Kassenbuchführung: Dem Finanzamt keine Angriffsfläche bieten! Soviel vorweg:

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1 Kassenbuchführung: Dem Finanzamt keine Angriffsfläche bieten! Sviel vrweg: Wenn Sie bislang keine Aufzeichnungen der Bücher elektrnisch geführt haben, müssen Sie dies auch künftig nicht. Die Verwendung vn elektrnischen Registrierkassen ist gesetzlich nicht vrgeschrieben. Es sind dann aber handschriftlich tägliche Kassenberichte und Zählprtklle anzufertigen swie ein chrnlgisches Kassenbuch zu führen! Sllten Sie eine elektrnische Registrierkasse nutzen, muss diese die Jurnaldaten und Stammdaten mind. 10 Jahre speichern können. Ältere Kassen, die keine Jurnaldaten speichern, müssen bis spätestens umgerüstet werden. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren Kassenhersteller an. Fragen Sie am besten gleich auch nach den ab dem nötigen Sicherheitseinrichtungen der Kassen, dem sg. Fiskalspeicher. Vn elektrnischen Aufzeichnungen spricht man bereits, wenn Sie zur Erstellung Ihres Kassenbuchs bspw. Micrsft-Excel der ähnliche Sftware verwenden. Als Kasse gelten auch Waagen mit Kassenfunktin, Taxameter, Geldspielgeräte, Kaffeeautmaten mit Geldeinwurf, Pfandautmaten, Zigarettenautmaten, aber auch Stechuhren zur Arbeitszeiterfassung u.v.m. Die Ordnungsmäßigkeit elektrnischer Bücher und snst erfrderlicher elektrnischer Aufzeichnungen ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern der Aufzeichnungen. Tägliche Aufzeichnung? Laut Gesetz müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. In flgenden Fällen ist es allerdings nicht schädlich, wenn die Kasse nicht täglich erfasst wird: Fallen Kassengeschäfte nur nebenbei an und betragen diese einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz, können die Zeitabstände größer sein. Werden die Kasseneinnahmen/-ausgaben nicht am gleichen Geschäftstag erfasst, an dem sie auch vereinnahmt wurden, ist das gelegentliche Vrliegen einer Verzögerung vn einem Tag der bei einer kurzzeitigen Urlaubsabwesenheit des Betriebsinhabers erst nach seiner Rückkehr, nch nicht schädlich. Kassenaufzeichnungen auch bei Einnahmen-Überschussrechnung Auch Unternehmer, die ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln sind zur Führung vn Kassenaufzeichnungen verpflichtet. Beruhen die Umsätze eines Unternehmens ausschließlich der weit überwiegend auf Bargeschäften, können die Aufzeichnungen nicht durch eine gerdnete Ablage vn Aus-

2 gangsrechnungen ersetzt werden. Hier kmmt es auf die Erfassung der Kasseneinnahmen insbesndere durch Kassenberichte, Registrierkassen der PC-Kassensysteme an. Nachhlung vn Buchungen Können Bareinnahmen und -ausgaben aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am gleichen Tag gebucht werden, kann dies auch nch am flgenden Geschäftstag nachgehlt werden. Dann muss aber aus den Buchungsunterlagen (z. B. aus Registrierkassenstreifen, Zwischenaufzeichnungen, Belegen) sicher hervrgehen, wie sich der sllmäßige Kassenbestand entwickelt hat. Einzelaufzeichnung Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Es reicht daher nicht aus, wenn Summen vn Entgelten aufgezeichnet werden. Bei jedem einzelnen Geschäftsvrfall sind aufzuzeichnen: Gegenleistung, Inhalt des Geschäfts und Name der Firma des Vertragspartners. Ausnahmen vn der Einzelaufzeichnung Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren vn geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Persnen verkauft, ist es nicht erfrderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen. Das betrifft insbesndere den Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Gaststätten, usw. Eine genaue Definitin für Waren vn geringem Wert existiert leider nicht. Es muss in jedem Einzelfall entschieden werden, b Einzelaufzeichnungen dem Unternehmer zuzumuten sind. Außersteuerliche Buchführungsund Aufzeichnungspflichten bleiben unberührt. Die Ausnahme vn der Einzelaufzeichnungspflicht besteht nur für die Bareinnahmen der Erlöse, als nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen. Verwendet der Unternehmer zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe ein mdernes PC-Kassensystem der eine Registrierkasse, die sämtliche Kassenvrgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und auch die Speicherung der Einzelaufzeichnungen ermöglicht, kmmt er der ihm bliegenden Verpflichtung zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe nach. Erkennbarkeit vn Veränderungen Eine Eintragung der eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Werden Eintragungen geändert, muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben und erkennbar sein, b die Veränderungen ursprünglich der erst später gemacht wrden sind. Die Änderungen müssen nachvllziehbar sein. Bei einer EDV-Buchführung müssen Sicherungen der Sperren eingebaut sein, die nicht erkennbare Änderungen der Löschungen ver-

3 hindern. Über Änderungen müssen Prtklle gefertigt werden mit Angabe des Datums der Änderungen. Erfassung der Bargeschäfte aufgrund vn Kassenberichten bei ffenen Ladenkassen Vn einer "ffenen Ladenkasse" spricht man, wenn die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sndern: Das vn den Kunden eingenmmene Bargeld wird in die Kasse eingelegt. Das Wechselgeld wird aus der Kasse an den Kunden herausgegeben. Nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt. Registrierkassen: Speicherabfragen ermöglichen detaillierte Berichte In der Praxis haben sich elektrnische Registrierkassen (EDV- Registrierkassen) durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte in Frm vn Belegen ausgedruckt. Es sind zu unterscheiden: X-Abfragen (Zwischensummen) Diese betreffen die Zwischenstände des betreffenden Speichers. Hierbei wird der Speicher nicht gelöscht und auf Null gestellt. Die X-Abfragen enthalten keine laufenden Nummern. Sie sind daher zur Kntrlle nicht geeignet. Sie dienen nur zur Infrmatin über die Zwischenstände der Kassenspeicher. Z-Abfragen (Tagesendsummen) Mit sg. Z-Abfragen werden die Stände der Speicher abgefragt. Gleichzeitig wird der betreffende Speicher gelöscht, als auf Null gestellt. Die Ausdrucke vn Z-Abfragen erhalten laufende Nummern. Die Abfrageberichte -Tagesendsummenbn, Z-Abschlag, Z-Abfragebericht der Z-Bn genannt- der meisten Registrierkassentypen enthalten flgende Angaben: Name des Geschäfts, Tagesumsätze brutt und nett, Z-Zähler (laufende Nummer des Z-Bns), Strnierungen und Returen, Zahlungsart bar, Scheck, EC-Karte, Kredit (bei Abweichungen muss umgebucht werden), Kundenzahl frtlaufend insgesamt der täglich, Uhrzeit des durchgeführten Z-Bns. Gesamtumsatzzähler

4 Die Uhrzeit des Tagesendsummenbns ist für den Betriebsprüfer wichtig. Er gleicht die Uhrzeiten der Z-Bns mit den Geschäftszeiten ab. Wurden Z-Bns vr Geschäftsschluss durchgeführt, flgert der Prüfer, dass die Einnahmen bis zum Geschäftsschluss fehlen. Aufbewahrungspflicht für Z-Abfrageberichte Für die Überprüfung der Registrierkassen sind daher die Z-Abfragen wichtig. Für die Berichte besteht eine strikte Aufbewahrungspflicht. Können sie nicht vllzählig vrgelegt werden das ist erkennbar, wenn Lücken in der frtlaufenden Nummernflge bestehen, besteht ein erheblicher Mangel in der Kassenführung. PC-Kassensysteme mit erweiterter Speichermöglichkeit Mderne PC-gestützte Kassen, sg. PC-Kassen der PC- Kassensysteme sind immer häufiger im Einsatz. Im Unterschied zu den elektrnischen Registrierkassen ist ihre Speicherfähigkeit nahezu unbeschränkt. S ist es bei diesen Kassensystemen möglich, über Jahre hinweg die Einzelbuchungen in den Speichern zu belassen. Z-Abfrage: Letzte Tagesaktin Der Z-Bn wird auch Tagesabschluss genannt und ist die letzte Aktin an der Cmputerkasse. Es werden alle an der Cmputerkasse getätigten Einnahmen und Ausgaben (Bargeld und Bargeldls) abgerechnet swie alle getätigten Umsätze pr Artikel und nach Gruppen. Da er den Sald des Tages und die Basis für den flgenden Tag darstellt, sllte er nicht beliebig wiederhlbar sein. Beim Z-Bn wird der zusammengefasste Datenbestand in dem betreffenden Speicher nicht gelöscht. Das hat zur Flge, dass auch nch nach einem Z-Bn auf die Einzelbuchungen zugegriffen werden kann. Dkumentatinspflichten Für die EDV-Kassen gelten die Grundsätze zur rdnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung vn Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrnischer Frm swie zum Datenzugriff (GBD). Die Eingaben müssen hiernach dkumentiert werden und prüfbar sein. Es sind auch die zur Registrierkasse gehörenden Organisatinsunterlagen, die Bedienungsanleitungen und die Prgrammabrufe aufzubewahren und bei einer Außenprüfung vrzulegen. Hierfür ist der Unternehmer verantwrtlich. Können die Unterlagen nicht vrgelegt werden, ist das Finanzamt verpflichtet, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Nachträgliche Veränderung der Buchungen Sind Veränderungen der Buchungen nachträglich möglich, verstößt die Kassenführung gegen Handels- und Steuerrecht. Es handelt sich dann um einen schweren Verstß gegen die Grundsätze rdnungsmäßiger Buchführung. Änderungen, die nach der Buchung vrgenmmen werden, müssen feststellbar bleiben. Auch slche Veränderungen dürfen nicht vrgenmmen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, b sie ursprünglich der erst später gemacht wrden sind. Veränderungen und

5 Löschungen vn und an elektrnischen Buchungen der Aufzeichnungen müssen daher prtklliert werden. Verstöße gegen die Dkumentatinspflicht Ein PC-Kassensystem wurde vn einem Finanzgericht geprüft und als nicht geeignet abgelehnt, weil es nachträgliche Veränderungen hne entsprechende Prtkllierung erlaubte, sdass die Veränderungen später nicht nachvllzgen werden knnten. Die Z-Bns enthielten keine Strnbuchungen. Das sah das Gericht als gegen die Lebenserfahrung verstßend und damit nicht glaubhaft an, da in einem Unternehmen des betreffenden Geschäftszweigs Strnbuchungen üblich seien. Hieraus schlss das Gericht, dass nach dem Prgramm mögliche unbemerkte Veränderungen der Buchungen auch tatsächlich erflgt waren. Aufbewahrung und Vrlage der Bücher und Aufzeichnungen Im Einzelhandel, im Htel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar der mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift der EC-Karte mit Geheimnummer geleistet. Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen sind entweder als Buchungsbelege der snstige Unterlagen aufzubewahren. Eine Verpflichtung besteht zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvrfälle einschließlich der Kassenvrgänge. Jedes einzelne Handelsgeschäft einschließlich der sich hierauf beziehenden Kassenvrgänge ist aufzuzeichnen. In der Regel muss es möglich sein, dass seine Grundlagen, sein Inhalt und seine Bedeutung für den Betrieb überprüft werden können. Es bedarf daher nicht nur der in Geld bestehenden Gegenleistung, sndern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Zusammengefasste der verdichtete Buchungen müssen daher in ihre Einzelpsitinen aufgegliedert werden können. Bei einer Außenprüfung müssen diese Belege vrgelegt werden können. Auch zum Verständnis erfrderliche Arbeitsanweisungen und snstige Organisatinsunterlagen zählen dazu. Bewahren Sie Ihre Unterlagen auf jeden Fall s lange auf, wie es das Gesetz vrschreibt (i. d. R. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist).

6 Ntizzettel und C. sicherheitshalber aufbewahren Hieraus kann man nicht allgemein flgern, dass auf die Aufbewahrung vn "unreinen Aufzeichnungen" in Kladden, auf Schmier- und Ntizzetteln verzichtet werden kann. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie mittels slcher Ntizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden. Wenn Sie Ntizzettel und dergleichen anfertigen, sllten Sie diese sicherheitshalber aufheben, und zwar s, dass Sie diese bei einer Außenprüfung vrlegen können. Aufbewahrung vn digitalen Unterlagen bei Bargeschäften Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Verschärfte Aufbewahrungspflichten für die digitalen Unterlagen: Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht unveränderbar und vllständig aufzubewahren. Hierunter fallen auch elektrnisch erzeugte Rechnungen. Es ist unzulässig, die Daten zu verdichten der nur die Rechnungsendsummen zu speichern. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinfrmatinen müssen in einem auswertbaren Datenfrmat vrliegen. Es reicht nicht aus, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Frm vrgehalten werden. Ist die kmplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten nicht innerhalb des Geräts möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Bei der Registrierkasse gehören hierzu insbesndere Jurnal-, Auswertungs-, Prgrammier- und Änderungsdaten der Stammdaten. Entspricht ein Gerät aufgrund seiner Bauart diesen Anfrderungen nicht der nur teilweise, kann es längstens bis zum weiterhin eingesetzt werden unter der Bedingung, dass technisch mögliche Sftwareanpassungen und Speichererweiterungen zur Erfüllung der vrstehend genannten Anfrderungen durchgeführt werden.

7 Es sind flgende Unterlagen aufzubewahren: Organisatinsunterlagen (Bedienungsanleitung und Prgrammieranleitung) nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise) Unterlagen über Prgrammabrufe Prtklle über die Einrichtung vn Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern und weitere Anweisungen zur Kassenprgrammierung Rechnungen, die mithilfe vn Registrierkassen erstellt werden Tagesendsummenbns, die frtlaufende Nummern enthalten, sg. Z-Nummern, aus denen ersichtlich ist, b die Tagesendsummenbns vllzählig sind. Weitere Ausdrucke, die vn EDV-Registrierkassen abgerufen werden: bspw. Strnbuchungen; Returen; Entnahmen; Zahlungswege bar, Scheck, Kredit; betriebswirtschaftliche Auswertungen; Ausdrucke der Trainingsspeicher; Kellner- und Spartenberichte. Flgen einer fehlerhaften Kassenbuchführung: Bei Fehlern drht Schätzung Entsprechen die Buchführung und die Aufzeichnungen den steuerrechtlichen Vrschriften, werden sie für die Besteuerung herangezgen. Kmmt der Betriebsprüfer allerdings zum Schluss, dass die an sich frmell rdnungsmäßige Buchführung sachlich unrichtig ist, kann diese ganz der teilweise verwrfen werden. Wenn Sie zu diesem Thema eine Beratung wünschen, sprechen Sie uns an!