CHECKLISTE EVENTPLANUNG

Transkript

1 1) KONTAKTDATEN VERANSTALTUNGSORT / HOTEL Hotel / Location-Name Straße / Nr. Ort / PLZ Telefon Telefax Homepage / -Planung & Verkauf- -Technik- -Reservierung- -Catering / F&B- Seite 1/6

2 2) KONZEPT ZEITRAUM Von bis Ersatztermin 1 Von bis Ersatztermin 2 Von bis ART DES EVENTS Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe eintägig mehrtägig Anzahl Tage Abendveranstaltung Road Show Incentive Produktpräsentation Sonstige ZIEL DES EVENTS Bekanntheitssteigerung Produkteinführung Kundenbindung Motivation Promotion Teambuilding Weiterbildung Neukundengewinnung Öffentlichkeitsarbeit Sonstiges Motto / Titel des Events ZIELGRUPPE TEILNEHMER Kunden Lieferanten Neukunden Mitarbeiter Geschäftspartner Sonstige Seite 2/6

3 3) LOCATIONPROFIL ALLGEMEINE ANGABEN Indoor Outdoor In - und Outdoor Eventlocation Kongresshalle Tagungsraum gastronomische Einrichtungen Messehalle Hotel Burg / Schloss Fabrikhalle Sonstige INFRASTRUKTUR Entfernung zum Bahnhof Entfernung zum Flughafen Werden Transfers benötigt? Anzahl Parkplätze Parkgebühren Sonderrate für Parkplatznutzung möglich? EN Raum / Location befahrbar Laderampe Anlieferungsmöglichkeiten benötigt Lastenaufzüge VERANSTALTUNGSRAUM / ORT Raummaße: B: H: T: Beleuchtung? Deckenbelastung? Verdunklung möglich? Fluchtwege / Notausgänge vorhanden? Beschallung? ausreichend Stromanschlüsse? Klimaanlage / Heizung vorhanden? Brandschutzauflagen? Seite 3/6

4 BESTUHLUNG Bestuhlung für Personen Bankettbestuhlung (mit runden Tischen) Bankettbestuhlung (mit eckigen Tischen) Stuhlkreis U-Form Stuhlreihen Parlamentarisch Block weitere MÖBLIERUNG Teilnehmertische Ablagetische Stühle mit Armlehnen Stühle ohne Armlehnen Rednerpult mit/ohne Mikro Referententisch Bühne / Podest Dekomaterial Sonstiges SONSTIGES Garderobe vorhanden? Toiletten in der Nähe? Aufzug in der Nähe? Aufbauzeit ab wann? Abbau bis wann? Seite 4/6

5 4) CATERING Frühstück / Brunch Mittagessen Abendessen Begrüßungscocktail Kaffeepause Gala Dinner Sonstiges im Restaurant separater Raum im Veranstaltungsraum Nichtraucherbereich Büffet Menü Vegetarier / Allergiker Menükarten 5) TEILNEHMER MANAGEMENT Hotel Anreise / Check in ab / Abreise / Check out bis / Doppelzimmer, Anzahl: Einzelzimmer, Anzahl: Suite, Anzahl: Preis ÜN / F im Doppelzimmer Preis ÜN / F im Einzelzimmer Preis ÜN / F Sonderserviceleistungen (Blumen, Obstteller, etc.) Weitere Fragen: 1) Welche Zimmerkategorien gibt es mit welcher Ausstattung? (z.b. Standard, Komfort, etc.) 2) Ist ein Zimmer-Upgrade für VIP s (z.b. für Ihren Geschäftsführer) möglich? 3) Über welche Restaurants / Bars verfügt das Hotel? 4) Optionsfristen / Buchungsfristen / Stornierungsgebühren Seite 5/6

6 6) VERSICHERUNGEN Künstlersozialversicherung Unfallversicherung Veranstalterhaftpflicht Feuerversicherung Reiseversicherung 7) DIENSTLEISTER Bühnenbau Künstler Film Musik Fotograf Hostessen Laser / Pyrotechnik Moderator Animation Referenten Regie Technik Transfer Transport 8) NICHT VERGESSEN... Einladung Programm Briefpapier Umschläge Namensschilder Ansteckschilder Tischschilder Referentenschilder Ausschilderung zur Eventlocation Ausschilderung in der Eventlocation Teilnehmer / Gästeliste Unterschriftenliste Banner Fahnen Roll Up s Infomaterial Give Aways Seite 6/6