3 Personenbereich und soziale Netze

Transkript

1 3 Personenbereich und soziale Netze 3.1 Personenbereich konfigurieren Neu in Outlook 2010 ist der sogenannte Personenbereich. Der Personenbereich wird im Lesebereich ganz unten angezeigt und kann durch Hochziehen der Begrenzungslinie vergrößert werden. Mit den zur Verfügung stehenden Optionen können folgende Informationen dargestellt werden: s und Besprechungen sowie weitere Informationen zu dieser Person anzeigen Newsfeedaktualisierungen und RSS-Feeds, die Sie von dieser Person erhalten haben -Nachrichten anzeigen, die Sie von dieser Person erhalten haben Anlagen anzeigen, die Sie von dieser Person erhalten haben Besprechungen anzeigen, die Sie mit dieser Person haben Von dieser Person gesendete Statusaktualisierungen anzeigen Ein Foto wird nur dann angezeigt, wenn in den Kontakten ein Foto hinterlegt wurde. Der Personenbereich kann auch konfiguriert werden. Klicken Sie dazu im Menüband Ansicht auf das Symbol Personenbereich. Sie können den Personenbereich ausschalten, minimiert oder in normaler Darstellung anzeigen. Der Menüpunkt Kontoeinstellungen führt zur Konfiguration von Verbindungen zu sozialen Netzwerken. Mag. Christian Zahler, August

2 3.2 Soziale Netze Seit einigen Jahren erfreuen sich soziale Netze im Web steigender Beliebtheit. Soziale Netzwerke werden technisch durch Web-2.0-Anwendungen oder Portale realisiert. Beispiele für soziale Netzwerke sind: Microsoft SharePoint My Site MySpace ( Facebook ( LinkedIn (linkedin.com) Twitter ( Austauschen von Kurztexten, sogenannten Tweets Bebo ( XING ( Business-Plattform Typische Elemente eines sozialen Netzwerks: Persönliches Benutzerprofil, von dem Teile auch für andere Personen (oder die Allgemeinheit) freigegeben werden können Blogs (Weblogs), in denen eigene Beiträge zu bestimmten Themen verfasst und auch wieder mit anderen gemeinsam verwendet werden können Kontaktliste mit Verweisen auf andere Mitglieder des sozialen Netzwerks Microsoft hat auf diese Entwicklung reagiert und stellt für Outlook 2010 Konnektoren zur Verfügung, mit dem auf Informationen in den sozialen Netzwerken von Outlook aus zugegriffen werden kann. Diese Konnektoren konfigurieren Sie, indem Sie im Menüband Ansicht auf das Symbol Personenbereich klicken und dort den Eintrag Kontoeinstellungen auswählen. Standardmäßig wird falls vorhanden nur der Dienst Meine Website einer SharePoint- Implementierung angeboten. 50 Mag. Christian Zahler, August 2011

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, um zusätzliche Konnektoren hinzuzufügen. Mag. Christian Zahler, August

4 Outlook neu starten 52 Mag. Christian Zahler, August 2011

5 Mag. Christian Zahler, August

6 54 Mag. Christian Zahler, August 2011

7 4 Automatische Antworten (Abwesenheits-Assistent) Bei Abwesenheiten (Urlaub, Kur etc.) ist es manchmal nicht möglich, regelmäßig auf sein Exchange- Postfach zuzugreifen. In diesen Fällen hat sich die Konfiguration automatischer -Antworten bewährt. Die Aktivierung der automatischen Antwortfunktion steht nur im Exchange Client-Modus zur Verfügung. Die Konfiguration erfolgt im Backstage-Menü Automatische Antworten : Es ist möglich, zwei Arten von automatischen Antworten einzurichten: Innerhalb meiner Organisation: Nur Mailanfragen von Absendern innerhalb der Exchange- Organisation werden mit einer automatischen Rückantwort beantwortet. Außerhalb meiner Organisation: Hier werden Mailanfragen von Absendern außerhalb der Exchange-Organisation automatisch Beantwortet. Diese Konfiguration ist mit Bedacht zu aktivieren, da auch Bestellbestätigungen, Werb s etc. mit automatischen Antworten bedacht werden, die meist wieder zu automatischen Antworten führen, da die Absendeadresse derartiger Mails nicht für den Empfang von s konfiguriert ist. Mag. Christian Zahler, August

8 Durch Einrichtung von Regeln kann außerdem festgelegt werden, was mit den eingegangenen Nachrichten geschehen soll. Im folgenden Beispiel werden alle Nachrichten, die direkt (also nicht Cc oder Bcc ) an den abwesenden Empfänger gesendet werden, an eine dritte Person weitergeleitet (also in Kopie an die dritte Person gesendet). 56 Mag. Christian Zahler, August 2011

9 5 Zusammenarbeits-Funktionen (Collaboration) Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Outlook als Exchange-Client konfiguriert ist. 5.1 Lesen des Posteingangs einer Kollegin/eines Kollegen Um bestimmte Ordner etwa den Posteingang einer anderen Person im selben Unternehmen lesen zu können, muss diese andere Person den Zugriff erlauben. Dafür müssen Ordnerberechtigungen eingerichtet werden. Um Ordnerberechtigungen einzurichten, wählen Sie zunächst den Benutzer aus, der Zugriff auf Ihren Posteingang bekommen soll. Danach wählen Sie die für diesen Benutzer gültige Berechtigungsstufe aus. Die Stufe regelt das Ausmaß der Zugriffsberechtigung. Ein Mitwirkender hat ausschließlich Leserechte, werden ein Bearbeiter auch selbst Mails unter dem Absender der berechtigten Person erstellen kann. Mag. Christian Zahler, August

10 [Datei] [Öffnen] [Ordner eines anderen Benutzers] Beispiel 1: Kollegin ist abwesend, ich möchte ihre Mails lesen Beispiel 2: Ich soll einen Termin in den Kalender meines Chefs eintragen 5.2 Stellvertretungen einrichten Sie können anderen Personen Berechtigungen zum Empfangen von s und zum Antworten in Ihrem Auftrag geben. Man unterscheidet verschiedene Möglichkeiten der Stellvertretung, die je nach Zweck entweder direkt im Outlook oder auf dem Exchange Server eingerichtet werden müssen Einrichten von Stellvertretungen in Outlook Die Konfiguration von Stellvertretungen erfolgt über das Backstage-Menü (erreichbar über Datei) im Bereich Informationen. 58 Mag. Christian Zahler, August 2011