Checkliste Weihnachtsfeier

Transkript

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2 EINladUNg Postalische Einladung Absender mit Vereinslogo Anlass der Feier Datum, Beginn und Ende Ablauf, Programmheft Ort mit genauer Adresse und Anschrift und Anfahrtsbeschreibung Hinweis auf Parkmöglichkeiten Anmeldefrist z.b. bis 14 Tage vor der Veranstaltung Feedback Adresse Begleitpersonen / Nicht Vereinsmitglieder erwünscht? statt einer postalischen Einladung können Sie auch eine PDF Datei erstellen mit den selben Inhalten und diese dann per verschicken UNSER TIPP! Informieren Sie die Nachbarn des Veranstaltungsortes, dass es etwas lauter werden könnte und informieren Sie ihre Gäste über mögliche Fahrmöglichkeiten (Taxi, ÖPNV), damit sie unbeschwert etwas trinken können. 2

3 DER TERmIN Festlegung des Termins: Achten Sie auf Ferientermine Feier- / Brückentage Große Sportereignisse Parallelveranstaltungen Interne Termine Ausreichende Vorbereitungszeit UNSER TIPP! Legen Sie den Termin am besten 2-3 Monate vorher fest 3

4 Der VerAnstALtunGsort Auf dem eigenen Gelände/Vereinshaus: Platzbedarf (Bestuhlung) Parkplatz-Situation Toiletten Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Küchentechnische Einrichtung Strom- / Wasserbedarf Personalbedarf: Wie viel wird benötigt? In einer externen Location: Kosten: Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) Platzbedarf Parkplatz-Situation Verkehrsanbindung Ausstattung (Möbel und Technik) Toiletten Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Küchentechnische Einrichtung Strom- / Wasserbedarf Personalbedarf oder gibt es einen festen Cateringpartner? Wie viel Personal wird benötigt? 4

5 DIE AUSSTATTUNG Die Grundausstattung sollte beinhalten: Beschilderung (Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) Tische und Stühle Festzelt-Garnituren Stehtische / Hussen Platz für das Buffet Gläser, Geschirr, Besteck Servietten Dekoration (Tannengrün, Weihnachtskugeln, Weihnachtssterne, Lichterketten, Windlichter, Kerzen, Strohsterne) Bühne Licht Feuerlöscher Give-aways / Weihnachtsgeschenke Vereinsbroschüren UNSER TIPP! Veranstalten SIe einen Bastelnachmittag mit den Kindern aus Ihrem Verein. So können Sie Weihnachtsdekoration kostengünstig selber basteln. Einfach Glasgefäße mit Weihnachtskugeln füllen und Tannengrün dazwischen legen. Am besten wählen Sie Kugeln in Ihren Vereinsfarben. Nehmen Sie ebenfalls Kerzen in Ihren Vereinsfarben 5

6 DIE BEWIRTUNg Achten Sie bei der Wahl des Essens auf folgende Aspekte: Vorweihnachtliche Stimmung Kleine Überraschungen Gästeliste (Anteil: Männer, Frauen und Kinder) Vegetarier Religiöse und kulturelle Besonderheiten UNSER TIPP! Bereiten Sie Eiswürfel rechtzeitig vor 6

7 DER VERaNSTalTUNgSPlaN Beziehen Sie folgende Überlegungen mit ein: Zeitplanung Programmheft oder -flyer Moderation DJ oder Band Sonstige Künstler Wichtelspiele Mitmach-Aktionen Kinder Animation UNSER TIPP! Bei einer Feier mit vielen Kindern ist es schön einen Weihnachtsmann Auftritt zu planen, eventuell auch mit Geschenkübergabe. Das ist für die Kinder immer ein ganz besonderer Moment. 7

8 Die Kostenplanung Kosten Einladungskosten Location Möblierung & Equipment Dekoration Veranstaltungstechnik Catering Unterhaltung Externes Personal Logistik Versicherungen Gebühren & Beiträge in Gestaltung Druck Porto Mietkosten Nebenkosten Möbel Catering Equipment Tischdekoration Blumen / Pflanze Tischdecken Lichttechnik Beschallungstechnik Videotechnik Bühne Personal Speisen & Getränke Personal Geschirr / Besteck Equipment DJ / Band Moderation Sonstige Künstler Aktionsgeräte Security Fotograf Helfer Benzinkosten Veranstalterhaftpflicht Genehmigungen in gesamt gesamt 8

9 Die AblAufplAnung Aufgabe Wann? Wer? Gästeliste schreiben Genehmigungen klären Versicherung klären Künstler bestätigen Einladungen erstellen & versenden Rückmeldungen checken + Anzahl Gäste festlegen Equipment kaufen Getränke& Lebensmittel kaufen Beschilderung anbringen Bühne und Technik aufbauen Möblierung aufbauen Getränke kühlen Speisen vorbereiten Dekoration Tische eindecken Speisen fertig stellen Künstler einweisen Personal einweisen 1 Woche vorher 3 Tage vorher 2 Tage vorher 1 Tag vorher 1 Tag vorher 1 Tag vorher 1 Tag vorher 1 Tag vorher am Veranstaltungstag am Veranstaltungstag am Veranstaltungstag am Veranstaltungstag 9

10 EinkaufszEttEl Sie haben anhand der Checkliste bemerkt, dass Ihnen noch das ein oder andere fehlt? Hier haben Sie die Möglichkeit sich Notizen zu machen. MEnGE artikel 10