Xpert - Europäischer ComputerPass. Markus Krimm, Linda York. Kommunikation (mit Outlook 2013) 1. Ausgabe, Februar 2014

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1 Xpert - Europäischer ComputerPass Markus Krimm, Linda York 1. Ausgabe, Februar 2014 Kommunikation (mit Outlook 2013) XP-OL2013

2 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation (mit Outlook 2013) 3 s gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Anlagen versenden wie Sie die Rechtschreibprüfung und Nachschlagehilfen einsetzen wie Sie Signaturen einsetzen Voraussetzungen s senden 3.1 s mit Anlagen versehen Dateien als Anlagen versenden Möchten Sie Dateien per senden, beispielsweise in Excel erstellte Verkaufszahlen oder einen in Word verfassten Bericht, können Sie die Dateien als Anlagen in eine einfügen. Verfassen Sie die Nachricht wie gewohnt. Klicken Sie im Formular Nachricht im Register NACHRICHT in der Gruppe Einfügen auf Datei anfügen. Wechseln Sie im Dialogfenster Datei einfügen zum Speicherort der gewünschten Datei und klicken Sie doppelt auf den Dateinamen. Die Kopfzeile Angefügt wird eingeblendet und die eingefügte Datei darin als Symbol dargestellt. Versenden Sie die Nachricht wie gewohnt. Möchten Sie die Anlage vor dem Senden wieder aus der entfernen, markieren Sie im Feld Angefügt die Anlage und betätigen Sie die _-Taste. 28 HERDT-Verlag

3 s gestalten 3 Einschränkungen beim Versenden von Anlagen Manche Dateitypen, beispielsweise ausführbare Dateien, werden von vielen -Programmen aus Sicherheitsgründen blockiert. Viele -Provider haben eine maximale Größe für Anlagen festgelegt, da diese Speicherressourcen belasten und die Serverleistung beeinträchtigen. Zurzeit liegt die maximale -Größe (inklusive Anlage) der am häufigsten genutzten kostenlosen -Anbieter (auch Fre er genannt) zwischen 4 und 35 MB. Dateien als Text in eine einfügen Sie möchten beispielsweise den Inhalt eines Word-Dokuments als versenden, weil der Empfänger ein anderes Textverarbeitungsprogramm verwendet. Fügen Sie die Datei als Text in Ihre ein, indem Sie im Dialogfenster Datei einfügen auf den Pfeil neben Einfügen klicken und Als Text einfügen wählen. 3.2 Text in s korrigieren Rechtschreibung während der Eingabe prüfen Outlook kennzeichnet alle Fehler (und solche Wörter, die es für fehlerhaft hält) direkt nach der Eingabe in der Betreffzeile bzw. im Textbereich durch eine rote Wellenlinie. Diese Funktion steht auch im Termin-, Kontakt- und Aufgabenformular zur Verfügung. Wird ein Wort nach der Eingabe von der automatischen Rechtschreibprüfung als fehlerhaft gekennzeichnet, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das als fehlerhaft gekennzeichnete Wort. Korrekturvorschläge werden falls vorhanden angezeigt. Wählen Sie den passenden Begriff aus. Möchten Sie das bemängelte Wort unverändert lassen, wählen Sie Alle ignorieren. Soll das Wort künftig als richtig erkannt werden, wählen Sie Hinzufügen zum Wörterbuch. Rechtschreibprüfung während der Eingabe deaktivieren Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie im linken Fensterbereich auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfenster Outlook-Optionen auf und im Bereich Nachrichten verfassen auf Rechtschreibung und AutoKorrektur. Aktivieren Sie im Bereich Bei der Rechtschreibkorrektur in Outlook das Kontrollfeld Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen. Automatische Korrekturen rückgängig machen Hat Outlook automatische Korrekturen bzw. Formatierungen im Text vorgenommen, wie zum Beispiel Kleinschreibung in Großschreibung geändert, wird unter dem ersten Buchstaben des Wortes eine kleine hellblaue Markierung eingeblendet ( ), der sogenannte Anzeiger. Durch Zeigen auf den Anzeiger lässt sich die Optionsschaltfläche einblenden. Durch das anschließende Anklicken der Schaltfläche öffnen Sie ein Menü, in dem Sie z. B. die Änderung ablehnen können. HERDT-Verlag 29

4 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation (mit Outlook 2013) Korrektur ablehnen Auf eine Optionsschaltfläche zeigen Diese automatische Korrektur für alle Module deaktivieren Einstellungen der automatischen Korrekturfunktion anpassen Die Rechtschreibprüfung starten Die Rechtschreibprüfung prüft den Text in der Betreffzeile sowie im Textbereich Ihrer . Möchten Sie nur eine bestimmte Textpassage prüfen, müssen Sie diese zuvor markieren. Die Rechtschreibprüfung steht Ihnen in allen Formularen zur Verfügung. Klicken Sie im Formular Nachricht im Register ÜBERPRÜFEN in der Gruppe Dokumentprüfung auf Rechtschreibung und Grammatik. Wird ein fehlerhaftes Wort gefunden, erscheint ein Dialogfenster, in dem der Fehler und gegebenenfalls Korrekturvorschläge angezeigt werden. Fehler Korrekturvorschläge Klicken Sie den gewünschten Korrekturvorschlag an, um ihn zu markieren. Betätigen Sie Ändern, um das aktuelle Wort zu korrigieren. Weitere Möglichkeiten der Rechtschreibprüfung Sie möchten den Fehler im gesamten Text korrigieren das aktuelle Wort unverändert belassen das Wort im gesamten Text überspringen das Wort im Wörterbuch übernehmen, sodass es künftig als richtig erkannt wird Schaltfläche Alle ändern Einmal ignorieren Alle ignorieren Zum Wörterbuch hinzufügen 30 HERDT-Verlag

5 s gestalten Nachschlagehilfen für Texte verwenden Den Thesaurus verwenden Ersetzen Sie einen Begriff durch ein Synonym wie folgt: Klicken Sie im Textbereich des Formulars Nachricht mit der rechten Maustaste auf den zu ersetzenden Begriff und wählen Sie Synonyme. Wählen Sie das gewünschte Synonym aus der angezeigten Liste. Einzelne Begriffe übersetzen Outlook bietet eine integrierte Übersetzungsfunktion, mit der Sie direkt am Monitor Einzelbegriffe übersetzen können: Setzen Sie den Cursor im Textbereich in den Begriff, den Sie übersetzen möchten. Klicken Sie im Register ÜBERPRÜFEN in der Gruppe Sprache auf Übersetzen und wählen Sie Ausgewählten Text übersetzen. Es öffnet sich der Aufgabenbereich Recherchieren, in dem der Begriff standardmäßig vom Deutschen ins Englische übersetzt wird. Klicken Sie auf, um das Wort zu übersetzen. Zwischen Übersetzung und Thesaurus wechseln Eine andere Kombination aus Quell- und Zielsprache auswählen Die ganze übersetzen Übersetzung Um einen weiteren Begriff zu übersetzen, betätigen Sie A und klicken Sie gleichzeitig auf ein Wort im Textbereich. oder Geben Sie den Begriff im Aufgabenbereich Recherchieren in das Feld Suchen nach ein und klicken Sie nochmals auf. Blenden Sie den Aufgabenbereich anschließend mit aus. Die zu verwendende Sprache für die Korrekturhilfe definieren Wenn Sie in s gelegentlich Fremdwörter verwenden, können Sie bei Bedarf die zu verwendende Sprache für die AutoKorrektur, die Rechtschreibprüfung und den Thesaurus festlegen. Setzen Sie den Cursor im Textbereich in das Fremdwort. HERDT-Verlag 31

6 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation (mit Outlook 2013) Klicken Sie im Register ÜBERPRÜFEN in der Gruppe Sprache auf Sprache und wählen Sie Sprache für die Korrekturhilfen festlegen. Wählen Sie im Dialogfenster Sprache die gewünschte Sprache aus. Wenn Sie s häufig in einer Fremdsprache schreiben, empfiehlt es sich, die Sprache als Bearbeitungssprache hinzuzufügen. Danach erkennt Outlook bei der Eingabe mehrerer Wörter die Sprache automatisch. Klicken Sie im Formular Nachricht im Register ÜBERPRÜFEN in der Gruppe Sprache auf Sprache und wählen Sie Spracheinstellungen. Wählen Sie im Feld die gewünschte Sprache aus und betätigen Sie Hinzufügen. Falls Sie Nachrichten grundsätzlich in einer Fremdsprache schreiben, ist es sinnvoll, diese Sprache als Standardsprache festzulegen. Klicken Sie im Feld auf die gewünschte Sprache, um diese zu markieren, und betätigen Sie Als Standard festlegen. 3.4 Signaturen verwenden Signaturen erstellen Eine Signatur enthält Ihre Kontaktdaten, z. B. Ihren Namen, Ihre Postanschrift, Ihre Telefon-, Fax- und Mobiltelefonnummer, Ihre -Adresse und Webadresse. Signaturen können Sie automatisch oder nur bei Bedarf Ihren s hinzufügen. Um zu veranlassen, dass eine Signatur automatisch in jede neue eingefügt wird, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Register DATEI im linken Fensterbereich auf Optionen. Wählen Sie im Dialogfenster Outlook-Optionen und klicken Sie im Bereich Nachrichten verfassen auf Signaturen. Klicken Sie im Dialogfenster Signaturen und Briefpapier auf Neu. Tragen Sie im eingeblendeten Dialogfenster Neue Signatur einen Namen für Ihre Signatur ein, z. B. Allgemein, und klicken Sie auf OK. Der Name der Signatur erscheint im Feld. Erstellen Sie den Text im Feld und führen Sie die Formatierungen und Bearbeitungen über die Schaltflächen durch. Klicken Sie nach dem Fertigstellen der Signatur auf die Schaltfläche Speichern. 32 HERDT-Verlag

7 s gestalten 3 Wählen Sie im Feld Neue Nachrichten die Signatur aus, die Sie automatisch in neue s einfügen möchten, hier den Eintrag Allgemein. Betätigen Sie OK. Möchten Sie eine Signatur in Antworten und Weiterleitungen automatisch einfügen lassen, wählen Sie im Feld Antworten/Weiterleitungen den gewünschten Eintrag. Der Signatur können Sie eine Visitenkarte hinzufügen, indem Sie auf Visitenkarte klicken und die Visitenkarte auswählen. Signaturen verwalten Sie möchten weitere Signaturen erstellen Sie können mehrere Signaturen für unterschiedliche Zwecke erstellen. Betätigen Sie jeweils Neu, vergeben Sie einen Namen, geben Sie den Text der Signatur ein und klicken Sie auf Speichern. eine Signatur bearbeiten Markieren Sie die Signatur im Feld Signatur zum Bearbeiten auswählen und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. eine Signatur löschen Markieren Sie die zu löschende Signatur im Feld und betätigen Sie Löschen. eine Signatur umbenennen Markieren Sie die zu bearbeitende Signatur im Feld und betätigen Sie Umbenennen. Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie mit OK. Wichtige Hinweise zu Signaturen Gemäß dem Gesetz über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister müssen s, Faxe und Postkarten, die Geschäftsbriefe ersetzen, die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten (die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift sowie die Handelsregisternummer). Nähere Informationen hierzu finden Sie im Internet, z. B. unter handelsrecht/brief/index.html. Die Signatur ist lediglich ein Gestaltungselement. Sie unterscheidet sich darin von der elektronischen Unterschrift, die ein Sicherheitsmerkmal darstellt. HERDT-Verlag 33

8 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation (mit Outlook 2013) Signaturen manuell einfügen Möchten Sie standardmäßig keine Signatur in Ihren Nachrichten verwenden und diese nur bei Bedarf manuell einfügen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Dialogfenster Signaturen und Briefpapier im Register -Signatur in den Feldern Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen den Eintrag (ohne). Erstellen Sie eine neue und platzieren Sie den Cursor im Textbereich an der Stelle, an der Sie eine Signatur einfügen möchten. Klicken Sie im Register NACHRICHT in der Gruppe Einfügen auf Signatur. Wählen Sie die gewünschte Signatur. Eingefügte Signaturen bearbeiten, löschen und ersetzen Falls erwünscht können Sie eine eingefügte Signatur vor dem Senden bearbeiten bzw. durch Markieren und Betätigen von _ aus einer Nachricht löschen. Sie können auch eine eingefügte Signatur durch eine andere Signatur ersetzen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text der eingefügten Signatur und wählen Sie eine andere Signatur. 3.5 Schnellübersicht Sie möchten eine Datei als Anlage versenden ein Bild in eine einfügen einen Screenshot aufnehmen Formular Nachricht, Register NACHRICHT, Gruppe Einfügen, Datei anfügen Formular Nachricht, Register EINFÜGEN, Gruppe Illustrationen, Grafik Formular Nachricht, Register EINFÜGEN, Gruppe Illustrationen, Screenshot einen Hyperlink einfügen Webadresse in den Textbereich kopieren bzw. im Textbereich eingeben, K (Leertaste) bzw. Ü die Rechtschreibprüfung aufrufen den Thesaurus aufrufen ein Wort übersetzen die Sprache für die Korrekturhilfe auswählen eine Signatur erstellen und bearbeiten eine Signatur manuell einfügen Formular Nachricht, Register ÜBERPRÜFEN, Gruppe Dokumentprüfung, Rechtschreibung und Grammatik Begriff im Textbereich mit der rechten Maustaste anklicken, Synonyme Wort im Textbereich anklicken, Register ÜBERPRÜFEN, Gruppe Sprache, Übersetzen, Ausgewählten Text übersetzen Wort im Textbereich anklicken, Register ÜBERPRÜFEN, Gruppe Sprache, Sprache, Spracheinstellungen Register DATEI, Optionen, , Bereich Nachrichten verfassen, Signaturen Im Formular Register NACHRICHT, Gruppe Einfügen, Signatur, Signatur wählen 34 HERDT-Verlag

9 s gestalten Übungen Übung 1: -Texte korrigieren und übersetzen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Rechtschreibprüfung durchführen Thesaurus verwenden Begriff übersetzen Erstellen Sie eine neue und geben Sie einen beliebigen Betreff ein. Hier sollten Sie mit Absicht einen Tippfehler einbauen. Geben Sie im Textbereich einen beliebigen Text mit einigen Tippfehlern ein. Führen Sie eine Rechtschreibprüfung durch und korrigieren Sie die Fehler. Geben Sie den Begriff oberflächlich ein und lassen Sie Synonyme für diesen Begriff anzeigen. Geben Sie den Begriff Tochtergesellschaft ein und lassen Sie ihn ins Englische übersetzen. Übung 2: Ein Bild, einen Hyperlink und eine Anlage senden Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte erstellen und adressieren Hyperlink hinzufügen Bild einfügen und verkleinern Datei als Anlage anhängen Sie möchten Ihre Kollegen an eine bevorstehende externe Tagung erinnern. Erstellen Sie eine neue . Tragen Sie einen Empfänger mithilfe Ihres Adressbuchs ein. Beschreiben Sie im Textbereich eine fiktive bevorstehende Tagung mit folgenden Angaben: Thema, Datum, Tagungshotel und Ansprechpartner. Geben Sie die Internetadresse des Tagungshotels als Hyperlink ein. Fügen Sie ein passendes Bild hinzu. Verkleinern Sie das Bild. Fügen Sie eine beliebige Datei als Anlage hinzu. Senden Sie die . HERDT-Verlag 35