Checkliste - Location / A-Z
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- Ludo Sauer
- vor 7 Jahren
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Transkript
1 Checkliste 1 / 9 Checkliste - Location / A-Z 1 Ambiente der Räumlichkeiten - Wünsche festlegen 2 Anreise mit öffentl. Verkehrsmitteln abklären 3 Bühne, Podium, Rednerpult 4 Bühne anmieten 5 Busparkplatz 6 Dekoration, eigene od. von der Location 7 Einrichtung für Behinderte 8 Garderobe für Gäste, Personal und Künstler 9 Garten/Terrasse 10 Gastronomie im Haus - siehe Catering 11 Heizung 12 Klimaanlage 13 Lage der Räumlichkeiten (EG, 3. Stk) 14 Lärmabschirmung (Party? DJ?) 15 Lift 16 Nächster Taxistand (Entfernung) 17 Nebenräume reservieren bzw. anmieten 18 Parkmöglichkeiten (Anzahl / ausreichend?) 19 Personal der Location benötigt? 20 Podium organisieren Raum reservieren bzw. anmieten Rednerpult organisieren Shuttleservice Sitzplätze/Stehplätze (ausreichend planen!) Sitzordnung klären Stufen Toiletten Tanzfläche Tischaufstellung klären Zufahrtsmöglichkeiten
2 Checkliste 2 / 9 Checkliste - Technik 1 Ton-/Audiotechnik bereitstellen (Stereoanlage - Musik) 2 Videotechnik bereitstellen 3 Beleuchtung bereitstellen 4 Beamer organisieren 5 Mikrofon bereitstellen 6 Steckdosenanschlüsse abklären 7 Leinwand bereitstellen 8 wer ist vor Ort verantwortlich für die Technik? 9 Handy-Empfang vor Ort prüfen
3 Checkliste 3 / 9 Checkliste - Essen & Trinken 1 Menü? 2 Menü festlegen 3 Menükarten 4 Buffet? 5 Kaltes Buffet planen 6 Warmes Buffet planen 7 Vegetarische Alternativen planen 8 Dessertbuffet planen 9 Gedeck 10 Canapés, kalt, warm 11 Petits fours 12 Kuchen, Torte 13 Kalte Getränke auswählen 14 Warme Getränke auswählen 15 Alkoholfreie Getränke auswählen 16 Kaffee 17 Alkoholische Getränke auswählen 18 Aperitif 19 Bier 20 Wein Sekt Champagner Digestif Liköre
4 Checkliste 4 / 9 Checkliste - Einladung Nr. ja nein Notizen delegiert an erledigt zuständig vor Ort 1 Einladungsschreiben 2 Information zum Anlass 3 Information zum Datum 4 Information zur Uhrzeit 5 Information zum Ort 6 Vollständige Adresse angeben 7 Tel-Nr. der Location 8 Ansprechpartner für Rückfragen und Anmeldung angeben 9 Wegbeschreibung beifügen 10 Kleiderordnung vorgeben 11 Interne Einladungsschreiben versenden 12 Externe Einladungsschreiben versenden
5 Checkliste 5 / 9 Checkliste - Drumherum - Sonstiges 1 Bühne, Ton, Licht 2 Ton 3 Licht 4 Dekoration 5 Dekorationsteam organisieren 6 Einladungskarten 7 Tischkarten 8 Plakate 9 Fahnen, Wimpel, Pokale, Urkunden etc. 10 Feuerwerk 11 Film- und/oder Videogeräte 12 Fotograf 13 Friseur 14 Geschenke und Verpackung 15 Geschenke und/oder Blumensträuße für Ehrungen 16 Blumenschmuck 17 Kerzen 18 Klavier 19 Kleidung 20 Kostüme Möbel, Geschirr, Besteck, Gläser etc. Personal für Service und Reinigung Rauchwaren Telefon Transport - Shuttleservice, öffentl. Verkehrsmittel etc. Zelt
6 Checkliste 6 / 9 Checkliste - Unterhaltung - Entertainment 1 Begrüßung - durch wen? Weihnachtliche Ansprache vorbereiten, Rücksprache mit 2 Geschäftsführer / Vorstand 3 Künstleragentur 4 Veranstaltungsagentur 5 Organisator 6 externe Künstler buchen und deren Beiträge abklären 7 Musik - DJ 8 Musik - Band 9 Dinnermusik - live 10 Tanzmusik - live 11 Moderator oder/und Entertainer 12 Shows und/oder Showeinlagen 13 Zeremonienmeister 14 Beiträge aus eigenen Reihen - Beiträge abklären 15 Beiträge von Gästen abklären 16 Mitternachtseinlage 17 Überraschung 18 Ehrungen 19 Organisation + Überreichung von Weihnachtspräsenten abklären 20 Zentralen Ansprechpartner für Programmablauf festlegen Kontaktliste aller Mitwirkenden und Ansprechpartner erstellen Technik - Veranstwortlichen festlegen (s.u. Technik) evtl. benötigte Requisiten besorgen Genauen Ablaufplan erstellen
7 Checkliste 7 / 9 Checkliste - Vorschriften 1 Allgemeine Vorschriften für Veranstaltungen 2 Sicherheitsbestimmungen 3 Veranstaltungen mit Verköstigung und Getränkeausschank 4 Steuern und Veranstaltungen 5 KSK - Künstlersozialkasse - Künstlersozialabgabe 6 Gema
8 Checkliste 8 / 9 Checkliste - Ablauf des Festes 1 Location-Check - Bestuhlung, etc. ok? 2 Location-Check - Deko ok? 3 Location-Check - Technik vorbereitet? 4 Technik und Lichtanlage checken 5 Location-Check - Catering vorbereitet? 6 Material- und Gerätebestand kontrollieren 7 Technische Einrichtungen funktionieren? 8 Heizung und Kühlung optimal? 9 Wo sind die Toiletten, Kennzeichnung? 10 Hinweistafeln, Transparente etc. richtig aufgehängt? 11 Grünpflanzen und Blumenschmuck in Ordnung? 12 Anwesenheit aller Mitwirkenden überprüfen 13 Fotograf anwesend? 14 Künstler anwesend? 15 Empfang vorbereiten 16 Vorgespräch mit Fotografen 17 Vorgespräch mit Künstlern / Musikern 18 Notausgänge und Rettungswege kontrollieren 19 Telefonliste zur Hand (Tel-Nrn. aller Beteiligten) 20 gute Laune checken!!!
9 Checkliste 9 / 9 Checkliste - nach dem Fest Nr. ja nein Aufgabe Notizen delegiert an: erledigt zuständig vor Ort 1 Abbau des eigenen Equipments 2 Geräte und Materialien abtransportieren 3 Müll entsorgen, Veranstaltungsraum reinigen 4 Überprüfen, ob nichts vergessen wurde 5 Abbau Hinweistafeln, Transparente, eigene Deko, etc. 6 Rechnung begleichen 7 Schlussabrechnung erstellen 8 Bericht und Fotos an Mitarbeiter verschicken 9 Bericht und Fotos ins Intranet stellen 10 Dankschreiben an Mitwirkende verschicken (Künstler, etc.) 11 Dankschreiben an Sponsoren verschicken 12 Feedbackbögen an Gäste verschicken 13 Feedbackbögen auswerten
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1. Ablaufplanung... 1 2. Checkliste... 2 3. Kostenplanung... 5 4. Einkaufsliste... 6 Auch wenn Ihre Feier vielleicht noch in weiter Ferne liegt, sollten Sie nicht vergessen, sich frühzeitig um die entsprechende
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Organisationsüberblick Festveranstaltung Zeitrahmen Termin Aufgabe Zuständig -keit erledigt am Bemerkungen 18 Durchführung einer Ist-Analyse der bereits durchgeführten Vereinsveranstaltungen Vorstand 16
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Hochzeits Checkliste 12-8 Monate vor der Hochzeit Stilistik & Zeitraum für die Hochzeit bestimmen Erste Gästeliste erstellen Budget festlegen Datum & Location festlegen/ buchen Datum & Uhrzeit Trauung
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Anlage 2: Checkliste: Organisations- und Ablaufplan bei Veranstaltungen 1 Termin: Stiller Tag? Tanzverbot? Überschneidungen Sonstiges (z.b. Kirchweih) Veranstaltungsort: Reservieren Schriftliche Bestätigung
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Haus des Stiftens Engagiert für Engagierte
Seite 1 von 9 Vorbereitung Ergebnis erledigt Zieldefinition Was möchte man erreichen? Thema der Veranstaltung Wen möchte man ansprechen? Teambestimmung Wer soll welche Aufgabe übernehmen? planung Wann
SCHRITT 1: KONZEPTION
CHECKLISTE KUNDENEVENT Kundenevents sind eine gute Möglichkeit, mit (Neu-)Kunden in den persönlichen Kontakt zu treten. Natürlich ist ein Event mit organisatorischem Aufwand verbunden, mit Vor- und Nachbereitung.
Checkliste für Ihre Hochzeit. 12-6 Monate vorher
Checkliste für Ihre Hochzeit Der schönste Tag im Leben soll gut geplant sein, damit Braut und Bräutigam ihn in vollen Zügen genießen können. Am besten fangen Sie mit den Planungen bereits ein Jahr vor
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