Projektarbeit mit Storebox

Transkript

1 Projektarbeit mit Storebox Whitepaper Swisscom (Schweiz) AG

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Einleitung... 3 Unterscheidung und Backup... 3 Welche Methode passt wo?... 3 Ausgangslage... 4 Anforderungen... 4 Bedürfnis... 5 Beispiellösungen mit Storebox... 6 Initiale Konfiguration Storebox... 6 Benutzer und Gruppen... 6 Datenkonzept Storebox... 7 Beispiellösung 1: Nur Storebox... 7 Beispiellösung 2: File-Server mit Storebox... 9 Beispiellösung 3: NAS Gateway... 9 Fazit

3 Einleitung Dieses Whitepaper beschreibt eine fiktive Beispiellösung, wie mittels Storebox in einer Firma über mehrere Standorte hinweg und zusammen mit externen Partnern an Projekten gearbeitet werden kann und wie Daten gesichert werden können. Unterscheidung und Backup ist der Prozess der Sicherstellung, dass zwei oder mehr Orte denselben Datenstand haben. Wenn Sie also an einem Ort Daten hinzufügen, ändern oder löschen, wird der s-prozess dieselbe Datei an den anderen Orten ebenfalls hinzufügen, ändern oder löschen. behält jederzeit zwei Kopien Ihrer letzten Änderungen eine lokal und eine an einem anderen Ort. Backup ist grundsätzlich ein Kopiervorgang von Daten von einem Ort zu einem anderen. Backup kopiert Dateien gemäss einem Zeitplan ( Backup-Schedule ) und berücksichtigt typischerweise nur die Änderungen seit dem letzten Kopiervorgang. Welche Methode passt wo? In den meisten Fällen gilt, dass Sie typischerweise beide Methoden verwenden können oder sogar sollten. Nutzen Sie Backup am besten in dem Fall, wenn Sie Daten nach einem allfälligen Datenverlust wiederherstellen möchten oder wenn Sie frühere Versionen einer Datei wiederherstellen möchten, weil Änderungen verworfen werden müssen. hingegen nutzen Sie typischerweise, wenn Sie über verschiedene Geräte hinweg (z.b. Computer, Server und mobile Geräte) auf dieselben Daten zugreifen möchten. Solange Sie sicher sind, dass Sie an den Daten keine Änderungen mehr machen werden, können Sie die auch als Datensicherung verwenden. Es ist deshalb empfehlenswert, sich zuerst zu überlegen, an welchen Daten Sie noch aktiv arbeiten (aktive Daten), und welche Daten Sie einfach nur gesichert haben möchten, damit diese jederzeit wiederhergestellt werden können (passive Daten). Bei Storebox werden auch die aktiven Daten (sämtliche Dateien in Ihrer Storebox, welche z.b. auch synchronisiert werden) zusätzlich bis 30 Tage zurück gesichert. Wenn Ihre Daten also einmal in Storebox sind, können Sie jederzeit in Storebox Ihre Dateien zu einem bestimmten Stand (Zeitstempel) wieder herunterladen. Der hierfür nötige zusätzliche Speicher wird Ihnen dabei nicht in Rechnung gestellt und ist für Sie gratis. Wollen Sie also einfach nur Ihre lokalen Dateien sichern und diese auch mit niemandem oder einem anderen Gerät teilen, so empfiehlt es sich, die Backup-Funktion von Storebox zu verwenden. Dies optimiert Ihren Speicherbedarf in der Storebox und die Geschwindigkeit des Vorganges, da nur Änderungen in die Storebox geladen werden. Bei der werden hingegen Änderungen in der Storebox automatisch auch auf Ihre lokalen Daten angewendet, was unter Umständen nicht wünschenswert ist. 3

4 Ausgangslage Unsere Beispielfirma beschäftigt 15 Mitarbeitende, verteilt über drei Standorte. Die Firma arbeitet stark projektbasiert (wie z.b. ein Ingenieur- oder Architekturbüro). Am Hauptstandort A arbeiten acht Mitarbeitende, am Standort B fünf und am Standort C zwei Mitarbeitende. Anforderungen Bisher nutzt die Firma am Hauptstandort eine Datenablage in Form eines File-Servers. Die lokalen Mitarbeiter am Hauptstandort A greifen direkt mittels auf die Daten zu (CIFS/NFS). Die Mitarbeiter der anderen beiden Standorte greifen über eine sichere Leitung (VPN) ebenfalls direkt auf die Ablage zu. Mit ihren externen Partnern (Lieferanten, Kunden etc.) tauscht die Firma die Daten normalerweise per -Anhang aus. In seltenen Fällen (z.b. für grosse Dateien) richten die Mitarbeitenden den externen Partnern ein FTP-Zugang auf die Datenablage ein. Die Daten auf der zentralen Datenablage sind nach Projekten strukturiert. Der Hauptordner Projekte beinhaltet pro Projekt ein Unterverzeichnis, z.b. Projekt01, Projekt02 etc. Die Firma arbeitet im Moment nur an den Projekten 09 und 10 aktiv. Die restlichen Projekte sind abgeschlossen und deren Daten werden nur noch sporadisch benötigt. Zusätzlich existieren Verzeichnisse für den Verkauf, das Marketing und eine interne Ablage für spezifische interne Daten wie Zeitpläne, Budgets etc. Das folgende Bild illustriert die Ausgangslage: 4

5 Bedürfnis Durch den Umstand, dass immer mehr Mitarbeiter für ihre Arbeit vermehrt mobile Geräte wie Smartphones und Tablets nutzen, entstand das Bedürfnis einer gesamtheitlichen Lösung. Die momentane Lösung bietet keinen direkten Zugang zu den Daten anderer Geräte ( Any-Device ) oder anderen Orten ausserhalb der Standorte A-C ( Anywhere ). Dies führt dazu, dass noch häufiger Daten via verschickt und verschiedenste, private Cloud- Lösungen verwendet werden. Der Datenstand und die Datensicherheit lässt sich damit nicht mehr sauber gewährleisten. Die massive Zunahme der Datenmenge führt ausserdem dazu, dass die Belastung des Internet-Anschlusses am Hauptstandort immer grösser wird. Denn die Mitarbeitenden an den anderen Standorten und die externen Partner müssen häufiger und auf immer mehr Daten zugreifen. Die Verfügbarkeit der Datenablage auf dem File-Server wird zum Problem, weil durch die Überlastungen Ausfälle immer häufiger auftreten. Die dadurch ausgelöste Fehlersuche führt zu grossen Mehraufwänden, die reduziert werden sollen. Schliesslich sind die Daten auf der Datenablage nur ungenügend gegen Katastrophenfälle wie z.b. Feuer- oder Wasserschäden gesichert. Die Daten werden nur von Zeit zu Zeit manuell auf eine externe Festplatte kopiert. Eine weniger riskante Sicherung, die zudem häufiger für aktuelle Backups sorgt, ist gefragt. 5

6 Beispiellösungen mit Storebox Basierend auf dieser Ausgangslage und den Bedürfnissen dieser Beispielfirma, kommen drei mögliche Szenarien mit Storebox in Frage. Es ist wichtig zu verstehen, dass es nicht die beste Lösung gibt, sondern jedes Szenario seine Daseinsberechtigung haben kann. Eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile der drei Lösungsszenarien sehen Sie am Schluss im Fazit. Initiale Konfiguration Storebox Bevor die Beispielfirma mit der eigentlichen Datenmigration in Storebox und der Einrichtung der Geräte beginnen kann, muss sie Storebox (unabhängig von der gewünschten Beispiellösung) initial passend konfigurieren. Benutzer und Gruppen Zuerst erfasst ein von der Beispielfirma bestimmter Administrator sämtliche Mitarbeitenden der Firma als Benutzer in Storebox. Es empfiehlt sich, Benutzergruppen zu erstellen, um spätere gemeinsame Einstellungen einfacher gestalten zu können. Die Benutzer müssen dann nicht einzeln pro Projekt erfasst werden, sondern können je nach Zugehörigkeit zur passenden Gruppe direkt berechtigt werden. Anpassungen infolge einer Personaländerung sind damit ebenfalls auf Benutzer-Ebene (Zugehörigkeit zur Gruppe) möglich und müssen nicht in allen Projekten nachgezogen werden. In unserem fiktiven Beispiel könnten z.b. folgende Gruppen erfasst werden: > Geschäftsleitung Die Geschäftsleitung muss auf allen Verzeichnisse volle Zugriffsberechtigung haben. Sie arbeitet aber hauptsächlich in den Ordnern Intern und Verkauf. > Administration Die Administration arbeitet hauptsächlich in den Verzeichnissen Intern und Marketing. Sie arbeitet nicht an den Projekten mit. > Verkauf Der Verkauf arbeitet hauptsächlich in den Projektordnern und im Verzeichnis Verkauf. Sie benötigt nur Lese-Zugriff auf Marketing. > Projektgruppe Projektmitarbeiter arbeiten hauptsächlich in den entsprechenden Projektordnern (Je nach Projekt). > Externe Partner Für externe Partner müssen in Storebox keine Benutzerkonten und somit auch keine Gruppen erstellt werden. Sie können mittels der Einladungsfunktion ( Invitations ) von Storebox auf die gewünschten Projektordner oder Dateien zugreifen. Die Daten sind entsprechend der definierten Berechtigung (Zeit und Zugriffsrechte) via Browser (Web) abrufbar. 6

7 Datenkonzept Storebox Damit die Benutzer die Multi-Folder- von Storebox verwenden können, müssen als nächstes sämtliche Verzeichnisse und Projekt-Ordner in Storebox als Storebox- Projekte angelegt und definiert werden. Das Erstellen der Verzeichnisse als Projekte in Storebox empfiehlt sich, damit die (dank Multi-Folder-) und die Berechtigungen separat eingestellt werden können. Die Berechtigungen für die Benutzergruppen können direkt bei der Erstellung der Projekte definiert werden. Folgende Tabelle illustriert ein mögliches Zugriffszenario gemäss den Bedürfnissen der einzelnen Gruppen: Projekt Geschäftsleitung Administration Verkauf Projektgruppe Intern Write Write Write Write Marketing Write Write Read-only Read-only Verkauf Write Write Write Read-only Projekt01-08 Write Read-only Read-only Read-only Projekt09-10 Write Read-only Write Write Selbstverständlich können diese Definitionen entsprechend den individuellen Bedürfnissen jederzeit (auch nachträglich) geändert, erweitert oder angepasst werden. Wenn z.b. das Projekt 09 abgeschlossen ist, macht es Sinn die Berechtigungen wie analog den Projekten anzupassen. Beispiellösung 1: Nur Storebox In dieser Lösung wird der File-Server als Datenablage der Beispielfirma komplett entfernt und sämtliche Daten werden in Storebox geladen. Falls möglich, empfiehlt sich für die Datenmigration, vorgängig auf der Datenablage (also dem alten File-Server) den Storebox-Client zu installieren. Die Datenmigration geschieht dann mittels einer, die Bandbreiten-optimiert und im Hintergrund abläuft. Auf den Computern aller Mitarbeitenden wird anschliessend der Storebox-Client (für Windows, Mac oder Linux) installiert. Zusätzlich wird die Storebox auch als (mittels WebDAV) eingebunden. Die folgende Tabelle illustriert ein mögliches Zugriffsszenario pro Benutzergruppe gemäss den jeweiligen Bedürfnissen: Verzeichnis Geschäftsleitung Administration Verkauf Projektgruppe Intern Marketing (Client) (Client) (Client) 7

8 Verzeichnis Geschäftsleitung Administration Verkauf Projektgruppe Verkauf Projekt01-08 Projekt09-10 (Client) (Client) (Client) Je nach Bedürfnis lässt sich der Storebox Client pro Benutzer so konfigurieren, dass die Verzeichnisse synchronisiert werden, damit die Mitarbeitenden auch lokal arbeiten können. Es empfiehlt sich, möglichst nur jene Verzeichnisse zu synchronisieren, auf welche der/die jeweilige Benutzer/-in auch tatsächlich häufig zugreifen muss. Auf die anderen Verzeichnisse kann er/sie jederzeit via oder Browser (Web-Oberfläche) zugreifen. Da sämtliche Daten in Storebox liegen, ist kein zusätzliches Backup nötig. Die Daten werden bei Swisscom über 4 Standorte verteilt gespeichert und können bis 30 Tage zurück direkt in Storebox (Verzeichnis Previous Versions ) wiederhergestellt werden. Übrigens: Die Storebox Clients kann der Administrator zentral via Web-Oberfläche von Storebox konfigurieren, indem er die Option Remote-Access bei den Storebox-Clients einschaltet. Benötigte Storebox-Konfiguration: > Basispaket L (ohne Backup) > 5 zusätzliche User (ohne Backup) > Zusätzlicher Storage je nach Bedarf Das folgende Bild illustriert diese Beispiellösung: 8

9 Beispiellösung 2: File-Server mit Storebox In der zweiten möglichen Beispiellösung verwendet die Beispielfirma die bestehende Datenablage weiter. Auf dem File-Server wird der Storebox Client installiert. Dieser synchronisiert die Verzeichnisse auf dem Server direkt mit den Storebox Projekten. Die Mitarbeitenden am Hauptstandort A arbeiten direkt auf dem File-Server ( des Servers). Ihre Computer benötigen deshalb keine Storebox Client-Installation und grundsätzlich auch keine Storebox Benutzerkonten. Ausnahme: Wenn diese Mitarbeitenden auch von unterwegs auf die Daten in Storebox zugreifen sollen, benötigen sie eine Lizenz. Die Mitarbeitenden an den Nebenstandorten B und C werden mit dem Storebox-Client ausgerüstet, wodurch sie via Storebox auf die Daten zugreifen können. Dies entlastet die Bandbreite von Standort A, weil von den Nebenstandorten nicht mehr direkt auf die Datenablage zugegriffen werden muss. Das Zugriffsszenario der Mitarbeitenden an den beiden Nebenstandorten entspricht der Beispiellösung 1. Da sämtliche Verzeichnisse der bestehenden Datenablage auf dem File-Server mit Storebox synchronisiert werden, lagern diese auch sicher in Storebox. Sie müssen daher nicht zusätzlich gesichert werden. Die Daten werden bei Swisscom über 4 Standorte verteilt gespeichert. Die Benutzer können einen beliebigen Stand der letzten 30 Tage direkt in Storebox ( Previous Versions ) wiederherstellen. Minimal benötigte Storebox-Konfiguration: > Basispaket M (ohne Backup) > 2 zusätzliche User (ohne Backup) > 1 Server-Lizenz > Zusätzlicher Storage je nach Bedarf Das folgende Bild illustriert diese Beispiellösung: Beispiellösung 3: NAS Gateway In der dritten möglichen Beispiellösung wird die bestehende Datenablage der Firma durch ein Storebox NAS Gateway ersetzt. Zur Migration der Daten vom bestehenden File-Server auf das NAS Gateway empfiehlt es sich, wenn möglich die Funktion der lokalen zu verwenden. Zu diesem Zweck kann eine externe Festplatte mittels USB-Anschluss am NAS Gateway angeschlossen werden. Diese synchronisiert sich automatisch im Hintergrund mit dem Speicher auf dem NAS Gateway und lädt die Daten darauf. 9

10 Das NAS Gateway kann von den Storebox Benutzern auch direkt via Browser (Web-Oberfläche) oder via WebDAV angesprochen werden. Aus diesem Grund kann auf die Einrichtung einer der inaktiven Projekte (Projekt01 08) in Storebox verzichtet werden. Von diesen wird lediglich in Storebox ein Backup erstellt, wodurch Bandbreite gespart wird. Die folgende Tabelle illustriert die entsprechende Konfiguration des NAS Gateways: Verzeichnis Intern Marketing Verkauf Projekt01-08 Projekt09-10 Modus Backup Genau wie in Beispiellösung 2 arbeiten die Mitarbeitenden am Hauptstandort A direkt auf dem NAS Gateway (als ). Ihre Computer benötigen also keine Storebox Client-Installation, und sie benötigen grundsätzlich keine Storebox Benutzerkonten. Ausnahme: Wenn diese Mitarbeitenden auch von unterwegs auf die Daten in Storebox oder auf dem NAS Gateway zugreifen sollen, ist eine Lizenz nötig Die Mitarbeitenden an den Nebenstandorten B und C werden mit dem Storebox Client ausgerüstet. Sie können damit via Storebox auf die Daten zugreifen. Dies entlastet die Bandbreite von Standort A, da die Mitarbeitenden der Nebenstandorte nicht mehr direkt auf die Datenablage zugreifen. Das Zugriffsszenario der Mitarbeitenden an den beiden Nebenstandorten entspricht der Beispiellösung 1 mit der einzigen Ausnahme, dass das der abgeschlossenen Projekte (Projekt01 08) direkt auf das NAS-Gateway zugreift (und nicht auf die Cloud). Da sämtliche Verzeichnisse der bestehenden Datenablage mit Storebox synchronisiert oder gesichert werden, lagern diese auch auf Storebox und müssen deshalb nicht zusätzlich gesichert werden. Die Daten werden bei Swisscom über 4 Standorte verteilt gespeichert. Die Mitarbeitenden können einen beliebigen Stand der letzten 30 Tage direkt in Storebox (im Verzeichnis Previous Versions ) wiederherstellen. Minimal benötigte Storebox-Konfiguration: > Basispaket M (ohne Backup) > 2 zusätzliche User (ohne Backup) > 1 NAS-Gateway Lizenz > Zusätzlicher Storage je nach Bedarf > NAS-Gateway wird separat über ein Partnerunternehmen von Swisscom beschafft (inkl. Harddisks). Das folgende Bild illustriert diese Beispiellösung: 10

11 Fazit Alle drei Beispiellösungen erfüllen im Prinzip die Bedürfnisse der Firma. In allen Fällen werden sämtliche Daten in Storebox extern gesichert und sie ermöglichen alle neu auch mobiles Arbeiten an gemeinsamen Datenablagen. Die folgende Tabelle illustriert die Unterschiede: 11

12 Ihr Kontakt Stefan Lengacher Produkt Manager Cloud Services 12