Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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1 Häufig gestellte Fragen (FAQ) Finanzsoftware Profi cash 1 von 5

2 Inhalt Installation und Ersteinrichtung Kann Profi cash in einem Netzwerk installiert werden?... 3 Gibt es Profi cash auch für alternative Betriebssysteme wie z.b. MacOS, Linux usw.?... 3 Wie lege ich in Profi cash eine Firma an?... 3 Wie kann ich einen neuen User anlegen und Kontoberechtigungen vergeben?... 3 Ein Anwender hat sein Anmeldepasswort vergessen. Wie kann ich als Master das Passwort zurücksetzen?... 3 Programmfunktionen Kann ich eine externe Datei z.b. aus einem Buchhaltungsprogramm versenden?... 4 Wie kann ich überprüfen, welche Funktionen meine Bank im HBCI-Verfahren unterstützt?... 4 Kann man einen Auftrag in der Datenübertragung auch allein versenden?... 4 Was bedeutet die Meldung teilweise liegen Warnungen oder Hinweise vor?... 4 Wie kann ich eine bereits ausgeführte Zahlung erneut versenden/aktivieren?... 4 Wie kann ich die bei der Bank eingereichten Terminüberweisungen und Daueraufträge über Profi cash abrufen?... 4 Wie kann ich eine gleich lautende Lastschrift (z.b. Betrag, Verwendungszweck) für mehrere Zahlungspflichtige erstellen?... 5 Welche Daten werden bei einer Datensicherung gespeichert?... 5 Wie kann ich meine Kontoumsätze in Profi cash anzeigen lassen?... 5 Was sind Auftragsgruppen und wie kann ich diese aktivieren oder deaktivieren?... 5 Wie erhalte ich neue Online-Updates? von 5

3 Installation und Ersteinrichtung Kann Profi cash in einem Netzwerk installiert werden? Ja, Profi cash ist prinzipiell netzwerkfähig. Allerdings ist kein zeitgleicher Mehrfachzugriff auf die Datenbanken möglich (Ausnahme: Auftragserfassung). Greift ein Anwender auf eine Datenbank zu, die bereits von einem anderen Anwender verwendet wird, gibt Profi cash eine entsprechende Meldung aus und verweigert den Zugriff. Gibt es Profi cash auch für alternative Betriebssysteme wie z.b. MacOS, Linux usw.? Profi cash ist nur für die auf dem Programmpaket angegebenen Windows-Betriebssysteme freigegeben. Eine Freigabe für alternative Betriebssysteme ist nicht geplant. Wie lege ich in Profi cash eine Firma an? Öffnen Sie das Programm Profi cash. Es erscheint die Anmeldemaske. In dem Feld Firma geben Sie eine neue Nummer ein (1-4 Stellen) und das Passwort, dass für diese Firma gelten soll. Klicken Sie OK. Es öffnet sich die Maske Firmenkonfiguration. Hier können Sie den Namen der Firma eingeben und sonstige Einstellungen für die neue Firma vornehmen. Wie kann ich einen neuen User anlegen und Kontoberechtigungen vergeben? Gehen Sie über das Menü Stammdaten / Anwenderverwaltung und tragen dort den Namen des neuen Users ein. Hier können Sie dem neuen User auch die nötigen Berechtigungen zuordnen: Nur bestimmte Menüs sind vom User anwählbar, nur bestimmte Konten sind im Zugriff. Der User wird standardmäßig mit dem Passwort system angelegt. Bitte ändern Sie dieses Passwort umgehend. Ein Anwender hat sein Anmeldepasswort vergessen. Wie kann ich als Master das Passwort zurücksetzen? Gehen Sie über das Menü Stammdaten / Anwenderverwaltung, wählen den User aus und klicken auf die Schaltfläche Passwort zurücksetzen. Das Passwort wird auf system zurückgesetzt und sollte umgehend vom Anwender geändert werden. 3 von 5

4 Programmfunktionen Kann ich eine externe Datei z.b. aus einem Buchhaltungsprogramm versenden? Ja, gehen Sie über das Menü Tagesgeschäft / Joberstellung / DTA extern. Mit Klick auf DTA- Datei können Sie die Datei auswählen. Wie kann ich überprüfen, welche Funktionen meine Bank im HBCI- Verfahren unterstützt? Gehen Sie über Menü Stammdaten / Konten Auftraggeber. Wählen Sie Ihr HBCI-Konto aus und klicken Sie auf HBCI-Verwaltung / Bearbeiten / Bankparameter. Kann man einen Auftrag in der Datenübertragung auch allein versenden? Gehen Sie über das Menü Tagesgeschäft / Datenübertragung. Automatisch sind alle zu sendenden Aufträge (Jobs) markiert. Klicken Sie auf den einen Auftrag, der nur versendet werden soll. Er wird blau hinterlegt angezeigt. Klicken Sie auf Senden. Es wird nur der blau hinterlegte Auftrag versendet. Was bedeutet die Meldung teilweise liegen Warnungen oder Hinweise vor? Diese Information erhalten Sie immer, wenn Hinweise oder Fehlermeldungen gesendet werden. Dabei sind die Hinweise (z.b Auftrag verarbeitet) unkritisch. Einen genauen Blick sollten Sie auf die Fehlermeldungen, die rot gekennzeichnet sind, werfen. Wie kann ich eine bereits ausgeführte Zahlung erneut versenden/aktivieren? Gehen Sie über das Menü Tagesgeschäft / ZV-Historie / Auftrag wählen und aktivieren. Wie kann ich die bei der Bank eingereichten Terminüberweisungen und Daueraufträge über Profi cash abrufen? Gehen Sie über das Menü Tagesgeschäft / Verwaltung terminierter Überweisungen/ Daueraufträge. Nach Auswahl des Konto, können Sie die Terminüberweisungen/ Daueraufträge über den Button Bestand abholen abrufen. 4 von 5

5 Wie kann ich eine gleich lautende Lastschrift (z.b. Betrag, Verwendungszweck) für mehrere Zahlungspflichtige erstellen? Gehen Sie über Menü Tagesgeschäft / ZV-Aufträge / neu erfassen. Tragen Sie in der Erfassungsmaske den Betrag, Verwendungszweck und ggfs. ergänzende Informationen wie Skonto oder Kategorien ein und führen dann die Funktion Massenaufträge durch. Hier öffnet sich ein Auswahlfenster, welches alle Kunden auflistet. Wählen Sie nun die Zahlungspflichtigen aus, die Sie dem Auftrag zuordnen möchten. Entsprechend der Anzahl der Kunden werden nun die Aufträge erstellt. Hinweis: Die gleiche Systematik gilt für identische Überweisungen an mehrere Empfänger. Welche Daten werden bei einer Datensicherung gespeichert? In den Stammdaten / Firmenkonfiguration ist die Checkbox bei Datensicherung alle Firmen sichern voreingestellt. Eine Rücksicherung der Daten ist firmenindividuell durchzuführen. Falls die Checkbox nicht markiert ist, muss jede Firma einzeln gesichert werden. Wie kann ich meine Kontoumsätze in Profi cash anzeigen lassen? Holen Sie zuerst Ihre Kontoumsätze von Ihrer Bank ab: Gehen Sie über das Menü Tagesgeschäft / Datenübertragung. Wählen Sie alle vorhandenen Listenpunkte mit der Auftragsart UMS aus und klicken Sie auf Senden. Nach Verarbeitung der Umsätze gehen Sie über das Menü Tagesgeschäft / Kontoinformationen. Alternativ können Sie sich die Umsätze auch über das Menü Auswertungen / Umsätze / als Liste ansehen. Was sind Auftragsgruppen und wie kann ich diese aktivieren oder deaktivieren? Speziell für eine Minimierung des Eingabeaufwandes bei der Erfassung von Zahlungsverkehrsaufträgen ist die Funktion Auftragsgruppen anwendbar. Unter einer Auftragsgruppe versteht man die Vorbelegung einzelner Felder in der Auftragserfassungsmaske mit vordefinierten Inhalten. Auf die angelegten Auftragsgruppen kann im Menüpunkt Tagesgeschäft / ZV-Aufträge / neu erfassen zurückgegriffen werden. Ein Zahlungsverkehrsauftrag mit Auftragsgruppe wird erfasst über Menüpunkt Tagesgeschäft / ZV-Aufträge / neu erfassen und dort unter Auftragsgruppe. Voraussetzung: Über Stammdaten / Firmenkonfiguration wurden Auftragsgruppen aktiviert und es wurden zuvor über Stammdaten / Auftragsgruppen auch Auftraggruppen definiert. Wichtig: Änderungen von Zahlungsaufträgen, die mit Hilfe von Auftragsgruppen erfasst wurden, sind über Stammdaten / Massenänderung durchzuführen. Wie erhalte ich neue Online-Updates? Gehen Sie über das Menü Datei / Programmupdate / Prüfen und laden. Sofern neue Updates vorliegen, wird das Update online durchgeführt. 5 von 5