Dienstanweisung für Hand- und Wechselgeldvorschüsse der Stadt Kitzingen. vom in der Fassung der Hausanordnungen Nr. 8/1989 und Nr.

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1 1 STADT KITZINGEN Dienstanweisung für Hand- und Wechselgeldvorschüsse der Stadt Kitzingen vom in der Fassung der Hausanordnungen Nr. 8/1989 und Nr. 13/2001 Inkrafttreten: Stand:

2 2 Inhaltverzeichnis Seite 1. Anwendungsbereich 3 2. Begriffsbestimmung 3 3. Gewährung von Hand- und Wechselgeldvorschüssen 3.1 Einrichtung, Erweiterung und Auflösung Behandlung der Vorschüsse 3 4. Zuständigkeit 4.1 Kassenführer Prüfungen 4 5. Aufgaben 5.1 Zahlungsverkehr Aufbewahrung der Zahlungsmittel Buchführung Kassenabschluss Abrechungsverfahren 6 6. Inkrafttreten 7

3 3 Der Oberbürgermeister der Stadt Kitzingen erlässt aufgrund des Art. 56 Abs. 2 i. V. mit Art. 46 Abs. 1 Satz 1 der Gemeindeordnung folgende Dienstanweisung für Hand- und Wechselgeldvorschüsse 1. Anwendungsbereich Diese Dienstanweisung gilt für Handvorschüsse einschließlich Wechselgeldvorschüsse im Sinne der 45 und 47 Abs. 2 der Kommunalen Haushaltsverordnung (KommHV). 2. Begriffsbestimmung Hand- und Wechselgeldvorschüsse werden bestimmten Dienststellen oder einzelnen Personen zur Leistung geringfügiger, regelmäßig anfallender Barauszahlungen (z. B. Porto- und Frachtkosten) oder zu Geldwechselgeschäften gewährt. Wechselgeldvorschüsse für Kassenautomaten werden als besondere Art des Bargeldvorschusses in dieser Dienstanweisung nicht geregelt. 3. Gewährung von Hand- und Wechselgeldvorschüssen 3.1 Einrichtung, Erweiterung und Auflösung Hand- und Wechselgeldvorschüsse dürfen nur gewährt werden, wenn es der Verwaltungsablauf bzw. der Dienstbetrieb zwingend erfordern. Über die Einrichtung, Erweiterung und Auflösung von Handvorschüssen (Wechselgeldvorschüssen) entscheidet die Stadtkämmerei - aufgrund einer kurzen schriftlichen Begründung der beantragenden Dienststelle - im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt. Der Höchstbetrag für Hand- und Wechselgeldvorschüsse wird auf 225,00 festgelegt. 3.2 Behandlung der Vorschüsse Vorschüsse werden aufgrund einer Auszahlungsanordnung von der Stadtkasse ausgezahlt und im Vorschussbuch nachgewiesen. Sie bleiben dort solange vorgemerkt, bis sie zurückgezahlt werden. Dauernde Vorschüsse, die bis zum Ende des Rechnungsjahres noch nicht zurückgezahlt wurden, sind der Stadtkasse durch den Kassenführer zu bestätigen. 4. Zuständigkeit 4.1 Kassenführer Für jeden bei der Stadt Kitzingen geführten Handvorschuss (Wechselgeldvorschuss) bestimmt der Oberbürgermeister einen Kassenführer sowie einen Vertreter. Der Kassenführer ist für die ordnungsgemäße Führung des Handvorschusses (Wechselgeldvorschusses) im Rahmen dieser Dienstanweisung verantwortlich. Falls der Kassenführer die Geschäfte wegen Krankheit oder aus anderen Gründen nicht selbst seinem Vertreter übergeben kann, hat der Sachgebietsleiter (Schul-

4 4 leiter) die Zahlungsmittel mit allen dazugehörigen Unterlagen an den Vertreter zu übergeben. Übergabe und Übernahme sind zu bescheinigen. Dies gilt auch beim Wechsel in der Person des Kassenführers mit der Maßgabe, dass der Kassenführer die Übergabe unter Aufsicht des zuständigen Sachgebietsleiters (Schulleiters) vorzunehmen hat. 4.2 Prüfungen Kontrollen über die Handvorschüsse (Wechselgeldvorschüsse) gehören zum Aufgabenbereich des zuständigen Sachgebietsleiters (Schulleiters). Entsprechende Kontrollvermerke sind in den vorhandenen Unterlagen anzubringen. Festgestellte oder vermutete Unregelmäßigkeiten sind der Stadtkämmerei und dem Rechnungsprüfungsamt sofort mitzuteilen. Die Prüfungstätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes bleibt unberührt. 5. Aufgaben 5.1 Zahlungsverkehr Für die Handvorschüsse (Wechselgeldvorschüsse) werden keine Konten bei Kreditinstituten eingerichtet. Der Zahlungsverkehr ist bar abzuwickeln. 5.2 Aufbewahrung der Zahlungsmittel Die Zahlungsmittel sind in einem verschließbaren Behälter vom Kassenführer (Vertreter) sicher aufzubewahren. Zum Schloss des Kassenbehälters müssen zwei Schlüssel vorhanden sein. Der zweite Schlüssel ist in einem versiegelten Umschlag in Kassenschrank der Stadtkasse aufzubewahren. Der Verlust eines Schlüssels ist dem zuständigen Sachgebietsleiter (Schulleiter) unverzüglich anzuzeigen. Dieser hat die entsprechenden Maßnahmen zu treffen (Änderung des Schlosses bzw. Neubeschaffung eines Kassenbehälters). 5.3 Buchführung Für Handvorschüsse sind Anschreibelisten mit mindestens folgenden Spalten zu führen: Lfd. Nr., Tag der Eintragung, Bezeichnung der Einzahlers (Bestandsauffüllung) oder Empfängers, Grund der Zahlung, Betrag der Ein- oder Auszahlung. Die Anschreibeliste ist fortlaufend zu nummerieren. Soweit die Anschreibeliste nicht gebunden ist, sind gegen einen unbefugten Austausch von Blättern, die beschriebenen Seiten mit einem Handzeichen des Buchführenden zu versehen. Berichtigungen sind vom Ändernden mit seinem Handzeichen zu versehen. In der Anschreibeliste sind alle Zeilen auszufüllen. Es dürfen weder Zeilen freigelassen, noch mit mehr als einer Buchung belegt sein. Die Eintragungen müssen gut lesbar sein.

5 5 Streichungen und sonstige Änderungen sind so vorzunehmen, dass die ursprünglichen Einträge lesbar bleiben. Radieren, Ausschaben, Überkleben u. ä. ist nicht erlaubt. Als Einzahlungen dürfen nur Bestandsauffüllungen gebucht werden. Sie sind unverzüglich nach ihrem Eingang einzutragen. Alle Auszahlungen aus den Handvorschüssen müssen belegt sein. Die Belege sind mit der laufenden Nummer der Anschreibeliste zu versehen. 5.4 Kassenabschluss Der Bestand des Handvorschusses ist, sofern sich Veränderungen ergeben haben, täglich festzustellen. Fehlbeträge hat der Kassenführer unverzüglich zu ersetzen. Sofern Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit auszuschließen sind, ist der Kassenfehlbetrag - nach der Entscheidung der Stadtkämmerei und des Rechnungsprüfungsamtes - in den Haushalt zu übernehmen. Überschüsse sind sofort nach Abschluss an die Stadtkasse abzuliefern. 5.5 Abrechnungsverfahren Die Handvorschüsse sind nach Bedarf - spätestens zum Jahresende - abzurechnen. Die angefallenen Ausgabebelege sind den Auszahlungsanordnungen zur Wiederauffüllung der Handvorschüsse beizufügen. Die Anschreibelisten der Handvorschüsse sind nach Abschluss des Rechnungsjahres an die Stadtkasse abzugeben und werden dort verwahrt. 5.6 Bisher eingerichtete Hand- und Wechselgeldvorschüsse Sachgebiet bzw. organisatorische Stelle Betrag Hauptamt 225,00 Hauptverwaltung - Bücherverkauf - (Verkauf in Telefonvermittlung) 50,00 Poststelle 100,00 Jugendpflege 225,00 Volkshochschule 225,00 Alte Synagoge 225,00 Stadtbücherei 100,00 Stadtarchiv 25,00 Hauptschule Siedlung 50,00 Verkehrsüberwachungsdienst 100,00 Kläranlage 100,00 Bauhof 125,00 Fremdenverkehrsamt 150,00 Museum 50,00

6 6 6. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am in Kraft.