Benutzerleitfaden. Outlook Exchange

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1 Benutzerleitfaden Outlook Exchange Seite 1 von 22

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Ansprechpartner Archivierung Öffnen von Archivdateien Freigabe von Postfächern, Ordnern und Kalendern Permanentes Einbinden von freigegebenen Postfächern, Ordnern und Kalendern Prüfen der Postfach - und Archivgröße Abwesenheits-Assistent Anlegen von Signaturen Seite 2 von 22

3 1.0 Ansprechpartner Helpdesk Bahnhofstraße Heilbronn Tel.: Fax: Seite 3 von 22

4 2.0 Archivierung Die archivierung dient der übersichtlichen Struktur und der Entlastung ihres Postfaches. Durch regelmäßige Archivierung sorgen Sie dafür, dass Sie immer ausreichen Platz in ihrem Postfach haben. Grundsätzliches: - Erstellen Sie sich jährliche Archive - Die Größe eines Archivordners sollte 2 GB nicht überschreiten Erstellen Sie sich unterhalb von Ihrem Postfach in den einzelnen Ordnern wie z.b. in dem Posteingang eine Ordnerstruktur und sortieren Ihre s nach Ihrem eigenen Wunsch. Wenn Sie bereits Ihr Postfach strukturiert haben können Sie wie folgt vor gehen: - Wählen Sie unter Datei den Punkt Archivieren. Seite 4 von 22

5 - Markieren Sie das Postfach, welches archiviert werden soll. Geben Sie das aktuelle Datum an, damit alle s in den Archivordner verschoben werden. Setzen Sie den Haken bei Auch Elemente, für die keine Autoarchivierung aktiviert ist. - Unter Archivdatei: geben Sie den Ordnerpfad an in dem die Archivdatei liegen soll. Zu beachten ist, dass das Archiv zwingend unter S:\Mail\ liegen muss. Bennen Sie das Archiv eindeutig, sinnvoll ist die Jahreszahl der Archivierung. Klicken Sie auf OK um die Archivierung zu beginnen. An der Meldung rechts unten erkennen Sie, dass sich Outlook beim Archivierungsvorgang befindet. Seite 5 von 22

6 - Wenn die Archivierung abgeschlossen ist wird automatisch der erstelle Archivordner in der Ordnerliste eingeblendet. Die Ordnerstruktur des Postfaches wird, wie oben ersichtlich, in den Archivordner übernommen, so wie alle s die unter die Angabe des Datums fallen. - Ändern Sie den Anzeigenamen des Archivordners in der Ordnerliste in dem Sie mit der rechten Maustaste auf den Archivordern klicken und die Eigenschaften wählen. Seite 6 von 22

7 - In den Eigenschaften wählen Sie Erweitert - Ändern Sie den Namen des Archives in das dementsprechende Jahr Seite 7 von 22

8 Sie haben nun die Möglichkeit bearbeitete s manuell zu archivieren, d.h. wenn Sie eine bearbeitet haben, können Sie diese mit der Maus (Drag & Drop) in den dafür vorgesehene Ordner in dem Archiv ziehen. Somit wird Ihr Postfach nicht mehr belastet und Sie haben alle s strukturiert aufbewahrt. 3.0 Öffnen von Archivdateien Falls Sie weitere Archivdateien einblenden wollen oder Ihre bisheriges Archiv nicht mehr angezeigt wird gehen Sie wie folgt vor: - Klicken Sie unter Datei, Öffnen auf Outlook-Datendatei Seite 8 von 22

9 - Automaisch öffnet sich der Order Mail der unter Ihrem Homelaufwerk S:\ liegt. In diesem Ordner finden sie alle Ihre Archive. - Wählen Sie das gewünschte Archiv aus und klicken Sie auf OK - Das Archiv wird automatisch in der Ordnerliste eingeblendet. Seite 9 von 22

10 4.0 Freigabe von Postfächern, Ordnern und Kalendern Möchten Sie einem Benutzer einzelne Ordner oder Kalender freigeben, müssen Sie zuerst das Postfach freigeben. Um ein Postfach für andere Benutzer frei zu geben gehen Sie wie folgt vor: - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Postfach und wählen Freigeben. - Klicken Sie in der Übersicht auf Hinzufügen um den gewünschten Benutzer aus zu wählen. Seite 10 von 22

11 - Es öffnet sich das Globale Adressbuch, wählen Sie den Benutzer aus dem Sie Ihr Postfach freigeben möchten und bestätigen mit OK - Nun müssen Sie noch die Berechtigungsstufe Stufe 2 einstellen. Somit erhält der Benutzer das Recht ihr Postfach einzusehen. Klicken Sie auf OK. Seite 11 von 22

12 - Anschließend müssen Sie die Freigabe des entsprechenden Ordners oder Kalenders einrichten. Dies erfolgt ebenso wie die Freigabe des Postfaches. Achten Sie hierbei auf die entsprechenden Rechte! Diese können Sie nach Bedarf anpassen. Wie bereits erwähnt, ist für eine Ordner oder -Kalenderfreigabe die Freigabe des Postfaches Vorrausetzung. Seite 12 von 22

13 5.0 Permanentes Einbinden von freigegebenen Postfächern, Ordnern und Kalendern - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach und wählen die Eigenschaften. - Wählen Sie in den Eigenschaften Erweitert Seite 13 von 22

14 - Unter den Erweiterten Eigenschaften wählen Sie unter den Reitern Erweitert um ein Postfach bzw. Ordner hinzu zu fügen. - Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie den Namen des Benutzers ein dessen Postfach bzw. Ordner Sie einblenden möchten. Klicken Sie in beiden Fenstern auf OK um die Eingabe zu bestätigen. Das Postfach wird unterhalb Ihrer Ordnerliste eingeblendet. Seite 14 von 22

15 6.0 Prüfen der Postfach - und Archivgröße Prüfen Sie gelegentlich die Größe Ihres Postfaches und Ihrer Archivordner. Das Postfach hat eine Standardgröße von 100MB, die kann nicht überschritten werden. Wenn das Postfach voll ist, werden Sie aufgefordert zu archivieren. Halten Sie sich an die Vorgehensweise wie beschrieben und Sie werden dem Problem aus dem Weg gehen. Auch die Größe des Archivordners sollte 4GB nicht überschreiten. Ansonsten läuft man Gefahr Datenverluste in Kauf nehmen zu müssen. Sind Ihre Archivordner größer, können Sie wie ein Postfach auch einen Archivordner archivieren. Die Größe Ihres Postfaches oder Ihres Archives können Sie wie folgt prüfen: - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Postfach oder den Archivordner und wählen Sie die Eigenschaften. Seite 15 von 22

16 - Wählen Sie den Punkt Ordnergröße. Da dies ein Musterpostfach ist, hat es nur eine Ordnergröße von 3KB. Seite 16 von 22

17 7.0 Abwesenheits-Assistent Wenn Sie für einen gewissen Zeitraum nicht im Büro sind, können Sie wie folgt auf eingehende s eine automatische Abwesenheitsnachricht versenden lassen: - Führen Sie unter Extras den Abwesenheits-Assistenten aus. - Geben Sie eine Abwesenheitsnachricht ein die automatisch versendet werden soll. Seite 17 von 22

18 Schließen Sie den Abwesenheitsassistenten indem Sie auf OK klicken. Es werden nun alle eingehenden Nachrichten automatisch beantwortet. Seite 18 von 22

19 8.0 Anlegen von Signaturen Hinweis: Seit gelten für s die gleichen Regeln wie für Geschäftsbriefe: Sie müssen die gesetzlichen Pflichtangaben über den Absender enthalten. Fehlen diese Informationen in der elektronischen Korrespondenz, drohen Abmahnungen und Bußgelder. Folgende Angaben gehören in alle geschäftlichen s: - Rechtsform - Sitz der Gesellschaft - Registergericht und Handelsregisternummer - alle Geschäftsführer und eventuelle Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen (bei GmbHs) Um eine Signatur anzulegen gehen Sie wie folgt vor: - Wählen Sie unter Extras Optionen Seite 19 von 22

20 - Wechseln Sie unter den Reitern zu -Format - Klicken Sie auf die Option Signaturen und erstellen Sie sich unter dem Punkt Neu eine Signatur Seite 20 von 22

21 - Geben Sie der Signatur einen eindeutigen Namen und bestätigen Sie mit Weiter - Erstellen Sie sich eine neue Signatur und klicken dann auf Fertig stellen Seite 21 von 22

22 - In der Übersicht können Sie Ihre Signatur betrachten, wieder bearbeiten, löschen oder eine neue Signatur erstellen. Bestätigen Sie mit OK. - Wählen Sie Ihre Signatur aus, um diese automatisch bei neuen Nachrichten, Weiterleitungen oder Antworten anzuhängen und bestätigen anschließend mit OK Seite 22 von 22

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