OPENXCHANGE Server 5. Dokumentation - s -

Transkript

1 OPENXCHANGE Server 5 Dokumentation - s - Anmelden und Abmelden am Webmail-Modul Wenn Sie sich erfolgreich am Webclient des Mailservers angemeldet haben, gelangen Sie sofort auf Ihre Portalseite. Am oberen Rand stehen Ihnen verschiedene Navigationspunkte zur Verfügung. Klicken Sie auf die Schaltfläche und es öffnet sich automatisch ein neues Browserfenster, in dem Sie die eigentliche -Weboberfläche vorfinden. Möchten Sie das Webmail-Modul beenden, klicken Sie oben links auf Schließen, das Browserfenster wird nach kurzer Zeit automatisch geschlossen. HRZ 4 Seite 1 von 10 s

2 Navigation innerhalb des Webmail-Moduls Das Web-Modul ist sehr übersichtlich in drei Bereiche aufgebaut. a) Die Menüleiste Über diese Menüleiste können Sie direkt auf einzelne Webmail- Funktionen zurückgreifen. Klicken Sie auf Neue Nachricht, um eine neue zu verfassen. Dazu wird automatisch ein neues Browserfenster geöffnet. Die Funktion Empfangen können Sie vernachlässigen, denn Ihnen werden alle s automatisch zugestellt. Unter Optionen können Sie Ihre persönlichen Einstellungen vornehmen, näheres dazu an anderer Stelle. Mittels der Suchfunktionen können Sie nach verschiedenen Kriterien in Ihren Mailordern suchen. Zum Beenden des Webmail-Moduls klicken Sie bitte auf Schließen. b) Die Verzeichnisübersicht Im linken unteren Bereich finden Sie das hierarchisch strukturierte -Verzeichnis. Standardmäßig werden Ihnen die abgebildeten Ordner angezeigt. Der oberste Eintrag zeigt Ihnen Ihren Namen an, mit dem Sie aktuell am System angemeldet sind. Dieser entspricht Ihrer -Adresse, über die Sie erreichbar sind. Hinter den Ordnernamen werden Ihnen zwei Zahlen angezeigt. Die erste Zahl entspricht der Anzahl der s, die in dem entsprechenden Ordner abgelegt sind. Die zweite gibt an, wie viele dieser Mails noch ungelesen sind. c) Die -Übersicht Im rechten Bereich des Webmail-Moduls werden Ihnen alle s in Form einer Liste angezeigt. In welchem Ordner Sie sich aktuell befinden, können Sie der farbig unterlegten Titelleiste entnehmen (in der Abb.: INBOX). Diese Titelleiste enthält auch eine Suchfunktion, mit der Sie innerhalb Ihrer Mails nach bestimmten Kriterien suchen können. In der Listenübersicht finden Sie die passenden Informationen zu jeweils einer Nachricht: Absender, Betreff, Datum und Größe. Mittels der Pfeiltasten können Sie Ihre s nach diesen Kriterien sortieren. In der Liste können Sie anhand des offenen oder geschlossenen Briefumschlages erkennen, ob eine Nachricht gelesen oder ungelesen ist. Ungelesene Nachrichten werden zusätzlich fett markiert. Möchten Sie eine lesen, so klicken Sie bitte auf den Absender oder den Betreff der entsprechenden . Im unteren rechten Bereich des Webmail-Moduls öffnet sich die Detailansicht der ausgewählten . HRZ 4 Seite 2 von 10 s

3 In der Detailansicht sehen Sie zunächst die Statusinformationen Name, Firma, adresse und weitere Systeminformationen. Vorteilhaft ist des Weiteren die grafische Anzeige der Quota, so haben Sie immer im Blick, wie viel Platz Sie in Ihrem Postfach noch zur Verfügung haben. (Bei Quota-Überschreitung lesen Sie bitte die Informationen Was tun bei Over Quota? ) Lesen und Bearbeiten von -Nachrichten Klicken Sie in der -Liste eine an, wird diese anstelle der Statusinformationen angezeigt. Sie sehen nun auch eine neue Menüleiste und haben so die Möglichkeit, die zu beantworten, weiterzuleiten, zu löschen oder auszudrucken. a) Öffnen und Speichern von Dateianhängen Enthält eine Dateianhänge, werden diese am Ende der aufgelistet mit einem kleinen Diskettensymbol gekennzeichnet. Wenn Sie auf das Diskettensymbol klicken, können Sie die Datei direkt abspeichern. Dazu klicken Sie im neu aufklappenden Kontextmenü auf Speichern und wählen Sie den Speicherort entsprechend aus. Möchten Sie sich dagegen die Datei gleich ansehen, klicken Sie bitte auf Öffnen. Im Feld Applikation, ist standardmäßig die Anwendung ausgewählt, mit der die Datei geöffnet werden kann. Bei bedarf kann hier eine andere ausgewählt werden. HRZ 4 Seite 3 von 10 s

4 b) Empfangsbestätigung Hat der Absender einer eine Empfangsbestätigung angefordert, öffnet sich beim Anklicken dieser ein kleines Popup-Fenster. Dort können Sie auswählen, ob Sie die Bestätigung versenden wollen (Absenden) oder nicht (Abbrechen). c) Kontaktdaten übernehmen Sie können -Adressen direkt aus einer eingegangenen als Kontaktadresse übernehmen. Dazu klicken Sie bitte auf das kleine Symbol, das hinter jeder - Adresse steht. Es öffnet sich automatisch das Kontaktformular, in das Sie dann weitere Eintragungen und Einstellungen vornehmen können. d) Optionen In der Menüleiste der Detailansicht steht Ihnen auch die Schaltfläche Optionen zur Verfügung. Klicken Sie auf das Symbol öffnet sich ein neues Fenster, in dem die einzelnen Optionen auswählt werden können. Status setzen: Hier können Sie den Status einer Nachricht verändern, in dem Sie ihn auf gelesen, ungelesen, beantwortet oder unbeantwortet setzen können. Klicken Sie nach der Auswahl auf die Schaltfläche Ändern. Speichern: Möchten Sie eine vorgangsbezogen abspeichern, klicken Sie bitte zunächst auf Speichern. Folgen Sie nun der angezeigten Aufforderung und klicken Sie auf den angezeigten Link. Ihnen wird das.eml-format (Internet Message) angeboten, Sie können aber auch die Dateiendung auf.txt sowie den Dateinamen abändern. HRZ 4 Seite 4 von 10 s

5 Kopfzeilen und Quelltext: Sie können sich hier den Header und Quelltext einer Nachricht im Detail ansehen. Für Ihre tägliche Arbeit spielen diese beiden Optionen eine untergeordnete Rolle. Verfassen neuer -Nachrichten Möchten Sie eine neue verfassen, klicken Sie bitte auf Neue Nachricht. Es öffnet sich ein neues Browserfenster. Klicken Sie bei der Erstellung auf eine der drei Schaltflächen An, CC oder BCC und es öffnet sich ein Adressbuch, über das Sie die gewünschten Mailadressen suchen können. Die Auswahl erfolgt in der unteren Hälfte der neuen Eingabemaske. Es werden Ihnen standardmäßig alle OX-internen Benutzer, also Mitarbeiter, Studierenden und Dozenten in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Sie können die Suche einschränken, in dem Sie auf den gewünschten Buchstaben in der A bis Z Leiste klicken oder im Suchfeld direkt einen Namen eingeben. Verwenden Sie Sternchen bei der Suche, wenn Sie nur Teile des Namens angeben. Wählen Sie bei der gewünschten Mailadresse durch das Setzen eines Häkchens gleich aus, ob die AN, CC oder BCC versendet werden soll. Nach der Auswahl klicken Sie bitte auf die Schaltfläche OK und schließen Sie das Fenster wieder. HRZ 4 Seite 5 von 10 s

6 Beim Verfassen einer Nachricht können Sie zudem noch die Priorität einstellen, sie reicht von 5 (Sehr niedrig) bis 1 (Sehr hoch). Außerdem können Sie eine Empfangsbestätigung anfordern und eine vcard anhängen. Der Empfänger der erhält somit eine elektronische Visitenkarte von Ihnen. Dateianhänge importieren Im unteren Bereich des Fensters haben Sie die Möglichkeit an Ihre Nachricht Dateien anzuhängen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie über den Explorer die gewünschte Datei aus. Übernehmen Sie die Datei anschließend über die Schaltfläche Einfügen in Ihre Nachricht. Signatur erstellen und einfügen Über dieses Optionsfeld haben Sie die Möglichkeit, eine Signatur in Ihre Nachricht einzufügen. An dieser Stelle haben Sie allerdings nur die Möglichkeit, aus bereits erstellten Signaturen eine auszuwählen. Zum Erstellen einer Signatur klicken Sie bitte auf Optionen im Webmail- Modul. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können. Klicken Sie bitte hier auf Signaturen. Sie können nun in dem vorliegenden Formular eine oder mehrere Signaturen anlegen und bereits vorhandene Signaturen ändern oder auch löschen. Legen Sie in einem zweiten Schritt fest, ob und welche Signatur standardmäßig in eine neue Nachricht eingefügt werden soll und bestätigen Sie die Auswahl mit Speichern. HRZ 4 Seite 6 von 10 s

7 Verwaltung von Ordnern Neue Ordner unterhalb der INBOX erstellen In vielen Fällen erweist es sich als sinnvoll, s zur besseren Übersicht in verschiedenen Ordnern abzulegen. Um einen Ordner neu anzulegen klicken Sie bitte im Webmail-Modul auf Optionen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können. Klicken Sie bitte hier auf Ordner. Gehen Sie in der Bereich Ordner anlegen wählen einen Ordner aus, für den Sie einen neuen Unterordner anlegen möchten. Geben Sie anschließend einen Namen für den Unterordner ein und bestätigen Sie die Eingabe, in dem Sie auf die Schaltfläche Anlegen klicken. Sie können hier auch Ordner umbenennen und löschen. HRZ 4 Seite 7 von 10 s

8 Fremde Ordner abonnieren Hat ein anderer Benutzer Ihnen Rechte auf ausgewählte Ordner gegeben, können Sie diese über die Funktion Abonnieren in Ihre Ordnerstruktur einbinden. Markieren Sie dazu den aufgelisteten Ordner und klicken Sie auf die Pfeiltaste, die nach rechts zeigt. Umgekehrt können Sie bereits abonnierte Ordner aus der Liste wieder entfernen. Im Webmail-Modul sehen Sie alle abonnierten Ordner, für die Sie jeweils unterschiedliche Rechte haben können. Nachrichten verschieben, kopieren und löschen Im Webmodul, im Bereich der -Übersicht haben Sie die Möglichkeit, s zu verschieben, zu kopieren oder auch zu löschen. Wählen Sie zunächst den möglichen Zielordner aus, in dem Sie am unteren Rand der -Übersicht das Kontextmenü Nachrichten an aufklappen und den gewünschten Ordner auswählen. Anschließend wählen Sie bitte eine oder mehrere s aus, die Sie verschieben oder kopieren möchten, in dem Sie jeweils ein Häkchen davor setzen. Klicken nun entweder auf die Schaltfläche Verschiebe oder Kopiere. Einen Zielordner müssen Sie nicht auswählen, wenn Sie s aus der Liste löschen möchten. Sofern Sie die Voreinstellungen nicht geändert haben, werden diese in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben und können dort endgültig gelöscht werden. HRZ 4 Seite 8 von 10 s

9 Nachrichten auswählen und markieren Sie können mehrere Nachrichten nun auch nach mehren Auswahlkriterien markieren. Öffnen Sie dazu das Fenster Auswahl im unteren Bereich des Nachrichtenfensters und wählen Sie das gewünschte Auswahlkriterium aus. Sie können ausgewählte Nachrichten nach verschiedenen Kriterien markieren. Die Status- Varianten Wichtig, In Arbeit, Privat, Zu erledigen und Später werden durch verschiedene farbliche Markierungen hervorgehoben. HRZ 4 Seite 9 von 10 s

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