6 Zusammenarbeits-Funktionen (Collaboration)

Transkript

1 6 Zusammenarbeits-Funktionen (Collaboration) Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Outlook als Exchange-Client konfiguriert ist. 6.1 Lesen des Posteingangs einer Kollegin/eines Kollegen Voraussetzung: Entsprechender Ordner muss freigegeben sein: Mag. Christian Zahler, Mai

2 42 Mag. Christian Zahler, Mai 2010

3 [Datei] [Öffnen] [Ordner eines anderen Benutzers] Beispiel 1: Kollegin ist abwesend, ich möchte ihre Mails lesen Beispiel 2: Ich soll einen Termin in den Kalender meines Chefs eintragen Mag. Christian Zahler, Mai

4 6.2 Stellvertretungen einrichten [Extras]-[Optionen]-[Stellvertretungen] 44 Mag. Christian Zahler, Mai 2010

5 Mag. Christian Zahler, Mai

6 7 Kalender, Termine und Besprechungsplanung Ein fett formatiertes Datum in der Jahresansicht zeigt an, daß für diesen Tag eine Aktivität geplant wurde. Wenn man auf den Monatsnamen und dann auf einen Monat aus der Liste klickt, kann man schnell zu einem anderen Monat wechseln. Wenn man in der Jahresansicht auf ein Datum klickt, werden die für diesen Tag geplanten Aktivitäten angezeigt, oder man kann auch mehrere Tage oder Wochen markieren. Man kann auch nicht aufeinanderfolgende Tage markieren, z. B. Dienstag und Freitag, indem man beim Klicken auf diese Tage STRG gedrückt hält. Um eine Aktivität schnell von einem Tag auf einen anderen zu verlegen, kann man die Aktivität einfach vom Kalender zu einem anderen Datum in der Jahresansicht ziehen. In den Kalender können Termine und Ereignisse eingetragen werden. Ein Termin hat eine Beginnund End-Uhrzeit, ein Ereignis ist ganztägig. Ereignisse (wie z. B. Seminare, Feiertage oder Geburtstage) werden am oberen Tagesrand angezeigt. Termine und Ereignisse kann man eintragen, indem man auf die Terminleiste doppelklickt. Es erscheint folgendes Fenster: 46 Mag. Christian Zahler, Mai 2010

7 7.1 Planen einer Besprechung Unter einer Besprechung versteht man in Outlook einen Termin, zu dem auch andere Personen eingeladen werden. Die Besprechungsplanung erleichtert die Organisation einer Besprechung mit anderen Teilnehmern. Wenn man einen Zeitpunkt, einen Ort und eine Liste mit Besprechungsteilnehmern festlegt, zeigt die Besprechungsplanung die Termine der eingeladenen Personen an, so daß überprüft werden kann, welche Teilnehmer zu dem festgelegten Zeitpunkt verfügbar sind. Verwendung von AutoZeitwahl, dient zur schnellen Suche eines Zeitraumes, in dem alle eingeladenen Personen verfügbar sind. Wenn man Personen aus einer anderen Zeitzone einladen möchte, kann man feststellen, zu welchem Zeitpunkt die Besprechung nach deren Ortszeit stattfindet, indem man bei der Ansicht von Tagen im Kalender eine zweite Zeitzone einblendet. Wenn man eine Zeit für die Besprechung festgelegt hat, kann man in einer Besprechungsanfrage Einladungen versenden, die von den eingeladenen Teilnehmern angenommen oder abgelehnt werden können. Wird die Einladung angenommen, fügt Outlook die Besprechung dem Kalender des Teilnehmers hinzu. Zur Angabe eines Datums oder einer Uhrzeit kann man anstelle von Zahlen auch Datum und Uhrzeitangaben in Worten angegeben. Outlook setzt diese Angaben dann in ein Zahlenformat um. Diese Umsetzung wird als AutoDatum bezeichnet. Wenn man z. B. in einem Datenfeld heute in einer Woche eingibt, zeigt Outlook die entsprechenden Tages-, Monats- und Jahreszahlen an. Mag. Christian Zahler, Mai

8 Teilnehmer einladen: 48 Mag. Christian Zahler, Mai 2010

9 Anfragen müssen zugesagt oder abgelehnt werden. Bei Zusage wird der Termin automatisch im Outlook-Kalender angezeigt. Mag. Christian Zahler, Mai

10 8 Kontakte Einen neuen Kontakt (= Adressbucheintrag) legt man an, indem man auf das Symbol "Neuer Kontakt" links in der Symbolleiste klickt oder den Menüeintrag [Datei]-[Neu]-[Kontakt] wählt: Ein Klick auf "Speichern und Schließen" speichert den Kontakt ab. Eine Kurzinformation erscheint im Kontakte-Fenster. 50 Mag. Christian Zahler, Mai 2010