Grundfunktionen von Webmail Outlook Office365 Mail-System der KPH Wien/Krems

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1 Grundfunktionen von Webmail Outlook Office365 Mail-System der KPH Wien/Krems Office365, das Mailsystem der KPH Wien/Krems, bietet Ihnen mit seiner Microsoft Exchange Web- Outlook-Oberfläche zahlreiche Funktionalitäten, die Ihre tägliche Arbeit erleichtern können. Über den Webzugang können Sie in Ihr persönliches Outlook -Konto einsteigen und von dort s abrufen und senden, wo immer Sie Zugang zum Internet haben. Diese Anleitung beschreibt die grundlegenden Funktionen von Outlook Office365, die zum Versenden und Bearbeiten von s nötig sind. Außerdem erfahren Sie, wie Sie den Kalender mit anderen Personen teilen können, um Terminabsprachen zu vereinfachen. Inhalt Webmail-Login... 2 Benutzeroberfläche des Bereichs Basisfunktionen zum Senden / Bearbeiten von s... 4 Kalender... 6 Freigeben des Kalenders... 8 Geteilten Kalender hinzufügen... 9 Weitere Informationen... 9 Stand: Oktober 2012

2 2 Webmail-Login Rufen Sie in Ihrem Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox etc.) die Anmeldeseite für das Webmail auf. ( und melden Sie sich mit Ihren PH-Online Zugangsdaten (BenutzerInnenname und Kennwort wie in PH-Online) an.

3 3 Benutzeroberfläche des Bereichs Nach dem Anmelden gelangen Sie in den Bereich Ihres Webmails. Button zum Abmelden Posteingang Ordnerstruktur Vorschaufenster Wechsel zwischen , Kalender, Kontakten und Aufgaben

4 4 Basisfunktionen zum Senden / Bearbeiten von Mails Um ein neues Mail zu erstellen, klicken Sie im Posteingang auf Neu. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem das Mail erstellt werden kann. Durch Klicken auf Löschen wird das jeweils markierte Mail gelöscht. Verschieben ermöglicht das Kopieren / Verschieben von Mails in andere Ordner. Mit Hilfe der Funktion Filter können Sie sich Mails aus dem jeweils aktuellen nach vordefinierten Kriterien anzeigen lassen. Anzeigen legt fest, ob Sie das markierte Mail rechts als Vorschau (so wie in der Abbildung oben) anzeigen lassen wollen. Sie können außerdem auswählen, ob Ihre s nach Unterhaltungen gruppiert werden sollen. (Das bedeutet, dass alle Nachrichten mit demselben Betreff als eine Unterhaltung gruppiert werden.)

5 5 Max Muster Durch Klicken auf können Sie dem Verfasser / der Verfasserin des Mails direkt antworten. Die Funktion ermöglicht das Antworten zusätzlich an den gesamten Personenkreis, der das Mail erhalten hat. (Jene Personen, die das Mail als CC erhalten haben.) Mit können Sie das Mail weiterleiten. Das Adressbuch finden Sie durch Klicken auf. Mit Hilfe des Suchfensters können Sie eine Personensuche durchführen. Die Visitenkarte wird in einem neuen Fenster geöffnet. Das Adressbuch enthält alle -Adressen, die auf.kphvie.ac.at lauten (Lehrende, Bedienstete, Studierende). Hinweis: Bei all diesen Funktionen öffnet sich ein neues Browserfenster. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten des Mails erhalten Sie, wenn Sie auf klicken (siehe Pfeil in oben stehender Abbildung) Durch einen doppelten Mausklick im grauen Bereich zwischen dem Absender und öffnet sich das jeweilige Mail in einem neuen Fenster. Damit stehen Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Vor allem finden Sie hier auch die Druckfunktion. Das Hilfesymbol, das Sie in Outlook rechts oben finden, öffnet die Hilfedateien, die Anleitungen und Hinweise zu zahlreichen Themen bieten.

6 6 Kalender Durch Klicken auf Kalender in der Menüleiste links, gelangen Sie zur Kalenderansicht.

7 7 Max Muster Sie können zwischen der Ansicht Heute, Tag, Arbeitswoche, Woche und Monat wählen. Über können Sie weitere Kalender erstellen so ist beispielsweise eine Trennung von privaten und beruflichen Terminen in zwei Kalender durchaus möglich. Um einen neuen Eintrag zu erstellen, doppelklicken Sie auf den Tag, für den Sie den Termin erstellen wollen. Sie können dann alle erforderlichen Angaben im neuen Fenster eintragen. Abschließend klicken Sie auf Speichern und schließen, um wieder zur Kalenderansicht zurückzukommen.

8 8 Freigeben des Kalenders Häufig ist es hilfreich, den Kalender mit einer anderen Person zu teilen, damit Termine ausgemacht werden können. Office365 bietet hier einige Möglichkeiten, den eigenen Kalender freizugeben. Klicken Sie auf, Diesen Kalender freigeben... (Sollten Sie mehrere Kalender haben, achten Sie bitte darauf, dass Sie sich im richtigen Kalender befinden.) Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie einige Eintragungen vornehmen müssen bzw. einige Einstellungen treffen können. Tragen Sie die -Adresse jener Person(en) ein, mit der/denen Sie den Kalender teilen möchten. Sie können hierzu auch die im Adressbuch gespeicherten Kontakte nutzen. Im Bereich Freigabe können Sie drei verschiedene Einstellungen treffen: Frei/Gebucht-Informationen: Hier sieht der Empfänger nur, zu welchen Zeitpunkten / Zeiträumen Sie bereits Termine haben bzw. noch zur Verfügung stehen. Frei/Gebucht-Informationen (einschließlich Betreff und Standort): Hier ist auch der Betreff und der Ort (sofern von Ihnen eingetragen) für den jeweiligen Termin sichtbar. Alle Informationen: Mit dieser Einstellung geben Sie alle Ihre Einträge (auch Notizen zu einem Termin) frei. Sie können noch zusätzlich ein Häkchen bei Ich möchte die Berechtigung zur Anzeige des Kalenderordners des Empfängers anfordern. setzen, wenn Sie den Kalender des Empfängers ebenfalls einsehen wollen. Natürlich muss der Empfänger diesem zustimmen und kann dabei genau dieselben Einstellungen hinsichtlich der Freigabe treffen. Im Textfeld können Sie noch weitere Nachrichten / Informationen für den / die Empfänger eintragen. Klicken Sie anschließend auf Senden, damit Ihre Anfrage per Mail an den / die Empfänger übermittelt wird.

9 9 Geteilten Kalender hinzufügen Frieda Freundin Frieda Freundin Share Microsoft Exchange Kalender Frieda Freundin Wenn Sie per eine Anfrage erhalten, einen Kalender zu teilen, klicken Sie auf Diesen Kalender hinzufügen (siehe Pfeil). Der geteilte Kalender ist anschließend unter Kalender zu finden. Durch Anhaken mehrerer Kalender können die ausgewählten Kalender nebeneinander angezeigt warden. Weitere Informationen Weitere Informationen zur Verwendung von Outlook Office365 finden Sie unter: