EU-Datenschutz-Grundverordnung. Seite 2

Transkript

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2 EU-Datenschutz-Grundverordnung Seite 2

3 DEFINITIONEN 3

4 Definitionen der wichtigsten Begriffe der DSGVO Personenbezogene Daten Besondere Kategorien personenbezogener Daten Verarbeitung Verantwortlicher Betroffenenrechte Seite 4

5 DATENERHEBUNG 5

6 DATENERHEBUNG Erhebung personenbezogener Daten Der Umgang mit Daten, welche per erhalten wurden Ablagesystem entwickeln für zu speichernde Daten Speicherung der Daten auf einem sicheren System Agentur/Büro mit Mitarbeitern: Rollensystem etablieren mit Zugriffsbeschränkungen Vorvertragliches Verhältnis: rechtfertigt die Verarbeitung Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages bei Weitergabe an Subunternehmer Geheimhaltungserklärung der Mitarbeiter Speicherung der einzelnen Übersetzungen auf einem sicheren System Sichere Übermittlung (verschlüsselt oder über sichere Server) Seite 6

7 DATENERHEBUNG Erhebung personenbezogener Daten Der Umgang mit Daten, welche von Privatpersonen auf Papier übergeben wurden Ablagesystem entwickeln Aufbewahrung in einem versperrbaren Schrank (Aktenschrank) Scannen/Importieren in ein Übersetzungstool über sicheres System Vorvertragliches Verhältnis: rechtfertigt die Verarbeitung Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages bei Weitergabe an Subunternehmer Geheimhaltungserklärung der Mitarbeiter Sichere Übermittlung (verschlüsselt oder über sicheren Server) Speicherung auf einem sicheren System Seite 7

8 DATENERHEBUNG Erhebung sensibler Daten Übersetzung von Arztbriefen, Befunden oder sonstigen Unterlagen, aus denen Informationen über den Gesundheitszustand der betroffenen Personen hervorgehen Übersetzung von Unterlagen, aus denen die ethnische oder rassische Herkunft oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgeht Übersetzung von Unterlagen, aus denen die Religionszugehörigkeit hervorgeht Achtung bei der Verarbeitung von sensiblen Daten Einwilligungserklärung des Kunden einholen Seite 8

9 DATENVERWALTUNG 9

10 DATENVERWALTUNG Digitale Daten Der Umgang mit personenbezogenen Daten, welche digital verwaltet werden Entwicklung eines Ablagesystems Kontrolle, wer Zugriff auf die Daten hat (Zugriffskontrolle) Kontrolle, wer Zugriff auf den Computer / das Tablet / das Handy hat durch Codes und Passwörter Versperrtes Büro mit Zutrittskontrolle wenn möglich Eigene Ordner am Computer erstellen mit Zugriffsbeschränkung Pro Person ein eigener Account bei mehrfach genutztem Computer Beispiel: Translation Memorys Beispiel: Übersetzungstools Seite 10

11 DATENVERWALTUNG Digitale Daten die Gewährung des Zugriffs auf Übersetzungen durch externe Sprachdienstleister Zugriff von außerhalb über ein gesichertes System (VPN-Zugang) Übermittlung über eine verschlüsselte Verbindung Übermittlung über einen sicheren server Seite 11

12 DATENVERWALTUNG Papierakt / Karteien Entwicklung eines Ablagesystems Aufbewahrung in einem versperrbaren Schrank (Aktenschrank) Versperrtes Büro mit Zutrittskontrolle wenn möglich Schutz vor dem Zugriff durch andere Personen auf Datenblätter oder sonstige übermittelte Unterlagen und bereits übersetzte Texte Beaufsichtigung externer Personen beim Betreten des Raumes, in dem der Aktenschrank steht (z.b. Reinigungspersonal) Seite 12

13 DATENVERWALTUNG Home Office / Arbeiten in der Öffentlichkeit Gesicherte Laptops / Tablets / Handys (Firewall, Virenschutz, Updates, Passwort / Codeschutz) Sicherer externer Zugang (VPN), wenn auf fremden Computern gearbeitet wird Keine Daten auf einem fremden Computer / Tablet / Handy speichern Wird der Computer von mehreren Personen verwendet ist pro Person ein eigener Account zu erstellen, auf den nur diese Person zugreifen kann (Passwortschutz erforderlich) Daten sollen nicht auf dem Desktop gespeichert werden Keine fremden USB-Sticks verwenden, eigene nicht verborgen Daten nicht offen liegen lassen (z.b. Texte, Dokumente, Urkunden, etc.) Bildschirm darf von Dritten nicht eigesehen werden können Seite 13

14 DATENVERARBEITUNG 14

15 DATENVERARBEITUNG Wann dürfen Daten verarbeitet werden? Worauf ist zu achten? Ist eine Einwilligung erforderlich? Daten dürfen nur aufgrund eines Vertrages, mit Einwilligung der betroffenen Person, bei einem berechtigten Interesse oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung verarbeitet werden Ob ein berechtigtes Interesse vorliegt oder eine Einwilligung notwendig ist, ist im Einzelfall zu klären Personenbezogenen Daten eines Interessenten: Verarbeitung in Ordnung Wird der Auftrag einem anderen Unternehmen erteilt, sind die Daten zu löschen oder es muss eine Einwilligungserklärung eingeholt werden Anfragen dürfen eine gewisse Zeit gespeichert werden (Empfehlung: bis zu 3 Monaten) Seite 15

16 DATENVERARBEITUNG Löschung der Übersetzer in der Datenbank nach einer gewissen Zeit Die Löschung ist nur notwendig, wenn kein Grund mehr besteht, die Daten zu behalten (z.b. gesetzliche Aufbewahrungsfrist, Vertragsverhältnis, etc.) Hat das Vertragsverhältnis bereits vor langer Zeit geendet und sind keine weiteren Übersetzungsanfragen mehr an diesen Übersetzer erfolgt, sind die Daten zu löschen oder es ist eine Einwilligung einzuholen Seite 16

17 DATENVERARBEITUNG Einwilligung muss folgende Punkte beinhalten: Angabe aller Datenarten, die verarbeitet werden sollen, Angabe jedes einzelnen Verarbeitungszweckes, Angabe der Datenempfänger, ausdrücklichen Hinweis auf den jederzeit möglichen Widerruf (und Möglichkeit der Kontaktaufnahme z.b. -Adresse, Telefonnummer, etc.) Sicheres Aufbewahren der Einwilligungserklärungen (Beweisfunktion) Seite 17

18 DATENVERARBEITUNG Übermittlung der Daten Die Übermittlung hat über ein sicheres System zu erfolgen (DSGVO konform) Bei Übermittlung per ist Vorsicht geboten nur sicherer server oder Ende zu Ende Verschlüsselung der s Verschlüsselte Übermittlung - nur die Beteiligten kennen den Schlüssel Vorsicht bei Cloud Diensten! Seite 18

19 DATENVERARBEITUNG Abfrage sensibler Daten Worauf bei der Abfrage von sensiblen Daten zu achten ist Achtung: Verarbeitung von sensiblen Daten nur mit Einwilligung zulässig Einholung einer Einwilligung Keine negativen Folgen bei Verweigerung der Angabe Seite 19

20 DATENVERARBEITUNG Recht der betroffenen Personen Worauf zu achten ist und wie die Rechte der Personen intern umzusetzen sind Internes System entwickeln, wie die Betroffenenrechte gewahrt werden können: Auskunft Berichtigung Löschung Datenportabilität Einschränkung Seite 20

21 DATENVERARBEITUNG Akten vor der DSGVO Wie mit Akten umzugehen ist, die vor der Anwendbarkeit der DSGVO angelegt wurden Wenn gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorliegt ist die Aufbewahrung gerechtfertigt Darüber hinaus: grundsätzlich Einholung einer Einwilligungserklärung Minimierung der gespeicherten Daten auf die von der Aufbewahrungsfrist umfassten Rest: Löschen Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dürfen Daten jedoch aufgehoben und müssen nicht gelöscht werden Seite 21

22 AUSGEWÄHLTE SPEZIALTHEMEN 22

23 SPEZIALTHEMEN Newsletter Worauf beim Versand von Newslettern zu achten ist Einwilligung der betroffenen Person einholen Möglichkeit des Widerrufs der Einwilligung im Newsletter Versand an Stammkunden kann unter das berechtigte Interesse des Unternehmens fallen Wenn ein Kunde seine adresse freiwillig angibt und er darauf hingewiesen wird, dass unter anderem auch Newsletter verschickt werden, kann dies als Einwilligung gesehen werden Nachweispflicht! Seite 23

24 SPEZIALTHEMEN Website Worauf bei der Erhebung von Daten auf einer Website zu achten ist Erstellen einer Datenschutzerklärung Aufklärung der Nutzer über die verwendeten Cookies und welche Daten durch diese erhoben werden und Einholung einer Einwilligung Aufklärung der Nutzer über verwendete Social Media PlugIns Aufklärung der Nutzer, welche Daten wie und ab wann erhoben und gespeichert werden Seite 24

25 PHH PROCHASKA HAVRANEK RECHTSANWÄLTE GMBH & CO KG Karin Bruchbacher Rechtsanwältin PHH Prochaska Havranek Rechtsanwälte GmbH & Co KG Seite 25

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