SEPA SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software

Transkript

1 1 Voraussetzungen Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Der SEPA-Zahlungsverkehr Die Euro-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT) SEPA-Lastschriften SEPA Debit Transfer (SDD) Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI) SEPA-Mandate Mandatsverwaltung Erfassen von SEPA Mandaten Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschriften SEPA-Konvertierung von bestehen Dauerlastschriften...13 SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

2 1 Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für VR-Networldversionen 4.4 oder höher. Bitte prüfen Sie über den Fragezeichen (?) -Button in der oberen Taskleiste Auswahlfeld Über VR-Networld, den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version angegeben führen Sie bitte ein Online-Update durch oder bestellen Sie sich die Vollversion 4.x in Ihrer Filiale oder in unserem E-Shop. 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist Ihre VR-Networld Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA- Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Um diese SEPA-Fähigkeit an Ihren Konto zu überprüfen bzw. manuell einzustellen gehen Sie bitte wie folgt vor: Markieren Sie in der Kontoübersicht Ihr SEPA-fähiges Konto mit einem Mausklick und öffnen Sie anschließend das Konto-Kontextmenü mit einem Rechtsklick. Im Kontextmenü klicken Sie bitte auf die Auswahl Konto bearbeiten (Bild unten): SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

3 Im Bearbeitungsfenster Ihres Kontos prüfen Sie bitte im Feld Eigenschaften des Kontos, dass die Haken in den Feldern SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie diese bitte wie im Bild dargestellt: SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

4 Anschließend prüfen Sie bitte im gleichen Fenster über den Button Geschäftsvorfälle ob hier die Haken im Feld SEPA-Zahlungsverkehr allgemein (schwarze Rahmen) für SEPA-Überweisungsverkehr und bei Lastschrifteinreichungen noch zusätzlich die terminierten Lastschriften und Sammellastschriften (blaue Rahmen) angehakt sind (Bild unten): Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button OK Info: Sind diese Felder nicht angehakt und grau hinterlegt, synchronisieren Sie bitte Ihre Bankverbindung um den aktuellen Status unserer Bankparameterdateien abzuholen. Nun haben Sie die Grundlage zum SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software geschaffen. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

5 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technische Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben. 3.1 Die Euro-Überweisungen - SEPA-Credit-Transfer (SCT) Die Euro-Überweisung ist ab für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet die VR-Networld Software folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular, links oben befindet sich ein Auswahlbutton (Bilder unten). Über diesen steuern Sie einfach durch anklicken, ob Sie eine SEPA-Überweisung oder ein nationale Überweisung durchführen möchten. Überweisung national (Kto./BLZ.) Euro-Überweisung Die Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl und der EU-Standardüberweisung. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten werden automatisch von der VR- Networld Software in das SEPA-Format umgewandel (Bild unten). SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

6 INFO: Wird die Empfänger-IBAN vom integrierten IBAN-Konverter als richtig erkannt, wird diese grün hervorgehoben (wie im obigen Bild dargestellt). Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten heutigen Schritten. 3.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen hier vorab Grundlagen und Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikation (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt Gläubiger-Identifikation Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese Gläubiger Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank beantragen. Auch die VR-Networld Software stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung. Über die Reiter Stammdaten SEPA Gläubiger Identifikation (Bild 1), gelangen Sie in die Übersicht der Gläubiger-Identifikation (Bild 2). SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

7 Bild 1: Gläubiger-Identifikation Bild 2: Gläubiger-Identifikation Mit dem Button Eigenschaften können Sie eine bestehende Gläubiger-ID bearbeiten und über den Button NEU gelangen Sie in die Erfassungsmaske eine neuen Gläubiger-Identifikation. Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (blaue Schrift) direkt auf die Internetseite der deutschen Bundesbank aufrufen um eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen. Ist diese rechnerisch richtig wird sie Grün dargestellt. Klicken Sie anschließend auf den Button OK um diese zu speichern SEPA-Mandate Neben der Gläbuiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen die VR-Networld Software das integrierte Modul SEPA Mandats- Verwaltung zur Verfügung. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

8 Klicken Sie hierzu auf Stammdaten SEPA Mandate Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann mittels setzen eines Hakens erzeugt (Button Drucken ) oder per versandt (Button versenden ) werden. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

9 Erfassen von SEPA-Mandaten Über den Button NEU erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur innerhalb der VR-Networld Software unterschieden. Feld Referenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Über Extras Einstellungen Aufträge weitere Funktionen legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

10 Bei einer numerischen Referenz, zählt die VR-Networld Software bei jeden neuem Mandat automatisch hoch. Sie können jede automatisch erstellte Referenznummer einfach überschreiben. Feldbereich Gläubiger: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR-Networld Software erfasst haben (siehe Seite 5). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button... erstellen. Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Hier können Sie die Vorbelegung ZZZ der Nummer durch z.b. einen Bereichskennzeichen ersetzen. Feld Konto: Wählen Sie im Drop-Down Menü das Empfängerkonto aus. Feld Name: Erfassen Sie hier den Namen auf den die Gläubiger-ID ausgestellt worden ist. Feld Adresse: Geben Sie hier die Adresse des Zahlungsempfängers an, diese wird einzeilig dargestellt. Die Gläubiger-Daten werden anschließend unter dieser Gläubiger-ID von der VR-Networld Software automatisch gespeichert und bei der nächsten Verwendung vorgegeben. Feldbereich Zahlungspflichtiger: Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre vorhandenen Kontakte auswählen, oder einen Zahlungspflichtigen mit Name, IBAN und BIC direkt erfassen. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für diese Mandat zugeordnet werden soll. Feld Sequenz: Über das Drop Down Menü wählen Sie aus was für eine Sequenz die Lastschrift haben wird. Bei wiederkehrenden Zahlungen erfassen Sie erstmalige (bei Erstausführung) bzw. wiederkehrende Lastschrift. Erstmalige Lastschriften werden automatisch nach erstmaliger Ausführung umgestellt auf wiederkehrende Lastschrift. Feld Status: Hier können Sie den Status des Mandats manuell vergeben. Mandate, die erfasst, aber noch nicht verwendet wurden, haben den Status vorbereitet, Mandate, die bereits erfolgreich verwendet wurden,den Status aktiv. Achtung: Änderungen an einem Mandat mit dem Status aktiv sind nur noch bei ausgewählten Datenfeldern möglich und führen unter Umständen dazu, dass bei dem nächsten Lastschrifteinzug mit diesem Mandat eine Mandatsänderung versendet wird. Feld Auftragsvorlage: Hier können Sie eine zuvor unter Stammdaten Auftragsvorlagen erstellte SEPA Lastschrift hinterlegt werden. Bei der Erfassung der SEPA-Lastschrift, werden alle Felder mit den Mandat automatisch ausgefüllt. Feld Ausstellungsdatum: Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat. Feld Anmerkung: Hinterlegen Sie hier Ihre Individuellen Anmerkungen zum Mandat Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

11 Bearbeiten von SEPA-Mandaten Über den Button Eigenschaften bzw. mit einem Doppelklick auf das gewünschte Mandat öffnen Sie das gespeicherte Mandat zum Bearbeiten. Beachten Sie bitte bei der Bearbeitung, dass nicht alle zugeordneten Daten bearbeitet werden dürfen. Dies führt zu einer Mandatsänderung, welche dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

12 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken erzeugen Sie das Mandat nach gesetzlichen Anforderungen automatisch und übergeben dies an Ihre Druckersteuerung. Über den Button Versenden stellen Sie das Mandat zum Versand bereit Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie dies ab. Wählen Sie anschließend das entsprechende Mandat aus und setzen den Haken in der Auswahl Umdeutung Einzugsermächtigung und Klicken Sie anschließend auf den Button Drucken bzw. den Button Versenden und die Umdeutung wird für den Zahlungspflichtigen erstellt. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

13 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Markieren Sie alle bestehenden Dauerlastschriften. Anschließend öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf den Lastschriften das Kontextmenü und gehen auf SEPA-Konvertierung. Hier klicken Sie bitte auf den Button SEPA-Lastschriftmandat erstellen. Die VR-Networld Software erstellt nun automatisch für alle Dauerlastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über Stammdaten SEPA Mandate aufrufen und ggf. bearbeiten können. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

14 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihren Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in der VR-Networld Software technisch, gem. HBCI-Spezifkation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwalteten Aufträge bestehen. Nähere Einzelheiten hierzu im Handbuch der VR-Networld Software. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, erfolgt analog der Einzugsermächtigung über den roten Button Lastschrift in der Symbolleiste oder über Kontauswahl Neu anlegen Lastschrift SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September

15 Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basisoder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. Im Feldbereich Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die VR-Networld Software gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Details, erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren SEPA-Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften Die SEPA-Konvertierung für bestehende Dauerlastschriften wird mit der VR-Networld Software Version 5.0 zur Verfügung gestellt. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: September