Systematische Event-Planung (Checkliste: Schritte der Veranstaltungsvorbereitung)

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1 Systematische Event-Planung (Checkliste: Schritte der Veranstaltungsvorbereitung) Phasen der Aktionsplanung To do o.k. Trends auf dem lokalen Markt / im Umfeld aufspüren, erfassen und bewerten Impulse von außen? Inputs von Kollegen? Zielgruppe im lokalen Einzugsgebiet untersuchen (Wünsche / Erwartungen, Vorlieben / Interessen, Wissen / Informationsbedarf, Ansatzpunkte / Probleme, Einstellungen / Vorlieben) Welche ist generell meine primäre und welches meine sekundäre Zielgruppe für Event-Veranstaltungen? Wurden bereits Anfragen zu Events oder anderen Veranstaltungen von Kundenseite gestellt bzw. entsprechende Wünsche geäußert? Innovative Idee für das Ereignis Ungewöhnliche, unkonventionelle eigene Idee? Oder Druck von außen? Attraktiver Mehrwert für den Kunden? Oder Gewohnheitsveranstaltung? Überraschung für den Kunden? Ziele definieren Was soll das Ergebnis der Veranstaltung werden? Welche generellen / speziellen Ziele werden mit der Veranstaltung verfolgt (z.b. Mitarbeiter motivieren, Kundeninteresse aktivieren, Kunden informieren, das eigene Unternehmen / den Betrieb profilieren, Kundenbeziehung stärken u.ä.)? Was soll in bleibender Erinnerung der Gäste bleiben? Alle Rechte. eifk Seite 1

2 Motto der Veranstaltung definieren Pfiffige Botschaft und doch klare Kommunikation des Anlasses? Läßt das Motto auch das Thema erkennen? Selbst initiierte Durchführung / Organisation oder mit externen Partnern? Kooperation mit anderen Institutionen / Unternehmen möglich und sinnvoll? Imagetransfer gegeben? Anbieter-Verwandtschaft erklärbar? Konkrete Beschreibung der Gäste-Zielgruppe (z.b. geographisches Gebiet oder quantitative und qualitative Auswahl) Richtet sich die Idee an den emotionalen Bedürfnissen, am Lebensstil, am Lebensgefühl, an den Interessen der gedachten Gäste aus? Wie ist wohl die Einstellung der Zielgruppe zu dem geplanten Ereignis? Beschreibung der zu verändernden Einstellung der Zielgruppe Welche Einstellung soll aktiviert, gefördert oder verändert werden? Welches Kundenverhalten soll erreicht werden? Überprüfung der eigenen Überzeugungskraft / der inneren Einstellung Genügend Mut? Betriebskultur aufgeschlossen genug? Erste Terminplanung Ist das geplante Veranstaltungsdatum und der Zeitpunkt für die gewählte Zielgruppe günstig? Gibt es Terminwettbewerber (z.b. Ferien, Fußballspiel, TV-Sendung o.ä.)? Alle Rechte. eifk Seite 2

3 Auswahl und Briefing geeigneter Dienstleistungsunternehmen: Event-Agentur, Künstler/Musiker, Technik (Bühne, Beschallung, Licht, Effekte), Catering, mobile Toilette, Garderobe, Dekoration,... Ablaufplanung (Projektplan / Konzeption / Design, unter Angabe von Teilschritten, Meilensteine, Verantwortlichkeiten, Terminen, Budgets u.ä.) Integration in den bestehenden Marketing- und Kommunikations-Mix Welche Instrumente werden von der Event-Strategie unterstützt? Welche Tools unterstützen das Event? Wie sieht der Media-Plan zur Bewerbung und Nachbereitung des Events aus? Wie sieht die Kommunikationsstrategie aus? Was soll auf jeden Fall ausgesprochen werden und was nicht? Wie werden die Gäste im Vorfeld angesprochen? Und wie und auf welche Weise wird nach der Veranstaltung nachgefaßt? Alle Rechte. eifk Seite 3

4 Drehbuch schreiben (Ort, Zeit, Szenen, Auftritte / Beteiligte / Showparts, Technik,... ) Wie sieht die Eröffnung und v.a. auch der Schluss aus? Wer begrüßt die Gäste? Gibt es eine offizielle Begrüßungsrede? Wer muss wem unbedingt vorgestellt werden? Wer darf wann wie lange reden? Wer ist Trouble Shooter oder gibt es ein Ersatz- Programm für den Fall der Fälle (z.b. schlechtes Wetter)? An welcher Stelle sollen die Besucher aktiv ins Geschehen einbezogen werden? Wer zeichnet die spannendsten Momente auf Film / Video / Foto / Tonband / Digital-Medium auf? Wer macht Bilder von den Gästen? Wer sendet den Gästen die Bilder? Projekt-Controlling (Machbarkeitsüberlegungen, Schätzung von Größe und Aufwand des Projektes, Abgleich zwischen Ist-Budget und notwendige Investition, konkrete Ressourcenplanung: finanzieller Aufwand?, personeller Aufwand?, Kosten für Externe? u.ä.) Wie können wir den Erfolg des Events messbar machen? Auf welche Weise können wir nach der Veranstaltung Reaktionen der Gäste einholen (z.b. Befragung)? Wie wird man die innere Anteilnahme der Gäste beurteilen können? Wie können wir feststellen, ob Kommunikation und Erlebnis noch in ausreichender Nähe zu unseren Leistungen und zu unserem Unternehmen stehen? Alle Rechte. eifk Seite 4

5 Maßnahmen abstecken (Anmeldung bei den Ämtern, wie z.b. GEMA; Abschluss/Verträge mit Referenten / Künstlern / Catering-Unternehmen / Reinigungsunternehmen / Fotografen u.a. Dienstleistungsunternehmen; auch Gästelisten-Kontrolle und Gästebetreuung sicherstellen, Termine für Pressemitteilungen u.ä. festlegen) Bewerbung / Ankündigung der Veranstaltung (zielgruppenorientierter Einsatz des Werbekommunikations-Mixes) Über welches Medium? Mit welcher Sprache? Bis wann? Wer soll angesprochen werden? Wie kann diese Gruppe bereits in der Vorankündigung begeistert werden? Kontaktaufnahme mit der Gäste-Zielgruppe im Vorfeld (Möglichst responsefähige Instrumente einsetzen, um eine Erfolgsmessung der Werbeaussendung und erste Sensibilisierungstests durchführen zu können) Wie können wir in direkten Vorab-Kontakten erreichen, daß ähnlich profitable Interessenten mitgebracht werden? Budget-Interims-Kontrolle Analyse von internen und externen Widerständen / Barrieren / Hindernissen Alle Rechte. eifk Seite 5

6 Zusätzliches Briefing aller Beteiligten (Re-Briefing anfordern; zusätzliche Informationen geben, z.b. geheimer Auftrag ; bei Bedarf Training) Datenerhebung Wer macht wie den Präsenz-Abgleich auf der Gästeliste? Welche Informationen können wir wie von den präsenten Gästen erhalten? Welche Daten fehlen Ihrem Betrieb? Werden Geprächsergebnisse auch nach dem Small Talk notiert? Wie kontaktieren wir die Abwesenden, um den Grund des Fernbleibens zu erfahren? Wie sortieren wir die Event-Daten, z.b. bald besuchen, möchte bestimmte Information, etc.?) erfolgreiche Durchführung Erfolgskontrolle & Evaluation / Follow-up (Teilnehmer-Resonanz zur Veranstaltung, zu den vermittelten Inhalten u.ä. abfragen) Alle Rechte. eifk Seite 6