Leitfaden. zur Registrierung und Beschaffung einer elektronischen Signatur für die IKK classic Ausschreibungsplattform.

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1 Leitfaden zur Registrierung und Beschaffung einer elektronischen Signatur für die IKK classic Ausschreibungsplattform. 0 Inhalt 1 INTERNETADRESSE DER AUSSCHREIBUNGSPLATTFORM REGISTRIERUNG DIGITALE SIGNATURKARTE BESCHAFFUNG DES SIGNATURSETS ANMELDEN DER SIGNATURKARTE AUF DER AUSSCHREIBUNGSPLATTFORM ÄNDERUNG DER KONTAKTDATEN WEITERE LOGINS FÜR KOLLEGEN ANLEGEN...11 Seite 1 von 13

2 1 Internetadresse der Ausschreibungsplattform Sie gelangen zur Generika Ausschreibungsplattform über folgende Internetadresse: Abb. 1: Startbildschirm Seite 2 von 13

3 2 Registrierung Damit Sie an der Ausschreibung teilnehmen können, ist es erforderlich, sich auf der Ausschreibungs- Plattform zu registrieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche neu registrieren. Abb. 2: Schaltfläche neu registrieren. Sie gelangen im Anschluss zum Formular zur Eingabe Ihrer Registrierungsdaten. Abb. 3: Registrierungsformular Die Felder mit rotem Balken sind Pflichtfelder und müssen mit Ihren Eingaben gefüllt werden. Füllen Sie das Registrierungsformular vollständig und korrekt aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Seite 3 von 13

4 Sie erhalten anschließend folgende Bestätigung: Abb. 4: Bestätigung nach erfolgter Registrierung Ihre Zugangsdaten erhalten Sie von Montag bis Freitag (Eingang der Registrierung bei newtron zwischen 08:00 bis 18:00 Uhr CET) innerhalb von 24 Stunden per . Geben Sie anschließend Ihre persönlichen Zugangsdaten auf der Ausschreibungsplattform ein, um in den internen Bereich zu gelangen. Abb. 5: Eingabe der Zugangsdaten Nach der Eingabe Ihrer Zugangsdaten, werden Sie aufgefordert, ein neues persönliches Passwort einzugeben, mit dem Sie sich künftig auf der Ausschreibungsplattform anmelden können. Abb. 6: Eingabe eines persönlichen Passworts Klicken Sie nach den Eingaben auf und ein Bestätigungstext erscheint. Seite 4 von 13

5 Abb. 7: Bestätigung nach Passworteingabe Sie gelangen nun zu der internen Startseite. Diese Seite wird Ihnen bei jedem erneuten Anmelden sofort angezeigt. Abb. 8: Startseite nach Anmeldung Seite 5 von 13

6 3 Digitale Signaturkarte Auf der Ausschreibungsplattform der IKK classic müssen die Bieter ihre elektronischen Angebote mit Hilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des Gesetzes über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (SigG) abgeben. Die elektronischen Angebote werden 128bit verschlüsselt gespeichert, mit einem elektronischen Eingangsstempel versehen und können weder durch die Vergabebeteiligten noch durch den Dienstleister vor dem Angebotsöffnungstermin technisch eingesehen werden. 3.1 Beschaffung des Signatursets Wir empfehlen Ihnen, sich so früh wie möglich ein Signaturkartenset zu beschaffen. Sie müssen spätestens zum Zeitpunkt der Angebotsabgabefrist in der Lage sein, ein qualifiziert elektronisch signiertes Angebot einzureichen. Beachten Sie hierbei die Beschaffungszeiten des Signaturkartensets bei den entsprechenden Anbietern. Die Vergabestelle der IKK classic und der Dienstleister newtron AG sind nicht für die Verfügbarkeit Ihres persönlichen Signaturkartensets verantwortlich. Sie können aus einer Reihe von Anbietern wählen. Im Folgenden eine unverbindliche Auswahl von Anbietern: Deutscher Sparkassen Verlag Bundesnotarkammer D-TRUST GmbH Deutsche Post Darüber hinaus besteht in der Regel die Möglichkeit, Signatursets bei Ihrer örtlichen Industrie- und Handelskammer zu beantragen. Seite 6 von 13

7 3.2 Anmelden der Signaturkarte auf der Ausschreibungsplattform Sobald Sie Ihr persönliches Signaturset vorliegen haben, können Sie Ihre Signaturkarte für Ihr Login zulassen. Melden Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten auf der Plattform an (siehe Kapitel 1). Nach dem Anmelden klicken Sie im linken Menü auf Verwaltung und anschließend Eigenes Login. Abb. 9: Menüpunkt Verwaltung->Eigenes Login Abb.10: Persönliche Logindaten Seite 7 von 13

8 Sie sehen nun Ihre Logindaten und können diese nun über bearbeiten. Im Reiter klicken Sie auf, um Ihre persönliche Signaturkarte für Ihr Login zu hinterlegen. Abb.11. Reiter Signaturdaten Nun startet ein Applet. Sie müssen hier alle Schritte, wie im Applet beschrieben durchführen. Es kann sein, dass Sie vor dem Start des Applets eine Sicherheitsabfrage Ihres Browsers erhalten. Sie können dieses Applet als vertrauenswürdig einstufen. Gegebenenfalls setzen Sie sich mit Ihrer IT- Administration in Verbindung, falls Sie dieses Applet nicht starten können. Seite 8 von 13

9 Abb.12: Sicherheitsabfrage Signaturkarten Applet Stecken Sie nun Ihre Signaturkarte in das Kartenlesegerät und klicken auf Das Applet sucht nun Ihre Signaturkarte. Abb.13: Einbindung Ihrer Signaturkarte Nun folgenden Sie exakt den Anweisungen, bis Sie wieder auf die newtron Ausschreibungsplattform geführt werden. Seite 9 von 13

10 Hier werden Ihnen nun Ihre verschlüsselten Signaturdaten angezeigt und Sie brauchen nur noch auf klicken. Abb. 14: Darstellung der verschlüsselten Signaturdaten 4 Änderung der Kontaktdaten Sie können im Bedarfsfall Ihre Kontaktdaten ändern, um z.b. eine Telefonnummer oder Adresse zu hinterlegen. Abb. 15: Login bearbeiten Seite 10 von 13

11 Newtron empfiehlt Ihnen, keine Daten in den anderen Reitern außer den Kontaktdaten zu ändern, um die Funktionsfähigkeit Ihres Zugangs nicht zu beeinträchtigen. Bei Fragen zu dieser Thematik wenden Sie sich bitte an 5 Weitere Logins für Kollegen anlegen Die Ausschreibungsplattform erlaubt Ihnen, beliebig viele Zugänge für Ihre Mitarbeiter anzulegen. Der Vorteil besteht hierbei darin, dass Sie die Bearbeitung auf mehrere Mitarbeiter verteilen können. Beachten Sie aber, dass alle Mitarbeiter, die ein Angebot abgeben sollen, über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen müssen. Um ein weiteres Login anzulegen, gehen Sie bitte im Linken Menü auf Verwaltung, dann auf Firmenorganisation und klicken im Anschluss auf Abb.16: Neuen Login anlegen Seite 11 von 13

12 Pflegen Sie nun den Namen, die Telefon-/Faxnummer, die -adresse und ein Passwort ein. Abb.17: Kontaktdaten des neuen Logins anlegen Seite 12 von 13

13 Nun ist es notwendig, dass Sie diesem Login noch Verkäuferrechte für die Angebotsabwicklung einrichten. Klicken Sie hierbei auf den Reiter, dann wählen Sie in der Freigabe- Auswahlliste Als Verkäufer aus und klicken zunächst auf Abb.18: Loginrecht für User vergeben Abb.19: Haken bei Angebotsabwicklung setzen Anschließend setzen Sie einen Haken bei Angebotsabwicklung. Die restlichen Felder dürfen keinen Haken erhalten. Ignorieren Sie hierbei alle anderen Eingabefelder und Auswahlmöglichkeiten. Damit dieses Login Angebote mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abgeben kann, muss auch für dieses Login eine persönliche Signaturkarte hinterlegt werden. Nun können Sie Ihrem Mitarbeiter seine persönlichen Zugangsdaten nennen. Diese finden Sie in der Übersicht der angelegten Logins, nachdem Sie Beachten Sie, dass eine Signaturkarte nicht für zwei Logins verwendet werden kann. geklickt haben. Seite 13 von 13