OneNote Grundkurs kompakt. Sigrid Hess 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September 2014 K-ONE2013-G

Transkript

1 OneNote 203 Sigrid Hess. Ausgabe,. Aktualisierung, September 204 Grundkurs kompakt K-ONE203-G

2 2 2 Erste Schritte mit OneNote Voraussetzungen Text eingeben und formatieren Ziele Ein Notizbuch erstellen und speichern Abschnitte erstellen und benennen Gruppen und Farben für Abschnitte festlegen Seiten und Unterseiten erstellen HERDT-Verlag 9

3 2. Ein neues Notizbuch erstellen Ein Notizbuch für die alleinige Nutzung erstellen Die erste Frage, die beim Erstellen eines Notizbuches beantwortet werden muss, ist die nach dem Nutzerkreis. Soll das Notizbuch beispielsweise von einer Person am Arbeitsplatz genutzt werden, wählen Sie den Speicherort Computer: Klicken Sie auf das Register DATEI, um in die Backstage-Ansicht zu gelangen. Neu anklicken 2 4 Speicherort Computer wählen 3 Name vergeben Notizbuch erstellen anklicken Ein Notizbuch zur Nutzung von mehreren Personen erstellen Soll das Notizbuch von mehreren Personen oder auch von verschiedenen Orten aus genutzt werden, muss es an einem Ort gespeichert werden, auf den die Zielgruppe Zugriff erhalten kann. Wählen Sie hierfür beispielsweise ein SkyDrive-Verzeichnis. Klicken Sie auf das Register DATEI. Neu anklicken 2 Speicherort Name SkyDrive wählen 3 Name vergeben Auf Notizbuch erstellen 4 klicken Ein Dialogfenster wird eingeblendet 5 Zur Freigabe für andere Nutzer Personen einladen anklicken 20 HERDT-Verlag

4 Das Notizbuch freigeben Haben Sie Personen einladen gewählt, öffnet sich der Bereich Notizen freigeben. Hier tragen Sie die Personen ein, die auf das Notizbuch zugreifen können sollen. Außerdem können Sie für jede Person bestimmen, ob die Freigabe auch das Recht zur Bearbeitung einschließt oder ob es sich um eine reine Leseberechtigung handelt. Namen eintragen oder über aus Adressbuch auswählen 2 Berechtigung Kann anzeigen bzw. Kann bearbeiten auswählen 4 Mit Freigeben abschließen 3 Gegebenenfalls das Kontrollfeld aktivieren, um das Einloggen des Nutzers bei SkyDrive zu erzwingen Hinweis Für Personen, für die Sie die gleiche Berechtigung vergeben möchten, können Sie dies in einem Schritt einrichten, indem Sie die -Adressen getrennt durch Semikolon eingeben. Nach der Freigabe werden die Benutzer in der Backstage-Ansicht in der Kategorie Freigeben angezeigt (weitere Möglichkeiten zur Freigabe vgl. Abschnitt 6.): Zwischen Notizbüchern wechseln Um alle vorhandenen (auch die neu erstellten) Notizbücher anzeigen zu lassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie zum OneNote-Fenster. Ist die Backstage-Ansicht geöffnet, klicken Sie auf, um diese zu schließen. Hier klicken, um alle Notizbücher anzuzeigen 2 Gewünschtes Notizbuch anklicken HERDT-Verlag 2

5 2.2 Abschnitte erstellen und bearbeiten Abschnitte benennen bzw. neue Abschnitte erstellen Jedes neu erstellte Notizbuch enthält einen ersten Abschnitt und eine erste Seite. Abschnitte dienen dazu, das Notizbuch zu gliedern. Die Abschnitte sind vergleichbar mit Registerblättern in einem Ordner. So können Sie einen Abschnitt erstellen und einen bestehenden umbenennen: Neuer Abschnitt mit rechter Maustaste anklicken 2 Umbenennen anklicken und Name eingeben Hier klicken, um einen Abschnitt zu löschen Hier klicken, um einen neuen Abschnitt zu erstellen Zur Farbänderung hier klicken und aus dem Untermenü die gewünschte Farbe auswählen Schnell können Sie neue Abschnitte erstellen, indem Sie auf das -Zeichen hinter dem letzten Abschnitt klicken. 2.3 Abschnittsgruppen anlegen Wenn Ihr Notizbuch viele Abschnitte enthält oder Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit Abschnitte zusammenfassen wollen, ist es empfehlenswert, eine Abschnittsgruppe anzulegen: Abschnittsregister mit rechter Maustaste anklicken 2 Neue Abschnittsgruppe wählen 22 HERDT-Verlag

6 Die Abschnittsgruppe wird rechts von den Abschnittsregistern angezeigt und Sie können an der Cursorposition direkt den gewünschten Namen eingeben. Klicken Sie außerhalb des Bereichs, um die Eingabe abzuschließen. Abschnitte in die Abschnittsgruppe verschieben Um Abschnitte einer Abschnittsgruppe zuzuordnen, können Sie sie dorthin verschieben: Ziehen Sie die Abschnittsregister per Drag & Drop auf die Abschnittsgruppe. Um die Abschnittsgruppe zu öffnen, klicken Sie sie an. Name der Abschnittsgruppe Hier klicken, um zur nächsthöheren Ebene (Notizbuch) zurückzuwechseln Der Abschnittsgruppe zugeordnete Abschnitte Hier klicken, um weitere Abschnitte zu erstellen 2.4 Seiten erstellen Neue Seite erzeugen und den Seitentitel erfassen Im Notizbuch aus Papier schlagen Sie eine neue Seite auf, in OneNote erzeugen Sie eine neue Seite so: Seite hinzufügen anklicken 2 Seitentitel an der Cursorposition eintippen Der Seitentitel erscheint bereits während der Eingabe im Seitenregister. Den Seitentitel können Sie wie herkömmlichen Text durch Überschreiben bzw. Markieren und Überschreiben ändern. HERDT-Verlag 23

7 Datum und Uhrzeit anpassen Erstellen Sie eine neue Seite, wird unterhalb des Titels der Erstellzeitpunkt mit Datum und Uhrzeit angezeigt, entsprechend der Systemzeit des Computers, die auch rechts unten in der Taskleiste zu sehen ist. So lässt sich auch nach längerer Zeit noch nachvollziehen, wann eine Seite entstanden ist. Datum ändern Hier klicken, um die Schaltfläche für das Kalendermodul einblenden zu lassen anklicken und das gewünschte Datum auswählen Uhrzeit ändern Uhrzeit anklicken 2 Schaltfläche anklicken 3 Pfeil anklicken, um die Uhrzeit festzulegen (30-Minuten-Abstände) 24 HERDT-Verlag

8 2.5 Unterseiten verwenden OneNote bietet außer Buch, Abschnitt und Seite noch eine weitere Gliederungsebene an: die Unterseite. Warum Unterseiten erstellen? Unterseiten geben eine Gliederung wieder. Durch Einklappen der Unterseiten bleibt das Seitenregister übersichtlich. Unterseiten ersparen bei großen Notizbüchern langes Scrollen nach der gesuchten Seite. Unterseiten gehören zur übergeordneten Seite wie ein Unterordner zu einem übergeordneten. Unterseiten können Sie folgendermaßen erstellen: Seite, die als Unterseite verwendet werden soll, anklicken bzw. um mehrere Seiten gleichzeitig auszuwählen, beim Anklicken S gedrückt halten 2 Markierung mit rechter Maustaste anklicken und Als Unterseite verwenden wählen Übergeordnete Seite Unterseiten erscheinen unterhalb der übergeordneten Seite eingerückt Tipp Statt über das Kontextmenü können Sie eine Seite auch als Unterseite definieren, indem Sie den Seitentitel im Seitenregister anklicken und mit gedrückter linker Maustaste leicht nach rechts schieben. Ein leichtes Schieben nach links stuft eine Unterseite wieder höher. HERDT-Verlag 25

9 Unterseiten ein- bzw. ausblenden Auf die übergeordnete Seite zeigen, bis ein Pfeil erscheint; anschließend Pfeil zum Einbzw. Ausblenden der Unterseiten anklicken 2.6 Mit Seiten arbeiten Seiten verschieben Soll eine Seite innerhalb ihres Abschnittes verschoben werden, geht das am schnellsten mit Drag &Drop im Seitenregister: Seite anklicken und an gewünschte Position ziehen Ein Strich zeigt die Zielposition an. Um eine Seite in einen anderen Abschnitt oder in ein anderes Notizbuch zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor: Seite mit rechter Maustaste anklicken 2 Verschieben oder kopieren wählen Im dann erscheinenden Dialogfenster können Sie den Zielabschnitt der zu verschiebenden Seite wählen: 26 HERDT-Verlag

10 3 Ziel wählen 4 Verschieben bzw. Kopieren anklicken Seiten löschen Seite mit rechter Maustaste anklicken 2 Löschen wählen Gelöschte Seiten werden im Notizbuch-Papierkorb abgelegt. Nach 60 Tagen werden sie dort automatisch endgültig gelöscht. Löschen rückgängig machen Haben Sie eine Seite versehentlich gelöscht, können Sie diese aus dem Notizbuch- Papierkorb wiederherstellen. Mit rechter Maustaste auf den Pfeil am Notizbuch-Namen klicken 2 Notizbuch-Papierkorb wählen HERDT-Verlag 27

11 Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die Seite und wählen Sie Verschieben oder kopieren, um die Seite an die gewünschte Position zu verschieben. Pfeil anklicken, um zum Notizbuch zurückzuwechseln Tipp Wenn Sie mit der Fingereingabe arbeiten, können Sie das Kontextmenü folgendermaßen öffnen: Berühren Sie den Bildschirm an der Stelle, an der der Klick erfolgen soll, und belassen Sie den Finger an dieser Stelle, bis ein vollständiger Kreis angezeigt wird. Heben Sie den Finger anschließend an. Nach dem Anheben des Fingers wird das Kontextmenü geöffnet. 2.7 Optionen für das Drucken und die Anzeige einrichten Papierformat einstellen Möchten Sie Ihre OneNote-Seiten ausdrucken, ist es sehr sinnvoll, das schon beim Erstellen im Blick zu haben, um die Darstellung nicht nachträglich an das Seitenformat anpassen zu müssen. Wählen Sie das Register ANSICHT und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Papierformat. Am rechten Bildschirmrand wird der Aufgabenbereich eingeblendet, in dem Sie folgende Einstellungen vornehmen können: Automatisch auswählen, wenn sich die Seite den Inhalten anpassen soll A4 wählen, wenn die Ausdrucke im DIN-A4- Format erfolgen sollen 28 HERDT-Verlag

12 Hilfslinien einblenden Hätten Sie Ihre Seiten gerne in der vertrauten linierten oder karierten Optik eines Notizbuchs aus Papier, können Sie sich Hilfslinien anzeigen lassen. Wählen Sie das Register ANSICHT und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Hilfslinien. Klicken Sie auf die gewünschte Auswahl. Hilfslinien sind nützlich bei Freihandeingaben mit Stift. Gitternetzlinien helfen bei der optischen Gliederung. Möchten Sie Ihre Seiten immer mit Hilfslinien anzeigen lassen, klicken Sie auf Seiten immer mit Hilfslinien erstellen. Seitenfarbe Mit der Wahl der Seitenfarbe können Sie besondere Seiten hervorheben. Beispielsweise können Sie für besonders wichtige Informationen einen rötlichen Hintergrund wählen oder für verworfene Entwürfe einen blaugrauen. Wählen Sie das Register ANSICHT und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Seitenfarbe. Gewünschte Farbe anklicken HERDT-Verlag 29

13 2.8 Auf einen Blick Sie möchten ein neues Notizbuch erstellen ein Notizbuch freigeben zwischen Notizbüchern wechseln einen Abschnitt umbenennen einen weiteren Abschnitt erstellen einen Abschnitt löschen eine Abschnittsgruppe erstellen eine neue Seite erstellen eine Seite umbenennen eine Seite als Unterseite verwenden eine Seite verschieben eine Seite löschen ein Papierformat für den Ausdruck wählen eine Seite liniert oder kariert anzeigen Register DATEI, Neu, Speicherort wählen, Name vergeben, Notizbuch erstellen Register DATEI, Freigeben, Personen einladen, Name und Grad der Berechtigung eintragen, Freigeben Pfeil neben dem Namen des aktuellen Notizbuchs anklicken, anderes Notizbuch anklicken Abschnitt mit rechter Maustaste anklicken, Umbenennen -Zeichen rechts neben dem letzten Abschnitt anklicken Abschnitt mit rechter Maustaste anklicken, Löschen Abschnitt mit rechter Maustaste anklicken, Neue Abschnittsgruppe Seite hinzufügen am oberen Rand des Seitenregisters anklicken Seitentitel auf der Seite überschreiben Seite mit rechter Maustaste anklicken, Als Unterseite verwenden Seite mit rechter Maustaste anklicken, Verschieben oder kopieren Seite mit rechter Maustaste anklicken, Löschen Register ANSICHT, Gruppe Seite einrichten, Papierformat Register ANSICHT, Gruppe Seite einrichten, Hilfslinien 30 HERDT-Verlag

14 2.9 Übung Ein Notizbuch einrichten ca. 5 min Übungsinhalte Ein Notizbuch erstellen Abschnitte und Abschnittsgruppen erstellen Seiten erstellen Seiten in einen anderen Abschnitt verschieben Seiten löschen und wiederherstellen Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: -- Übungsschritte. Erstellen Sie ein neues Notizbuch auf Ihrem Computer. Nennen Sie es Mein Projekt. 2. Legen Sie folgende Abschnitte an: Projektplan Mitglieder Ziel Meilensteine Korrespondenz Mindmaps 3. Der Abschnitt Projektplan soll gelb sein, der Abschnitt Korrespondenz grün. 4. Erstellen Sie die Abschnittsgruppe Kommunikation und verschieben Sie die Abschnitte Korrespondenz und Mindmaps dorthinein. 5. Wechseln Sie zum Abschnitt Ziel und legen Sie dort folgende Seiten an: Globalziel Hauptziel Nebenziel (Nebenziel soll eine Unterseite von Hauptziel sein) Meilenstein A Meilenstein B 6. Verschieben Sie die Seiten Meilenstein A und Meilenstein B in den Abschnitt Meilensteine. 7. Löschen Sie die Seite Meilenstein B. 8. Wechseln Sie in den OneNote-Papierkorb und stellen Sie die gelöschte Seite wieder her. HERDT-Verlag 3