dvv.virtuelle Poststelle

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1 Allgemeine Information zu unseren Angeboten über die dvv.virtuelle Poststelle 1 Ausgangssituation Der Einsatz von als Kommunikations-Medium ist in der öffentlichen Verwaltung längst selbstverständliche und gängige Praxis geworden. Geschwindigkeit und allgegenwärtige Verfügbarkeit des Mediums bergen jedoch die Gefahr, dass die gebotene Sorgfalt zu kurz kommt. Beim überwiegenden Teil der Kontakte zwischen Bürger/Unternehmen und Verwaltung werden personenbezogene Daten ausgetauscht, die einem besonderen Schutz unterliegen. 2 Aufgabenstellung Für die sichere -Kommunikation zwischen verschiedenen Kommunikationspartnern (Verwaltung, Bürger, Unternehmen ) wird eine vielseitige Plattform benötigt, die den erhöhten Sicherheitsanforderungen beim Austausch sensibler Daten Rechnung trägt: Garantie der Vertraulichkeit der übermittelten Daten: Inhalte dürfen nicht durch Unbefugte eingesehen werden können Sicherstellung der Integrität der Daten: Die Mail oder angehängte Dokumente dürfen nicht unterwegs verändert worden sein Möglichkeit zur Authentifizierung des Absenders: Authentizität Identität des Absenders darf nicht vorgetäuscht sein Nachweis der Rechtssicherheit: Verbindlichkeit Nichtabstreitbarkeit der Erklärung 3 Leistungsbeschreibung und Wertschöpfung 3.1 Leistungsbeschreibung Die Virtuelle Poststelle des DV-Verbundes Baden-Württemberg (VPS) wurde als flexible Plattform für die sichere Kommunikation konzipiert. Unseren Kunden bieten wir diese Lösung in zwei Varianten an: als SMTP-Komponente und als Webmail-Komponente.

2 SMTP-Komponente Mit der SMTP-Komponente lassen sich individuelle Kundenanforderungen flexibel umsetzen: Mit Hilfe von Zertifikaten, die auf der virtuellen Poststelle hinterlegt werden und der Verschlüsselung und/oder der Signatur von -Nachrichten dienen, wird die sichere Kommunikation über definierte Kommunikationswege sichergestellt. Signaturprüfungen erfolgen an zentraler Stelle und der Sachbearbeiter erhält lediglich das Ergebnis dieser Prüfung. Bei verschlüsselten Nachrichten sieht der Empfänger immer nur den Klartext, da die Entschlüsselung sowie ggf. die Verschlüsselung der Antwort von der virtuellen Poststelle vorgenommen wird. Unsere Basisleistungen beinhalten: Einrichtung von Verwaltungsadressen, für die nach einem bestimmten Regelwerk Verschlüsselung und/oder Signatur durchgeführt wird (vgl. VPS-Basispaket). Hinterlegung von Zertifikaten und öffentlichen Schlüsseln (=> Verschlüsselung) und privaten Schlüsseln (=> Entschlüsselung) für den Mail-Austausch Webmail-Komponente Die Webmail-Komponente stellt eine standardisierte Webmail-Oberfläche zur Verfügung, über die unmittelbar und ohne weitere Infrastruktur verschlüsselt kommuniziert werden kann. Sollten Signaturkarte und Lesegerät beim Benutzer vorhanden sein, kann die elektronische Signatur ebenfalls auf diesem Wege durchgeführt werden. Nach einer einfachen, einmaligen Registrierung wird ein für diverse Zwecke nutzbares Postfach eingerichtet, das sowohl für den Austausch mit dem Bürger als auch für die sichere Kommunikation innerhalb einer Behörde oder zwischen Verwaltungen zur Verfügung steht. Die Registrierung ist jedoch optional. Unsere Basisleistungen beinhalten: Einrichtung von VPS-Webpostfächern für die Verwaltung: Es sind Postfächer für Einzeladressen, Fachbereiche, Ämter etc. möglich. Registrierte Bürger ( Bürger-Postfach ) werden nicht berechnet. Eine Archivierungsfunktionalität ist in diesem Angebot nicht enthalten. Für jedes Postfach wird ein Webformular zur Verfügung gestellt-

3 Datei-Briefkasten Ein weiteres Modul der Virtuellen Poststelle ist der Datei-Briefkasten: Diese Funktion ermöglicht Verwaltungen den sicheren, unkomplizierten und schnellen elektronischen Austausch von Dateien, welche aufgrund von Größenbeschränkungen oder Sicherheitsbedenken nicht per versandt werden können. Über eine einfache Anforderung (per ) wird auf der VPS ein Speicherbereich zum Upload (Sender) bzw. Download (Empfänger) zur Verfügung gestellt. Entsprechende Links werden automatisiert von der VPS an die beteiligten Kommunikationspartner weitergeleitet. Der Upload- oder Downloadvorgang selbst erfordert nicht mehr Aufwand oder Kenntnis wie bei im Internet üblichen Vorgängen dieser Art. Unsere Leistungen umfassen: Bereitstellung von Dokumenten und Dateien über einen gesicherten Bereich der VPS mittels Upload- und Downloadfunktionalität. Keine Berechtigungsverwaltung, keine Authentifizierung notwendig: Ihre Domain wird auf der VPS eingetragen und der Funktionsumfang steht der gesamten Verwaltung flexibel zur Verfügung. In der Basiskomponente räumen wir Ihnen für den Datei-Briefkasten einen Speicherplatz von 3 GB ein. Der Preis für zusätzlichen Speicherplatz richtet sich nach dem monatlichen Datenvolumen für die Übertragungen (Upload). 3.2 Wertschöpfung Erfüllung der Anforderungen des Elektronik-Anpassungsgesetzes für sicheren E- Mail-Verkehr (Zugangseröffnung nach 3a LVwVfG) Sichere Kommunikation (Verschlüsselung/Signatur) im Internet ohne den Einsatz eigener technischer Infrastruktur. Kein Administrationsaufwand 3.3 Geheimhaltungsvereinbarung Die KIVBF und deren Technologiepartner werden die im Rahmen der Geschäftsbeziehungen bekannt gewordenen und als solche gekennzeichneten oder offensichtlich erkennbaren Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der anderen Vertragspartei während und auch nach Beendigung der Geschäftsbeziehung vertraulich behandeln. Die KIVBF verpflichtet sich, die Bestimmungen des Bundes-Datenschutzgesetzes (BDSG) und den Landes-Datenschutzgesetzes (LDSG) Baden-Württemberg einzuhalten.

4 4 Preise und Konditionen 4.1 Periodische Kosten / monatlicher Preis Pos Menge Leistungsbeschreibung VPS - Basispaket Preis Nutzung dvv.virtuelle Poststelle: - Webmail-Komponente und SMTP-Komponente bis zu insgesamt 5 Postfächer - Datei-Briefkasten incl. 3 GB Speicherplatz 25, Nutzung dvv.virtuelle Poststelle: je weiteres Postfach (Webmail- oder SMTP-Komponente) 2, Nutzung dvv.virtuelle Poststelle: je zusätzliches, angefangenes GB Plattenplatz (Datei-Briefkasten) 3, Einmalige Kosten Pos Menge Leistungsbeschreibung Preis Einrichtung dvv.virtuelle Poststelle VPS-Basispaket 150, Einrichtung/Änderung dvv.virtuelle Poststelle je zusätzliches Postfach 25,00

5 Absender/Rechnungsempfänger Ansprechpartner (Name / Kommune / Unternehmen) (Name) (Telefon, Fax) (Anschrift) ( -Adresse) Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken Marketing und Vertrieb Pfannkuchstraße Karlsruhe Fax: muv@kivbf.de _ Bestellung dvv.virtuelle Poststelle Auf Basis des Angebots vom bestellen wir: 1. VPS-Basispaket (bis zu 5 Postfächer möglich) Die Art der Komponente(n) kann von Ihnen selbst variiert werden. Bitte geben Sie bei den Postfächern, welche Ihnen zur Verfügung gestellt werden sollen, die von Ihnen gewünschte Bezeichnung wie folgt an: Bezeichnung => zugeordnete Benachrichtigungsadresse (z.b. Bürgeramt => buergeramt@verwaltung.de, Zentraler Posteingang => info@verwaltung.de o.ä.) 1.1 Webmail-Komponente: Bezeichnung => Benachrichtigungsadresse Sollten Sie zunächst weniger als die im Basispaket enthaltenen Postfächer benötigen, können Sie uns auch zu einem späteren Zeitpunkt weitere Postfächer melden. Es entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten 1.2 SMTP-Komponente: Ich bitte um Kontaktaufnahme, um die technischen Details (Zertifikate, Schlüsselverwaltung etc.) abzustimmen

6 2. Erweiterungen (Wir nutzen bereits das VPS-Basispaket und benötigen weitere Postfächer) 2.1 Webmail-Komponente: Bezeichnung => Benachrichtigungsadresse 2.2 SMTP-Komponente: Ich bitte um Kontaktaufnahme, um die technischen Details (Zertifikate, Schlüsselverwaltung etc.) abzustimmen Juristische Klauseln: Die im Angebot genannten Preise sind Endpreise. Es gelten die Regelungen des bei Leistungserbringung gültigen Lösungskataloges Fallpreis- und Leistungskataloges. Vertragsgrundlage sind die Allgemeinen Auftragsbedingungen (AAB) des Zweckverbandes Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (siehe Kundenbereich). Die Mindestnutzungsdauer beträgt 1 Jahr. Datum, Unterschrift, Stempel