netdocx Virtuelles Prüfbuch

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1 netdocx Virtuelles Prüfbuch Innovative Systeme netdocx-handbuch Stand: 11/2014 Seite 1 von 17

2 1. ANMELDUNG / LOGIN ANMELDUNG ÜBER DIE EQUIPMENTNUMMER ALS KENNUNG ZUR VERIFIZIERUNG DES PRÜFBERICHTS ANMELDUNG ÜBER DAS MASTERPASSWORT ANLAGENÜBERSICHT REGISTERKARTE PRÜFUNGEN DOWNLOAD BERICHT HINWEIS MÄNGEL NOTIZ REGISTERKARTE INFO REGISTERKARTE EIGENE DOKUMENTE REGISTERKARTE WIEDERVORLAGE MELDUNGEN SORTIERUNG, SUCHE/FILTER SORTIERUNG SUCHE/FILTER EQUIPMENT BEARBEITEN EQUIPMENT HINZUFÜGEN OPTIONEN EIGENBEZEICHUNG LETZTE UND NÄCHSTE PRÜFUNG INVENTARNUMMER KUNDENDATEN BETRIEBSSTATUS STATUS (VERSCHIEDENE LABELS) PASSWORT ÄNDERN PASSWORT VERGESSEN? KONTAKT Innovative Systeme netdocx-handbuch Stand: 11/2014 Seite 2 von 17

3 1. Anmeldung / Login Eine Anmeldung im Virtuellen Prüfbuch netdocx ist von jedem internetfähigen Rechner möglich. Als Systemvoraussetzung gilt der Windows Internet Explorer 5.5. Der Zugriff ist aber mit vielen anderen gängigen Browsern ebenfalls möglich. Der Zugriff auf das Virtuelle Prüfbuch netdocx erfolgt über die Internetseite Unter Anwendungen & Services finden Sie den Link auf das Virtuelle Prüfbuch netdocx. Innovative Systeme netdocx-handbuch Stand: 11/2014 Seite 3 von 17

4 Um sich im Virtuellen Prüfbuch anzumelden, gibt es zwei Möglichkeiten: Anmeldung über die Equipmentnummer als Kennung zur Verifizierung des Prüfberichts Anmeldung über das Masterpasswort (muss beantragt werden, siehe Kapitel 1.2. oder 8.) 1.1. Anmeldung über die Equipmentnummer als Kennung zur Verifizierung des Prüfberichts Um einen Prüfbericht zu verifizieren, geben Sie auf der Login-Seite als Kennung die TÜV Equipment-Nummer und als Passwort das auf dem aktuellsten Prüfbericht aufgedruckte Passwort Netinform ein. Demnächst sind die Verifizierung von Prüfberichten sowie weitere Optionen auch über eine App möglich. Es öffnet sich automatisch das Fenster für den Dateidownload. Sie können sich nun diesen Bericht als pdf speichern oder öffnen. Seite 4 von 17

5 1.2. Anmeldung über das Masterpasswort Das Masterpasswort bietet Ihnen die Möglichkeit, über eine Kennung und ein immer gültiges Passwort auf alle Anlagen, für die Sie zugriffsberechtigt sind, über eine Anlagenliste zuzugreifen. Der Zugriff auf das Virtuelle Prüfbuch netdocx über das Masterpasswort muss schriftlich beantragt werden. Einen Musterantrag finden Sie hier: Den unterschriebenen Antrag richten Sie schriftlich an: Innovative Systeme Westendstraße München Oder per an: Oder per FAX an: Verfügen Sie beim TÜV SÜD über mehrere Kundennummern, da Sie z.b. standortübergreifend tätig sein, so werden diese unter Ihrer Kennung zusammengefasst. Zu einer Ihrer Kundennummer neu hinzukommende Anlagen werden automatisch beim Eintreffen eines neuen Prüfberichts in Ihrem Masterzugriff ergänzt (sofern Sie berechtigt sind). Sie melden sich ebenfalls über die Login-Seite an. Seite 5 von 17

6 Nach der Anmeldung gelangen Sie automatisch auf die Anlagenübersicht. 2. Anlagenübersicht Die angezeigten Spalten können mit gehaltener linker Maustaste in ihrer Position verschoben werden (Die Spalte Equipmentnummer ist fixiert, diese bleibt in ihrer Position bestehen). Mit Klick auf das am Anfang jeder Zeile öffnet sich die Detailansicht zu dieser Anlage. Seite 6 von 17

7 2.1. Registerkarte Prüfungen Über die Registerkarte Prüfungen haben Sie Zugriff auf für diese Anlage verfügbare Prüfbescheinigungen Download Bericht Mit Klick auf das Datum öffnet sich das Download-Fenster und Sie haben die Möglichkeit, die Bescheinigung zu öffnen bzw. zu speichern. Seite 7 von 17

8 Hinweis Mängel Dieses Symbol zeigt an, dass diese Bescheinigung Mängel enthält Notiz Mit Klick auf das Dokument-Symbol haben Sie die Möglichkeit, sich zu jeder Bescheinigung Notizen zu erstellen und zu speichern. Bei hinterlegten Texten, verändert sich das Symbol: Seite 8 von 17

9 2.2. Registerkarte Info Über die Registerkarte Info erhalten Sie die detaillierteren Informationen zur Anlage bzw. zum Kunden im Überblick Registerkarte Eigene Dokumente In der Registerkarte Eigene Dokumente haben Sie die Möglichkeit, eigene Dokumente zu jeder Anlage hinzuzufügen. Klicken Sie hierzu auf Suchen. Sie können eine Datei von Ihrem Rechner auswählen. Klicken Sie anschließend auf Hochladen. Die Datei wird auf den Server des Virtuellen Prüfbuchs gespeichert. Seite 9 von 17

10 Sollten Dateien nach dem Hochladen nicht unter den eigenen Dokumenten zu sehen sein, klicken Sie auf Neu laden. Die Dateiliste wird neu geladen. Das Dokument ist anschließend verfügbar Registerkarte Wiedervorlage Hier haben Sie die Möglichkeit, sich eigene Meldungen zu erzeugen. Eigene Meldungen erscheinen für den von Ihnen angegebenen Zeitraum unter den Meldungen. Seite 10 von 17

11 3. Meldungen Meldungen sind z.b. automatisch von TÜV SÜD generierte Informationen zu stattgefundenen Prüfungen, deren Prüfergebnis erhebliche Mängel lautet. Für jede Meldung wird für einen vorgegebenen Zeitraum angezeigt. Selektierte Meldungen können Sie als gelesen markieren. Diese Meldungen verschwinden aus dem Anzeigefenster. Durch Setzen des Häkchens alle Meldungen anzeigen werden auch wieder die als gelesene Meldungen markierten Meldungen angezeigt. Über Bearbeiten können Sie z.b. den Anzeigezeitraum der Meldung oder den Meldungstext verändern: Klicken Sie auf Aktualisieren, um Änderungen an einer Meldung zu speichern. Klicken Sie auf Abbrechen, um Änderungen zu verwerfen. Seite 11 von 17

12 4. Sortierung, Suche/Filter 4.1. Sortierung Mit Klick auf eine Spaltenüberschrift haben Sie die Möglichkeit, diese Spalte zu sortieren. Das zeigt an, welche Spalte aktuell sortiert ist. Abwärts- bzw. aufwärts-sortierung ist möglich. Angezeigt durch das Dreieck nach unten bzw. oben Suche/Filter Das Suchfeld bietet die Möglichkeit der schnellen benutzerdefinierten Filterung Ihrer Anlagenliste. Ihre Eingabe wird automatisch um eine Variable erweitert, d.h. die Eingabe B im Beispiel zeigt alle Anlagen an, deren Straße mit B beginnt. Über das Häkchenfeld können Sie den Filter vorrübergehend deaktivieren. Seite 12 von 17

13 Über Löschen entfernen Sie Ihre Sucheingabe endgültig. Des Weiteren können Sie ihrer Suche über verschiedene Kriterien variieren. 5. Equipment bearbeiten Unter Equipment bearbeiten können die mit Textfeld versehenen Felder vom Kunden selbst gefüllt und gepflegt werden. Seite 13 von 17

14 Mit der Spalte Status bietet der TÜV SÜD dem Kunden eine weitere Option, die Anlagen nach firmeninternen Richtlinien zu kategorisieren. Die Bedeutung der verschiedenen Farblabels können unter Optionen vergeben werden. Die Spalten Inventarnummer und Kundendaten werden bei vom TÜV SÜD definierten Berichten auf dem Prüfbericht gedruckt. Die Spalten Letzte Prüfung und Nächste Prüfung wird vom TÜV SÜD aufgrund der elektronischen Terminfortschreibung gefüllt. Beim Eintreffen eines neuen Prüfberichtes wird nächste / letzte Prüfung automatisch aktualisiert. 6. Equipment hinzufügen Über dieses Formular können Anlagen, die nicht durch die TÜV SÜD geprüft werden, in das Virtuelle Prüfbuch netdocx aufgenommen und verwaltet werden. Es wird automatisch eine eindeutige Equipmentnummer vergeben. Es können alle Optionen genutzt werden, die für automatisch aufgenommene Anlagen zur Verfügung stehen. Die Pflege dieser Anlagen liegt beim Kunden. Seite 14 von 17

15 7. Optionen Unter Optionen hat der Kunde die Möglichkeit: Über die Optionen können Spalten nach eigenen Kriterien in der Übersicht ergänzt und benannt werden. Alle Spalten mit Häkchenfeld können mittels Setzen oder Entfernen des Häkchens in bzw. aus der Anlagenübersicht ergänzt bzw. entfernt werden Eigenbezeichung 1-4 Diese vier Felder stehen dem Kunden zur freien Verfügung. Die Inhalte erscheinen nicht auf der Prüfbescheinigung letzte und nächste Prüfung Diese Felder sind gefüllt, wenn eine Prüfung nach April 2011 stattgefunden hat Inventarnummer Dieses Feld kann über Optionen als Spalte in der Anlagenübersicht eingeblendet werden. Seite 15 von 17

16 Die Inhalte erscheinen auf den meisten Prüfbescheinigungen. Die Datenpflege kann über das TÜV SÜD SAP-System erfolgen. Der Kunde hat die Möglichkeit, die Feldinhalte selbst zu pflegen und direkt in das TÜV SÜD SAP- System zu übertragen (diese Option muss vom Kunden beantragt und vom TÜV genehmigt werden) Kundendaten Dieses Feld kann über Optionen als Spalte in der Anlagenübersicht eingeblendet werden. Die Inhalte erscheinen auf den meisten Prüfbescheinigungen. Die Datenpflege kann über das TÜV SÜD SAP-System erfolgen. Der Kunde hat die Möglichkeit, die Feldinhalte selbst zu pflegen und direkt in das TÜV SÜD SAP- System zu übertragen (diese Option muss vom Kunden beantragt und vom TÜV genehmigt werden) Betriebsstatus Betriebsstatus 2: in Betrieb Betriebsstatus 3: vorrübergehend außer Betrieb Betriebsstatus 4: endgültig stillgelegt Anlagen, die auf Status 4 stehen können mittels Info an netdocx@tuev-sued.de aus der Anlagenansicht entfernt werden Status (verschiedene Labels) Die Bedeutungen der Labels (fünf Farben) können vom Kunden über Optionen selbst definiert werden und stellen ein Verwaltungs- und Qualitätssicherungstool für den Kunden dar. Z. B. grünes Label: alles OK - Anlage in Betrieb. Die Pflege erfolgt ausschließlich über den Kunden. 8. Passwort ändern Aus Sicherheitsgründen wird geraten, dass Passwort nach der ersten Anmeldung zu ändern. Seite 16 von 17

17 9. Passwort vergessen? Sollten Sie Ihr Passwort oder Ihre Kennung vergessen haben, so können Sie uns eine an schicken. Wir setzen das Passwort auf das Ursprungspasswort zurück und senden Ihnen eine Kopie der Zugriffsdaten zu. 10. Kontakt Innovative Systeme Westendstr München Tel.: Fax: Ihren schriftlichen Antrag auf ein Masterpasswort für das Virtuelle Prüfbuch netdocx richten Sie bitte schriftlich, per oder per FAX an obigen Kontakt. Einen Musterantrag für das Masterpasswort finden Sie hier: Seite 17 von 17