folge-/letztmalige Einreichung = 3 Bankarbeitstage SEPA-Basis-Lastschrift mit kürzerer Einreichungsfrist 3

4 (voraussichtlich ab Ende November 2013) Erst-, Folge- und letztmalige Einreichung = 2 Bankarbeitstage 4.2. Sonstiges o Anpassung der Prozesse zur Bearbeitung von Rücklastschriften o Zuordnung zur Originaltransaktion (End-to-End-Identification) o Auswertung und Kategorisierung der Rückgabe-Codes (ISO Reason Codes bei Nutzung XML-camt oder Textschlüssel-Ergänzung im MT940/DTI) Rückgabefristen bei der SEPA-Basis-Lastschrift Rückgabe von Lastschriften durch den Zahlungspflichtigen bis - Buchungstag + 8 Wochen ohne Prüfung der Begründung - Buchungstag + 13 Monate nur wenn kein Mandat vorliegt o Prüfung: Verfall des Mandates nach 36 Monaten seit dem letzten Einzug o Prüfung der Prozesse zur Archivierung der Unterlagen Archivierungspflicht: bis 14 Monate nach der letzten Nutzung 5. Mitgliedsantrag o IBAN und BIC hinterlegen o Bisherrige Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen durch Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA-Lastschriftmandate ersetzt werden Mustervordrucke sind auf der Internetseite der Deutschen Kreditwirtschaft erhältlich: o Vorabankündigung (Pre-Notification) Vor dem ersten Lastschrifteinzug mittels SEPA-Lastschriften müssen Vereine den Zahlungspflichtigen schriftlich per Vorabankündigung über den geplanten Einzug informieren. o Pflichtbestandteile einer Vorabankündigung sind Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Fälligkeit, Belastungsdatum, Betrag o Vorabankündigung: mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug 4

5 Ggf. können Sie die Informationspflichten durch einen Hinweis auf Ihrer Rechnung oder des Mitgliedsantrages erfüllen Eine Verkürzung der Frist ist durch eine Vereinbarung mit dem Zahlungspflichtigen möglich. Dafür muss gewährleistet sein, dass der Zahlungspflichtige vor der Belastung Zugang zur Vorabinformation hat. 5