Berechnungen in Access Teil I

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1 in Access Teil I Viele Daten müssen in eine Datenbank nicht eingetragen werden, weil sie sich aus anderen Daten berechnen lassen. Zum Beispiel lässt sich die Mehrwertsteuer oder der Bruttopreis in einer Abfrage aus dem Nettopreis berechnen. Das Alter einer Person errechnet man aus dem Geburtsdatum, anstatt es händisch in die Datenbank einzugeben (sonst wäre die Datenbank ja morgen schon nicht mehr aktuell). Übungsdatenbank zum Mitmachen.accdb Alle Abfragen bitte mit Buchstaben versehen: a) Summe aller Klausuren Beispiel 1 Ein Beispiel für eine Summenberechnung: In der Tabelle Klausuren werden die Klausurergebnisse von Schüler eingetragen. In jeder von 3 Klausuren wurden maximal 20 Punkte erreicht. Nun möchten wir wissen, wie viele Punkte jeder Schüler insgesamt erreicht hat. Dazu erstellen wir zunächst eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht mit allen Feldern der Tabelle Klausuren. In dieser wollen wir eine zusätzliche Spalte mit dem Namen Gesamtpunkte ausgeben, in der die Summe der 3 Spalten K1, K2 und K3 erscheint. Dazu schreiben wir in der nächsten freien Spalte oben (wo sonst der Feldname erscheint) folgenden Ausdruck hinein: Gesamtpunkte: [K1]+[K2]+[K3] also: Spaltenbezeichnung: [Feldname 1]+[Feldname 2]... Allgemein Wir können also beliebige Spalten miteinander verrechnen, indem wir die benötigten Feldnamen in eckige Klammern setzen und mit mathematischen Operatoren (+,-,*,/) verknüpfen.

2 Seite 2 Wenn wir die Abfrage ausführen, sieht das Ergebnis so aus (Abfrage a): Übungsaufgabe: Erstellen Sie eine neue Abfrage und ermitteln Sie die Gesamtpuntkzahl der einzelnen Schüler (Abfrage a). Beispiel 2 Mehrwertsteuer und Bruttopreis berechnen In einer Preisliste mit Kaffee-Services ist lediglich der Nettopreis eingetragen. Wieder erstellen wir eine Abfrage mit allen Feldern der Tabelle Preisliste. Wenn wir den Ausdruck: MwSt: [Nettopreis]*0,19 geschrieben haben, klicken wir auf Ok. In der nächsten freien Spalte können wir nun mit unserer Mehrwertsteuer weiterrechnen, indem wir den gerade von uns kreierten Spaltennamen MwSt in eckige Klammern setzen: Bruttopreis: [Nettopreis]+[MwSt] Wenn wir nun das Abfrageergebnis betrachten, bemerken wir, dass unsere berechneten Spalten noch kein Euro-Format besitzen. Also wieder zurück in die Entwurfsansicht, rechte Maustaste Eigenschaften, Format.

3 Seite 3 Übungsaufgaben: b) Übernehmen Sie die Abfrage aus dem obigen Beispiel 2 (Abfrage b) c) Erstellen Sie eine Abfrage, in der alle Artikel der Serie Sissi um 3,00 vermindert werden. d) Erstellen Sie eine Abfrage, in der die Zuckerdosen aller Serien um 2 % vermindert werden. e) Erstellen Sie eine Abfrage auf der Basis der Abfrage aus dem Übungsbeispiel, in der alle Bruttopreise um 3 % erhöht werden sollen. in Access Gruppierungen und Funktionen Teil 2 Beispiel 3 Das Klausuren-Beispiel aus Beispiel 1: Zur Erinnerung: in der Tabelle Klausuren werden die Klausurergebnisse von Schülern eingetragen. In jeder von 3 Klausuren wurden maximal 20 Punkte erreicht. Wir hatten hier für jede Zeile die Gesamtpunktezahl berechnet: Nun soll für jede Spalte/Klausur ausgegeben werden, wie viele Punkte alle Schüler zusammen im Durchschnitt erreicht haben. Dazu können wir die bereits im Teil 1 erstellte Abfrage nehmen und verändern. Wir öffnen also die Abfrage Klausuren Gesamtpunkte in der Entwurfsansicht, die sich uns nun wie die obige Abbildung darstellen sollte. Nach einem Klick auf das Symbol Funktionen erscheint eine zusätzliche Zeile in der Abfrage.

4 Seite 4 In diesem Stadium wird bewirkt, dass mehrfach vorliegende, identische Zeilen nur einmal angezeigt würden. In unserem Fall stehen aber in jeder Zeile unterschiedliche Werte. Auch wenn zwei Schüler die gleichen Punktezahlen erzielen würden, hätten sie doch unterschiedliche Namen. Nun wollen wir aber auch etwas anderes - nämlich Mittelwerte errechnen. Klicken wir auf das Wort Gruppierung, lässt sich in jeder Spalte Gruppierung durch Mittelwert ersetzen. Genau das tun wir jetzt mit allen Spalten bis auf die Erste. In der Spalte Name macht das natürlich keinen Sinn (was wäre wohl der Mittelwert aus Max und Susi?). Im Gegenteil: Die Spalte Name verhindert überhaupt unsere Berechnung! Auch die Berechnung des Mittelwerts ist eine Art Gruppierung, also eine Zusammenfassung mehrerer Zeilen. Da alle Schüler unterschiedliche Namen haben, werden keine Zeilen zusammengefasst, also auch kein Mittelwert berechnet. Das bedeutet: die Spalte Name muss raus aus der Abfrage! Und so wird sie gelöscht: Den oberen Balken (roter Kreis) anklicken, um die Spalte zu markieren, dann mit der Entf-Taste auf der Tastatur die Spalte aus der Abfrage entfernen. Fertig! Nun können wir bereits in die Entwurfsansicht wechseln und das Ergebnis betrachten. Diese Abfrage sollten wir über Datei -> speichern unter... noch unter einem neuen Namen speichern, z. B. Klausuren Durchschnitt Übungsaufgaben: f) Übernehmen Sie die Abfrage aus dem obigen Beispiel 3 (Abfrage f)

5 Seite 5 Beispiel 4 Wir möchten die Gesamtsummen der: - Nettopreise - MwSt - Bruttopreise aller Serien berechnen. Wir erstellen eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht: In diese fügen wir die bereits erstellte Abfrage ein: Alle Felder außer Artikel kommen in den Kriterienbereich. Dann ein Klick auf das Symbol Funktionen und bei den zu berechnenden Spalten wählen wir statt Gruppieren die Funktion Summe aus der Klappliste.

6 Seite 6 Wir schalten um in die Datenblattansicht: Die Abfrage ist gruppiert nach der Serie. Übungsaufgaben: g) Erstellen Sie die Abfrage aus dem Beispiel (Abfrage f).