Leere Zeilen aus Excel-Dateien entfernen

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1 Wissenselement Leere Zeilen aus Excel-Dateien entfernen Betrifft: CODE.3, Report/LX (Explorer/LX) Stand:

2 1. Hintergrund ibeq Für den Excel-Export setzen wir fertige Libraries des Herstellers DevExpress ein. Diese Libraries haben den Vorteil, dass auch der Endanwender einen grafischen Editor zur Verfügung hat, mit dem Auswertungen und Berichte angepasst werden können. Wenn ein Bericht oder eine Auswertung als Excel-Datei exportiert wird, wird das grafische Layout bestmöglich in die Excel-Datei exportiert. Dabei werden in manchen Fällen verdeckte Leere Zeilen in der Excel-Datei angelegt. Insbesondere wenn der Bericht bzw. die Auswertung als einfache Tabelle mit Spalten und Zeilen aufgebaut ist, besteht häufig der Wunsch, die exportierten Daten zu sortieren oder zu filtern. Dabei können die leeren Zeilen stören. 2. Entfernen der leeren Zellen Um die leeren Zellen, die in der exportierten Datei verdeckt sind, zu entfernen, führt man am besten in Excel die folgenden Schritte durch: 1. Alle Zellen markieren 2. Verdeckte leere Zellen einblenden 3. Filter einblenden 4. Leere Zellen filtern 5. Leere Zellen markieren 6. Leere Zellen löschen 7. Filter entfernen Die Schritte werden am Beispiel von Excel 2010 dargestellt. Mit etwas Übung können diese Schritte in kurzer Zeit durchgeführt werden: 2.1. Alle Zellen markieren Dies erfolgt mit einem Klick auf das Zeichen in der oberen linken Ecke der Tabelle: Danach werden alle Zellen bis auf die aktuelle Zelle mit grauem Hintergrund dargestellt. 2

3 2.2. Verdeckte leere Zellen einblenden ibeq Um die leeren Zellen einzublenden, führt man einen Doppelklick auf eine Linie aus, die zwischen zwei Zeilen liegt: Doppelklick auf diese Linie 2.3. Filter einblenden Der Cursor wird am besten in die obere linke Zelle in der Tabelle gesetzt. Dann klickt man auf der Seite Daten auf den Button Filtern : Danach werden in der ersten Tabellenzeile die Filter-Zeichen angezeigt: 3

4 ibeq 2.4. Leere Zellen filtern In einem Drop-Down-Feld wird jetzt zunächst einmal auf (Alles auswählen) geklickt und dann nur der Eintrag (Leere) ausgewählt: Dies Auswahl wir mit OK übernommen. Jetzt werden nur die leeren Zeilen angezeigt: 4

5 ibeq 2.5. Markieren der leeren Zeilen Nun markiert man zunächst die erste leere Zeile mit der Maus, scrollt dann nach unten bis zu letzten leeren Zeile, drück die Umschalt-Taste und markiert die letzte leere Zeile. Hier klicken, um die erste leere Zeile zu markieren Zur letzten leeren Zeile scrollen, dann mit gedrückter Umschalt-Taste die Zeile markieren Damit sind alle leeren Zeilen markiert. 5

6 2.6. Löschen der leeren Zeilen ibeq Um die leeren Zeilen zu löschen, wählt man die Funktion Zeile löschen aus dem Kontextmenü (rechte Maustaste): Jetzt sind alle leeren Zeilen gelöscht, man kann den Filter wieder aufheben und die gesamte Tabelle sortieren und filtern: 3. Zu diesem Dokument Dieses Dokument ersetzt nicht das Benutzerhandbuch und ist kein verbindliches Dokument. Hier werden lediglich grundsätzliche Zusammenhänge in komprimierter Form zusammengefasst und erläutert oder Hilfestellungen zu bestimmten Problemen gegeben. Wissenselemente werden nicht laufend an die aktuellen Versionen angepasst. Die Ansichten und Funktionen der jeweils aktuellen Programmversionen können daher von den hier dargestellten Erläuterungen und Abbildungen abweichen. 6