Die neue Datenraum-Center-Administration in. Brainloop Secure Dataroom Service Version 8.30

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1 Die neue Datenraum-Center-Administration in Brainloop Secure Dataroom Service Version 8.30 Leitfaden für Datenraum-Center-Manager Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentversion: 1.0 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis Die neue Datenraum-Center-Administration in Brainloop Secure Dataroom Service Version Einleitung Neue Funktionen und Änderungen in der Bedienung Neues Tabellen-Layout und vereinfachtes Arbeiten in Tabellen Spalten verschieben Spalten absteigend oder aufsteigend sortieren Anzeige der Spalten anpassen Daten filtern Einträge in einer Tabelle auswählen Zwischen den beiden Versionen der Datenraum-Center-Administration wechseln Verbesserte Gruppenverwaltung Eine neue Gruppe hinzufügen Eine bestehende Gruppe kopieren Den Namen oder die Beschreibung einer Gruppe ändern Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen Mitglieder aus einer Gruppe entfernen API-Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen Gruppenberechtigungen ändern Verbesserte Mitgliederverwaltung Mitglieder aus Datenräumen und/oder Datenraum-Centern entfernen Mitglieder deaktivieren oder aktivieren System-Sicherheitsrichtlinien anwenden Kontakt Anhang: Änderungsprotokoll Seite 2 von 17

3 1 Einleitung Dieser Leitfaden beschreibt die neuen Funktionalitäten in der Datenraum-Center-Administration in Brainloop Secure Dataroom Service ab Version In der neuen Version der Datenraum-Center-Administration können Datenraum-Center-Manager Datenraum-Center mit mehreren hundert Datenräumen einfach und komfortabel verwalten. Neue Tabellenansichten erlauben ein schnelles Filtern und Sortieren der angezeigten Informationen. Des Weiteren wurden die Gruppenverwaltung und die Mitgliederverwaltung für das Handling einer großen Anzahl an Datenraum-Mitgliedern optimiert. Dabei ist der neue Prozess zum Löschen von Mitgliedern die wichtigste Änderung in der Mitgliederverwaltung (siehe Seite 14ff). Zusätzlich steht eine neue Funktion zum Anwenden von System-Sicherheitsrichtlinien, z. B. für Passwörter und Geräte, zur Verfügung (siehe Seite 15ff). Bitte beachten Sie, dass in diesem Leitfaden lediglich die Funktionen beschrieben werden, die von der klassischen Datenraum-Center-Administration 8.20 abweichen. Alle anderen Funktionen sind unverändert. Wenn Sie die neue Datenraum-Center-Administration Version 8.30 verwenden wollen, wenden Sie sich bitte an den Brainloop Support. Seite 3 von 17

4 2 Neue Funktionen und Änderungen in der Bedienung Die wichtigsten Neuerungen in der Datenraum-Center-Administration in Brainloop Secure Dataroom Service ab der Version 8.30 finden Sie in den folgenden Kapiteln. Hinweis: Sie können jederzeit zwischen den beiden Versionen der Datenraum- Center-Administration wechseln. Neues Tabellen-Layout und vereinfachtes Arbeiten in Tabellen (siehe Seite 4ff) Verbesserte Abläufe in der Gruppenverwaltung (siehe Seite 7ff) Neue Abläufe in der Mitgliederverwaltung, inklusive einer neuen Benutzerführung beim Entfernen von Mitgliedern (siehe Seite 12ff) Neue System-Sicherheitsrichtlinien (siehe Seite 15ff) Zwischen den beiden Versionen der Datenraum-Center-Administration wechseln (siehe Seite 7) 2.1 Neues Tabellen-Layout und vereinfachtes Arbeiten in Tabellen Die Tabellen in der neuen Datenraum-Center-Administration ab Version 8.30 haben ein neues Layout und bieten neue Sortierungs- und Filteroptionen (siehe folgende Kapitel). Seite 4 von 17

5 2.1.1 Spalten verschieben Klicken Sie auf einen Spaltenkopf, und ziehen Sie die Spalte mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position Spalten absteigend oder aufsteigend sortieren Klicken Sie im Spaltenkopf auf den Pfeil nach unten und wählen Aufsteigend oder Absteigend. Sie können die Spalte auch direkt durch einen Klick auf den Spaltenkopf sortieren Anzeige der Spalten anpassen Klicken Sie im Spaltenkopf auf den Pfeil nach unten und wählen Spalten. Wählen Sie die gewünschten Spalten aus. Seite 5 von 17

6 2.1.4 Daten filtern Um die Daten in einer Spalte zu filtern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie im Spaltenkopf auf den Pfeil nach unten und wählen Filter. 2. Wählen Sie dann den gewünschten Operator, z. B. Enthält, Enthält nicht, Beginnt mit oder Endet mit. 3. Geben Sie den gesuchten Wert ein und klicken auf Filtern. Tipp: Mit den Operatoren UND oder ODER können Sie auch zwei Filter gleichzeitig anwenden Einträge in einer Tabelle auswählen Verwenden Sie zum Auswählen mehrerer Einträge in einer Tabelle die aus Windows bekannten Tastenkombinationen Strg+Mausklick und Shift+Mausklick. Außerdem können Sie zum Auswählen mehrerer Einträge auch mit der Maus einen Rahmen über die gewünschten Einträge ziehen: Seite 6 von 17

7 2.2 Zwischen den beiden Versionen der Datenraum-Center-Administration wechseln Klicken Sie zum Wechseln von der Datenraum-Center-Administration Version 8.30 in die Version 8.20 auf den Pfeil nach unten rechts neben der Registerkarte Datenraum-Center- Administration. Wählen Sie Datenraum-Center-Administration Um von der Datenraum-Center-Administration Version 8.20 wieder zurück in die Version 8.30 zu wechseln, klicken Sie einmal auf die Registerkarte Datenraum-Center-Administration. 2.3 Verbesserte Gruppenverwaltung Die Vorgehensweisen zum Hinzufügen neuer Gruppen und Ändern der Eigenschaften und Berechtigungen bestehender Gruppen über das Menü Benutzer und Gruppen > Gruppenverwaltung wurden wie folgt geändert. Layout der Version 8.20 (alt): Seite 7 von 17

8 Layout der Version 8.30 (neu): Hinweise: Der Link Berechtigungen einsehen wurde aus der Gruppenverwaltung entfernt. Diese Funktion steht Ihnen nun in der Registerkarte Berechtigungen in den Dialogfenstern Gruppe hinzufügen und Gruppe bearbeiten zur Verfügung (siehe Kapitel Den Namen oder die Beschreibung einer Gruppe ändern, Seite 12). Die Funktion Export in Excel aus dem früheren Dialogfenster Berechtigungen der Gruppen finden Sie jetzt direkt in der Gruppenverwaltung. Die Funktion heißt jetzt Gruppenberechtigungen exportieren Eine neue Gruppe hinzufügen Das Dialogfenster Gruppe hinzufügen wurde geändert. Der Anwender wird nicht mehr automatisch durch die einzelnen Schritte geführt. Dafür enthält das Dialogfenster jetzt die drei Registerkarten Allgemein, Mitglieder und Berechtigungen. Hinweis: Gruppenberechtigungen können in der Registerkarte Berechtigungen in den Dialogfenstern Gruppe hinzufügen und Gruppe ändern gesetzt werden. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen. Die Gruppenverwaltung wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen. Seite 8 von 17

9 4. Das Dialogfenster Gruppe hinzufügen wird angezeigt. Die Registerkarte Allgemein ist standardmäßig geöffnet. 5. Geben Sie den Namen der neuen Gruppe in das Feld Name ein. 6. Geben Sie optional eine detaillierte Beschreibung für die neue Gruppe in das Feld Beschreibung ein. 7. Aktivieren Sie optional die Option LDAP-Gruppe erstellen. 8. Wenn Sie Mitglieder und/oder Berechtigungen aus einer bestehenden in die neue Gruppe kopieren möchten, öffnen Sie die Drop-down-Liste Optionen und wählen die Option Existierende Gruppe kopieren aus. Weitere Informationen zur Vorgehensweise finden Sie im nächsten Kapitel. 9. Öffnen Sie die Registerkarte Mitglieder. Seite 9 von 17

10 10. Um einzelnen Mitglieder zur Gruppe hinzuzufügen, geben Sie die Anfangsbuchstaben der Namen oder -Adressen in das Feld Namen oder -Adresse eingeben ein. Alternativ können Sie auf klicken und die gewünschten Mitglieder aus der Liste auswählen. Tipp: Verwenden Sie zum Auswählen mehrerer Mitglieder die aus Windows bekannten Tastenkombinationen Strg+Mausklick und Shift+Mausklick. 11. Öffnen Sie die Registerkarte Berechtigungen. 12. Wählen Sie die entsprechenden Berechtigungen für alle Mitglieder dieser Gruppe aus. 13. Klicken Sie auf Fertig. Die neue Gruppe wird angelegt. Seite 10 von 17

11 2.3.2 Eine bestehende Gruppe kopieren Wenn Sie eine neue Gruppe auf Basis einer bestehenden anlegen möchten, da sie dieselben Mitglieder und/oder Gruppenberechtigungen enthalten soll, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen. Die Gruppenverwaltung wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen. 4. Das Dialogfenster Gruppe hinzufügen wird angezeigt. Die Registerkarte Allgemein ist standardmäßig geöffnet. 5. Geben Sie den Namen der neuen Gruppe in das Feld Name ein. 6. Geben Sie optional eine detaillierte Beschreibung für die neue Gruppe in das Feld Beschreibung ein. 7. Aktivieren Sie optional die Option LDAP-Gruppe erstellen. 8. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Optionen und wählen die Option Existierende Gruppe kopieren aus. 9. Geben Sie die Anfangsbuchstaben der zu kopierenden Gruppe in das Feld Gruppennamen eingeben ein. 10. Wählen Sie die Option Alle Mitglieder kopieren, um alle Mitglieder der gewählten Gruppe in die neue Gruppe zu kopieren. Die Mitglieder der gewählten Gruppe werden in der Registerkarte Mitglieder angezeigt. 11. Wählen Sie die Option Alle Gruppenberechtigungen kopieren, um alle Berechtigungen in die neue Gruppe zu kopieren. Die Berechtigungen der gewählten Gruppe werden in der Registerkarte Berechtigungen angezeigt. 12. Öffnen Sie die Registerkarte Mitglieder, und fügen Sie weitere Mitglieder hinzu oder entfernen Mitglieder aus der Gruppe. 13. Öffnen Sie die Registerkarte Berechtigungen und machen die notwendigen Änderungen. 14. Klicken Sie auf Fertig. Die neue Gruppe wird angelegt. Seite 11 von 17

12 2.3.3 Den Namen oder die Beschreibung einer Gruppe ändern Sie können den Namen und die Beschreibung einer bestehenden Gruppe ganz einfach ändern. Hinweis: Der Name der Gruppe DRC_Admins kann nicht geändert werden. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen. Die Gruppenverwaltung wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie ändern möchten. Das Dialogfenster Gruppe ändern wird angezeigt. 4. Öffnen Sie die Registerkarte Allgemein, und ändern Sie den Namen und die Beschreibung der Gruppe. 5. Klicken Sie auf Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen. Die Gruppenverwaltung wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten. Das Dialogfenster Gruppe ändern wird angezeigt. 4. Öffnen Sie die Registerkarte Mitglieder. 5. Um einzelnen Mitglieder zur Gruppe hinzuzufügen, geben Sie die Anfangsbuchstaben der Namen oder -Adressen in das Feld Namen oder -Adresse eingeben ein. Alternativ können Sie auf klicken und die gewünschten Mitglieder aus der Liste auswählen. Tipp: Verwenden Sie zum Auswählen mehrerer Mitglieder die aus Windows bekannten Tastenkombinationen Strg+Mausklick und Shift+Mausklick. 6. Klicken Sie auf Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern Mitglieder aus einer Gruppe entfernen 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen. Die Gruppenverwaltung wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten. Das Dialogfenster Gruppe ändern wird angezeigt. 4. Öffnen Sie die Registerkarte Mitglieder. 5. Klicken Sie zur Auswahl eines einzelnen Mitglieds auf den entsprechenden Benutzernamen. Verwenden Sie zum Auswählen mehrerer Mitglieder die aus Windows bekannten Tastenkombinationen Strg+Mausklick und Shift+Mausklick. Seite 12 von 17

13 6. Klicken Sie auf Mitglieder entfernen. Wichtiger Hinweis: Die Mitglieder werden ohne vorherige Sicherheitsabfrage entfernt. 7. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfenster Gruppe ändern zu verlassen. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert API-Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen. Die Gruppenverwaltung wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten. Das Dialogfenster Gruppe ändern wird angezeigt. 4. Öffnen Sie die Registerkarte Mitglieder. 5. Klicken Sie auf API-Konto hinzufügen. 6. Die folgenden Optionen sind verfügbar: a. Wählen Sie die Option Ein existierendes API-Konto hinzufügen, um ein bestehendes API-Konto hinzuzufügen. Geben Sie das API-Konto und das Passwort ein. b. Wählen Sie die Option Neues API-Konto anlegen, um ein neues API-Konto anzulegen. Geben Sie das API-Konto und das Passwort ein. 7. Klicken Sie auf Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern Gruppenberechtigungen ändern 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen. Die Gruppenverwaltung wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten. Das Dialogfenster Gruppe ändern wird angezeigt. 4. Öffnen Sie die Registerkarte Berechtigungen. 5. Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Gruppenberechtigungen. 6. Klicken Sie auf Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern. Seite 13 von 17

14 2.4 Verbesserte Mitgliederverwaltung Die Mitgliederverwaltung hat ein neues Layout. Datenraum-Center-Manager werden beim Entfernen von einer großen Anzahl Mitglieder aus Datenräumen und/oder Datenraum-Centern Schritt für Schritt durch diesen Prozess geleitet (siehe Leitfaden Mitglieder aus einem Datenraum-Center entfernen ). Mitglieder können nun einfach deaktiviert und wieder aktiviert werden, um den Zugriff auf das Datenraum-Center entweder zu sperren oder wieder zu entsperren (siehe Kapitel Mitglieder deaktivieren oder aktivieren, Seite 14ff) Mitglieder aus Datenräumen und/oder Datenraum-Centern entfernen Weitere Informationen zum Entfernen von Mitgliedern finden Sie in unserem Leitfaden Mitglieder aus einem Datenraum-Center entfernen. Seite 14 von 17

15 2.4.2 Mitglieder deaktivieren oder aktivieren In der Mitgliederverwaltung können Sie nun Mitglieder ganz einfach deaktivieren oder aktivieren und somit deren Zugriff auf das Datenraum-Center entweder sperren oder wieder entsperren. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und wählen Mitgliederverwaltung. 3. Wählen Sie in der Mitgliederverwaltung die gewünschten Mitglieder aus. Tipp: Verwenden Sie zum Auswählen mehrerer Mitglieder die aus Windows bekannten Tastenkombinationen Strg+Mausklick und Shift+Mausklick. Außerdem können Sie zum Auswählen mehrerer Einträge auch mit der Maus einen Rahmen über die gewünschten Einträge ziehen. 4. Klicken Sie auf Mitglieder deaktivieren oder auf Mitglieder aktivieren. Sie sehen den neuen Status für die entsprechenden Mitglieder in der Spalte Deaktiviert. 2.5 System-Sicherheitsrichtlinien anwenden Weitere Informationen zu den neuen System-Sicherheitsrichtlinien finden Sie in unserem Leitfaden System-Sicherheitsrichtlinien anwenden. Seite 15 von 17

16 3 Kontakt Bei weiteren Fragen zu der neuen Datenraum-Center-Administration hilft Ihnen unser Support-Team weiter: Telefonischer Support 24/7: Innerhalb Deutschlands: (gebührenfrei) Innerhalb der Schweiz: (gebührenfrei) Innerhalb Großbritanniens: (gebührenfrei) Innerhalb der USA: (gebührenfrei) Aus anderen Ländern: Online-Support: Klicken Sie hier, um unser Online-Support-Formular aufzurufen. -Support: support@brainloop.com Seite 16 von 17

17 4 Anhang: Änderungsprotokoll Version Änderungsdatum Änderung Mai 2014 Erste Freigabe für die neue Datenraum-Center- Administration in Brainloop Secure Dataroom Service Version 8.30 Seite 17 von 17