[Leitfaden] [Sicher kommunizieren mit der Stadt Konstanz (VPS)] Einleitung. [Stadt Konstanz] [Herausgeber: Hauptamt] [Stand: 2010]

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1 [Leitfaden] Einleitung [Sicher kommunizieren mit der Stadt Konstanz (VPS)] [Stadt Konstanz] [Herausgeber: Hauptamt] [Stand: 2010]

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3 1 Inhalt 1 Einleitung Nachrichten senden (ohne Registrierung) Nachricht schreiben Eingabe persönlicher Angaben Anlage hinzufügen Signatur der Nachricht Nachricht versenden Empfangsbestätigung Nachrichten senden (mit Registrierung) Anmelden und Registrieren Navigieren im Web-Postfach Nachrichten empfangen Nachrichten beantworten Senden von neuen Nachrichten Protokollierung Hotline...10

4 2 Einleitung 1 Einleitung Die Virtuelle Poststelle (VPS) ist eine zentrale Lösung der Kommunalen Rechenzentren, deren Betrieb in einer gesicherten Umgebung läuft. Mit der VPS erfolgt eine automatische Verschlüsselung und Entschlüsselung von s. Die VPS bietet zur elektronischen Kommunikation den Nachrichtenaustausch via Web-Postfach ( Bürgerpostfach ) an. Mittels des VPS-Formulars, das auf den Internetseiten der Stadt Konstanz httpsverschlüsselt angeboten wird, können Sie sofort einen sicheren Kontakt mit der Stadtverwaltung Konstanz aufnehmen. Sofern Signaturkarte und Lesegerät beim Benutzer vorhanden sind, kann die elektronische Signatur ebenfalls auf diesem Wege durchgeführt werden. Für eine sichere Kontaktaufnahme mit der Stadt Konstanz, stehen Ihnen grundsätzlich zwei Wege zur Verfügung: 1. Über einen Link (Kontakt ohne Registrierung) können Sie mittels VPS-Formular eine Nachricht an die Behörde senden. Antworten der Behörde werden an Ihre ungesicherte -adresse gesendet. Bestimmte Daten können aus datenschutzrechtlichen Gründen jedoch nur direkt an Ihre postalische Adresse verschickt werden. 2. Über das VPS-Webkomponente (Kontakt mit Benutzerkennung) können Sie sich auch für ein kostenloses Web-Postfach ( Bürgerpostfach") registrieren lassen und dann ebenfalls mittels VPS-Formular eine Nachricht an die Behörde senden. Antworten der Behörde gehen Ihnen dann über das gesicherte Web-Postfach zu.

5 Nachrichten senden (ohne Registrierung) 3 Möchten Sie also häufiger mit einer oder mehreren Verwaltungen verschlüsselte s austauschen, dann ist es sinnvoll, sich für ein eigenes Web-Postfach ( Bürgerpostfach ) registrieren zu lassen. Die Registrierung erfolgt über das VPS-Formular. Die Virtuelle Poststelle der Stadt Konstanz ist im städtischen Internetauftritt über das Impressum (siehe Zugangseröffnung ) erreichbar: 2 Nachrichten senden (ohne Registrierung) 2.1 Nachricht schreiben Das VPS-Formular können Sie per VPS-Link aufrufen. Über die Eingabemaske können Sie eine Nachricht direkt formulieren. Längere Nachricht (mehr als 2000 Zeichen) erstellen Sie besser in einem eigenen Dokument und laden dieses dann als Anlage zur VPS-Nachricht: 2.2 Eingabe persönlicher Angaben Nachrichten ohne Registrierung erfordern die Eingabe persönlicher Daten:

6 4 Nachrichten senden (ohne Registrierung) 2.3 Anlage hinzufügen Sofern erforderlich kann der Nachricht eine Anlage hinzugefügt werden:

7 Nachrichten senden (ohne Registrierung) Signatur der Nachricht Falls die technische Infrastruktur vorliegt, kann die Nachricht auch digital unterschrieben (signiert) werden: 2.5 Nachricht versenden Zum versenden einer Nachricht klicken Sie auf die Schaltfläche <Weiter>. Sie erhalten dann den Hinweis, dass Ihre Nachricht erfolgreich an die Verwaltung übermittelt wurde. Zum lokalen Abspeichern kann die Nachricht heruntergeladen werden:

8 6 Nachrichten senden (mit Registrierung) 2.6 Empfangsbestätigung Der Eingang der Nachricht wird Ihnen von der Behörde per bestätigt: 3 Nachrichten senden (mit Registrierung) 3.1 Anmelden und Registrieren Über den folgenden Link (Gross-/Kleinschreibung beachten!) gelangen Sie auf die VPS- Anmeldemaske: Um sich für ein Web-Postfach registrieren zu lassen, klicken Sie rechts auf den Link neben der der Benutzeranmeldung. Sie erhalten nach Abschluss der Registrierung per einen Aktivierungslink, mit dem Sie Ihr Web-Postfach aktivieren können. Mit dem Benutzernamen ( -adresse) und Passwort können Sie sich bei Ihrem Web- Postfach ( Bürgerpostfach ) anmelden.

9 Nachrichten senden (mit Registrierung) Navigieren im Web-Postfach Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie eine Übersicht über die Ordner Ihres Web- Postfachs: Zum Wechseln in einen Ordner, klicken Sie einfach auf den Namen des jeweiligen Ordners. Um wieder zurück zur Übersicht zu kommen, klicken Sie <VPS> in der Navigationsleiste <Sie sind hier: > an. 3.3 Nachrichten empfangen Geht im Web-Postfach eine Nachricht ein, werden Sie per informiert. Über den mitgeschickten Link werden Sie auf die passwortgeschützte VPS-Anmeldeseite weitergeleitet:

10 8 Nachrichten senden (mit Registrierung) Die Nachricht befindet sich im Ordner <Eingang>: Durch klicken auf den <Betreff> der Nachricht können Sie den Inhalt der neuen lesen: Sofern die Nachricht Anlagen enthält, können Sie diese durch anklicken lesen bzw. lokal speichern:

11 Nachrichten senden (mit Registrierung) Nachrichten beantworten Zum Beantworten der Nachricht markieren Sie die Nachricht und klicken auf die Datei- und Ordneraufgabe <Nachricht beantworten>: Über die Eingabemaske können Sie antworten (siehe vorne Abschnitt 2.1 und 2.3 ff.): 3.5 Senden von neuen Nachrichten Über den Bereich <Neue Nachricht> wählen Sie den gewünschten Kommunikationspartner aus. Dazu muss zuerst die Kommune <An>und dann die gewünschte zuständige <Stelle> markiert werden:

12 10 Hotline Abschließend drücken Sie die Schaltfläche <Neue Nachricht> und verfahren wie bereits beschrieben (siehe vorne Abschnitt 2.1 und 2.3 ff.): 3.6 Protokollierung Zur Ihrer Sicherheit werden im Ordner <Protokoll> alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten sowie alle Verrichtungen wie das Lesen von Nachrichten dokumentiert: 4 Hotline Bei Zugangsproblemen (z.b. Registrierung, Konto gesperrt) hilft Ihnen unser Dienstleister, die Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (kiv.bf), unter den folgenden Kontaktdaten gerne weiter: Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (kiv.bf) Servicezeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00-16:00 Uhr / Freitag: 08:00-13:00 Uhr hotline@kivbf.de (Annahme: werktags 06:30-17:30 Uhr) Telefon: / (Annahme: 7 Tage / 24 Stunden)