Anleitung zur Konfiguration der Voic boxen

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1 Anleitung zur Konfiguration der Voic boxen Die Konfiguration der Voic box kann auf 2 Arten durchgeführt werden. Der komfortablere Weg ist die Konfiguration über das Webinterface (Punkt 2). Es werden in dieser Anleitung beide Arten genau erklärt. 1. Konfigurationsmöglichkeit über das Telefon von eigener Nebenstelle Anrufen der Voic box mit der Kurzwahl 100 Hier meldet sich die Assistentin, die Sie durch das Konfigurationsmenü führt. Hier eine Step-by-Step Anleitung für das Besprechen der Mailbox von der eigenen Nebenstelle: Kurzwahl 100 anwählen. Taste drücken Eingabe des Passworts über den Nummernblock und mit abschließen Folgende Optionen stehen Ihnen danach zur Auswahl: Aufnehmen von Nachrichten Anhören von Nachrichten Verbinden zu anderen Teilnehmern (Mailboxen) Beantwortungsoptionen ändern Mailboxoptionen ändern Hilfeoptionen Nach Auswahl von können Sie eine Nachricht aufnehmen und mit abschließen.

2 Danach befinden Sie sich im folgenden Menü: Fortsetzen des Besprechens Löschen der Aufnahme + Nochmals anhören Beenden der Aufnahme Programmieren einer Taste für die automatische Rufumleitung zur Voic box 1. Drücken Sie die Taste bis im Display 05=Einrichtung? erscheint 2. Drücken Sie die Taste 3. Drücken Sie die Taste bis im Display 4=Funktionstasten? Erscheint 4. Drücken Sie die Taste 5. Durch Drücken der Taste können Sie nun zwischen den Tastenebenen wählen. Im Display erscheint jeweils: 1=Erste Tastenebene? 2=Zweite Tastenebene? 0=Ende 6. Mit Druck auf die Taste bestätigen Sie die gewünschte Auswahl 7. Unabhängig von der gewählten Ebene erscheint im Display Erforderl. Taste drücken 8. Drücken Sie die Funktionstaste, die Sie belegen möchten 9. Durch Drücken der Taste können Sie nun zwischen den Optionen wählen. Im Display erscheint jeweils: 01=Löschen? 02=Zielwahl?... 0=Ende 10. Mit Druck auf die Taste bestätigen Sie die gewünschte Auswahl 11. Nun erscheint im Display Zielnr. Programmieren? Dort geben sie 100 für die Voic box ein. 12. Mit Druck auf die Taste bestätigen Sie die Eingabe 13. Durch Druck auf die Funktionstaste Abbrechen gelangen Sie anschließend wieder in die oberste Menüebene

3 2. Konfiguration der Mailbox über die Weboberfläche In Ihrem Browser (Internet Explorer, Firefox, Safari ) geben Sie in die Adresszeile ums ein (Ohne Anführungszeichen). Folgendes Fenster öffnet sich und Sie können sich mit Ihrem Benutzer und Kennwort anmelden. (Benutzer ist immer Ihre Nebenstelle, Startkennwort ist , bitte ändern!!!) Danach erhalten Sie folgende Oberfläche: ^^ Navigationsmenü Wechseln in die einzelnen Untermenüs Informationsmenü hier können Sie Informationen entnehmen oder auch Änderungen durchführen

4 Adressbuch öffentlich: hier finden Sie alle Mail- und Faxboxen der Medizinischen Universität Innsbruck. privat: hier können Sie selbst Faxnummern und Mailboxen speichern. Mail Client Posteingang: hier landen die gesamten Sprachnachrichten, Faxe usw. Diese können vom Web aus abgerufen werden (Voraussetzung: Lautsprecher) Gesendete Objekte: Hier können Sie sehen, wenn Sie Faxe, Sprachnachrichten usw. versendet haben. Nachricht erstellen: Hier können Sie Faxe, Sprachnachrichten usw. erstellen. Zum Erstellen einer Nachricht klicken Sie links auf Nachricht erstellen, geben den Empfänger ein und bestimmen den Nachrichtentyp ( , SMS, Fax...). Nachdem Sie unten die Nachricht eingegeben haben, versenden Sie sie mit einem klick auf Senden. Recherche: Hier können Sie mit einem Suchassistenten Ihre persönlichen Ordner nach Stichwörtern durchsuchen und Ihre Suche mit zahlreichen Optionen eingrenzen. Persönliche Einstellungen Benutzerdaten: Hier sind die Informationen die bei der Erstellung ihrer Mailbox eingetragen wurden. Sie können diese Informationen jederzeit ergänzen oder ändern. Voic system: Hier können Sie persönliche Einstellungen ihrer Voicebox vornehmen. Standardmäßig müssen Sie hier nichts ändern. Menü für Weiterleitungsmodus: Hier legen Sie die Aktion und Tastennummer der Weiterleitung fest. Sie können zunächst entscheiden, welchen Anruftyp Sie weiterleiten möchten, beispielsweise interne Anrufe, externe Anrufe oder Anrufe außerhalb der Geschäftszeit. Bei der Auswahl alternative Ansage erfolgt eine Weiterleitung aller eingehenden Anrufe. Im nächsten Schritt bestimmen Sie sowohl die Tastennummer, die der Anrufer betätigen muss, als auch die Aktion der Weiterleitung. Für eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Aktionen, klicken Sie bitte rechts oben auf Hilfe.

5 Benachrichtigung: Hier können Sie einstellen, ob und wie Sie benachrichtigt werden, wenn neue Nachrichten vorliegen. Mit der Option Aktive Nachrichtentypen für MWI-Lampe können Sie einstellen, bei welchen neu eingetroffenen Nachrichtentypen ( , Faxnachrichten, Sprachnachrichten) die Briefkastenlampe an Ihrem Telefon aufleuchten soll. Zum Erstellen neuer Benachrichtigungen klicken Sie auf die Schaltfläche Benachrichtigung erstellen und geben Sie den Nachrichtentyp, Zielgerät und einen Zeitbereich an. Verteiler: Hier können Sie persönliche Verteilergruppen einrichten und verwalten. Zum Erstellen einer neuen Verteilergruppe geben Sie den gewünschten Namen in das Feld Neuen Verteiler anlegen ein. Klicken Sie anschließend auf Privaten Verteiler anlegen, um den Vorgang abzuschließen. Nun können Sie der gerade erstellten Gruppe Benutzer zuordnen und weitere Einzelheiten festlegen. Faxvorlagen: Hier können Sie Ihre Faxvorlagen auswählen. Sie können sich die verfügbaren Faxvorlagen in einer Vorschau ansehen, aber keine neuen erstellen. Zeitprofile: Mit Hilfe von Zeitprofilen können Sie festlegen, wann und mit welchen Sprachansagen Ihre Mailbox auf eingehende Anrufe reagieren soll. Wenn bei internen und externen Anrufen bei Besetzt eine Ansage abgespielt werden soll, muss sowohl bei interner Anruf, externer Anruf, als auch bei bei Besetzt die jeweilige Ansage ausgewählt werden. Möchten Sie außerhalb der Geschäftszeiten eine Ansage schalten, wählen Sie die gewünschte Ansage im Feld Ansage außerhalb der Geschäftszeit aus und schalten Sie Ihr Telefon auf Rufumleitung (Nebenstelle 100). Aufnahmen: Hier können Sie einen Aufnahmetyp auswählen, eine Aufnahme per Telefon einrichten oder vom PC hochladen. Die erstellten Aufnahmen können im Dialog Zeitprofile als Ansage verwendet werden. Standardausgabegeräte: Hier können Sie die Standardausgabegeräte, wie z.b. den Drucker für die automatische Ausgabe von empfangenen Faxnachrichten, einstellen.

6 Nachrichtenverfolgung: Hier können Sie einstellen, ob dem Absender automatisch eine Gelesen -Bestätigung gesendet werden soll. Diese Funktion können Sie hier auch deaktivieren. Kennwortrichtlinien Wenn Sie Ihr Kennwort ändern wollen oder das System Sie dazu auffordert, beachten Sie bei der Wahl eines neuen Kennwortes folgende Richtlinien: mindestens 8 Zeichen lang enthält sowohl Buchstaben als auch Sonderzeichen unterscheidet sich vom Standard-Kennwort Entspricht das neue Kennwort nicht diesen Richtlinien, wird es vom System nicht akzeptiert.