Thema Beschreibung Was ist zu tun? Bild Nachfolgend beschreiben wir die Umstellung von PROFI cash auf SEPA Programm aktualisieren

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1 Nachfolgend beschreiben wir die Umstellung von PROFI cash auf SEPA Programm aktualisieren Sie sollten die Version 10 inklusive des aktuellen Updates im Einsatz haben Datensicherung Datensicherung durchführen Kundendaten um IBAN /BIC ergänzen Sie haben bisher Zahlungsaufträge mit der Angabe von Kontonummer und BLZ erfasst. PROFI cash ist in der Lage anhand dieser Angaben die IBAN und BIC für jeden Ihrer Kunden zu ergänzen. Gehen Sie bitte auf: [Datei] [Programmupdate] Sie können danach die installierte Versionsnummer prüfen unter: [Hilfe] [Info] Die aktuelle Version (Stand 09/2013) ist Version 10.4c. Haben Sie noch eine 9er Version im Einsatz? Diese haben wir vor 2 Jahren abgekündigt. Bitte setzen Sie sich zur Lieferung der aktuellen Version mit uns in Verbindung. Führen Sie bitte zunächst eine Datensicherung durch. Dies geht unter: [Datei][Datensicherung]. Sollte es im Rahmen der Umstellung auf SEPA Probleme geben, können Sie den alten Zustand jederzeit wieder unter [Datei] [Datenrücksicherung] herstellen. Gehen Sie hierzu auf: [Stammdaten](Massenänderung] [IBAN und BIC ergänzen /aktualisieren] Wählen Sie bitte die dargestellte Auswahloption: [Ergänzen und BIC aktualisieren] WICHTIG: Diesen Menüpunkt sollten Sie bis zur abschließenden Umstellung auf SEPA nach jeder Installation eines Updates von PROFI cash ausführen. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 1 von 10

2 Fällige Aufträge versenden Aufträge aus anderen Anwendungen übernehmen Viele Kunden übernehmen Zahlungaufträge aus Buchhaltungssystemen, Vereinsprogrammen... Wir empfehlen vor der Umstellung auf SEPA, fällige Zahlungsaufträge (wie bisher) zu versenden. Bisher haben Buchhaltungssysteme und Vereinsprogramme sog. DTAUS-Dateien erzeugt. Unter SEPA wird das Format geändert, es sind sog. XML-Dateien. Die Übernahme der Aufträge in PROFI cash können Sie wie bisher durchführen. Sollten Sie Lastschrifteinzüge übernehmen, empfehlen wir Ihnen ausschließlich die Importfunktion über: [Tagesgeschäft] [Joberstellung] [DTA / SEPA-XML extern über HBCI] PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 2 von 10

3 Fällige Aufträge versenden Dauerauftragsbestand umstellen In PROFI cash vorhandene Daueraufträge sind auf SEPA umzustellen. Dies gilt nur für Aufträge die durch PROFI cash verwaltet werden (Sie versenden selbst am Fälligkeitstag) Wir empfehlen vor der Umstellung auf SEPA, fällige Zahlungsaufträge (wie bisher) zu versenden. Gehen Sie bitte auf: [Stammdaten] [Massenänderung] [ZV-Aufträge] Nehmen Sie die Änderung anhand der nebenstehenden Einstellungen vor. WICHTIG: Sie brauchen sich nicht um (sog. Bankverwaltete) Daueraufträge zu kümmern. Dies haben Sie einmalig eingerichtet, wir kümmern uns um die Ausführung. Diese Aufträge werden von uns am 18. Jan auf SEPA umgestellt. Thema Beschreibung Was ist zu tun? Bild SEPA- Überweisungen als Standard vorschlagen lassen Nach Ausführung dieser Änderungen werden Ihnen SEPA- Überweisungen als Standard vorgeschlagen Melden Sie sich in PROFI cash als master an. Gehen Sie dann auf: [Stammdaten] [Firmenkonfiguration] Wählen Sie bitte unter [Vorbelegung Auftragsart für Master] den Eintrag [SEPA-Überweisung] aus. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 3 von 10

4 Fällige Aufträge versenden Wir empfehlen vor der Umstellung auf SEPA, fällige Zahlungsaufträge (wie bisher) zu versenden. Arbeiten mehrere Anwender unter eigenem Namen mit PROFI cash? Dann gehen Sie bitte als Master in [Stammdaten] [Anwenderverwaltung]. Dort ändern Sie für jeden Anwender die [Vorbelegung Auftragsart] in [SEPA- Überweisung]. Führen Sie nur Überweisungsaufträge mit PROFI cash durch? Dann sind sie an dieser Stelle mit der Umstellung von PROFI cash auf SEPA fertig. Sollten Sie Lastschrifteinzüge zur Gutschrift auf Ihr Konto in PROFI cash erfassen, dann lesen Sie bitte auch die nachfolgenden Anmerkungen. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 4 von 10

5 Gläubiger-ID in PROFI cash hinterlegen Sie haben bei der Bundesbank die Gläubiger-ID beantragt. Diese ist in PROFI cash zu hinterlegen. Gehen Sie bitte auf: [Stammdaten] [Gläubiger Identifikationsnummern] Umstellung bestehender Lastschrifteinzüge auf SEPA SEPA-Eil- Lastschrift Kennen Sie die SEPA-Eil-Lastschrift noch nicht? Dann lesen Sie unbedingt diese Information! SEPA-Eil-Lastschriften bieten die Möglichkeit Lastschrifteinzüge mit einem Vorlauf von nur 2 Arbeitstagen bei der Kölner Bank einzureichen. Hierzu benötigen Sie PROFI cash ab Version 10.5, die Ihnen ab zur Verfügung steht. Kölner Bank TIP: Wenn Sie Ihre Einzüge monatlich oder noch seltener bei der Kölner Bank einreichen, können Sie wahrscheinlich mit Vorlauffristen von 6 PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 5 von 10

6 Arbeitstagen vor Fälligkeit beim Ersteinzug gut leben. Dann können Sie mit der Umstellung wie hier vorgeschlagen beginnen. Umstellung bestehender Lastschrifteinzüge Bei häufigerem (als monatlichem) Einzug empfehlen wir die Nutzung der SEPA-Eil- Lastschrift. WICHTIG: Führen Sie die nächsten Arbeitsschritte erst durch, wenn Sie wissen, dass der nächste Einzug über SEPA erfolgt!!! Wir gehen davon aus, dass Sie im Programm wiederkehrende Lastschrifteinzüge erfasst haben. Diese sind auf SEPA-Lastschriften umzustellen. Gehen Sie bitte auf: [Stammdaten] [Massenänderung] [ZV-Aufträge] Nehmen Sie die Einstellungen wie in dem nebenstehenden Screenshot beschrieben vor. HINWEIS: Ab Version 10.5 von PROFI cash haben Sie in nebenstehender Maske zur Massenänderung die Möglichkeit die SEPA-Eil-Lastschrift statt der SEPA- Basis-Lastschrift auszuwählen. Verwendungszwecke Verwendungszweckangaben sind bei SEPA auf 512 Beantworten Sie den nebenstehenden Änderungvorschlag mit [JA]. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 6 von 10

7 Zeichen beschänkt. In seltenen Fällen bedeutet dies eine Kürzung der Verwendungszweckangaben. Mandatserzeugung Im folgenden Schritt erzeugt PROFI cash automatisch Mandate Im nebenstehenden Beispiel werden Mandatsreferenzen durchnumeriert. Profi cash erzeugt die Mandate: MANDAT1 MANDAT2 MANDAT3 Bitte geben Sie zusätzlich das Mandatsdatum an. Das ist der Termin an dem Sie Ihre Kunden schriftlich über die Umstellung auf SEPA informiert haben. Anschließend klicken Sie auf den Menüpunkt [Mandate erzeugen]. Die restlichen Einstellungen können Sie so belassen. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 7 von 10

8 Protokollergebnis aus Umstellung Anschließend erfolgt eine Protokollausgabe Bitte prüfen Sie das Protokoll und korrigieren eventuelle Fehler. Korrektur von Mandatsreferenzen (falls gewünscht) Änderung von Mandatsreferenzen (falls gewünscht) Die im obigen Beispiel von PROFI cash erzeugten Mandatsreferenzen lauten MANDAT1,MANDAT2... Sollten Sie ein eigenes System für die Mandatsreferenzen wünschen, können Sie die von PROFI cash erzeugten Mandatsreferenzen manuell in jedem Mandat ändern. Das können Sie unter: [Stammdaten] [Mandate] PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 8 von 10

9 Kunden über die Umstellung auf SEPA informieren Wie Sie sicherlich wissen, ist die Information Ihres Kunden über die Umstellung auf SEPA verpflichtend. Auf unserer Internetseite haben wir eine Mustervorlage hinterlegt. Da der Brief an Ihre Kunden die Mandatsreferenz enthält, sollten Sie sich aus PROFI cash eine Liste Ihrer Kunden und Mandate ausdrucken. Gehen Sie auf: [Auswertungen] [ZV-Aufträge] [Als Liste] - die Sortierung können Sie nach Name vornehmen. Anschließend können Sie z.b. anhand unserer Mustervorlage unter Ihre Kunden schriftlich über die Umstellung auf SEPA informieren. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 9 von 10

10 Erfassen neuer Lastschrifteinzüge (Z.B. bei Neukunden) Beim Erfassen neuer Lastschrifteinzüge ist es zukünftig notwendig neben den Einzugsdaten und der Bankverbindung Ihres Kunden zusätzlich die Mandatsdaten zu erfassen. Nebenstehend ist beschrieben wie es geht. Gehen Sie auf: [Tagesgeschäft] [ZV-Aufträge] [Neu erfassen] In der Zeile, in der Sie den Namen des Zahlungspflichtigen eingegeben haben klicken sie bitte auf den Menüpunkt [mehr...]. In der nachfolgenden Maske [Zahlungsempfänger /-pflichtige] tragen Sie die Daten Ihres Kunden ein. Über den Button [Neu] gelangen Sie in die Maske [Konten Zahlungsempfänger /-pflichtige] Dort gibt es nochmals einen Button [Neu]. Jetzt können Sie in der Maske [SEPA- Lastschriftmandat] die Mandatsdaten erfassen. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/10) Seite 10 von 10