2 KONTAKTE IN MS OUTLOOK

Transkript

1 MS Office 2010 Kontakte in MS Outlook 2 KONTAKTE IN MS OUTLOOK Die Verwaltung von Adressmaterial ist sowohl im privaten Bereich als auch in Unternehmungen ein wichtiges Thema. Outlook stellt dafür auf Einzel-PC den Ordner Kontakte bereit. Auf Netzwerkebene übernimmt diese Funktion der Exchange-Server. Die dort geführten Ordner werden als öffentliche oder globale Adressliste bezeichnet und zentral von einem Administrator verwaltet. In jedem Outlook-Postfach ist automatisch ein Kontakt-Ordner vorhanden. Daneben können weitere Ordner angelegt werden. Alle Kontakte, die darin angelegt werden, erscheinen in der Adressliste. 2.1 Kontaktverwaltung In Outlook 2010 werden Kontakte als eigene Funktion im Aufgabenbereich angeboten. Hinter diesem Befehl findet sich die Liste jener Kontakte, die in diesem Postfach angelegt wurden. Je nach Einstellung in Register START /Gruppe AKTUELLE ANSICHT kann die Darstellung der vorhandenen Kontakte in unterschiedlicher Form erfolgen. Vordefinierte Ansichten Verfügbare Kontaktordner Inhaltsbereich mit unterschiedlichen vordefinierten Ansichten Buchstabenregister zur raschen Selektion von Einträgen Team ALGE 9

2 Kontakte in MS Outlook MS Office Kontakt neu anlegen 1. Sie wollen einen neuen Kontakt anlegen und verwenden dazu den Befehl START /NEU /NEUER KONTAKT. 2. oder verwenden Sie die Tastenkombination Füllen Sie alle Felder aus, zu denen Ihnen Informationen vorliegen; beachten Sie, dass bei manchen Feldern DropDown-Listen mit fixen Zuweisungen bestehen. 4. Speichern Sie das Formular mit dem Befehl KONTAKT /SPEICHERN & SCHLIESSEN. Zusammenfassung der eingegebenen Informationen Notizen zur Person Dialog zur besseren Zuordnung der Einträge in die Datenbank. Der Aufbau von Visiten- und Adresskarten wird entsprechend der gewählten Speicherart erstellt. 10 Team ALGE

3 MS Office 2010 Kontakte in MS Outlook Achten Sie bei der Eingabe der Anrede, dass diese sich automatisch zum Namen hinzufügt. Es wird in Outlook für die Anrede und den Vornamen keine zusätzliche Spalte für die Eingabe angeboten. Ebenso fehlt die Möglichkeit der separaten Eingabe eines erworbenen bzw verliehenen Titels. Siehe dazu Kapitel 2.2.2, Seite 17. Im Feld Speichern unter soll bereits die spätere Suchmethode berücksichtigt werden. Je nachdem, wie Sie den Kontakt suchen privat über Vornamen oder geschäftlich über den Dienstort wird diese Einstellung im Buchstabenregister gereiht. -Adresse Das Programm speichert Adressen über so genannte Adresslisten. Sie können mehrere derartige Listen erstellen, um damit über Ihre Kontakte bessere Übersicht zu behalten. In einem Firmennetzwerk (Exchange-Server) sind üblicherweise 2 Adresslisten verfügbar: Kontakte: Hier geben Sie Ihr persönlich zu verwaltenden Adressen ein. Globale Adressliste: Diese Adressen stehen nur bei Verwendung eines Mail-Servers zur Verfügung. Die darin gespeicherten Adressen werden zentral durch den Administrator verwaltet. Der Zugriff auf diese Daten ist jedem autorisierten User möglich. Der Name wird aus bestehenden Einträgen zusammengestellt. Er kann jederzeit abgeändert werden. Telefonnummer In den Listfeldern werden verschiedene Beschriftungen angeboten. Die Telefonnummern können frei eingegeben werden. Mittels Doppelklick auf das Eingabefeld erscheint ein Dialog zur strukturierten Eingabe. Team ALGE 11

4 Kontakte in MS Outlook MS Office 2010 Adressen Auswahlmöglichkeit für GESCHÄFTLICH, PRIVAT und WEITERE Bei Aktivierung der Option kann die Adresse in Word genutzt werden. Nutzung des Dialogs xxx-überprüfen Durch Doppelklick in das Eingabefeld oder das Bezeichnungsfeld öffnet sich ein Dialog, der zu jedem Thema eine Überprüfung anbietet. Die Eintragung im Adressfeld zeigt einige Fehler auf. Die Datenbank erwartet hier nicht mehr den Eintrag der Firma sondern nur jenen der Straße. Die Postleitzahl stimmt nicht, außerdem kann sie ohne Länderkennzeichen eingegeben. Dieses ergibt sich aus Land/Region. Um die Daten sauber zu halten, empfiehlt es sich, diese Einträge zu korrigieren. 5. Korrigieren Sie die PLZ auf 1190 (ohne A-). Landkarte Die Schaltfläche ZUORDNEN ermöglicht, die Adresse in einer Landkarte / Stadtplan anzuzeigen. Automatische Übernahme der Adresse aus dem Kontaktfenster 12 Team ALGE

5 MS Office 2010 Kontakte in MS Outlook Bilder hinzufügen 6. Öffnen Sie mit Doppelklick den Dialog zur Übernahme des Bildes. 7. Wählen Sie das Bild. 8. Bestätigen Sie die Auswahl mit. Im Kontakt und in den Visitenkarten wird nun das Bild angezeigt. Beachten Sie jedoch, dass die Verwendung von Fotos ein Eingriff auf Urheberrechte und auf die Rechte der betroffenen Person haben kann Kontakte aus -Adressen erzeugen Sie erhalten eine und wollen den Absender dieser Mail in Ihre Kontakte übernehmen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse, die unter VON: eingetragen ist. 2. Wählen Sie den Eintrag ZU OUTLOOK- KONTAKTEN HINZUFÜGEN R Kontakte aus Visitenkarte erzeugen Daten einer Visitenkarte, die als Anhang einer empfangen wurde, können direkt den eigenen Kontakten hinzugefügt werden. Team ALGE 13

6 Kontakte in MS Outlook MS Office Öffnen Sie mit Doppelklick die mitgesendete Visitenkarte. 2. Speichern Sie das Kontaktfenster SPEICHERN&SCHLIEßEN Kontaktgruppe Häufig werden immer dieselben Kontakte in einer adressiert. Da lohnt es sich, eine Verteilerliste zu erstellen. Outlook bietet dazu die so genannte Kontaktgruppe an. Das ist eine Sammlung von -Adressen, die unter gemeinsamen Namen gespeichert wird. Sie brauchen daher nicht mehr alle Empfänger einzeln in die Adressleiste eingeben. Eine Kontaktgruppe wird in der Adressliste mit einem entsprechenden Symbol und durch Fettschrift gekennzeichnet.. 1. Wählen Sie in START /NEU /NEUE KONTAKTGRUPPE. Ein Dialog zur Erstellung der Kontaktgruppe wird eingeblendet. 2. Vergeben Sie der Gruppe einen aussagekräftigen Namen. 3. Öffnen Sie die Auswahlliste bei KONTAKTGRUPPE /MITGLIEDER /MITGLIEDER HINZUFÜGEN und wählen Sie die Liste aus, aus der die Kontakte entnommen werden. 14 Team ALGE

7 MS Office 2010 Kontakte in MS Outlook Ein Wechsel der Adressbücher ermöglicht größere Flexibilität bei der Zusammenstellung der Kontaktgruppe Anzeige der zugewiesenen Kontakte 4. Wählen Sie mittels Doppelklick aus der Liste die einzelnen Kontakte aus. Die ausgewählten Kontakte können auch aus verschiedenen Adressbüchern entnommen werden. 5. Bestätigen Sie die Auswahl mit. Sollen einer bestehenden Kontaktgruppe weitere Mitglieder zugewiesen werden, wird die Kontaktgruppe aufgerufen und ebenso wie bei der Neuanlage, die Mitglieder zugewiesen. In Gruppe neuen Kontakt anlegen Adressen, die bisher in keinem Adressbuch eingetragen sind und nur für die Kontaktgruppe benötigt werden, können über den Befehl NEUER -KONTAKT im geöffneten Dialog direkt angelegt werden. Team ALGE 15

8 Kontakte in MS Outlook MS Office Ansicht der Kontakte Wie in jedem Fenster können auch im Kontaktfenster die Einträge in unterschiedlicher Form angezeigt werden. Das gilt in Windows mit dem Explorer genauso wie in Outlook mit s. Für die visuelle Wahrnehmung eigenen sich sicherlich Visitenkarte und Karte besser, für die strukturiere Suche oder für Filterungen bieten jedoch Liste und Telefon eine übersichtlicher Arbeitsumgebung. Visitenkarte Karte Telefon Liste gruppiert Tabellarische Ansicht In einer tabellarischen Ansicht werden in einer Kopfzeile die Namen der Spalten eingeblendet, deren Inhalte in der Tabelle aufscheinen. mit gedrückter Maustaste werden Felder verschoben rechte Spaltenbegrenzung dient zur Breitenveränderung Über die Spaltenköpfe können mit einfachem Mausklick die Spalteninhalte aufoder absteigend sortiert werden. Wurde eine Sortierung durchgeführt, so zeigt ein Dreieck die Sortierrichtung an. 16 Team ALGE