Checkliste: Veranstaltungsorganisation
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- Edwina Förstner
- vor 10 Jahren
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1 Checkliste: Veranstaltungsorganisation Diese Liste ist als Anregung gedacht und erhebt KEINEN ANSPRUCH AUF VOLLSTÄNDIGKEIT Veranstaltung Was: Konferenz, Tagung, Workshop... Thema/Titel der Veranstaltung Zielgruppe Tagungsgebühr wenn ja: Konto Kasse Quittungsblock Stempel Einlassberechtigung/ Kontrolle Teilnahmebescheinigung Wochentag, Datum, Uhrzeit interne Termine, Ferien, Feiertage etc. berücksichtigen Ort Raumbedarf und -ausstattung Größe Lagerfläche/-raum barrierefrei Pausenzone Garderobe (Schild Haftungsausschluss) Zugang nach draußen (Raucher) Bestuhlung Stehtische Infodesk/Infotische Stellwände Whiteboard Flipchart Schreibunterlagen Rednerpult
2 Technik Internet-Zugang Steckdosen Laptop Beamer Overhead Mikrofon Moderatorenkoffer Anschlüsse/Kabel/Adapter Support Referenten Honorar Hotelinformationen Anreiseinformationen Parkplatz Technikbedarf für die Veranstaltung klären Namensschilder Tischschilder Hand-Out Geschenk Moderation Kosten Referenten Räume Technik Fördermittel/Partner Einladung gedruckt und/oder elektronisch und/oder telefonisch Anreiseinformationen und Parkmöglichkeit/Parkausweise/Fahrdienst Verteiler/Adressrecherche Versand Plakate Inhalt: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort evtl. Veranstalter/Kontakt, Partner/Förderer (Logos) > siehe auch Checkliste Plakate und Flyer > Vorlagen: sharepoint Plakatierung Versand/Hängung Format
3 Flyer Inhalt: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort Veranstalter/Kontakt, Partner/Förderer (Logos) > siehe auch Checkliste Plakate und Flyer > Vorlagen: sharepoint Programm evtl. Infotext Anfahrtsbeschreibung Anmeldefrist dt/engl auslegen/verteilen (z.b. Seminare, Mensa) Versand Format Anmeldung telefonisch/online Teilnehmerliste Teilnehmerbescheinigung Organisationsbüro/ Ansprechpartner während der Veranstaltung Infodesk, Laptop, Drucker Notfallnummern Büromaterial Standbesetzung Material für die Teilnehmer / Ausstattung > sharepoint: Bestellung Tagungen oder Leihschein Tagungen Taschen Mappen Blöcke Kugelschreiber Programm/Flyer Namensschild Tischschild Tassen Regenschirme Pfefferminz USB-Stick Hinweisschilder sonstiges: Stadtplan, Fahrplan Infomaterial Stadt Siegen
4 Getränke Speisen Geschirr Gläser Besteck (Vorlagebesteck) Servietten Tischdecken Mülleiner Plastikbeutel Eimer (z.b. für Getränkereste) Einweghandschuhe Personal Musik Musiker Mikrofone Musikanlage Gema Hilfskräfte Organisation Technikbetreuung Fahrdienst Infodesk Fotograf Referentenfotos Gruppenfotos (vorher die Verwendung der Fotos klären und wo fotografiert werden soll;, evtl. Einverständniserklärung) sonstiges weiteres Mobiliar Dekoration Blumen
5 Ansprechpartner an der Fakultät / Universität Raumbuchung Janina Klingebiel Hölderlinstr. 3, Siegen Tel.: [email protected] Anmeldung der Veranstaltung: Info an die Hausmeister wg. Öffnungszeiten Technik ZIMT Zentrum für Informations- und Medientechnologie Tel.: [email protected] ZIMT-AR Adolf-Reichwein-Straße 2, Siegen Gebäude X und Z ZIMT - H Hölderlinstraße 3, Siegen Ebene 2, Trakt D und Ebene 5, Trakt D Gestaltung Plakate und Flyer, Material für Tagungen Corina Rütten AR-K 218 Tel.: [email protected] Bestell- und Leihformular > sharepoint Webadministrator Kai Hilpisch AR-K 118 Te.: oder [email protected] Sebastian Deuster Studentenwerk Siegen A.ö.R. -Verpflegungsbetriebe- Veranstaltungen und Tel.: Pressestelle Adolf-Reichwein-Str. 2, Gebäude Z, 1. Untergeschoss Telefon: [email protected]
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