Wandel Lastschrift in SEPA-Auftrag 1. Voraussetzungen Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Lastschrift in SEPA-Auftrag umwandeln...

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1 Wandel Lastschrift in SEPA-Auftrag 1. Voraussetzungen Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Lastschrift in SEPA-Auftrag umwandeln SEPA-Mandate SEPA-Auftrag Wandel in SEPA-Auftrag Bearbeitung SEPA-Aufträge Senden SEPA-Aufträge Weitere Informationen Weitere Hilfe...10

2 1. Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für VR-NetWorldversionen 5.0 oder höher. Erst ab Version 5 sind die nötigen Funktionen in der Software programmiert. Bitte prüfen Sie über Hilfe in der Menüleiste > Auswahlfeld Über VR-NetWorld Software den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version angegeben führen Sie bitte ein Online-Update durch oder laden Sie sich die Vollversion von unserer Homepage herunter. Diese finden Sie unter Firmenkunden Zahlungsverkehr VR-NetWorld Software. Auf dieser Seite müssen Sie unten Testen & erwerben wählen. In dem dann öffnenden Fenster können Sie über den Link unten Download VR-NetWorld Software die Vollversion herunterladen.

3 2. Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist Ihre VR-Networld Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA- Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Um diese SEPA-Fähigkeit an Ihrem Konto zu überprüfen bzw. manuell einzustellen gehen Sie bitte wie folgt vor: Markieren Sie in der Kontoübersicht Ihr SEPA-fähiges Konto mit einem Mausklick und öffnen Sie anschließend das Konto-Kontextmenü mit einem Rechtsklick. Im Kontextmenü klicken Sie bitte auf die Auswahl Konto bearbeiten (Bild unten): Im Bearbeitungsfenster Ihres Kontos prüfen Sie bitte im Feld Eigenschaften des Kontos, dass die Haken in den Feldern SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie diese bitte wie im Bild dargestellt:

4 Anschließend prüfen Sie bitte im gleichen Fenster über den Button Geschäftsvorfälle ob hier die Haken im Feld SEPA-Zahlungsverkehr allgemein (schwarze Rahmen) für SEPA-Überweisungsverkehr und bei Lastschrifteinreichungen noch zusätzlich die terminierten Lastschriften und Sammellastschriften (blaue Rahmen) angehakt sind (Bild unten): Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button OK. Info: Sind diese Felder nicht angehakt und grau hinterlegt, synchronisieren Sie bitte Ihre Bankverbindung um den aktuellen Status unserer Bankparameterdateien abzuholen. Nun haben Sie die Grundlage zum SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-NetWorld Software geschaffen.

5 3. Lastschrift in SEPA-Auftrag umwandeln 3.1 SEPA-Mandate Dieser Leitfaden geht davon aus, dass Sie bereits SEPA-Lastschriftmandate im Programm erstellt bzw. erfasst haben. Wenn Sie noch keine SEPA-Mandate erstellt haben verweisen wir Sie auf die Beschreibung SEPA- Leitfaden VR-Networld Software, welche Sie ebenfalls auf unserer Homepage im Bereich SEPA finden. 3.2 SEPA-Auftrag Wandel in SEPA-Auftrag Wählen Sie in der Kontenübersicht das gewünschte Konto aus. Wechseln Sie über Aufträge Dauerlastschriften zu den Lastschriften, die gewandelt werden sollen.

6 In der Folgeansicht markieren Sie bitte alle Dauerlastschriften und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie darin SEPA Konvertierung in SEPA Auftrag umwandeln. Daraufhin öffnet sich das Fenster, in dem Sie die Aufträge prüfen und bearbeiten müssen um sie anschließend zu konvertieren.

7 Dabei wird Ihnen jede Lastschrift im vorhandenen Original angezeigt und darunter mit den Daten für die SEPA-Basislastschrift. Prüfen und beachten Sie hierbei folgendes: Ende zu Ende Referenz: optional, muss nicht gepflegt werden Mandatsreferenz: Hier muss die zum Zahlungspflichtigen gehörende Mandatsreferenz stehen. Sequenz: Diese muss auf erste geändert werden, da die Lastschrift bei nächster Fälligkeit erstmals als SEPA- Lastschrift eingezogen wird. Mandatsdatum: Hier muss das Datum stehen, an dem Sie die Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate gewandelt haben bzw. an dem das Mandat unterschrieben wurde. Die orange hinterlegten Felder können Sie bearbeiten. Zum Abschluss müssen Sie für alle Lastschriften die Konvertierung bestätigen und anschließend speichern Bearbeitung SEPA-Aufträge Bearbeiten Sie anschließend die SEPA-Aufträge einzeln. Dabei können Sie die SEPA-Aufträge nochmals ändern.

8 Im Abschnitt Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin : Die Fälligkeit zum und Ausführung muss den Daten des SEPA-Mandats entsprechen. Wir empfehlen Ihnen das Feld Versenden am keinesfalls auf spätest möglichst zu belassen. Denn dadurch wird Ihnen die Lastschrift erst am letztmöglichen Versandtag als fällige Zahlung in den Ausgangskorb gestellt. Sollten Sie an diesem Tag nicht frühzeitig an dem PC arbeiten oder Leitungs- bzw. Computerprobleme haben, so können Sie diese Zahlungen nicht mehr absenden. In diesem Fall müssen Sie einen neuen Einzugstermin für die Lastschriften festlegen. Folglich müssen Sie die Zahlungspflichtigen erneut mindestens 14 Tage vor dem neuen Termin davon in Kenntnis setzen. Zudem müssen Sie für alle Lastschriften dann auch einmalige Lastschriften erstellen. Stattdessen empfehlen wir den Termin 30 Tage vor dem Fälligkeitstermin zu setzen. In diesem Fall haben Sie mindestens 23 Tage Luft für evtl. auftretende Probleme wie vorgenannt. Im Abschnitt SEPA Details : Die Mandatsreferenz muss die dem Zahlungspflichtigen zugeordnete sein. Die Ende-zu-Ende-Referenz ist optional. Beachten Sie, dass Sie bei der ersten einer regelmäßigen SEPA-Lastschrift die Einstellung erstmalige Lastschrift wählen. Erst bei der nächsten turnusgemäßen Lastschrift dürfen Sie eine wiederkehrende Lastschrift einziehen.

9 3.2.3 Senden SEPA-Aufträge Gehen Sie in den Ausgangskorb. Beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften auch einzeln gebucht werden können. Jedoch müssen Sie dann jede Lastschrift einzeln bestätigen/freigeben. Außerdem erscheint dann jede Buchung einzeln auf Ihrem Auszug. Beim Einzug von z.b. Mitgliedsbeiträgen eines Vereins können wir davon nur abraten. Bitte achten Sie darauf, dass Sie in der Spalte Sammler jeweils einen Haken setzen. Die Zahlungen können Sie über die Schaltfläche Ausgangskorb senden auslösen. 4 Weitere Informationen Weitere Informationen rund um die VR-NetWorld Software und derer Aktualisierung, sowie zu SEPA in der VR- NetWorld Software finden Sie im Handbuch und in der Hilfe zum Programm. Beides können Sie über die Hilfe herunterladen bzw. aufrufen. Als sehr praktisch kann z.b. die Textautomatik hervorgehoben werden. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr erhalten Sie auf unserer Homepage unter

10 Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR-NetWorld Software getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Raiffeisenbank Pfeffenhausen-Rottenburg eg kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. 5 Weitere Hilfe In unseren Geschäftsstellen steht Ihnen in der Regel je ein Mitarbeiter für weitere Fragen im Zusammenhang mit SEPA und der VR-NetWorld Software bei Bedarf unterstützend zur Seite. Bei speziellen bzw. weitergehenden Problemen mit der Software helfen Ihnen zudem die Mitarbeiter unserer EDV-Abteilung gerne. Die genannten Mitarbeiter erreichen Sie unter folgenden Telefonnummern: GS Neuhausen Katharina Ostermayr GS Weihmichl Robert Weiher GS Obersüßbach Eduard Krieger GS Pfeffenhausen Claudia Smelas Michael Biberger Sonja Langmantl GS Schmatzhausen Petra Wackerbauer GS Niederhornbach Melanie Eisenschenk GS Hohenthann Tobias Sachsenhauser GS Rottenburg Georg Spornraft Christoph Lorenz Petra Wackerbauer EDV-Abteilung Alexander Schuster Kathrin Schwarz