CHECKLISTE KONFERENZ & TAGUNG

Transkript

1 1) KONTAKTDATEN VERANSTALTUNGSORT Hotel / Location / Kongresszentrum Straße / Nr. Ort / PLZ Telefon Telefax Homepage / -Bankett / Planung- -Reservierung- -Empfang- -Technik- Seite 1/7

2 2) VERANSTALTUNGSRAUM Welche Art Raum benötigen Sie? Konferenzraum Anzahl Personen / Größe m² / Gruppenarbeitsräume Anzahl Personen / Größe m² / Ausstellungsraum/fläche Größe m² / Lagerraum Tagungsbüro weitere ALLGEMEINES Raummaße: B: H: T: Ist der Tagungsraum teilbar? Ja Nein Gibt es Säulen im Raum, die die Sicht behindern? Ja Nein Freie Sicht auf die Projektionsfläche von jedem Platz aus? Ja Nein BESTUHLUNG Bestuhlung für Personen Bankettbestuhlung (mit runden Tischen) Bankettbestuhlung (mit eckigen Tischen) Stuhlkreis U-Form Stuhlreihen Parlamentarisch Block weitere Seite 2/7

3 LICHT Raum mit Tageslicht? Zusätzliche Beleuchtungsmöglichkeiten? Regulierung individuell möglich? Verdunklung vorhanden? Regulierung individuell möglich? AKUSTIK Schallisolierung ok? Geräusche von Klimaanlage oder Lüftung? Mikrophonanlage notwendig? MÖBLIERUNG Teilnehmertische Ablagetische Stühle mit Armlehnen Stühle ohne Armlehnen Rednerpult mit/ohne Mikro Referententisch SONSTIGES Garderobe vorhanden? Toiletten in der Nähe? Aufzug in der Nähe? Aufbauzeit ab wann? Abbau bis wann? Beschriftung / Beschilderung des Raumes mit Firmennamen möglich? Seite 3/7

4 ANSCHLÜSSE IM RAUM Telefonanschluss ISDN Anschluss Telefaxanschluss Stromanschlüsse WLAN verfügbar? JA NEIN WIEVIELE / WO KONFERENZ-TECHNIK Flipchart Moderationskoffer Overheadprojektor, Leinwand Beamer Dia-Projektor Pinnwand Laserpointer Leere Folien und Stifte Metaplanwände mit Papier bespannt TV-Gerät DVD oder Videoplayer PC Drucker CD-Player Digitalkamera Simultan-Übersetzungsanlage Mikrophonanlage Mikrophone EN Weitere Fragen: 1) Ist diese Technik kostenpflichtig? 2) Ist eine Reservierung erforderlich? 3) Gibt es hausinterne Techniker für die Betreuung? 4) Falls Sie ein Tagungsbüro einrichten, brauchen Sie auch hier Technik? Ihre Notizen Seite 4/7

5 3) VERPFLEGUNG DER TEILNEHMER KAFFEE-PAUSEN Vormittags / Anzahl Personen / Uhrzeit : / Nachmittags / Anzahl Personen / Uhrzeit: / Kaffee / Tee Kekse Obst Joghurt Müsli Säfte Belegte Brötchen Sonstiges GETRÄNKE IM RAUM Kaffee / Tee Säfte Wasser Softgetränke MAHLZEITEN Mittagessen / Anzahl Personen / Uhrzeit : / Abendessen / Anzahl Personen / Uhrzeit: / im Restaurant separater Raum Nichtraucherbereich Büffet Menü Vegetarier / Allergiker Menükarten Seite 5/7

6 4) ANREISE Entfernung zum Bahnhof Entfernung zum Flughafen Werden Transfers benötigt? Anzahl Parkplätze Parkgebühren Sonderrate für Parkplatznutzung möglich? EN 5) ÜBERNACHTUNG Anreise / Check in ab / Abreise / Check out bis / Doppelzimmer, Anzahl: Einzelzimmer, Anzahl: Suite, Anzahl: Preis ÜN / F im Doppelzimmer Preis ÜN / F im Einzelzimmer Preis ÜN / F Sonderserviceleistungen (Blumen, Obstteller, etc.) Weitere Fragen: 1) Welche Zimmerkategorien gibt es mit welcher Ausstattung? (z.b. Standard, Komfort, etc.) 2) Ist ein Zimmer-Upgrade für VIP s (z.b. für Ihren Geschäftsführer) möglich? 3) Welche Freizeiteinrichtungen bietet das Hotel? 4) Über welche Restaurants / Bars verfügt das Hotel? 5) Optionsfristen / Buchungsfristen / Stornierungsgebühren Ihre Notizen Seite 6/7

7 6) ZAHLUNGSMODALITÄTEN Werden Tagungspauschalen angeboten? Sind Vorauszahlungen notwendig? Welche Leistungen werden über die Gesamtrechnung beglichen? Welche Kreditkarten werden akzeptiert? EN 7) RAHMENPROGRAMM Am: Anzahl Personen Stadtrundfahrt Theater / Museum Gala Abend Incentive Teambuilding Ihre Notizen Seite 7/7