Kurzanleitung. Workshop. Office 2010 in der VHS. Anita Velten EDV-Trainerin Flachsbruch Stahlhofen

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1 Kurzanleitung Workshop Office 2010 in der VHS Anita Velten EDV-Trainerin Flachsbruch Stahlhofen Skype anitavelten Outlook-Einstellungen VHS AV 2012 Seite 1 von 16

2 Was ist beim ersten Start von Outlook zu tun? Was ist beim ersten Start von Outlook zu tun? Bevor Sie mit Outlook wirklich arbeiten können, beachten Sie bitte folgendes: Beim ersten Start von Outlook 2010 müssen Sie ein -Konto einrichten. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung und Daten finden Sie in den folgenden Fenstern. Darüber hinaus finden Sie im erklärenden Text immer wieder Links, die Sie direkt auf das jeweilige Thema in den Hilfeseiten führen. (z. B. auf Seite 8 Hinzufügen eines E- Mail-Kontos beim ersten Start von Outlook 2010 ) Klicken Sie mit gehaltener Strg- Taste auf den Link! Zu den Einstellungen klicken Sie bitte: Datei >> Konto hinzufügen -Adressen und Passwörter finden Sie auf Seite 6. Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Seite 2 von 16 outlook einrichten.docx

3 Was ist beim ersten Start von Outlook zu tun? Outlook-Einstellungen VHS AV 2012 Seite 3 von 16

4 Was ist beim ersten Start von Outlook zu tun? Hinweis: Zum Abrufen Ihrer eigenen s von Ihrem Server mit Ihrer -Adresse benötigen Sie Ihre eigenen Daten! Bei Bedarf finden Sie die Serverinformationen im Login-Bereich Ihres - Kontos. Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Seite 4 von 16 outlook einrichten.docx

5 Was ist beim ersten Start von Outlook zu tun? Outlook-Einstellungen VHS AV 2012 Seite 5 von 16

6 Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Seite 6 von 16 outlook einrichten.docx Was ist beim ersten Start von Outlook zu tun?

7 Inhalt: Was ist beim ersten Start von Outlook zu tun? 2 Was ist Outlook? 8 Hinzufügen eines -Kontos 8 Erstellen einer neuen -Nachricht 9 Weiterleiten von oder Antworten auf -Nachrichten 9 Senden einer Antwort an den Absender oder an andere Empfänger 10 Weiterleiten einer Nachricht 11 Anfügen einer Datei an eine Nachricht 11 Hinzufügen einer Anlage zu einer -Nachricht 11 Öffnen oder Speichern einer Anlage einer -Nachricht 12 Hinzufügen einer -Signatur zu Nachrichten 12 Erstellen einer Signatur 12 Hinzufügen einer Signatur 13 Erstellen eines Kalendertermins 13 Planen einer Besprechung mit anderen Personen 13 Festlegen einer Erinnerung 14 Erstellen eines Kontakts 14 Erstellen einer Aufgabe 15 Erstellen einer Notiz 15 Drucken 15 Anzeigen von Dateinamenerweiterungen: 16 Outlook-Einstellungen VHS AV 2012 Seite 7 von 16

8 Was ist Outlook? Was ist Outlook? Mit Microsoft Outlook 2010 stehen erstklassige Verwaltungstools für geschäftliche und private -Nachrichten für mehr als 500 Millionen Microsoft Office-Benutzer weltweit zur Verfügung. Mit der Veröffentlichung von Outlook 2010 steht ein noch reichhaltigeres Toolpaket bereit, das Ihren Kommunikationsanforderungen im Büro, zu Hause oder in der Schule in allen Belangen gerecht wird. Mit der neu gestalteten Benutzeroberfläche, mit fortschrittlichen Tools für die - Organisation sowie Features für die Suche, die Kommunikation und die Verbindung zu sozialen Netzwerken bietet Outlook 2010 die Benutzererfahrung, die Ihnen hilft, produktiv zu arbeiten und mit Ihren privaten und geschäftlichen Netzwerken in Kontakt zu bleiben. Hinzufügen eines -Kontos Bevor Sie -Nachrichten mithilfe von Outlook 2010 senden und empfangen können, müssen Sie ein -Konto hinzufügen und konfigurieren. Wenn Sie eine frühere Version von Microsoft Outlook auf demselben Computer verwendet haben, auf dem Sie Outlook 2010 installieren, werden Ihre Kontoeinstellungen automatisch importiert. Wenn Sie mit Outlook noch nicht vertraut sind oder Outlook 2010 auf einem neuen Computer installieren, wird das Feature "Konto automatisch einrichten" automatisch gestartet und unterstützt Sie beim Konfigurieren der Kontoeinstellungen für Ihre E- Mail-Konten. Dieses Setup erfordert nur Ihren Namen, die -Adresse und das Kennwort. Wenn das -Konto nicht automatisch konfiguriert werden kann, müssen Sie die erforderlichen Informationen manuell eingeben. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie unter Kontoinformationen auf Konto hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines -Kontos beim ersten Start von Outlook 2010 Hinweis Informationen zum Hinzufügen eines Windows Live Hotmail-Kontos finden Sie unter Verwenden eines Windows Live Hotmail-Kontos in Outlook. ( Outlook-Einstellungen VHS AV 2012 Quelle: Outlook-Hilfe Seite 8 von 16

9 Erstellen einer neuen -Nachricht Erstellen einer neuen -Nachricht Mithilfe von Outlook 2010 können Sie mit einem oder mehreren Empfängern unter Verwendung umfangreicher Features und Anpassungen kommunizieren. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue an. Tastenkombination Drücken Sie STRG+UMSCHALT+M, um in Outlook in einem beliebigen Ordner eine neue -Nachricht zu erstellen. 2. Geben Sie im Feld Betreff den Betreff der Nachricht ein. 3. Geben Sie die -Adressen oder Namen der Empfänger in die Felder An, Cc oder Bcc ein. Trennen Sie mehrere Empfänger durch ein Semikolon (;). Wenn Sie Empfängernamen aus einer Liste im Adressbuch (wie Sie das Adressbuch anlegen erfahren Sie auf S. 9: Erstellen eines Kontakts) auswählen möchten, klicken Sie auf eine der Schaltflächen An, Cc (Carbon Copy [Kohlepapier-Durchschlag]) oder Bcc (Blind Carbon Copy eine Kopie einer , die für andere Empfänger nicht sichtbar ist: Blindkopie), und klicken Sie dann auf die gewünschten Namen. Zum Anzeigen des Felds Bcc für diese und alle zukünftigen Nachrichten klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Spalten anzeigen auf Bcc. 4. Klicken Sie, nachdem Sie die Nachricht verfasst haben, auf Senden. Weiterleiten von oder Antworten auf -Nachrichten Klicken Sie auf der Registerkarte Start oder Nachricht in der Gruppe Antworten auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten. Hinweis: Der Name der Registerkarte hängt davon ab, ob die Nachricht in der Nachrichtenliste ausgewählt oder in einem eigenen Fenster geöffnet ist. Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Quell: Outlook-Hilfe Seite 9 von 16

10 Senden einer Antwort an den Absender oder an andere Empfänger Wenn Sie einen Namen aus den Zeilen An und Cc entfernen möchten, klicken Sie auf den Namen, und drücken Sie anschließend auf ENTF. Klicken Sie in das Feld An, Cc oder Bcc, und geben Sie dann einen Empfänger ein, um einen Empfänger hinzuzufügen. Wenn Sie auf eine -Nachricht antworten, wird der Absender der ursprünglichen Nachricht automatisch im Feld An hinzugefügt. Wenn Sie Allen antworten verwenden, wird auf die gleiche Weise eine Nachricht erstellt und an den Absender sowie an alle weiteren Empfänger der ursprünglichen Nachricht adressiert. Bei beiden Varianten können Sie die Empfänger in den Feldern An, Cc und Bcc ändern. Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten, sind die Felder An, Cc und Bcc leer, und Sie müssen einen Empfänger eingeben. Senden einer Antwort an den Absender oder an andere Empfänger Sie können ausschließlich dem Absender einer Nachricht oder einer beliebigen Kombination von Personen antworten, die in den Zeilen An und Cc angezeigt werden. Sie können auch neue Empfänger hinzufügen. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start oder Nachricht in der Gruppe Antworten auf Antworten oder Allen antworten. Hinweis: Der Name der Registerkarte hängt davon ab, ob die Nachricht in der Nachrichtenliste ausgewählt oder in einem eigenen Fenster geöffnet wurde. Wenn Sie einen Namen aus den Zeilen An und Cc entfernen möchten, klicken Sie auf den Namen und drücken ENTF. Klicken Sie in das Feld An, Cc oder Bcc, und geben Sie einen Empfänger ein, um diesen hinzuzufügen. Informationen zu Cc und Bcc: Cc ist die Abkürzung für "Carbon Copy" (Kopie). Fügen Sie bei einer Outlook- - Nachricht einen Empfänger in dieses Feld ein, wird eine Kopie der Nachricht an den entsprechenden Empfänger gesendet. Der Name dieses Empfängers ist dabei für andere Empfänger der Nachricht sichtbar. Bcc ist die Abkürzung für "Blind Carbon Copy" (Blindkopie). Fügen Sie bei einer Outlook- -Nachricht einen Empfänger in dieses Feld ein, wird eine Kopie der Nachricht an den entsprechenden Empfänger gesendet. Wird das Feld Bcc beim Erstellen einer Nachricht nicht angezeigt, können Sie es hinzufügen, indem Sie auf die Registerkarte Optionen klicken. Anschließend klicken Sie in der Gruppe Felder anzeigen auf Bcc. 2. Verfassen Sie Ihre Nachricht. 3. Klicken Sie auf Senden. Tipp: Gehen Sie beim Klicken auf Allen antworten mit Bedacht vor. Dies gilt insbesondere, wenn sich in der Antwort Verteilerlisten oder eine große Anzahl von Empfängern befinden. Es ist häufig besser die Option Antworten zu verwenden, um Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Seite 10 von 16 outlook einrichten.docx

11 Weiterleiten einer Nachricht dann die erforderlichen Empfänger hinzuzufügen oder die Option Allen antworten zu verwenden, um dann aber nicht erforderliche Empfänger und Verteilerlisten zu entfernen. Weiterleiten einer Nachricht Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten, enthält die Nachricht sämtliche Anlagen, die in der ursprünglichen Nachricht enthalten sind. Informationen zum Einbeziehen weiterer Anlagen finden: Anfügen einer Datei an eine Nachricht 1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Hinzufügen auf Datei anfügen. 2. Suchen Sie die anzufügende Datei, klicken Sie darauf, und klicken Sie dann auf Einfügen. Ist die gewünschte Datei nicht im entsprechenden Ordner vorhanden, stellen Sie sicher, dass Alle Dateien (*.*) im Feld Dateityp ausgewählt ist und Windows Explorer zum Anzeigen von Dateierweiterungen konfiguriert ist. Tipp Dateien können auch mithilfe der Registerkarte Hinzufügen in einer geöffneten Nachricht angefügt werden. Sie können außerdem Dateien aus Ordnern auf Ihrem Computer ziehen und auf einer geöffneten -Nachricht ablegen. Klicken Sie auf der Registerkarte Start oder Nachricht in der Gruppe Antworten auf Weiterleiten. Hinweis Der Name der Registerkarte hängt davon ab, ob die Nachricht in der Nachrichtenliste ausgewählt oder in einem eigenen Fenster geöffnet wurde. 2. Geben Sie die Empfänger in die Felder An, Cc oder Bcc ein. 3. Verfassen Sie Ihre Nachricht. 4. Klicken Sie auf Senden. Tipp Wenn Sie zwei oder mehr Nachrichten als eine einzelne Nachricht an dieselben Empfänger weiterleiten möchten, klicken Sie unter auf eine der Nachrichten, halten Sie STRG gedrückt, und klicken Sie dann jeweils auf die anderen Nachrichten. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Antworten auf Weiterleiten. Alle Nachrichten werden als Anlagen in einer neuen Nachricht weitergeleitet. Hinzufügen einer Anlage zu einer -Nachricht Dateien können an eine -Nachricht angefügt werden. Außerdem können auch andere Outlook-Elemente wie Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben in von Ihnen gesendete Nachrichten einbezogen werden. Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Quell: Outlook-Hilfe Seite 11 von 16

12 Öffnen oder Speichern einer Anlage einer -Nachricht 1. Erstellen Sie eine Nachricht, oder klicken Sie für eine vorhandene Nachricht auf Antworten, Allen Antworten oder Weiterleiten. 2. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Datei anfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Anfügen einer Datei oder eines anderen Elements an eine -Nachricht. ( Öffnen oder Speichern einer Anlage einer -Nachricht Sie können eine Anlage über den Lesebereich oder über eine geöffnete Nachricht öffnen. Nach dem Öffnen und Anzeigen einer Anlage können Sie diese auf der Festplatte speichern. Wenn eine Nachricht mehr als eine Anlage enthält, können Sie diese als Gruppe oder einzeln speichern. Öffnen einer Anlage Doppelklicken Sie auf die Anlage. Speichern einer Dateianlage 1. Klicken Sie auf die Anlage im Lesebereich oder in der geöffneten Nachricht. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anlagen in der Gruppe Aktionen auf Speichern unter. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Anlage klicken und dann auf Speichern unter klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen und Speichern von Anlagen. Hinzufügen einer -Signatur zu Nachrichten Sie können persönliche angepasste Signaturen für Ihre -Nachrichten erstellen, die Text, Bilder, Ihre elektronische Visitenkarte, ein Logo oder sogar ein Abbild Ihrer handschriftlichen Unterschrift einbeziehen. Erstellen einer Signatur 1. Öffnen Sie eine neue Nachricht. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und klicken Sie dann auf Signaturen. Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Seite 12 von 16 outlook einrichten.docx

13 Erstellen eines Kalendertermins 2. Klicken Sie auf der Registerkarte -Signatur auf Neu. Hinzufügen einer Signatur Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und klicken Sie anschließend auf die gewünschte Signatur. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Hinzufügen einer Signatur für eine -Nachricht. ( Erstellen eines Kalendertermins Termine sind in Ihrem Kalender geplante Aktivitäten, zu denen keine anderen Personen eingeladen oder Ressourcen reserviert werden. Klicken Sie in Kalender auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neuer Termin. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf einen Zeitblock im Kalenderraster klicken, und klicken Sie dann auf Neuer Termin. Tastenkombination Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+A, um einen Termin zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen eines Termins. ( Planen einer Besprechung mit anderen Personen Eine Besprechung ist ein Termin, der andere Personen und möglicherweise auch Ressourcen einbezieht, z. B. Konferenzräume. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt. Klicken Sie in Kalender auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Besprechung. Tastenkombination Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+Q, um aus einem beliebigen Ordner in Outlook heraus eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen einer Besprechung mit anderen Personen. ( Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Quell: Outlook-Hilfe Seite 13 von 16

14 Festlegen einer Erinnerung Festlegen einer Erinnerung Sie können Erinnerungen für eine Vielzahl von Elementen festlegen oder entfernen, einschließlich -Nachrichten, Terminen und Kontakten. Für Termine oder Besprechungen Wählen Sie in einem geöffneten Element, auf der Registerkarte Termin oder Besprechung in der Gruppe Optionen in der Dropdownliste Erinnerung den Zeitraum vor dem Termin oder der Besprechung aus, zu dem die Erinnerung angezeigt werden soll. Wählen Sie zum Deaktivieren der Erinnerung Ohne aus. Für -Nachrichten, Kontakte und Aufgaben Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Zur Nachverfolgung und dann auf Erinnerung hinzufügen. Tipp Mit Erinnerungen können Sie schnell -Nachrichten als Aufgabenelement kennzeichnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte Kennzeichnungsstatus in der Nachrichtenliste. Oder klicken Sie, falls die Nachricht geöffnet ist, auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Nachverfolgen auf Nachverfolgung, und klicken Sie dann auf Erinnerung hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen oder Entfernen von Erinnerungen. ( Erstellen eines Kontakts Kontakte können einfach nur aus einem Namen und einer -Adresse bestehen oder zusätzliche ausführliche Informationen einbeziehen, wie Anschrift, mehrere Telefonnummern, ein Bild, Geburtstage und beliebige sonstige Informationen, die sich auf den Kontakt beziehen. Klicken Sie in Kontakte auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neuer Kontakt. Tastenkombination Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+C, um aus einem beliebigen Ordner in Outlook heraus einen neuen Kontakt zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Hinzufügen eines Kontakts. ( Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Seite 14 von 16 outlook einrichten.docx

15 Erstellen einer Aufgabe Erstellen einer Aufgabe Viele Menschen verwenden eine Aufgabenliste auf Papier, in einer Tabelle oder mithilfe einer Kombination aus Papier und elektronischen Hilfsmitteln. In Microsoft Outlook können Sie verschiedene Listen in einer Liste zusammenfassen, Erinnerungen angezeigt bekommen und den Aufgabenstatus nachverfolgen. Klicken Sie in Aufgaben auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Aufgabe. Tastenkombination Aufgabe zu erstellen. Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+K, um eine neue Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Aufgaben und Aufgabenelementen. ( Erstellen einer Notiz Notizen sind das elektronische Pendant zu Haftnotizen aus Papier. Verwenden Sie Notizen, um Fragen, Ideen, Erinnerungen und andere Informationen zu notieren, die Sie auf Papier schreiben würden. Klicken Sie in Notizen in der Gruppe Neu auf Neue Notiz. Tastenkombination erstellen. Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+N, um eine Notiz zu Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Notiz. ( Drucken einer -Nachricht, eines Kontakts, eines Kalenderelements oder einer Aufgabe Sie können einzelne Elemente, z. B. -Nachrichten, Kontakte oder Kalenderelemente, oder größere Ansichten, z. B. Kalender, Adressbücher oder Inhaltslisten von Nachrichtenordnern, drucken. Das Vorgehen für den Druck ist für , Kalender oder alle anderen Ordner in Microsoft Outlook gleich. Sämtliche Druckeinstellungen und Funktionen befinden sich in der Backstage-Ansicht. Klicken Sie zum Öffnen der Backstage-Ansicht auf die Registerkarte Datei. 1. Klicken Sie auf ein Element oder einen Ordner in Outlook, das bzw. den Sie drucken möchten. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 3. Klicken Sie auf Drucken. Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Quell: Outlook-Hilfe Seite 15 von 16

16 Anzeigen von Dateinamenerweiterungen: Anzeigen von Dateinamenerweiterungen: 1. Öffnen Sie im Arbeitsplatz oder im Windows Explorer den Ordner, der die anzuzeigenden Dateien enthält. 2. Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Ansicht. 3. Klicken Sie auf Versteckte Dateien und Ordner anzeigen, um alle ausgeblendeten Dateitypen anzuzeigen. 4. Um alle Dateinamenerweiterungen anzuzeigen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateinamenerweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Outlook-Einstellungen VHS AV 2015 Seite 16 von 16 outlook einrichten.docx