Leitfaden für Rennorganisationen Albert Bosler Kommissionsvorsitzender Rennsport MTB Fachwart WRSV

Transkript

1 Leitfaden für Rennorganisationen Albert Bosler Kommissionsvorsitzender Rennsport MTB Fachwart WRSV 1

2 Jobs bei der Rennorganisation PR / Marketing / Kalkulation. Rennleitung / Projektkoordination. EDV. Strecke. Administration. Service. 2

3 PR / Marketing / Kalkulation Kalkulation / Budget / Timing Finanz- und Materialbedarf abschätzen Zeitstrang und Rennkalender Ausschreibung / Flyer. Veröffentlichung / Ausschreibung (Presse, Internet, Medien) Gestaltung, Inhalt ( Streckenplan, Werbung, Grußworte, Info zu Sportler/Rennserie). Verteilung ( Schule, Vereine, Radsportveranstaltungen, Radsportgeschäfte) Sponsoren & Werbung. Sponsoren anschreiben / Gespräche / Verträge. Startnummern, Ausschreibung, Banden, Plakate, Preise. Presseinfo / Dokumentation. Pressekonferenz (Presseinformationen, Verpflegung für die Presse, Hofieren ). 3

4 Rennleitung / Projektkoordination Start. Startaufstellung, Startzone, Startsignal, Zielstrich. Kampfgericht. Kamprichterplatz, Kampfrichter bestellen, Kampfrichter entlohnen und versorgen. Moderation für die Veranstaltungstage. Beschallung, Mikrofon, Musik Siegerehrung. Preise ( Medaillen, Urkunden, Sachpreise, Verlosung). Würdiger Rahmen ( Siegerpodest, Sponsorentafel ). Koordination. Einladung und Leitung der Teambesprechungen. Aufsicht über den Fortschritt der einzelnen Jobs und Unterstützung. 4

5 EDV. Hardware/Software. Rechner, Drucker, Kopierer, Verbrauchsmaterial ( Unterbringung ruhiger Raum). Zeitmessung/Rennauswertung. Rundenprotokolle, Starterlisten, Ergebnislisten, Siegerlisten. Datenerfassung. Meldungen erfassen, Meldelisten erstellen. Nummernausgabe, Startgeld, Lizenzen zwischenlagern. 5

6 Strecke. Start- und Zielbereich Zielwagen mit Zeitmessung, Bandenwerbung, Start/Zielbanner oder Start/Zielbogen, übersichtliche Gestaltung, VIP und Presse Streckenverlauf. Verlauf der Strecke, Streckenübersicht für Teilnehmer und Zuschauer Strecke. Sturzräume, Strohballen, Absperrung, Zuschauerlenkung Streckenposten. Einteilung, Zeitplan, Versorgung, Ausstattung, Funkverbindung. 6

7 Administration. Genehmigung. Stadt oder Gemeinde, Behörden ( Landratsamt, Verkehrsbehörde, Naturschutzbehörde, Forstamt, Jägervereinigung, Kirchengemeinde ). Rettungsdienste. Terminabsprache, Standort. Zufahrtsregelung. Rettungswege, Zu- und Abfahrt für Teilnehmer und Zuschauer, Parkplatz. Repräsentanz. Ansprechpartner für Genehmigungen, VIP-Begleiter, Schirmherr suchen. 7

8 Service. Festzelt, Räumlichkeiten. Organisieren und ausstatten, Strom, Wasser, Duschen und WC. Speisen und Getränke. Bedarf festlegen für Essen ( Wurst, Teigwaren, Steaks, Brötchen, Kuchen) Getränke ( Bier, alkoholfreies Getränk, Kaffee, Sportlergetränk). Rahmenprogramm. Musik, Showeinlagen usw. Organisation. Wechselgeld, Personalplan für Getränke und Verzehr. 8

9 Termine Hier wichtige Etappen im Zeitplan z. B. für eine Veranstaltung im Oktober. Phase 1 Phase 2 Phase 3 Januar Juli September Oktober 9

10 Aktueller Zustand Übersicht des Fortschritts gemessen am Zeitplan: Welche Bereiche entsprechen dem Zeitplan? Welche Bereiche liegen im Zeitplan zurück? Welche Bereiche sind dem Zeitplan voraus? Unerwartete Verzögerungen oder Probleme. 10

11 Verantwortliche Personen PR / Marketing Rennleitung / Projektkoordination. EDV. Strecke. Administration. Service. 11