Termin: Stiller Tag? Tanzverbot? Überschneidungen Sonstiges (z.b. Kirchweih)
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- Maria Fleischer
- vor 7 Jahren
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1 Anlage 2: Checkliste: Organisations- und Ablaufplan bei Veranstaltungen 1 Termin: Stiller Tag? Tanzverbot? Überschneidungen Sonstiges (z.b. Kirchweih) Veranstaltungsort: Reservieren Schriftliche Bestätigung bzw. Vertrag Hausmeister/Personal am Veranstaltungstag Schlüssel für Eingang/Räume Räume checken (Bestuhlung, Strom, Toiletten, Heizung, Lüftung, Sicherungen, Notausgänge) Reinigung (ggf. Putzmaterial) Müllentsorgung/Mülltonnen Erreichbar? Hausmeister: Anwesend? Kalkulation/Finanzierung: Gesamtkalkulation Überwachung der einzelnen Ausgaben Zuschussanträge stellen (Fristen?) Abrechnung Künstler: Auswahl Kontakt (Ansprechpartner) Terminabsprache Gage aushandeln Nebenabsprachen 18 (z.b. Programm-Inhalte) Vertrag schließen Infos an Künstler (Lageplan, Zeitplan, Bühne, usw.) Plakate/Infos/Bilder für PR anfordern Bezüglich Gage klären: bar/überweisen/scheck? Inkl. Verpflegung, Fahrtkosten, Übernachtung 1) Checkliste des KJR Ostallgäu für Veranstaltungen
2 » Anmeldungen/Genehmigungen: Ordnungsamt Polizei Jugendamt Sanitätsdienst Feuerwehr Versicherungen GEMA Künstlersozialkasse Plakat/Handzettel: Absprache mit Grafiker Daten an Grafiker (Logos/Vorlagen) Entwurf Korrektur lesen Entwurf zur Druckerei Plakate / Handzettel von Druckerei / Lieferung Aushang / Verteilung / Versand ggf. Plakatständer einsammeln Jugendschutz: Siehe Jugendschutz bei Veranstaltungen Jugendschutzgesetz zum Aushängen Unterweisungsnachweis Erziehungsbeauftragung Einladungen: Entwurf Vorlage Entwurf zur Druckerei Auslieferung / Abholung Personenkreis festlegen ggf. Rückmeldekarten Rückmeldetermin festlegen Versand / Verteilung Brief an Anwohner Für Aushang / Verteiler eigene Checkliste machen 19
3 Anlage 2: Checkliste: Organisations- und Ablaufplan bei Veranstaltungen Presse/Rundfunk/Lokalsender/Internet: Pressetext schreiben Verteiler Presse machen Termin Pressekonferenz Einladung für Pressekonferenz Veranstaltungshinweis Interview Radio / TV Internetforen z.b. Only Party, livein Einladung / Freikarten für Presse Fotograf ggf. Nachbericht schreiben Versand ca. eine Woche vorher Personaleinteilung: Personalkoordination Jugendschutzbeauftragter Helfer von anderen Vereinen / Bauhof Aufbau Deko / Raumgestaltung Einlass Kasse Ordner Parkplatzeinweisung Kontakt zur Presse Kontakt zu Musikern Getränkeverkauf Bedienung Küche Essenverkauf Geschirr spülen Abbau Reinigung Springer 20
4 » Technik: V-Raum checken Strom, Sicherungen, PA / Lichtanlage reservieren Vertrag PA / Licht Aufbauzeiten vereinbaren Personal Auf- und Abbau Bedienungspersonal Anlieferung / Abholung Mikrofon / Verstärker MP 3 / PC etc. Notstromaggregat Starkstrom Sicherungskasten Material/Equipment: Podeste für Bühne Tische / Bänke / Stühle Verlängerungskabel Mikrofone Getränke/Essen: Getränke bestellen Anlieferung / Abholung Personal (siehe Seite 20) Aushang Verkaufspreise Rückgabe vereinbaren Rückgabe Essen bestellen Anlieferung / Abholung Rückgabe vereinbaren Rückgabe Abrechnung Einnahmen Kühlraum / -schrank Spülmöglichkeiten Zugang (Schlüssel) Für Hintergrundmusik 21
5 Anlage 2: Checkliste: Organisations- und Ablaufplan bei Veranstaltungen Getränke/Essen: Becher / Gläser Geschirr / Besteck Putz- / Spülmittel Geschirrtücher Geld: Geld / Schecks für Auszahlungen Wechselgeld Einlass Wechselgeld Getränke VK Quittungen vorbereiten Abrechnung Einlass Abrechnung Getränke VK Kassen wegsperren An-/Abreise: Shuttle Bus ÖPNV Sonstiges Material: Klopapier Klebeband Müllsäcke Mediengeräte Stellwände Transparente, Plakate Papier, Stifte etc. Handy Liste Notrufnummern Erste-Hilfe-Koffer 22
6 » Sonstiges: Übernachtungen reservieren Schlüssel besorgen Bus reservieren Anfahrtsplan erstellen Anfahrtsweg beschildern Räume beschildern / Wegweiser Zeitplan erstellen Kinderbetreuung Namenschilder Personal Begrüßung der Gäste Moderation festlegen 23
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