CHECKLISTE EVENT-BRIEFING
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- Lilli Kerner
- vor 10 Jahren
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1 CHECKLISTE EVENT-BRIEFING Allgemeine Informationen Auftraggeber Firma: Ansprechpartner: Telefon: Telefax: Handy: Website: Art des Events Anlass: Titel: Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe eintägig Anzahl Stunden: von bis mehrtägig Anzahl Tage: von bis Detail: Ausweichtermin Kategorie Abendveranstaltung Ausstellung Incentive Kick-off-Meeting Konferenz 1
2 Kongress Konzert Messe Messestand Pressekonferenz Roadshow Seminar Symposium Tagung Tourneeproduktion Produktpräsentation Ziele Bekanntheitssteigerung Innovation Kundenbindung Motivation Teambuilding Umsatz / Gewinn Weiterbildung Weitere Ziele Teilnehmer Bestandskunden Dienstleister Gewerke Neukunden Mitarbeiter Multiplikatoren Lieferanten VIPs Sonstige 2
3 Teilnehmerzahl insgesamt: Personen Mit Partner Mit Kindern Alleine Moderator Name Firma Kontakt Honorar Hotel Referenten Name Firma Kontakt Honorar Hotel Künstler Name Firma Kontakt Honorar Hotel 3
4 Unterbringung Moderator Referent 1 Referent 2 Referent 3 VIP 1 VIP 2 VIP 3 Teilnehmer 1 Teilnehmer 2 Teilnehmer 3 Personal 1 Personal 2 Personal 3 Anzahl Einzelzimmer Anzahl Doppelzimmer Datum Anreise Datum Abreise Parkplatz Finanzierung Budget: Eigenfinanzierung %, Fund-Raising %, Sponsoring %, Subvention %, Sonstige Kooperationen %, Gewerke und Dienstleister Booker Caterer Druckerei Eventagentur Fahrer Helfer / Hands Hostessen Hotel Konzeptionierer Merchandiser Messebauer 4
5 Rigger Security Techniker PR-Agentur Verkäufer Versicherung Werbeagentur Sonstige Eigenes Personal Ort und Zeit Location: Alternativ-Location: Indoor Outdoor Gebäude Zelt Sonstiges Anzahl der Vortragsräume Breakout-Räume Anzahl: à,,, PAX Anzahl: à,,, PAX Lobby Hospitality Desk Ausstattung Büromaterial Informationsmaterial Personal Technik im Eingangsbereich vor Veranstaltungsraum 5
6 Aufbau Tag von bis Uhrzeit von Uhr bis Uhr Soundcheck Tag von bis Uhrzeit von Uhr bis Uhr Veranstaltung Tag von bis Uhrzeit von Uhr bis Uhr Abbau Tag von bis Uhrzeit von Uhr bis Uhr Bestuhlung Bankettbestuhlung Blockbestuhlung Carree-Form E-Form Fischgrätenbestuhlung Kreis Parlamentarische Bestuhlung Stuhlreihen T-Form U-Form Technik Aufzeichnung Beamer Beleuchtung Beschallungsanlage Diaprojektor Flipchart Folienstifte Laptop/Notebook 6
7 Laserpointer Leinwand Metaplan-/Pinnwände Mikrofonanlage Handmikrofon (Funk) Krawattenmikrofon Moderatorenkoffer Overheadprojektor Catering in der Veranstaltungsstätte im Hotel selbst erstelltes Catering externer Caterer Art des Caterings Begrüßungsdrink Welcome-Dinner Fingerfood Flying Buffet Frühstück Mittagessen Abendessen Kaffeepausen Mitternachtssnack Gebäck sonstige Getränke für Personen Kaffee Tee Wasser mit Kohlensäure Wasser ohne Kohlensäure Orangensaft Apfelsaft Sonstige Getränke 7
8 Kommunikation Einladungsmanagement Save the date Einladung Einladungsschreiben Rückantwort Wegbeschreibung Karte Menüvorschlag Termine Termin Save the Date Termin Einladungsversand Termin Rückantwort Termin Nachfassaktion Werbung Direktwerbung per Direktwerbung per Post Internetwerbung Google AdWords Facebook Ads Banner / Skyscraper, etc. Internet Sonstige Flyer Plakate Außenwerbung Zeitungen / Zeitschriften Radio Spot TV Werbung Werbung sonstige 8
9 Öffentlichkeitsarbeit Pressemitteilung Pressekonferenz Interview Printmedien Interview Radio Interview TV Presseeinladung zum Event Messestand Product Placement Verkaufsförderung-Sales Promotion Sampling Promotionteam Drucksachen Ablauf Anmeldebestätigung Anmeldeformular Ansteckschilder Banner Briefpapier Namensschilder Teilnehmerliste Tischschilder Pressemappe Programm Raumausschilderung Rednerpultschilder Referentenschilder Regieanweisung Roll-up-Displays Tagungsmappe Umschläge Unterschriftenliste 9
eintägig mehrtägig Anzahl Tage
1. KONZEPT 1.1 Art des Events Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe eintägig mehrtägig Anzahl Tage Abendveranstaltung Incentive 1.2 Zeitraum von bis Ausweichtermin 1.3 Ort Destination Location Alternativ-Location
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Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe eintägig mehrtägig Anzahl Tage. Destination. Location. Alternativ-Location. Kernbotschaft.
1. KONZEPT 1.1 Art des Events! F J Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe eintägig mehrtägig Anzahl Tage Abendveranstaltung Incentive Überschneidungen mit Messezeiten sowie Ferien und Feiertagen beachten!
1.1 Zuständigkeit Auftraggeber Abteilung AP Konzept Vertreter des AP Kostenstelle AP Kostenstelle Telefon Telefax Mobiltelefon. 1.
briefingliste 1. KONZEPT 1.1 Zuständigkeit Auftraggeber Abteilung AP Konzept Vertreter des AP Kostenstelle AP Kostenstelle Telefon Telefax Mobiltelefon 1.2 Art Anlass Thema Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe
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UNSERE CHECKLISTE FÜR TAGUNGEN UND SEMINARE FIRMA / ORGANISATION................ Anschrift... Telefon... Fax....... E-Mail............ INFORMATIONEN ZUR VERANSTALTUNG Veranstaltungsbezeichnung... Veranstaltungstermin......
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tagungsplaner.de Briefing Foto: Startup Stock Photos Das Wichtigste vor, während und nach der Veranstaltung. Die Checkliste Briefing ist die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltung und kann Ihnen
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-----------------CHECKLISTE EVENT-------------------------------------------------------------------------------------------- 1. ALLGEMEIN 1.1 Titel der Veranstaltung 1.2 Art des Events Einzelveranstaltung
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CHECKLISTE KONFERENZ & TAGUNG
1) KONTAKTDATEN VERANSTALTUNGSORT Hotel / Location / Kongresszentrum Straße / Nr. Ort / PLZ Telefon Telefax Homepage / Email -Bankett / Planung- -Reservierung- -Empfang- -Technik- Seite 1/7 2) VERANSTALTUNGSRAUM
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1. KONZEPT 1.1 Zuständigkeit! F J Auftraggeber Abteilung AP Konzept Vertreter des AP Kostenstelle AP Kostenstelle Telefon Telefax Mobiltelefon 1.2 Art! F J Anlass Thema Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe
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