AUSRICHTER CHECKLISTE FÜR JUGENDMEISTERSCHAFTSTURNIERE

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1 AUSRICHTER CHECKLISTE FÜR JUGENDMEISTERSCHAFTSTURNIERE Die nachfolgende Liste beinhaltet die in der Vergangenheit gesammelten Informationen und dient lediglich zur Unterstützung bei der Organisation eines Jugendmeisterschaftsturniers. Sie ist in keinem Fall verbindlich und sicher auch nicht vollständig. Bereits für Bewerbung beim SVV um Ausrichtung einer Meisterschaft die Reservierung der Spielhalle(n) von der zuständigen Stelle schriftlich bestätigen lassen Unverzüglich nach Zusage des SVV über Ausrichtung einer Meisterschaft Organisationsteams zusammenstellen / Verantwortungsbereiche festlegen Gesamtorganisation Gesamtverantwortlichen festlegen (Ansprechpartner für alle Teams und SVV) Die Reservierung der Spielhalle(n) von der zuständigen Stelle nochmals schriftlich bestätigen lassen. Ablaufplan / Zeitplan von jedem Organisationsteam festlegen lassen und Einhaltung überwachen Präsente für Turnierteilnehmer festlegen Mit SVVJugendwart abklären, wer die Siegerehrung übernimmt Veranstaltung bei ortsansässigem Sanitätsdienst ankündigen (Tel.Nr. des am Veranstaltungswochenende zuständigen Notdienstes besorgen.) Zeitnah nach der Veranstaltung Einzahlung der vom Turnierleiter eingesammelten Startgelder und Einsendung des Einzahlungsbeleges an den SVV 1 / 6

2 Öffentlichkeitsarbeit Team zusammenstellen und Teamleiter (Ansprechpartner für Organisationsleiter) festlegen Sponsorensuche (ortsansässige Unternehmen ansprechen: Geldspenden zur Jugendförderung, Werbegeschenke für Teilnehmer, Abdruck Firmenwerbung im Programmheft/auf Plakat, Aufhängen eines Banners während der Veranstaltung, usw.) Liste der Sponsoren zur Abstimmung / Genehmigung an SVVGeschäftsstelle schicken Programmheft / Plakat entwerfen Sponsorenlogos und SVVLogo zum Druck in Programmheft / auf Plakat anfordern Teilnehmerliste des Turniers und Ansprechpartner der teilnehmenden Vereine beim SVV Jugendwart anfordern Mannschaftsfotos für Programmheft bei Vereinen anfordern Ankündigung der Veranstaltung in der örtlichen Presse und auf eigener und SVV Homepage, in SVVNews (ca. 3 Wochen vor Veranstaltung, mit wöchentlicher Wiederholung) Aufhängen der Plakate Einladungsschreiben an Ehrengäste verschicken 2 / 6

3 SVVBanner auf SVVGeschäftsstelle, sonstige Banner bei weiteren Sponsoren abholen und an AufbauTeam übergeben Festlegen, wer Fotos während der Veranstaltung macht Bericht und Fotos der Veranstaltung zeitnah nach der Veranstaltung an örtliche Presse und SVVPressewart/Geschäftsstelle weiterleiten Banner zeitnah nach der Veranstaltung an Sponsoren / SVV zurückgeben Auf/Abbau in der/den Hallen Team zusammenstellen und Teamleiter (Ansprechpartner für Organisationsleiter) festlegen Aufbauteam (vor Veranstaltung) festlegen für folgende Arbeiten: ggf. Feldmarkierungen anbringen Netzanlagen aufbauen Tische, Stühle, Bänke aufstellen Banner aufhängen (SVVBanner sollte zentral hängen, damit nach Möglichkeit davor die Siegerehrung stattfinden kann) Abbauteam (nach Veranstaltung) festlegen Umbau/Notfallteam (während Veranstaltung) festlegen für folgende Arbeiten: ggf. Umbauarbeiten Netzanlage (bspw. für Endspiel) Reinigung Hallenboden bei verschütteten Getränken o.ä. Ggf. Reparaturarbeiten Netzanlage, Bodenmarkierung usw. Aufbau der notwendigen Utensilien für Siegerehrung (Tisch für Präsente, Siegerpodest, usw.) 3 / 6

4 Überprüfung der Halle(n) auf Vorhandensein von genügend Netzanlagen einschl. Antennen und Anzeigetafeln Feldmarkierungen für Kleinfeld (=> ggf. Klebeband besorgen) ausreichend Tische, Stühle, Bänke für Schiedsgericht, Mannschaften, Zuschauer, Turnierleitung Getrennter Bewirtungsbereich (Foyer o.ä.), ggf. Absprache mit Bewirtungsteam, wo der Bewirtungsbereich in der Halle festgelegt werden kann; auch hier für ausreichend Tische, Stühle usw. sorgen Eigenes Ballkontingent prüfen (Mikasa farbig); ggf. für Turnierwochenende zusätzliche Bälle besorgen Für Turnierwochenende Sicherstellen, dass Aufbau (Feldmarkierung, Netzanlage, Aufhängen der Banner, Bänke, Tische, Stühle, usw.) bei offizieller Hallenöffnung fertig gestellt ist Messlatte (Volleyballzollstock) bereitlegen Ballpumpe bereitlegen Wisch /Putzlappen bereitlegen (=> es werden immer Getränke verschüttet!) 4 / 6

5 Bewirtung Team zusammenstellen und Teamleiter (Ansprechpartner für Organisationsleiter) festlegen Bewirtungsmöglichkeit in Halle ggf. mit Auf/Abbauteam klären Örtlichkeit Küchenutensilien (Geschirr, Besteck, Gläser) Spülmöglichkeit Abfallentsorgung (ggf. zusätzliche Mülleimer, Müllsäcke besorgen) Festlegung des Essens und Getränkeangebotes anhand der geschätzten Teilnehmer und Besucherzahl Einkaufsliste erstellen und festlegen und Einkauf organisieren Rücksprache mit Team Öffentlichkeitsarbeit (ev. Spendengeber sollten beim Einkauf natürlich stärker berücksichtigt werden; ggf. können auch Rabatte für Jugendveranstaltung ausgehandelt werden) Spenden von Kuchen, Salaten, Brezeln usw. bei den eigenen Vereinsmitgliedern organisieren Bewirtungsteam / Zeitplan während der Veranstaltung festlegen Preisliste erstellen Turnierleitung Turnierleiter: I.d.R. wird der SVV einen Turnierleiter entsenden. Sollte das nicht möglich sein, muss ein Turnierleiter vom Verein in Absprache mit dem SVVJugendwart bestimmt werden. In Absprache mit Turnierleiter festlegen, ob ev. zusätzliche Helfer benötigt werden und diese aus dem Verein festlegen 5 / 6

6 Ausreichend Spielberichtsbögen ausdrucken (SVVHomepage Download Jugend) und auf dem Tisch des Turnierleiters bereitlegen Ausreichend Kugelschreiber für Schiedsgerichte bereitlegen; ev. auch Ersatzpfeifen Ausreichend Turnierpläne, Ergebnislisten usw. ausdrucken für Turnierleiter Aushang in der/den Hallen für Teilnehmer und Zuschauer Ausreichend Quittungen für Startgelder und Einzahlungsliste (SVVHomepage Jugend Saarlandmeisterschaften Ausrichterunterlagen) SVVJugendausschuss März / 6