Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat des Vereins für Deutschlands Video und Computerspieler

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1 Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat des Vereins für Deutschlands Video und Computerspieler Geschäftsordnung Ausgabe Juli 2009 Inhaltsverzeichnis 1 Aufgaben Gesamtverantwortung Sorgfaltspflicht, Verschwiegenheitspflicht und Haftung Vorsitzender, Schriftführer Ausschüsse, Beauftragte Sitzungen des Aufsichtsrats, Beschlussfassung Gemeinsame Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat Zusammenarbeit mit dem Vorstand, Zustimmung des Aufsichtsrats Bestellung und Abberufung des Vorstands, Dienstvertrag Überwachungstätigkeit Anerkennung der Geschäftsordnung...5 Vorbemerkungen Gemäß 12 Abs. 13 der Satzung gibt sich der Aufsichtsrat Geschäftsordnung. Sie ist jedem auch später eintretenden Aufsichtsratsmitglied gegen Empfangsbescheinigung auszuhändigen. Die Geschäftsordnung regelt die Aufgabengebiete und Verantwortungsbereiche des Aufsichtsrats nach Vorgaben der Mitgliederversammlung und der und Satzung. Sie hat die Aufgabe, den Aufsichtsratsmitgliedern ihre wesentlichen Rechte und Pflichten aufzuzeigen, die Zuständigkeiten abzugrenzen und so eine sinnvolle Zusammenarbeit der Verwaltungsorgane untereinander sowie mit den Mitgliedern zu erleichtern. 1 Aufgaben Die Aufgaben des Aufsichtsrats als Überwachungsorgan werden durch Satzung, diese Geschäftsordnung und gegebenenfalls durch Weisungen der Mitgliederversammlung bestimmt. Der Aufsichtsrat hat den Vorstand in allen Bereichen der Geschäftsführung zu überwachen. Er ist nicht berechtigt, in die Geschäftsführung des Vorstands einzugreifen, für die nach 13 der Satzung ausschließlich der Vorstand zuständig ist. Beide Organe haben nach Satzung unterschiedliche Aufgaben zu erfüllen. 2 Gesamtverantwortung Die Aufsichtsratsmitglieder tragen in ihrer Gesamtheit die Verantwortung für die Überwachung der Geschäftsführung des Vorstands. Die Wahrnehmung von Aufgaben des Aufsichtsrats durch einzelne Aufsichtsratsmitglieder, durch besondere Ausschüsse des Aufsichtsrats oder vom Aufsichtsrat bestellte Sachverständige befreit die Aufsichtsratsmitglieder nicht von ihrer Gesamtverantwortung. Seite 1/6

2 3 Sorgfaltspflicht, Verschwiegenheitspflicht und Haftung (1)Die Mitglieder des Aufsichtsrats haben bei ihrer Tätigkeit die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Aufsichtsratsmitglieds eines Vereins anzuwenden. Sie haben sich die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Kenntnisse zu verschaffen und sich gegenseitig zu informieren. (2)Derartige Kenntnisse dürfen sie nicht dazu missbrauchen, sich Sondervorteile zu verschaffen. Aufsichtsratsmitglieder haben nach ihrem Ausscheiden in ihrem Besitz befindliche Unterlagen und sonstige Gegenstände aus der Zeit ihrer Amtsführung an die Verein zurückzugeben. (3)Aufsichtsratsmitglieder sind verpflichtet, über vertrauliche Angaben sowie über Geheimnisse des Vereins oder seiner Mitglieder, die ihnen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt geworden sind, auch nach der Beendigung ihres Amtes Stillschweigen zu bewahren. (4)Aufsichtsratsmitglieder, die ihre Pflichten schuldhaft verletzen, haften der Verein persönlich und gesamtschuldnerisch für den dadurch entstandenen Schaden. 4 Vorsitzender, Schriftführer (1)Der Aufsichtsrat wählt im Anschluss an jede Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern in einer konstituierenden Sitzung einen Vorsitzenden, einen Stellvertreter, einen Schriftführer und einen stellvertretenden Schriftführer. Bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Amt ist für die Zeit bis zur nächsten konstituierenden Sitzung nach Möglichkeit eine Ersatzwahl vorzunehmen. (2)Die Wahl des Vorsitzenden wird von dem an Lebensjahren ältesten Aufsichtsratsmitglied geleitet. Nach der Wahl übernimmt der gewählte Aufsichtsratsvorsitzende die Leitung der Sitzung und der weiteren Wahlen. (3)Der Vorsitzende hat neu hinzugekommene Mitglieder auf die gewissenhafte Erfüllung ihres Amtes und auf Verschwiegenheit zu verpflichten, ihnen die Geschäftsordnung auszuhändigen und sich deren Empfang bestätigen zu lassen. (4)Zu den dem Vorsitzenden nach Satzung und dieser Geschäftsordnung zukommenden Aufgaben gehören insbesondere: a)die Vorbereitung, Einberufung und Leitung von Sitzungen des Aufsichtsrats und der gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat; Unterzeichnung und Aufbewahrung der dort gefertigten Protokolle ( 6 und 7); b)eigene Information über Ausschusssitzungen und Aufbewahrung der Ausschussprotokolle ( 5 Abs. 3); c)abschluss, Änderung oder Beendigung (Kündigung bzw. Aufhebung) von Dienstverträgen als Vertreter des Aufsichtsrates des Vereins ( 9); d)sofern dies erforderlich wird, die Abgabe von Erklärungen des Aufsichtsrats gegenüber Dritten; e)federführung und Schriftwechsel in Angelegenheiten des Aufsichtsrats; (5)Information gegenüber den übrigen Aufsichtsratsmitgliedern über alle ihm bekannt werdenden Vorkommnisse, welche für dessen Tätigkeit von Bedeutung sind. (6)Für die Dauer seiner Verhinderung werden die Aufgaben und Rechte des Vorsitzenden bzw. des Schriftführers vom jeweiligen Stellvertreter wahrgenommen. Seite 2/6

3 5 Ausschüsse, Beauftragte (1)Der Aufsichtsrat kann zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Pflichten Ausschüsse bilden. (2)Art, Umfang und Dauer der Tätigkeit von Ausschüssen und Beauftragten sowie die Berichterstattung an den Aufsichtsrat regelt der Aufsichtsrat durch Beschlussfassung. Insbesondere hat der Aufsichtsrat festzulegen, ob und inwieweit ein Ausschuss beratende oder entscheidende Funktion hat. Ausschüsse bestehen aus mindestens zwei, Ausschüsse mit Entscheidungsbefugnissen aus mindestens drei Aufsichtsratsmitgliedern. (3)Die Ausschüsse haben ein Ergebnisprotokoll zu fertigen und dem Aufsichtsratsvorsitzenden, falls dieser dem Ausschuss nicht angehört, auf Verlangen Erläuterungen über die Verhandlung zu geben. Der Aufsichtsratsvorsitzende hat für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Protokolle Sorge zu tragen. (4)Einzelne Aufsichtsratsmitglieder können nur tätig werden, wenn und soweit ein Beschluss des Aufsichtsrats oder eines zuständigen Ausschusses vorliegt. (5)Ausschüsse und Beauftragte haben das Recht, vom Vorstand alle Auskünfte und Nachweise zu verlangen, die sie zur Durchführung ihrer Aufgaben benötigen. (6)Im Übrigen gelten die für den Aufsichtsrat in der Satzung und dieser Geschäftsordnung getroffenen Regelungen sinngemäß für Ausschüsse, soweit nichts anderes bestimmt ist. 6 Sitzungen des Aufsichtsrats, Beschlussfassung (1)Die Aufsichtsratssitzungen sollen mindestens vierteljährlich stattfinden. Unabhängig hiervon ist eine Sitzung einzuberufen, wenn die Interessen der Verein dies erfordern oder wenn der Vorstand oder die Hälfte der Aufsichtsratsmitglieder dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt. (2)Die Sitzungen des Aufsichtsrats werden durch dessen Vorsitzenden, im Verhinderungsfalle durch dessen Stellvertreter, einberufen. Solange ein Vorsitzender und ein Stellvertreter nicht gewählt sind, werden die Aufsichtsratssitzungen durch das an Lebensjahren älteste Aufsichtsratsmitglied einberufen. (3)Die Ladung zu den Sitzungen soll schriftlich oder fernschriftlich erfolgen, unter Angabe des Tagungsortes, der Zeit und der vorgeschlagenen Tagesordnung, unter Einhaltung einer mindestens fünftägigen Ladungsfrist erfolgen. Auf die Einhaltung dieser Formalia kann bei Zustimmung aller zu benachrichtigenden Personen verzichtet werden. (4)Die Sitzungen des Aufsichtsrats werden von dessen Vorsitzenden bzw. im Falle seiner Verhinderung von seinem Stellvertreter geleitet. (5)Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte seiner Mitglieder, darunter der Vorsitzende oder sein Stellvertreter, anwesend ist. Er fasst seine Beschlüsse mit Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen werden nicht mitgerechnet. Bei Stimmengleichheit gilt die Stimme des Vorsitzenden, bei dessen Abwesenheit die des an Lebensjahren ältesten anwesenden Mitgliedes des Aufsichtsrates. (6)Über die Sitzungen und Einzelbeschlüsse des Aufsichtsrats, die außerhalb von Sitzungen gefasst werden, sind fortlaufend nummerierte Protokolle anzufertigen, in denen Ort und Tag der Sitzung, die Teilnehmer, die Gegenstände der Tagesordnung, Seite 3/6

4 der wesentliche Inhalt der Verhandlung und die Beschlüsse des Aufsichtsrats anzugeben sind. Das Protokoll ist vom Aufsichtsratsvorsitzenden und vom Schriftführer, im Verhinderungsfalle von dem jeweiligen Stellvertreter, zu unterzeichnen. Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind jederzeit berechtigt, das vom Aufsichtsratsvorsitzenden aufzubewahrende Protokoll einzusehen. (7)Wird über geschäftliche Angelegenheiten des Vereins beraten, die die Interessen eines Aufsichtsratsmitglieds, seines Ehegatten, seiner Eltern, Kinder und Geschwister oder einer von ihm Kraft Gesetzes oder Vollmacht vertretenen Person berühren, so darf das betroffene Aufsichtsratsmitglied an der Beratung und Abstimmung nicht teilnehmen. Das Aufsichtsratsmitglied ist jedoch vor der Beschlussfassung zu hören. (8)Der Vorstand hat ein Teilnahmerecht, sofern dieses nicht im Einzelfall durch Beschlussfassung des Aufsichtsrates ausgeschlossen ist. 7 Gemeinsame Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat (1)Ist eine gemeinsame Sitzung von Vorstand und Aufsichtsrat erforderlich, so wird diese vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats, im Verhinderungsfalle von dessen Stellvertreter, einberufen. Für die Einberufung gilt 6 Abs. 3 entsprechend. (2)Sofern nichts anderes beschlossen wird, führt der Vorsitzende des Aufsichtsrats oder dessen Stellvertreter den Vorsitz in den gemeinsamen Sitzungen. (3)Für die gemeinsame Beratung und die getrennt durchzuführende Beschlussfassung durch den Aufsichtsrat gilt 6 Abs. 5 und Abs. 8 entsprechend. (4)Beschlüsse sind zu Beweiszwecken in einem gemeinsamen Protokoll unter Angabe des Ergebnisses der getrennten Abstimmung festzuhalten. 6 Abs. 6 gilt im Übrigen entsprechend mit der Maßgabe, dass das gemeinsame Protokoll auch vom zuständigen Vorstandsmitglied zu unterzeichnen ist und diesem eine Zweitschrift des Protokolls auszuhändigen ist. 8 Zusammenarbeit mit dem Vorstand, Zustimmung des Aufsichtsrats (1)Der Aufsichtsrat hat sich bei der Ausführung seiner Überwachungspflicht um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Vorstand zu bemühen. (2)Der Abschluss folgender Verträge bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrates: Abschluss von Verträgen, durch die wiederkehrende Verpflichtungen von über 100 pro Monat begründet werden, sowie die Anschaffung und Veräußerung im Werte von mehr als 1000 im Einzelfall. (3)Der Aufsichtsrat oder einzelne Aufsichtsratsmitglieder haben den Vorstand über alle Angelegenheiten zu unterrichten, die für die Geschäftsführung des Vereins von wesentlicher Bedeutung sein können. 9 Bestellung und Abberufung des Vorstands, Dienstvertrag (1)Der Vorstand wird vom Aufsichtsrat bestellt und abberufen. (2)Der Aufsichtsrat ist für den schriftlichen Abschluss, die Änderung sowie die Beendigung von Dienstverträgen sowie für den Abschluss von Aufhebungsvereinbarungen zuständig. Die Erklärungen des Aufsichtsrats werden durch dessen Vorsitzenden, bei Seite 4/6

5 Verhinderung durch dessen Stellvertreter, abgegeben. 10 Überwachungstätigkeit (1)Im Rahmen seiner Überwachungspflicht unterrichtet sich der Aufsichtsrat über die Angelegenheiten des Vereins. Er kann vom Vorstand in allen Angelegenheiten Berichterstattung verlangen und hat darauf zu achten, dass der Vorstand den Aufsichtsrat umfassend informiert. Erforderlichenfalls hat er ergänzende Auskünfte vom Vorstand einzuholen. Er ist berechtigt und verpflichtet, die Geschäftsunterlagen des Vereins einzusehen. (2)Auch ein einzelnes Mitglied des Aufsichtsrats kann Auskünfte, jedoch nur an den Aufsichtsrat, verlangen; es muss den Aufsichtsratsvorsitzenden unverzüglich über Zeitpunkt und Inhalt des Auskunftsverlangens informieren. Von seinem Recht auf Berichterstattung durch den Vorstand und von seinem Prüfungsrecht hat der Aufsichtsrat nach pflichtgemäßen Ermessen Gebrauch zu machen. (3)Der Aufsichtsrat führt Prüfungen durch, deren Umfang seinem pflichtgemäßen Ermessen überlassen bleibt; die Prüfungen können anhand von Stichproben vorgenommen werden. Von der Vornahme einer Prüfung hat der Aufsichtsrat den Vorstand vorher zu unterrichten, es sei denn, dass dadurch der Prüfungszweck gefährdet würde. (4)Behandlung des Überwachungsergebnisses a)art, Umfang und Ergebnis der Aufsichtsratsprüfungen sind gemäß 6 Abs. 6 zu protokollieren, die Protokolle sind jedoch von sämtlichen an der Prüfung beteiligten Aufsichtsratsmitgliedern zu unterzeichnen. b)durch Vorlage der Prüfungsprotokolle ist der gesamte Aufsichtsrat und der Vorstand über das Prüfungsergebnis zu unterrichten. c)werden im Zuge von Aufsichtsratsprüfungen wesentliche Beanstandungen festgestellt, so ist unverzüglich der Aufsichtsratsvorsitzende in Kenntnis zu setzen. Dieser muss unverzüglich eine gemeinsame Vorstands und Aufsichtsratssitzung einberufen, in welcher dem Vorstand die Beanstandungen bekannt gegeben und die Maßnahmen zur Beseitigung der Mängel beraten und beschlossen werden. Seite 5/6

6 11 Anerkennung der Geschäftsordnung Jedes Aufsichtsratsmitglied hat diese Geschäftsordnung durch Unterschrift anzuerkennen ggfs. unter Hinweis auf das von ihm vertretene Mitglied (bei juristischen Personen, deren Organe Mitglied im Aufsichtsrat sind). Für die Aufbewahrung der unterzeichneten Ausfertigungen ist der Vorsitzende des Aufsichtsrates zuständig. Seite 6/6