Checkliste Mustervortrag Erläuterungen

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1 Checkliste Mustervortrag Erläuterungen Organisation von Veranstaltungen 1

2 Checkliste Veranstaltungen Erläuterungen Informationsveranstaltungen zu verschiedenen Themen aus dem Bereich der gewerkschaftlichen Kernkompetenzen sind eine gute Möglichkeit, an den Hochschulen aufzutreten. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sollen auf diesen Veranstaltungen eine klare Vorstellung von der Bedeutung von Gewerkschaften innerhalb der Gesellschaft bekommen. Darüber hinaus sollt ihr als Veranstalter/innen Zugang zu diesen Studierenden erhalten, ihnen die Möglichkeit zur Vernetzung geben und sie als neue Mitglieder einer DGB-Gewerkschaft gewinnen bestenfalls als Aktive für eure Arbeit vor Ort. Damit eine Veranstaltung nachhaltige Wirkung für eure Arbeit erzielt, müsst ihr mit den Studierenden in Kontakt bleiben. Plant ggf. eine Folgeveranstaltung ein. Wichtig ist, dass ihr eure Angebote bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern erneut ins Gedächtnis ruft. Um mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Kontakt bleiben zu können, lasst neben einer ggf. ohnehin notwendigen Teilnahmeliste für öffentliche Mittel eine weitere Liste mit Kontaktdaten ausfüllen. Hier können z. B. auch thematische Vorschläge für weitere Veranstaltungen oder Aktionen abgefragt werden. Viel Erfolg bei der Planung eurer Veranstaltung! 2

3 Checkliste Veranstaltung Planung Was? Beachten Wann erledigt? Verantwortlich Vorbereitung Ehrenamtliche Kolleginnen und Kollegen für die Vorbereitung gewinnen Haben wir ehrenamtliche Kolleginnen und Kollegen, die mit vorbereiten/durchführen wollen? Welche Aufgaben können sie übernehmen? Zielgruppe auswählen Differenzierung nach Studiengang und/oder Studienphase Thema auswählen Relevanz für die Zielgruppe klären Aufgaben festlegen und verteilen Zuständige Mitgliedsgewerkschaft(en) einbinden Welche Gewerkschaften haben Interesse an der Zielgruppe? Wie können sie uns unterstützen? Finanzen Personal Materialien Referentinnen und Referenten Weitere Kooperationspartner/innen finden AStA/StuRa Fachschaftsräte Hochschulgruppen Kooperationsstelle Hochschulen und Gewerkschaften 3

4 Checkliste Veranstaltungen Planung Was? Beachten Wann erledigt? Verantwortlich Vorbereitung Referentinnen oder Referenten finden/auswählen Kann das Thema selbst abgedeckt werden? Sind externe Referentinnen oder Referenten notwendig? Können Mitgliedsgewerkschaften Referentinnen/Referenten vermitteln? Muss ein Honorar gezahlt werden? Fallen Reise- und Übernachtungskosten an? Termin festlegen Semestertermine (insbesondere Prüfungsphasen) recherchieren Gibt es konkurrierende Veranstaltungen (Sportübertragungen, öffentliche Partys etc.)? Raum buchen Kann ein Kooperationspartner (AStA/StuRa, Fachschaftsräte, Hochschulgruppen, Kooperationsstelle) die Raumbuchung übernehmen? Einrichtungen der studentischen Selbstverwaltung und Hochschuleinrichtungen können dies meistens kostenlos. möglichst zentral gelegen für die Zielgruppe Raumgröße angepasst an erwartete Besucher/innen-Anzahl Ausstattung des Raumes klären Beamer vorhanden? Muss ein Beamer organisiert werden? Technik-Check durchführen 4

5 Checkliste Veranstaltungen Planung Was? Beachten Wann erledigt? Verantwortlich Vorbereitung Info- und Werbematerialien bereitstellen Bestand an thematisch passenden Infomaterialien prüfen ggf. Materialien bestellen Finanzen Kalkulation erstellen Ausgaben: Honorare für Referenten/Referentinnen, Fahrt- und Übernachtungskosten Kopierkosten ggf. Raummiete Finanzierungsmöglichkeiten klären eigener Etat interessierte Mitgliedsgewerkschaften Werbung Werbematerialien erstellen Flyer Plakat Pressemitteilung Internet-Ankündigung Mail-Verteiler und Internetplattformen der Hochschule nutzen Web 2.0 nutzen 5

6 Checkliste Veranstaltungen Planung Was? Beachten Wann erledigt? Verantwortlich Werbung Werbeplan erstellen Wer wirbt? Wann wird geworben? Wo wird geworben? Veranstaltungstag Mitnehmen Info- Werbematerialien Laptop ggf. Beamer Fotokamera für die Dokumentation Teilnahmelisten zur Abrechnung und für spätere Kontaktpflege Raumvorbereitung Aufbau der benötigten Geräte inkl. Check Infostand aufbauen 6

7 Checkliste Veranstaltungen Planung Was? Beachten Wann erledigt? Verantwortlich Nachbereitung s an Teilnehmer/innen verschicken Verwendete Präsentationen und Materialien Hintergrundinformationen Weitere Angebote / Veranstaltungen um Nachhaltigkeit zu sichern Interessen der Teilnehmer/innen abfragen ggf. Einladung zu einer Sitzung der gewerkschaftlichen Hochschulgruppe Veranstaltung evaluieren Wie viele Teilnehmer/innen? ggf. Zusammensetzung der Teilnehmer/innen Wie haben die Teilnehmer/innen die Veranstaltung empfunden? Welche Abläufe müssen noch verbessert werden? 7

8 Checkliste Veranstaltungen Kalkulation Kalkulierte TN-Zahl: Teilnahmebeitrag: pro Person Wer Zusagen / Anfrage Einnahmen in Euro Kooperations- u. Finanzpartner/innen DGB-Jugend Förderung / Öffentliche Mittel Mitgliedsgewerkschaften Lokal Andere Gliederungen max. min. Posten Ausgaben in Euro Kosten Vorfeld Flyer Erstellung (Inhalt und Layout) Druck Durchführung Honorar für Referentin oder Referenten Fahrtkosten Referent/in Raummiete 8

9 Checkliste Veranstaltungen Kalkulation Posten Ausgaben in Euro Kosten Weitere Sachkosten Nachbereitung Nachtreffen Summe in Euro + / - Soll / Haben 9

10 Checkliste Veranstaltungen Teilnahmeliste 1. Name, Vorname Studienfach -Adresse Gewerkschaftsmitglied? Wenn ja, in welcher?

11 Checkliste Veranstaltungen Teilnahmeliste 15. Name, Vorname Studienfach -Adresse Gewerkschaftsmitglied? Wenn ja, in welcher?

12 Checkliste Veranstaltungen Teilnahmeliste 29. Name, Vorname Studienfach -Adresse Gewerkschaftsmitglied? Wenn ja, in welcher?