1. Tag der saarländischen Gewerbevereine, Veranstaltungen sicher und erfolgreich organisieren

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1 1. Tag der saarländischen Gewerbevereine, Veranstaltungen sicher und erfolgreich organisieren Referentin:

2 Event-Organisation Ob groß oder klein ein Event will gut organisiert sein. Die Event-Organisation unterteilt sich in drei Phasen: Planung Durchführung Nachbereitung Eine gute Planung ist der halbe Event-Erfolg. Je besser sie ist, umso reibungsloser und souveräner wird die Durchführung und Nachbereitung. Daher liegt der Schwerpunkt der Event-Organisation auf der Vorbereitung und es empfiehlt sich, ausreichend Zeit hierfür einzuplanen. Auf den folgenden Seiten wird ein Überblick zu den wichtigsten Inhalten der drei Phasen gegeben.

3 Anlässe: - Geschäftseröffnung, Jubiläum - Messeauftritt, Produkteinführung - Stadtfest, verkaufsoffener Sonntag -... Ziele: - Ehrung einer Persönlichkeit - Stärkung des Images und der Marktpräsenz - Kundenbindung, Gewinn von Neukunden - Verkaufsförderung -...

4 - Parallele oder konkurrierende Termine prüfen (Ferien, Feiertage, Messen, Großveranstaltungen ) - Dauer und Zeitpunkt sind abhängig vom Event - Veranstaltung in Verbindung mit lokalem Event organisieren, z.b. beim verkaufsoffenen Sonntag - Besondere Regelungen beachten, z.b. IHK-Informationen beim verkaufsoffenen Sonntag

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7 3. Präsentationsart - Dem Anlass, Ziel und der Zielgruppe angemessen - Physische Präsentation (z.b. Messe, Geschäft) - Mediale Präsentation (z.b. Internet, Presse) - Präsentation im Verbund oder als einzelnes Gewerbe

8 3. Präsentationsart 4. Veranstaltungsort - Öffentliche Orte (Messe, Straßenbereich, etc.) - Eigene Gewerberäume

9 3. Präsentationsart 4. Veranstaltungsort 5. Einladung und Marketing Einladungsversand Antwortrücklauf Bestätigungsschreiben Veranstaltung Terminankündigung

10 3. Präsentationsart 4. Veranstaltungsort 5. Einladung und Marketing Z.B. Verkaufsoffener Sonntag: - Kunden- und Zielgruppen einladen - Werbung in Presse, Radio, Internet (Facebook, Instagram, Website etc.) - Plakate, Banner, Flyer, Fahnen - Verkaufsfördernde Ladengestaltung - Sonderangebote und Give-aways -

11 3. Präsentationsart 4. Veranstaltungsort 5. Einladung und Marketing 6. Budget Entscheidet über Gestaltung des Events: - Art und Größe - Marketing und Geschäftsgestaltung - Bewirtung und Rahmenprogramm -

12 3. Präsentationsart 4. Veranstaltungsort 5. Einladung und Marketing 6. Budget 7. Bewirtung - Speisen und Getränke als Teil des Events - Individuelle Gestaltung und persönliche Note in Details (Bsp. Firmenlogo auf Praline, etc.)

13 3. Präsentationsart 4. Veranstaltungsort 5. Einladung und Marketing 6. Budget 7. Bewirtung 8. Programmgestaltung Z.B. verkaufsoffener Sonntag als Einkaufserlebnis! - Erlebnis-Angebote für Groß und Klein: Kinderprogramm, Künstler, Gewinnspiele, Produkttests - Individuelle Gestaltung passend zum jeweiligen Gewerbe und zu den Zielgruppen

14 3. Präsentationsart 4. Veranstaltungsort 5. Einladung und Marketing 6. Budget 7. Bewirtung 8. Programmgestaltung 9. Schnittstellenmanagement - Steuerung einer komplexen Event-Organisation durch eine Veranstaltungsleitung - Erstellung detaillierter Ablaufpläne mit genauen Verantwortlichkeiten

15 3. Präsentationsart 4. Veranstaltungsort 5. Einladung und Marketing 6. Budget 7. Bewirtung 8. Programmgestaltung 9. Schnittstellenmanagement 10. Persönliche Vorbereitung auf Anlass und Gäste - Informationssammlung, Austausch mit Kollegen - Vorbereitung auf Gäste, Kunden, Medien - Persönliche Rolle, Einstellung und Haltung

16 Durchführung der Veranstaltung 1. Ihre Rolle und persönliches Engagement sind entscheidend für den Eventerfolg 2. Die Gäste und Kunden stehen im Mittelpunkt nicht die Gastgebenden 3. Planen Sie genügend interne und externe Unterstützer ein, um sich Ihrer Rolle, den Gästen, Kunden, Pressevertretern etc. widmen zu können 4. Motivieren Sie alle involvierten Personen und zeigen Sie ihnen die Bedeutung Ihres Mitwirkens auf. Der Event-Erfolg ist eine Teamleistung aller Mitwirkenden!

17 Nachbereitung der Veranstaltung Damit die positive Wirkung eines erfolgreichen Events nicht mit dessen Ende abreißt, ist eine gute Nachbereitung wichtig. Diese geschieht nach dem bekannten Motto Tue Gutes und rede darüber 1. Fotos und Berichterstattung in internen und externen Medien 2. Dankeschön an Gäste, Kunden, Gewerbetreibende und Mitwirkende 3. Feedback und positive Nachhaltigkeit im Kontakt mit Ansprechpartnern 4. Lessons Learned im Organisationsteam, Kontinuität in der Verantwortlichkeiten 5. Aktualisierung der Eventunterlagen, Archivierung für zukünftige Veranstaltungen. Denn: Nach dem Event ist vor dem Event

18 Zusammenfassung Für eine sichere und erfolgreiche Event-Organisation ist es wichtig, sich frühzeitig mit den Phasen der Planung, Durchführung und Nachbereitung auseinanderzusetzen. Planung 10 Grundsatzentscheidungen Durchführung Der Erfolg ist eine Teamleistung Nachbereitung Tue Gutes und rede darüber Interne und externe Berater können als Teil des Organisationsteams sowohl bei einzelnen Phasen als auch bei der Gesamtorganisation unterstützen.

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und viel Erfolg bei der Organisation Ihrer Veranstaltungen!