Distrikt Organisationsplan

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1 Distrikt 1940 Distrikt Organisationsplan Distrikt 1940 ( District Leadership Plan ) Änderung: 1. Juli

2 Inhaltsverzeichnis Deckblatt Inhaltsverzeichnis Seite 1-2 I. Vorbemerkungen Seite 3 II. Der Distrikt 1940 Seite 4 III. Die Rotary Clubs Seite 4 IV. Die Distriktführung - Der Distrikt-Beirat Seite 5 V. Der Governor ( DG ) Seite 6 VI. Der Governor elect und der Governor nominee Seite 7 VII. Der Vize-Governor Seite 8 VIII. Ehemalige Governor Seite 9 IX. Die Assistant Governor ( AG ) Seite 9 X. Der Sekretär / das Sekretariat / die Geschäftsstelle Seite 10 XI. Die Distrikt-Ausschüsse / Beauftragte Seite 10 XII. Konferenzen, Versammlungen, Tagungen, Seminare Seite 11 Anlagen: - Der Nominierungsausschuß Anlage A Seite 14 - Der Ausschuß für Weiterbildung / Der Distrikttrainer Anlage B Seite 15 - Der Ausschuß für Finanzen / der Schatzmeister Anlage C Seite 16 - Das District Rotary Foundation Committee (DRFC) Anlage D Seite 17 - Der Ausschuß für den Jugenddienst Anlage E Seite 18 - Der Ausschuß / der Beauftragte für Mitgliederentwicklung Anlage F Seite 19 - Der Ausschuß / der Beauftragte für Ausbreitung Anlage F - Der Ausschuß / der Beauftragte für Öffentlichkeitsarbeit Anlage F - Der Ausschuß für die Distriktkonferenz Anlage F - Der Beauftragte für die Werbung für die World Convention Anlage F - Der Beauftragte für den Berufsdienst Anlage F - Der Beauftragte für den Gemeindienst Anlage F - Der Ausschuß / der Beauftragte für den Internationalen Dienst Anlage G Seite 20 - Länderausschüsse /Der Länderausschuß Deutschland-Polen Anlage G - Distrikt-Programm-Ausschüsse Anlage H Seite Der Distrikt-Projekt-Ausschuß Stipendienprogramm. 2. Der Beauftragte für die RYLA-Seminare - Andere Organisationselemente Anlage I Seite Der Beauftragte für internetbasierte Informationssysteme ( DICO ) 2. Der Berichterstatter für das Rotary-Magazin 3. Der Vertreter bei der Gesetzgebenden Versammlung ( COL) Anlage J Seite Nominierungen und Wahlen für den Zentralvorstand 5. Die Delegierten bei der RDG-Vertreterversammlung 2

3 I. Vorbemerkungen Rotary International ist in drei Führungsebenen organisiert: - der obersten Ebene, dem Zentralvorstand (Board of Directors ) unter Leitung des Präsidenten von Rotary International ( RI ) - den weltweit über 530 Distrikten - den weltweit über Rotary Clubs mit mehr als 1,2 Millionen Mitgliedern Dieser Distrikt-Organisationsplan ( DOP ) - im Sprachgebrauch von Rotary International District Leadership Plan genannt - regelt die Führung, Organisation und Verwaltung des Distriktes 1940 in aufbau- und ablauforganisatorischer Hinsicht. Er führt die Organisationselemente auf Distriktebene auf und beschreibt die anzuwendenden Verfahren in den Beziehungen der Distriktführung in Richtung zum Zentralvorstand bzw. von diesem eingesetzte regional wirkenden Komitees sowie andererseits in Richtung zu den Rotary Clubs des Distriktes. Damit dient der DOP auch besonders der Information für diejenigen Rotarier, die sich auf die Übernahme eines Amtes auf der Ebene der Clubs und des Distriktes vorbereiten. Dieser DOP wurde auf der Grundlage der weltweit geltenden Verfassung und Satzung von Rotary International ( RI ), dem Verfahrenshandbuch 2010 sowie anderen zentral erlassenen Handbüchern für die verschiedenen Gebiete, insbesondere für die Tätigkeit der Ausschüsse, erarbeitet. Vorgaben darin sind z. T. für die Distriktführung bindend, insbesondere diejenigen der Rotary Foundation of Rotary International und für den Jugenddienst. Alle Dokumente sind im Internet zugänglich. Dieser DOP tritt nach der Beschlußfassung auf der Distriktkonferenz am 29. Mai 2011 mit Wirkung vom 1. Juli 2011 in Kraft. Der auf der Distriktkonferenz am 14. Juni 2003 beschlossene Distriktorganisationsplan tritt damit außer Kraft. Der DOP ist jährlich von dem Governor elect auf Übereinstimmung mit den Vorgaben von Rotary International und der Rotary Foundation zu überprüfen und ggf. fortzuschreiben. Das Datum der Veränderung ist auf dem Deckblatt zu vermerken. Änderungen, die auf Grund von Weiterentwicklungen der bindenden RI- und Foundation-Dokumente vorzunehmen sind, sind den Clubs jeweils mit Erklärung bekanntzugeben. Änderungen, die von der Distriktführung als notwendig oder angebracht erachtet werden und die sich auf das Verhältnis der Distriktführung zu den Clubs beziehen und im weitesten Sinne die Autonomie der Clubs berühren, bedürfen der Zustimmung der Clubs. Die beabsichtigten Änderungen sind deshalb den Clubs mindestens einen Monat vor der entsprechenden Abstimmung schriftlich - auch per über den Sekretär des Clubs - bekanntzugeben. Die Abstimmung ist während einer Distrikt-Konferenz oder einer Distrikt- Versammlung durchzuführen. In der Regel gilt das offene Abstimmungsverfahren. Jeder Club kann die geheime Abstimmung einfordern. 3

4 Änderungen gelten als angenommen, wenn die einfache Mehrheit der anwesenden Mitglieder zustimmt. Änderungen, die sich auf die interne Organisation der Distriktführung beziehen, entscheidet der Governor elect im Zuge seines ihm obliegenden Überprüfungsverfahrens. Die Clubs werden dann ggf. informiert. Werden bei Distriktkonferenzen / - versammlungen Wahlen durchgeführt, so hat jeder Club ein Anrecht auf mindestens eine Stimme. Ein Club mit mehr als 25 Mitgliedern hat für jede weiteren 25 Mitglieder bzw. den größeren Teil davon (also mindestens 13 Mitglieder) über diese Anzahl hinaus je eine weitere Stimme. Bei Abstimmungen hat jedes teilnehmende Mitglied eines Clubs eine Stimme. Das Nichteinhalten gesetzter Termine gilt als stillschweigende Zustimmung. Die in diesem Dokument gewählte männliche Form ( z. B. der Beauftragte ) gilt zugleich für die weibliche Form ( die Beauftragte ). II. Der Distrikt 1940 Der Distrikt 1940 wurde im Jahr 1995 durch Teilung des Distriktes 1890 auf Beschluß des Zentralvorstandes von RI etabliert, nachdem bereits 30 Rotary Clubs nach der 1990 vollzogenen Wiedervereinigung in den neuen Bundesländern Mecklenburg- Vorpommern und Brandenburg gegründet worden waren. Das Gebiet des Distriktes 1940 umfaßt - einen Streifen im südostwärtigen Teil des Bundeslandes Schleswig-Holstein - das gesamte Bundesland Mecklenburg-Vorpommern - das gesamte Bundesland Brandenburg - das gesamte Bundesland / die Bundeshauptstadt Berlin Alle dort existierenden oder noch zu gründenden Rotary Clubs gehören zum Distrikt Die aktuelle Lage über die Anzahl der Clubs und die Mitglieder wird in dem jährlichen Mitgliederverzeichnis des Rotary-Verlages veröffentlicht. III. Die Rotary Clubs Die Rotary Clubs sind die Kernzellen von Rotary International. Der tragende Gedanke von Rotary International - Dienstbereitschaft im täglichen Leben - lebt und wirkt vornehmlich durch Initiativen der Clubs. Diese werden vor allem sichtbar in Aktivitäten im Gemeindienst, die sich auf das eigene gesellschaftlich-soziale Umfeld konzentrieren, sowie in der Teilnahme an internationalen Projekten, seien es clubspezifische oder solche, bei denen im Weltgemeindienst das Netzwerk der Rotary Clubs mit Unterstützung von Rotary International und vor allem der Rotary Foundation genutzt wird. Mit diesem Engagement sowie durch freundschaftliche Kontakte zu Rotary Clubs anderer Nationen findet der internationale Charakter von Rotary in jedem Rotary Club seinen Ausdruck. Die Aktivitäten der Rotary Clubs spiegeln sich wider in den fünf Dienstzweigen 4

5 - Clubdienst - Berufsdienst - Gemeindienst - Internationaler Dienst - Jugenddienst Die Rotary Clubs sind Mitglied von Rotary International. Die Clubs sind nach der von RI vorgegebenen Verfassung und Satzung zu organisieren und zu führen. Mit dem Einreichen des Antrages auf Aufnahme bei Rotary International und erneut mit der Annahme der Charterurkunde akzeptiert jeder Rotary Club diese Verpflichtung. Ein wesentliches Element in der Struktur von Rotary International ist die Autonomie der Rotary Clubs. Die Clubs unterliegen in den Entscheidungen über ihre innere Organisation unter Beachtung der o.a. Verpflichtungen sowie über die Art und den Umfang ihres Engagements im lokalen und internationalen Gemeindienst keinen Weisungen. Ihr rotarisches Engagement ist in jeder Hinsicht freiwillig. Jeder Rotary Club ist verantwortlich, die ihm übermittelten Informationen über die Entwicklungen im Distrikt sowie bei Rotary International und bei der Rotary Foundation in angemessener Weise an die Mitglieder weiterzugeben. Alle Clubs sollten sich verpflichtet fühlen, frühzeitig Persönlichkeiten zur Besetzung von Funktionen in der Distriktführung vorzuschlagen, damit diese auf ihre Aufgaben vorbereitet werden können. Die Clubs leisten einen finanziellen Beitrag für die Mitgliedschaft bei Rotary International, daneben eine Pro-Kopf-Abgabe für den Distrikt ( siehe Distriktführung / Distriktfonds ) sowie einen Beitrag für die Mitgliedschaft bei Rotary Deutschland Gemeindienst e.v. ( RDG ) und einen Beitrag für Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. ( RJD ). Über Neugründungen von Rotary Clubs entscheidet ausschließlich der amtierende Governor. Er stimmt sich dabei mit den schon existierenden benachbarten Rotary Clubs ab. Neugründungen können auch von diesen Clubs vorgeschlagen werden. IV. Distriktführung Der Distriktbeirat Die Aktivitäten der Distriktführung sind vornehmlich darauf auszurichten, die Rotary Clubs bei der Verwirklichung der Ziele von Rotary International zu unterstützen. Der Distrikt wird geführt von dem amtierenden Governor. Er ist im Distrikt der Repräsentant von Rotary International. Er wird in seiner Amtsführung beraten und unterstützt von - den Assistant Governors ( AG ) - den Vorsitzenden der verschiedenen Ausschüsse bzw. den Beauftragten für bestimmte Aufgabengebiete - dem vorherigen Governor ( Immediate Past District Governor ) - von dem Governor elect und dem Governor nominee - dem Sekretär mit dem Sekretariat 5

6 Dieser Personenkreis bildet den Distrikt-Beirat. Der Governor kann jeweils für sein Amtsjahr weitere Rotarier mit besonderer Qualifikation hinzuziehen. Der Distrikt-Beirat tritt in unregelmäßigen Abständen nach Entscheidung des amtierenden Governors zusammen. Der Distrikt-Beirat ist kein Beschlußorgan. Über die Sitzungen wird durch den Sekretär Protokoll geführt. Der Distrikt richtet zur Finanzierung der Kosten für die Distriktführung sowie für Distrikt-Programme einen Distrikt-Fonds ein. Für diesen Fonds wird gem. der Satzung von Rotary International eine Pro-Kopf-Abgabe der Mitglieder aller Clubs im Distrikt erhoben. Die Höhe der Abgabe wird jährlich nach Beratung durch den Finanzausschuß und entsprechendem Vorschlag des Governors elect auf der Distriktversammlung / PETS beschlossen. Für die voraussichtlichen Kosten für die Distriktführung ist ein Haushaltsplan aufzustellen, über den ebenfalls bei der Distriktversammlung entschieden wird. Die Kommunikation innerhalb des Distriktes wird weitestgehend unter Nutzung des Internet durchgeführt. Der Distrikt ist keine Rechtspersönlichkeit im Sinne des deutschen Rechtes. V. Der Governor Der Governor ist der einzige Amtsträger von Rotary International im Distrikt. Er übt sein Amt unter der allgemeinen Leitung und Aufsicht des Zentralvorstandes sowie unter dem Ehrenkodex für den Governor ( siehe Verfahrenshandbuch ) aus. Der Governor tritt sein Amt am 1. Juli an und übt es für ein Jahr aus. Seine wesentliche Aufgabe ist es, die Clubs anzuleiten und zu motivieren, die Ziele von Rotary International zu verwirklichen. Darüber hinaus ist der Governor zuständig für - die Gründung und Organisation neuer Clubs - die Stärkung bestehender Clubs - die Förderung des Mitgliederzuwachses - die Unterstützung der Rotary Foundation - die Planung und Durchführung der Distriktkonferenz - die Förderung von Kontakten der Clubs zu Clubs in anderen Distrikten - die geforderte Berichterstattung an den Zentralvorstand. Er hat die Clubs des Distriktes mindestens einmal im Jahr zu besuchen. Neben der Information über die Entwicklungen bei Rotary International dient der Besuch vor allem der Motivation der Clubs, sich weiter oder verstärkt für die Ziele von Rotary International und die Rotary Foundation zu engagieren. Der Governor überwacht die Arbeit der Distriktausschüsse und der Beauftragten für besondere Aufgabengebiete und greift ggf. steuernd ein. Er ist geborenes Mitglied aller Ausschüsse. 6

7 Der Governor überwacht die Durchführung des Haushaltes. Er fällt auf Vorschlag der jeweiligen Vorsitzenden der Ausschüsse / der Beauftragten und ggf. nach Abstimmung mit dem Finanzausschuß und dem Schatzmeister im Rahmen des verabschiedeten Haushaltes die notwendigen Einzelentscheidungen. Der Governor hat die Kontinuität in der Distriktführung sicherzustellen. Dazu stellt er mit dem Governor elect und Governor nom Konsens her über - den Distrikt-Strategie-Plan - die langfristige Besetzung der Positionen in der Distriktführung - die Planung der langfristigen Distrikt-Programme Der Governor ruft die Clubs frühzeitig in seinem Amtsjahr auf, Vorschläge für die Besetzung des Postens des Governors im dritten Jahr nach Ende seiner Amtszeit zu unterbreiten - unter Beachtung der Vorgaben der RI-Verfassung - und leitet diese dem Nominierungsausschuß zu dessen Entscheidung zu. Der Governor und der Governor elect vertreten den Distrikt im Deutschen Governor- Rat. Dieses Gremium ist der freiwillige Zusammenschluß der amtierenden Governor und der Governor elect in der Bundesrepublik Deutschland zum Zwecke des Gedankenaustausches und der Koordination. Er ist von Rotary International als Multidistrict Administrative Group anerkannt. Er hat kein Weisungsrecht gegenüber den einzelnen Distrikten. Der Deutsche Governor-Rat beruft Beauftragte für verschiedene Gebiete ( z.b. Foundation, Jugenddienst, Internationaler Dienst, Öffentlichkeitsarbeit, Berufsdienst, Kommunikation etc.) und arbeitet mit den von Rotary International bzw. der Rotary Foundation benannten Regional Coordinators bzw. Resource Groups zusammen. Für seine Auslagen in Wahrnehmung seiner Amtspflichten ( Reisekosten ) erhält der Governor ein Budget von Rotary International zur Verfügung gestellt, worüber persönlich Rechenschaft zu leisten und abzurechnen ist. Darüber hinaus gehende Aufwendungen sind ggf. im Distrikt-Haushalt anzusetzen VI. Der Governor elect / Der Governor nominee Der Governor elect ist für die unmittelbare Nachfolge des amtierenden Governors vorgesehen. Er trägt die Bezeichnung in dem Jahr vor seiner Amtsübernahme, nachdem er zuvor vom Nominierungsausschuß des Distriktes ausgewählt, dem Zentralvorstand von RI vorgeschlagen und bei der World Convention gewählt wurde. Der Governor elect muß zwingend zur Vorbereitung auf sein Amt als Governor an dem Governor-Elect-Training-Seminar sowie an der International Assembly teilnehmen. Er plant und führt durch das President-Elect-Training-Seminar ( PETS ) sowie die Distriktversammlung. Daneben führt er eine besondere Schulung der Assistant District Governor für sein Amtsjahr durch. Außerdem informiert er die Past Governor Der Governor elect ist Mitglied im Finanzausschuß und wirkt bei der Erstellung des Haushaltsplans für sein Amtsjahr mit. Der Governor elect überprüft die Besetzung der Funktionen in den Ausschüssen bzw. bei den Beauftragten und sorgt in Abstimmung mit dem Governor nominee ggf. für 7

8 die zeitgerechte Nachbesetzung unter Berücksichtigung angemessener Einarbeitungszeiten. Er gibt die Besetzung der Stellen bei der Distriktversammlung bzw. dem PETS bekannt. Der Governor elect überprüft den DOP und leitet ggf. Änderungen ein, die mit seinem Amtsantritt als Governor wirksam werden. Der Governor elect benennt auf der Distriktversammlung / dem PETS Ort und Zeit für die Distriktkonferenz seines Amtsjahres und stellt Einvernehmen mit der Mehrheit der Präsidenten der Clubs her. Der Governor nominee ist der durch den Nominierungsausschuß des Distriktes ausgewählte Kandidat für das Amt des folgenden Governor. Er soll nicht eher als 36 Monate, aber nicht später als 24 Monate vor Antritt seines Amtes bestimmt werden. Hierzu benennen die Clubs nach Aufruf durch den amtierenden Governor geeignete Kandidaten. Diese müssen zum Zeitpunkt ihrer Benennung durch einen Club das Amt des Club-Präsidenten mindestens ein volles Jahr ausgeübt haben. Vom dem Zeitpunkt der Bekanntgabe der Entscheidung des Nominierungsausschusses durch den amtierenden Governor trägt der Kandidat die Bezeichnung Governor nominee-designate, ab dem 01. Juli zwei Jahre vor dem Antritt des Governor-Amtes dann die Bezeichnung Governor nominee. (siehe Nominierungsverfahren, Anlage A) Zur Sicherstellung der Kontinuität in der Führung des Distriktes wird der Governor nom an allen Überlegungen des amtierenden Governors sowie insbesondere des Governors elect beteiligt. VII. Der Vize-Governor Ein ehemaliger Governor ( Past Governor ) ist als Vize-Governors zu bestimmen. Der Vize-Governor übernimmt das Amt des Governors in den Fällen, in denen der Governor vorübergehend oder dauerhaft nicht in der Lage ist, das Amt auszuüben. Der Vize-Governor wird vom Nominierungsausschuß gewählt. Seine Amtszeit beträgt ein Jahr. Eine Wiederwahl ist möglich. Die Governor elect bzw. Governor nom können dem Nominierungsausschuß für ihr jeweiliges Amtsjahr Vorschläge unterbreiten. VIII. Ehemalige Governor ( Past Governor ) Die ehemaligen Governor ( Past Governor ), die noch Mitglied in einem Club im Distrikt sind, bilden einen Beirat, der ggf. vom Governor einberufen werden kann. Der Governor elect lädt - in Abstimmung mit dem Governor - den Beirat zeitnah nach der International Assembly ein, um die ehemaligen Governor über die Schwerpunkte des kommenden rotarischen Jahres sowie ggf. über andere Entwicklungen zu informieren. IX. Die Assistant Governor ( AG ) Die Assistant Governor werden in Abstimmung mit dem Governor elect und dem Governor nom vom Governor berufen. Als AG werden nur Rotarier bestimmt, die sich im Amt als Club-Präsident bewährt haben. Sie sollen die Aufgabe mindestens drei Jahre wahrnehmen und tragen damit zur 8

9 Kontinuität in der Führung bei. Eine einmalige Verlängerung um weitere drei Jahre ist möglich. Past-Governor werden nicht als AG eingesetzt. AG sind Distrikt-Amtsträger, keine Amtsträger von Rotary International. Jedem AG wird eine bestimmte Zahl von Rotary Clubs in einem zusammenhängenden Gebiet zugeteilt. Dieses Gebiet wird mit dem jährlichen Mitgliederverzeichnis bekanntgegeben. Die AG unterstützen in ihrem Gebiet den amtierenden Governor in dessen Aufgaben. Im Rahmen ihrer Verantwortung - halten sie Verbindung zu den Clubs und besuchen diese bei Meetings oder anderen Veranstaltungen, - beraten sie die Clubs in Fragen der Führung sowie bei der Durchführung von Projekten, insbesondere solchen, für die eine Unterstützung des Distriktes und von TRF gefordert werden soll, - informieren sie den Governor über die Entwicklungen in ihrem Gebiet, besonders in Vorbereitung der Besuche des Governors bei den Clubs, - begleiten sie den Governor bei den Clubbesuchen, - motivieren sie die Clubs, Persönlichkeiten für die Besetzung von Führungsfunktionen auf der Ebene des Distriktes zu benennen. Weitere Aufgaben regelt der jeweilige Governor elect für sein Amtsjahr. Die AG können nach Entscheidung des Governors mit der Organisation und ggf. inhaltlichen Gestaltung der Halbjahreskonferenzen beauftragt werden. X. Der Sekretär / das Sekretariat Der Sekretär ist für alle administrativen Aufgaben, die in Richtung RI / Büro Zürich zu erledigen sind, verantwortlich. Er berät und unterstützt die Sekretäre der Clubs in administrativen Fragen. Er sorgt für die Verteilung von Informationen der Vorsitzenden der Ausschüsse an die Clubs sowie insbesondere für die Verteilung des monatlichen Governor-Briefes. Er ist für die Organisation der Beiratssitzungen verantwortlich und führt über diese Sitzungen das Protokoll. Dem Sekretär werden alle wesentlichen Dokumente, die im jeweiligen Geschäftsjahr eines Governors auf den verschiedenen Gebieten eingehen oder entstehen, zur Ablage im Archiv zugeleitet. Der Sekretär führt das Archiv. Der Sekretär wird unterstützt vom Sekretariat. Der Sekretär wird vom Governor elect ernannt bzw. bestätigt. Er soll das Amt nicht länger als fünf Jahre ausüben. XII. Distriktausschüsse Für die verschiedenen Dienstzweige und Aufgabengebiete werden auf der Ebene des Distriktes Ausschüsse bzw. andere Organisationselemente gebildet. Aufgaben der Ausschüsse können auch von einzelnen Beauftragten wahrgenommen werden. Vornehmliche Aufgabe der Ausschüsse bzw. der Beauftragten ist es, die Clubs bei der Verfolgung der Ziele von Rotary International in den fünf Dienstzweigen zu unterstützen. 9

10 Neben dem Governor sind der Governor elect und der Governor nom sowie der Immidiate Past Governor geborene Mitglieder aller Ausschüsse, ausgenommen der Nominierungsausschuß. Die Ausschüsse sind im Einzelnen in den Anlagen A I dargestellt. Die Ausschüsse sollen von erfahrenen Rotariern geleitet werden, die möglichst das Amt als Club-Präsident wahrgenommen haben. Ihre Amtszeit soll drei Jahre betragen. Damit gewährleisten sie die erforderliche Kontinutät in den jeweiligen Gebieten. Eine Verlängerung um weitere drei Jahre ist möglich. Die Besetzung der einzelnen Stellen wird in der fortzuschreibenden Stellenbesetzung nachgewiesen. Manche Auschüsse müssen bzw. sollten von Past-Governorn geleitet werden. Die Vorsitzenden der Ausschüsse bzw. Beauftragten werden vom Governor elect in Abstimmung mit dem Governor nominee für die Dauer seines Amtsjahres bestätigt bzw. neu berufen. Eine Verkürzung der Amtszeit von drei Jahren sollte nur bei Vorliegen schwerwiegender Gründe und nur in Abstimmung mit dem amtierenden Governor und dem Governor nominee vorgenommen werden. Die Berufung der Vorsitzenden der Ausschüsse bzw. Beauftragten soll so zeitgerecht erfolgen, daß ihre umfassende Einweisung durch die jeweiligen Amtsinhaber zur Gewährleistung der Kontinuität in der Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt werden kann. Für größere Ausschüsse sind gem. den Anweisungen von Rotary International bzw. der Rotary Foundation Unterausschüsse zu bilden, für die ebenfalls Vorsitzende bzw. Beauftragte zu bestimmen sind. Diese stehen unter der Leitung des Vorsitzenden des jeweiligen Gesamt-Ausschusses. Für die Arbeit jedes Ausschusses sind von Rotary International bzw. der Rotary Foundation ausführliche Handbücher erlassen. Ihr Inhalt hat einen unterschiedlichen Grad an Verbindlichkeit für die Arbeit in den jeweiligen Ausschüssen und für die Zusammenarbeit mit den Clubs. Dabei wird die Spanne von verpflichtender Anweisung bis hin zu allgemeinen Empfehlungen und Hinweisen abgedeckt. Die jeweiligen Vorsitzenden der Ausschüsse / die Beauftragten sind verantwortlich für die sachgerechte Umsetzung unter Berücksichtigung der Gegebenheiten und Erfordernisse des Distriktes und unter Beachtung der Autonomie der Clubs. Die Vorsitzenden der Ausschüsse bzw. die Beauftragten verkehren im Rahmen ihrer Zuständigkeiten direkt mit den Clubs. Sofern die Clubs in ihrer Organisation keine Beauftragten für die jeweiligen Gebiete benannt haben, ist der Ansprechpartner der jeweilige Präsident. Die Vorsitzenden der Ausschüsse bzw. die Beauftragten halten Verbindung mit den entsprechenden Beauftragten des Deutschen Governor-Rates bzw. Regional Coordinators bzw. Resource Groups von Rotary International bzw. der Rotary Foundation und nehmen an Seminaren und Tagungen zur Schulung und zum Austausch von Informationen teil, die von diesen veranstaltet werden. Sie führen in Abstimmung mit dem amtierenden Governor bzw. dem Governor elect eigenverantwortlich für ihr Aufgabengebiet Seminare und Tagungen zur Schulung der Beauftragten der Clubs durch und halten auf entsprechende Einladung Vorträge vor den Clubs. Sie bewegen sich dabei im Rahmen der Ansätze im Haushaltsplan ( siehe Ziffer IV ). 10

11 Sie unterstützen den Governor und den Governor elect bei der Durchführung des President-Elect-Trainings-Seminars, der Distriktversammlung, bei den Halbjahreskonferenzen sowie bei der Distriktkonferenz. Jeder Vorsitzende eines Ausschusses / jeder Beauftragte faßt zu Ende eines rotarischen Jahres die wesentlichen Ereignisse in seinem Verantwortungsbereich in einem kurzen Bericht zusammen und leitet diesen dem Governor sowie dem Governor elect zu. Die Berichte werden danach dem Sekretär zur Ablage im Archiv zugeleitet. XII. Konferenzen / Versammlungen / Tagungen / Seminare 1. Die Distriktkonferenz Die Distriktkonferenz dient vornehmlich dem Rückblick auf das vergangene Jahr und dem Austausch von Erfahrungen. An ihr sollten alle amtierenden Präsidenten, alle Amtsträger auf Distriktebene sowie möglichst viele und vor allem neue Mitglieder aus den Clubs teilnehmen. Folgende Punkte sind abzuhandeln: - Bericht des Governors - Bericht des Chairman District Rotary Foundation Committee über durchgeführte Projekte und die Verwendung der Mittel des DDF - Bericht des Schatzmeisters über die Feststellung des Haushaltes im Vorjahr - Entlastung des Schatzmeisters des Vorjahres - Entlastung des Past-Governors Über die weitere Tagesordnung entscheidet der Governor. In aller Regel wird von einer herausragenden Persönlichkeit ein Festvortrag gehalten, der sich thematisch an den besonderen Zielen des Distriktes oder allgemein an den Zielen von Rotary International orientieren sollte. Ggf. können Wahlen durchgeführt werden für die Benennung des Vertreters des Distriktes bei der Gesetzgebenden Versammlung sowie für die Delegierten für die Vertreterversammlung bei RDG ( siehe Anlage J ) Die Distriktkonferenz wird in der Regel zu Ende des Amtsjahres eines Governors durchgeführt. Bei der Terminierung sind Vorgaben von Rotary International zu beachten. 2. Die Halbjahreskonferenzen Sie werden nach Entscheidung des Governors in der Mitte eines rotarischen Jahres, vorzugsweise im Januar, ggf. dezentral in den Gebieten der AG durchgeführt. Die Halbjahreskonferenzen sind nach den Richtlinien von Rotary International nicht vorgesehen, haben sich jedoch im D 1940 bewährt. Die Halbjahreskonferenzen dienen vornehmlich dem Erfahrungsaustausch zwischen den Präsidenten sowie der Diskussion wichtiger Fragen über die Entwicklung bei Rotary International und im Distrikt. Sie können somit wesentliche Elemente einer Distriktversammlung enthalten. Daher sollten neben den amtierenden Präsidenten der Clubs auch die Präsidenten elect teilnehmen. 11

12 3. Das President Elect Seminar ( PETS ) Diese Veranstaltung dient der Schulung und Vorbereitung der Präsidenten elect der Clubs auf ihr bevorstehendes Amtsjahr. Die Teilnahme ist Voraussetzung für die Übernahme des Amtes als Präsident. Das PETS wird von dem Governor elect geplant und geleitet. Das PETS dient vor allem der Vorstellung der Ziele des Präsidenten von RI im kommenden Jahr. Daneben stellt der DGE die Planung für das kommende Jahr sowie die langfristige Planung vor. Das PETS wird zeitlich nach der International Assembly im Februar oder März durchgeführt. 4. Die Distriktversammlung Die Distriktversammlung dient vornehmlich der Information der Präsidenten elect über wichtige Fragen ihres Amtsjahres sowie entsprechende Beschlußfassungen. Außerdem dient sie der Vorbereitung von Amtsträgern auf der Ebene der Clubs auf ihre jeweiligen Aufgaben. Folgende Tagesordnungspunkte sind abzuhandeln:--- Bekanntgabe der Besetzung der Posten in der Distriktführung durch den Governor elect - Planung der Verwendung der Mittel des DDF im kommenden Jahr durch den Chairman DRFC und Beschlußfassung darüber - Vorstellung des vom Finanzausschuß in Zusammenarbeit mit dem Governor elect erarbeiteten Haushaltsplans und Beschlußfassung darüber - Bekanntgabe des voraussichtlichen Ortes und Zeitpunktes der Distriktkonferenz und Herbeiführen des Einvernehmens darüber Die Distriktversammlung wird vom Governor elect geplant und geleitet. Sie sollte vorzugsweise in den Monaten März, April oder Mai stattfinden. 5. Die Distriktversammlung und das PETS können in der Durchführung kombiniert werden. 6. Beiratssitzungen Diese finden nach Entscheidung des Governors nach Bedarf statt ( siehe Teil VI. Distriktführung ) 7. Seminare Seminare werden von den Vorsitzenden der Ausschüsse / Beauftragten auf ihren Gebieten eigenverantwortlich durchgeführt ( siehe VIII Distriktausschüsse ). 12

13 Anlage A Der Nominierungsausschuß / Verfahren zur Nominierung eines Governors Von den verschiedenen nach der Satzung von RI möglichen Verfahren zur Bestimmung eines Governors nominee praktiziert der Distrikt 1940 das Verfahren über den Nominierungsausschuß. Dieser Nominierungsausschuß wird im D 1940 gebildet von den letzten fünf aus dem Amt geschiedenen Governorn des Distriktes, die jedoch noch Mitglied eines Rotary Clubs im Distrikt sowie im Distrikt wohnhaft sein müssen. Vorsitzender des Ausschusses ist jeweils der zuletzt aus dem Amt ausgeschiedene Past-Governor (Immediate Past Governor). Zum Verfahren der Nominierung: Der amtierende Governor ruft frühzeitig die Clubs zur Benennung von Kandidaten für das Amt des Governors für die Amtszeit in zwei Jahren auf. Er teilt dem Vorsitzenden des Ausschusses mit, welche Kandidaten form- und fristgerecht benannt worden sind ( siehe Teil V.) Der Ausschuß braucht sich bei der Bestimmung des Governors nom nicht auf die von den Clubs eingereichten Vorschläge zu beschränken. Er nimmt ggf. weitere von Dritten vorgeschlagene oder von ihm selbst für geeignet erachtete Kandidaten mit in die Auswahl und bestimmt den besten Kandidaten für das Amt des Governors. Ausgewählt ist der Kandidat, auf den die Mehrheit der Stimmen der Mitglieder des Ausschusses entfällt. Es wird nur ein Ergebnis-Protokoll geführt. Der Vorsitzende des Ausschusses teilt dem amtierenden Governor das Ergebnis ohne Verzug nach Ende der Ausschußsitzung bzw. Feststellung des Ergebnisses mit. Der amtierende Governor informiert die Clubs umgehend über dieses Ergebnis und weist die Clubs auf die Möglichkeit hin, innerhalb eines Zeitraumes von 14 Tagen einen Gegenkandidaten zu benennen. Voraussetzung für die Benennung eines Gegenkandidaten ist, daß der vorschlagende Club seit mindestens einem Jahr besteht und daß er schon bei dem ersten Aufruf des Governors einen Kandidaten benannt hatte. Im Übrigen gelten alle Einzelheiten zu Gegenkandidaten, zum Einverständnis mit Gegenkandidaturen, zu Zusätzlichen Nominierungen, wie sie in den Ziffern ff. der gültigen Verfassung von RI geregelt sind. Bei zulässiger Benennung eines Gegenkandidaten wird das Verfahren über den Nominierungsausschuß wiederholt, wobei alle jetzt bekannten Kandidaten im Nominierungsausschuß in Betracht gezogen werden. Wird dem amtierenden Governor innerhalb des gesetzten Zeitraumes von 14 Tagen kein Gegenkandidat benannt, erklärt er den vom Nominierungsausschuß bestimmten Kandidaten zum Governor nominee. Innerhalb von weiteren fünfzehn Tagen informiert er darüber alle Clubs. Zur Bezeichnung des Governors nom siehe Ziffer VI. Der Nominierungsausschuß wählt ebenfalls den Vize-Governor. ( Siehe Ziffer VII.) 13

14 Der Ausschuß / der Beauftragte für Aus- und Weiterbildung Anlage B Dieser Ausschuß wird geleitet von dem Distrikttrainer. Dieser muß ein Past Governor sein. Dieser Ausschuß unterstützt den Governor und den Governor elect bei allen Schulungen für Distrikt- und Club-Führungspersonal sowie bei den Halbjahreskonferenzen, den Distrikt-Versammlungen und dem PETS sowie der Distriktkonferenz. Der Distrikttrainer trägt insbesondere bei dem PETS zu Fragen der Clubführung vor. 14

15 Anlage C Der Ausschuß für Finanzen / der Schatzmeister/ Durchführung des Haushaltes Der Finanzausschuß wird von einem Past Governor als Vorsitzendem geleitet, den der Governor elect bestellt. Die Amtszeit beträgt drei Jahre. Eine Verlängerung ist ausgeschlossen. Desweiteren sind die sich nach der Bestellung des Vorsitzenden ergebenen drei dienstjüngsten Past Governor sowie der Schatzmeister und der Governor elect Mitglieder des Finanzausschusses. Der Ausschuß sollte mindestens einmal je Halbjahr nach Einberufung durch den Vorsitzenden tagen. Der Ausschuß erarbeitet im Zusammenwirken mit dem Governor elect den Haushalt für das kommende rotarische Jahr. Er prüft, ob die erhobene Pro-Kopf-Abgabe zur Bestreitung der Kosten für die Distriktführung notwendig bzw. ausreichend sind. Der Haushaltsplan soll vier Wochen vor der Distriktversammlung den Clubs zur Kenntnis gegeben werden. Er ist dann auf der Distriktversammlung / dem PETS vorzustellen und zu beschließen. Der Schatzmeister verwaltet den Distrikt-Fonds und führt den auf der Distriktversammlung / PETS beschlossenen Haushalt im rotarischen Jahr durch. Die Durchführung des Haushaltes wird jährlich von einem von der Distriktversammlung/ Distriktkonferenz gewählten bzw. bestätigten Wirtschaftsprüfer geprüft. Der Jahresabschluß und der Bericht über die Finanzen des Distriktes soll der Immediate Past Governor innerhalb von drei Monaten nach Ende seiner Amtszeit den Clubs zuleiten. Dieser Bericht soll alle finanziellen Transaktionen in der Führung des Distriktes aufführen ( Einnahmen und Ausgaben über den Distriktfonds Kosten für die Distriktführung sowie Ausgaben für Distriktprogramme einschließlich des Stipendien-Programms, RI-Pauschale für den Governor, Zuwendungen über die Rotary Foundation, Ausgaben im Jugenddienst ) Die finanziellen Aufwendungen des Governors in der Wahrnehmung seiner Dienstpflichten, für die er von RI eine Entschädigung erhält, muß der Governor gesondert persönlich gegenüber RI abrechnen. Die finanziellen Transaktionen im Zuge der Unterstützung der Clubs mit Mitteln des DDF sind ebenfalls gesondert gegenüber der Rotary Foundation nachzuweisen. Diese beiden Posten werden daher in dem Jahresabschluß und dem Bericht über die Finanzen des Distriktes nur zusammenfassend aufgeführt. Die Entlastung des Schatzmeisters auf der Grundlage des Berichtes des bestellten Wirtschaftsprüfers erfolgt auf der Distriktkonferenz des folgenden Jahres. Ebenso erfolgt dann die Entlastung des vormaligen Governors. Der Schatzmeister sowie der Chairman DRFC arbeiten eng mit Rotary Deutschland Gemeindienst e.v. ( RDG ) zusammen. Über RDG werden die Spenden der deutschen Rotarier für Zwecke der Rotary Foundation sowie andere Transaktionen zur Durchführung von Projekten abgewickelt. 15

16 Anlage D Der Ausschuß für die Rotary Foundation /das District Rotary Foundation Committee Der Vorsitzende Chairman sollte ein Past Governor sein. Der Ausschuß besteht aus folgenden Unterausschüssen - Zuwendungen ( Grants ) - Polio Plus - Spendenarbeit ( fundraising ) - Verantwortungsvolle Verwaltung von Stiftungsgeldern Die Unter-Ausschüsse beraten und unterstützen die Clubs bei der Umsetzung der verschiedenen Programme von TRF entsprechend den Anweisungen in den Handbüchern oder organisieren diese Programme selbst. Die Vorsitzenden der Unterausschüsse / Beauftragte nehmen ihre Aufgaben eigenverantwortlich unter Aufsicht des Chairman wahr. Aufgabenfelder können nach Entscheidung des Chairman gebündelt werden. Der Chairman ist für die Verwaltung des District Designated Fund ( DDF ) verantwortlich. Der DDF ist die Hälfte der von den Clubs für den Jahresprogramm-Fond der Rotary Foundation (APF) gespendeten Summe, die nach drei Jahren dem Distrikt zu dessen Verfügung zugeteilt wird. Diese Mittel können nur für solche Programme und Projekte verwendet werden, die nach den Vorgaben der Rotary Foundation zulässig sind. Den Vorschlag über die Verwendung der im kommenden Jahr verfügbaren DDF-Mittel erarbeitet - nach fachlicher Vorbereitung durch den Chairman DRFC - ein Gremium, das sich zusammensetzt aus dem Governor, dem Immidiate Past-District-Governor, dem Governor elect, dem Governor nominee sowie dem Chairman DRFC. Der Chairman DRFC trägt bei der Distriktversammlung / dem PETS die geplante Verwendung der DDF-Mittel zur Unterstützung der Clubs oder zur Durchführung von Distrikt-Projekten für das kommende rotarische Jahr vor. Die Distriktversammlung / PETS beschließt die Verwendung der DDF-Mittel für das kommende rotarische Jahr. Der Chairman bzw. der Vorsitzende des Unterausschusses Zuwendungen / Grants berät die Clubs bei der Planung und Bearbeitung von Projekten, für die eine finanzielle Unterstützung vom Distrikt und von TRF beantragt werden soll. Die Clubs sollten dazu so früh wie möglich Verbindung mit dem Chairman bzw. dem Vorsitzenden des Unterausschusses aufnehmen. Die Entscheidung über die Verwendung der DDF-Mittel für jedes einzelne Projekt sowohl für District Grants als auch für Global Grants trifft - nach fachlicher Vorbereitung durch den Chairman DRFC erneut das oben genannte Gremium ( Chairman PDG DG - Gov elect- Gov nom). Der Chairman bzw. der Vorsitzende des Unterausschusses Zuwendungen / Grants informiert den antragstellenden Club über das Ergebnis. Der Chairman trägt auf der Distriktkonferenz über die Verwendung der DDF-Mittel im zurückliegenden rotarischen Jahr vor. Mit dem Element des Entscheidungsgremiums sowie der dargestellten Verfahrensweise werden sowohl die Kontinuität in der Entscheidungspraxis als auch die Transparenz des Verfahrens gewährleistet. 16

17 Anlage E Der Jugenddienst Dieser Dienst umfaßt die Gebiete / Programme Jugendaustausch, RYLA, Rotaract und Interact Die Aktivitäten auf diesen Gebieten werden durch den Governor koordiniert. Er bildet dazu Ausschüsse bzw. beruft Beauftragte. Der Ausschuß Jugendaustausch Das Rotary-Jugendaustauschprogramm steht allen 15- bis 25-Jährigen weltweit offen. Dabei gibt es zwei Programmarten den kurzfristigen und den langfristigen Schüleraustausch. Der Ausschuß für den Jugendaustausch ist verantwortlich für die einzelnen Programme - Jahresaustausch - Kurzzeit Austausch - Familienaustausch - Jugendcamps - New-Generation-Exchange Der Ausschuß berät die Clubs in allen Fragen der einzelnen Programme, motiviert sie zur Teilnahme, informiert und schult Beteiligte auf gesonderten Veranstaltungen und organisiert wesentliche Programmteile. Für alle Programme sind bestimmte Anweisungen in den ausführlichen Handbüchern von RI und RJD verbindlich. Der Vorsitzende des Ausschusses stellt insbesondere die Zertifizierung des Distriktes und die regelgerechte Durchführung der Programme sicher. Der Beauftragte für RYLA Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) - Schulungsprogramm für junge Menschen im Alter von 14 bis 18 sowie Jahren ab. Der RYLA-Ausschuss/ Beauftragte berät die Clubs bei Durchführung von regionalen Seminaren und betreibt in enger Zusammenarbeit mit deutschen Distrikten als dauerhaftes Programm ein internationales RYLA-Seminar, zu dem neben den deutschen Teilnehmern junge Menschen vor allem aus mittelosteuropäischen Staaten eingeladen werden. Inhaltlich werden diese besonderen RYLA-Seminare auf Völkerverständigung als übergeordnetem Ziel von Rotary ausgerichtet. Bei allen Seminaren ist besonders auf die Einhaltung der Rotary Vorschriften zum Schutz der Jugend zu achten. Der Beauftragte für Rotaract Rotaract ist ein von Rotary gesponsertes Clubprogramm für junge Menschen im Alter von 18 bis 30 Jahren. Der Beauftragte hält enge Verbindung zu den Rotaract Clubs im Distrikt, fördert das Zusammenwirken zwischen Rotary Clubs und ortsansässigen Rotaract Clubs und strebt die Gründung weiterer Rotaract Clubs an Der Beauftragte für Interact Interact heißt das Jugendclubprogramm von Rotary International für Jugendliche von Jahren. Der Beauftrage sorgt für die Bekanntmachung des Programms und unterstützt Rotary und Rotaract Clubs bei der Neugründung von Interact Clubs. Die Jugendprogramme können in einem gemeinsamen Ausschuss zusammengefasst werden 17

18 Anlage F Der Ausschuß / der Beauftragte für Mitgliederentwicklung Dieser Ausschuß verfolgt die Mitgliederentwicklung der Clubs des Distriktes und schlägt dem Governor bzw. dem Governor elect Maßnahmen vor, um die Mitgliederentwicklung in den Clubs zu fördern und kritischen Entwicklungen entgegenzuwirken. Der Ausschuß / der Beauftragte für Ausbreitung Dieser Ausschuß analysiert die demografischen und allgemeinen wirtschaftlichen Entwicklungen in gesamten Distriktgebiet und schlägt dem Governor bzw. Governor elect ggf. die Gründung weiterer Clubs vor. Der Ausschuß verfolgt den vom Governor eingeleiteten Prozeß der Gründung eines neuen Clubs. Der Ausschuß / der Beauftragte für Öffentlichkeitsarbeit Dieser Ausschuß steuert die Verbreitung von Informationen über die Organisaton von RI sowie über das Engagement von RI und des Distriktes in den verschiedenen Programmen in allen Medien auf regionaler Ebene. Er unterstützt die Clubs dabei, die Öffentlichkeitsarbeit als zentrale Aufgabe der Clubführung und integralen Bestandteil jedes Clubprojektes zu verankern. Insbesondere berät er die Clubs beim Aufbau regelmäßiger Kontakte zu den Medien im lokalen Umfeld. Der Ausschuß für die Distriktkonferenz Dieser Ausschuß organisiert in Abstimmung mit dem amtierenden Governor die Distriktkonferenz und ist für die finanzielle Abwicklung der Distriktkonferenz zuständig. Der Ausschuß wird in aller Regel von dem vom Governor bestimmten gastgebenden Club gebildet. Dieses ist oftmals der Club, in dem der Governor Mitglied ist. Entsprechend agiert dieser Ausschuß in der Regel auch nur jeweils für ein Jahr. Der Governor bestimmt eigens für die Distriktkonferenz einen Sekretär. Der Ausschuß / der Beauftragte für die Werbung für die RI-World Convention Dieser Ausschuß informiert die Clubs über die nächst geplante World Convention von RI und motiviert alle Rotarier zur Teilnahme. Der Beauftragte für den Berufsdienst Der Beauftragte berät die Clubs in allen Fragen des Berufsdienstes für Clubmitglieder, für das Gemeinwesen und im Internationalen Dienst. Dabei gilt es, die ethischen Grundsätze von Rotaryzu vertiefen, die beruflichen Fähigkeiten für die Entwicklung des Gemeinwesens einzusetzen und damit die Vorteile unserer berufsorientierten Organisation wirksam werden zu lassen. Der Beauftragte fördert die Verbreitung der verschiedenen Programme der Berufsberatung von Schülern und Jugendlichen und berät die Clubs bei der Durchführung von RYLA-Seminaren, die thematisch auf die berufliche Orientierung und die Förderung in Führungsverhalten für junge Menschen ausgerichtet sind und ggf. in Zusammenarbeit mehrerer Clubs veranstaltet werden können. Der Beauftragte für den Gemeindienst Der Beauftragte initiiert und koordiniert clubübergreifend Projekte des Gemeindienstes. 18

19 Anlage G Der Ausschuß / der Beauftragte für den Internationalen Dienst / Weltgemeindienst Dieser Ausschuß berät die Clubs in allen Fragen des Internationalen Dienstes einschließlich der Fragen des Weltgemeindienstes. Bei internationalen Projekten mit Unterstützung von RI hält der Ausschuß enge Verbindung mit dem Chairman DRFC. Der Ausschuß / der Beauftragte hält Verbindung zu den Vorsitzenden der Länderausschüsse und informiert die Clubs des Distriktes über mögliche Kontakte zu ausländischen Rotary Clubs sowie insbesondere über die Möglichkeiten der Zusammenarbeit bei Projekten, ggf. mit Unterstützung von der Rotary Foundation. Länderausschüsse werden gebildet zwischen einem der deutschen Distrikte sowie einem ausländischen Distrikt. Solche Distrikte können u.u. mehrere Länder / Staaten umfassen. Aufgabe der Länderausschüsse ist es, die Beziehungen zwischen den deutschen und den jeweiligen ausländischen Distrikten und Clubs zu fördern, die Freundschaft und das interkulturelle Verstehen zu stärken und so zum Weltfrieden beizutragen.. Der Ausschuß / der Beauftragte für den Internationalen Dienst wirbt für die Vertretung des Distriktes in möglichst jedem Länderausschuß und schlägt dem Governor ggf. interessierte Rotarier für die Berufung in die jeweiligen Länderausschüsse vor. Der Deutsche Governorrat hat für die Arbeit der Länderausschüsse Regeln vereinbart. Danach sollten die Mitglieder der Länderausschüsse für die Dauer von drei Jahren benannt werden, Wiederbestellung ist möglich. Die Mitglieder wählen aus ihrer Mitte einen Vorsitzenden und einen Sekretär. Die Amtszeit des Vorsitzenden sollte sechs Jahre nicht überschreiten. Zur Betreuung der Länderausschüsse benennt der Deutsche Governorrat Leitdistrikte. Der Länderausschuß Deutschland - Polen Der Distrikt 1940 ist Leitdistrikt für die Zusammenarbeit mit dem benachbarten Distrikt 2230, jedoch nur insoweit das Staatsgebiet von Polen betroffen ist. Deshalb führt der Länderausschuß die Bezeichnung Länderausschuß Deutschland-Polen. Der Länderausschuß setzt sich zusammen aus je einer Sektion von polnischer und einer von deutscher Seite. Neben den in Abschnitt IX Benannten ist der Beauftragte für den Internationalen Dienst geborenes Mitglied. Die Aufgaben des Ausschusses entsprechen den oben geschilderten allgemeinen Aufgaben. 19

20 Anlage H Distrikt-Programm-Ausschüsse Der Ausschuß für das Distrikt - Stipendium - Programm Ein dauerhaftes Programm des Distriktes ist die Förderung mittelosteuropäischer, vornehmlich polnischer Studenten, die an Universitäten und Hochschulen im Distrikt studieren. Hierzu werden die Clubs jedes Jahr aufgerufen, finanzielle Mittel für eine Unterstützung der Studentinnen und Studenten zur Verfügung zu stellen und die Patenschaft für den Zeitraum von einem Jahr zu übernehmen. Für die Durchführung dieses Programms besteht ein gemeinnütziger Verein (Rotary International Distrikt 1940 Studentenhilfe Viadrina e.v.). Der Vorstand setzt sich ausschließlich aus Rotariern des Distriktes zusammen und bildet zugleich den Ausschuß. Der Beauftragte für internationale RYLA-Seminare Siehe Anlage E, Dienstzweig Jugenddienst, Abschnitt RYLA Weitere Organisationselemente Anlage I 1. Der Beauftragte für internetbasierte Informationssysteme Dieser Beauftragte trägt die Bezeichnung DICO : District Information Coordination Officer. Er ist verantwortlich für die fachliche Betreuung der internet-basierten Informationssysteme RO.CAS und RO.WEB sowie für die -Kommunikation innerhalb des Distriktes und die entsprechende Beratung der Clubs in allen diesbezüglichen Fragen. Er ist Administrator im Distrikt für RO.CAS und RO.WEB. Daneben pflegt er gestützt auf die Zuarbeit aller Mitglieder des Beirates - die Homepage des Distriktes. Der DICO zeichnet für den Governor für den Schutz der Daten verantwortlich und hat die Federführung bei der Passwortverwaltung. 2. Der Berichterstatter für das Rotary-Magazin Der Berichterstatter hält die Verbindung zum Verlag des Rotary-Magazins Er wertet die ihm von den Clubs zugesandten Beiträge unter journalistischen Gesichtspunkten aus und sorgt für die inhaltliche Gestaltung der Veröffentlichung im Rotary-Magazin in dem dazu begrenzt zugebilligten Raum. 20

21 Anlage J 3. Der Vertreter bei der Gesetzgebenden Versammlung Council of Legislation COL Jeder Distrikt von RI ungeachtet seiner Größe und Mitgliederzahl entsendet zu der alle drei Jahre stattfindenden Gesetzgebenden Versammlung / Council of Legislagition einen stimmberechtigten Vertreter. Jeder Club kann dafür geeignete Kandidaten nominieren. Diese müssen die Voraussetzung erfüllen, mindestens eine volle Amtszeit Amtsträger von Rotary International gewesen zu sein, d. h. District Governor. Der Vertreter des Distriktes wird zwei Jahre vor dem Zeitpunkt der nächsten Gesetzgebenden Versammlung auf der Distriktkonferenz gewählt. Gleichzeitig ist ein Stellvertreter zu wählen. Gehen nach Aufruf des Governors von den Clubs keine Vorschläge ein, benennt der Governor in Abstimmung mit dem Governor elect und dem Governor nom den Vertreter des Distriktes und den Stellvertreter. 4. Nominierungen und Wahlen für den Zentralvorstand Die Zone 14, zu der der Distrikt 1940 gehört, nominiert aus den Clubs jedes vierte Jahr nach einem vom Zentralvorstand bestimmten Zeitplan ein Mitglied für den Zentralvorstand. Die Auswahl der Kandidaten und Stellvertreter erfolgt durch einen Nominierungsausschuß, der aus der gesamten Zone zusammengesetzt wird. Jeder Club kann diesem Nominierungsausschuß auf einem vom Zentralvorstand vorgeschriebenen Formblatt geeignete Kandidaten für den Zentralvorstand vorschlagen. Für diesen Nominierungsausschuß stellt der Distrikt 1940 ein Mitglied. Jeder Club kann dafür geeignete Mitglieder namhaft machen. Dieses Mitglied muß ein Past- Governor sein und in den drei Jahren vor der Berufung in den Ausschuß mindestens zwei Institute und einen Jahreskongreß besucht haben. Das Mitglied des Nominierungsausschusses und der Stellvertreter werden auf der Distriktkonferenz im Jahr vor ihrer Tätigkeit im Ausschuß gewählt. Wird nur ein Kandidat namhaft gemacht, wird dieser ohne Wahl vom Governor zum Mitglied des Nominierungsausschusses benannt. 5. Die Delegierten bei der Vertreterversammlung von Rotary Deutschland Gemeindienst e.v. RDG Das höchste Organ von RDG ist die Vertreterversammlung, die jährlich einmal tagt. Dabei wird über die zurückliegende Wahrnehmung der Aufgaben berichtet sowie über die Entlastung des bisherigen Vorstandes und ggf. die Bestellung eines neuen Vorstandes entschieden. Der Distrikt kann entsprechend seiner Mitgliederzahl sechs Delegierte entsenden. Die Clubs können dazu Kandidaten vorschlagen. Über die Nominierung ist auf einer Distriktversammlung/ PETS / Distriktkonferenz von den Vertretern der Clubs abzustimmen. Bewährte Praxis im Distrikt ist die Nominierung des Chairman DRFC sowie der letzten fünf Past-Governors. 21

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