Kundenhandbuch. Briefmarkenkunden REGIONAL VERWURZELT. INNOVATIV. SERVICEORIENTIERT.

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1 Kundenhandbuch Briefmarkenkunden REGIONAL VERWURZELT. INNOVATIV. SERVICEORIENTIERT. Stand: 02/

2 Lieber südmail-partner, Inhaltsverzeichnis vielen Dank, dass Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Briefe mit südmail zu versenden. Wir nehmen das Vertrauen, das Sie in uns setzen sehr ernst und sehen Ihre Zufriedenheit als oberste Maxime, Ihre Briefe schnell, günstig und zuverlässig zuzustellen. Um Ihnen die ganze Welt der südmail noch näher zu bringen, halten Sie hier ein Nachschlageheft in den Händen. Dieses hilft Ihnen, sich schnell und zielgerichtet zu wichtigen Punkten zum Briefversand mit südmail zu informieren. Sollten Sie eine persönliche Frage an uns richten wollen, sind wir von Montag bis Freitag, 8.00 bis Uhr und bis Uhr unter der Telefonnummer 0751/ oder per Mail unter für Sie zu erreichen. Viel Vergnügen beim Lesen wünscht Ihnen Ihre Kundenbetreuung südmail GmbH Über uns... 4 Formate und Gewichte... 6 Briefmarkenpreise... 8 Unsere aktuellen Briefmarken Unsere Briefkästen Zustellung südmail Zustellgebiet Infobrief / Infopost Infobrief Infopost Kreativmailing Druck- & Kuvertierservice Häufig gestellte Fragen Wir sind für Sie da

3 Über uns Der Weg des südmail-briefes Durch die 70-jährige Erfahrung in der täglichen Zustellung der Schwäbischen Zeitung und anderer Presseerzeugnisse bietet südmail seinen Kunden seit 1999 eine vielschichtige Dienstleistungspalette rund um den Brief und eine besonders hohe Zustellqualität. Die Sicherung der Dienstleistungsqualität ist ein zentrales Ziel der Geschäftspolitik der südmail GmbH. Die Qualität unserer Arbeit sowie Seriosität und Professionalität bei der Arbeit ist für uns Anspruch und Ansporn zugleich. Kunden aus allen Branchen und Bereichen vertrauen auf den Service und die Dienstleistungen von südmail, wie z.b. Banken, Ämter und Behörden, Industrie- und Dienstleistungsbetriebe, sowie andere Gewerbetreibende und Privatkunden. Für Privatpersonen und Kleingewerbetreibende bieten wir seit unsere südmail-briefmarken an. Abholung der Briefe beim Kunden (bis 17 Uhr) Maschinelle Verarbeitung der Briefe (17 bis 23 Uhr) Overnight Transport zum Zusteller (23 bis 4 Uhr) Zustellung der Briefe durch südmail (4 bis 16 Uhr) 4 5

4 Formate und Gewichte Produktart Maße Höchstgewicht postkarte Die Länge muss mind. das 1,4-fache der Breite des Briefes betragen. Höchstformat: 235x125 mm 150 g/m 2 bis 500 g/m 2 standardbrief Höchstformat: 235x125x5 mm 20 g kompaktbrief Höchstformat: 235x125x10 mm 50 g großbrief Höchstformat: 353x250x20 mm 500 g maxibrief Höchstformat: 353x250x50 mm 1000 g 6 7

5 Briefmarkenpreise Briefmarkenpreise Briefe national Mit südmail-briefmarken frankierte Briefe immer nur in die blauen südmail- Briefkästen in der Region einwerfen. Das aktuell gültige südmail-zustellgebiet finden Sie im nächsten Abschnitt sowie unter Briefe können deutschlandweit verschickt werden. Produktart Preis südmail 1 Preis DPAG 2 standardbrief Höchstgewicht: 20 g DIN lang, C6 Höchstformat: 235x125x5 mm 0, EUR 0,70 EUR kompaktbrief Höchstgewicht: 50 g DIN lang, C6 Höchstformat: 235x125x10 mm 0, EUR 0, EUR großbrief Höchstgewicht: 500 g C4, C5, B4, B5 Höchstformat: 353x250x20 mm 1,35 EUR 1,45 EUR maxibrief Höchstgewicht: 1000 g C4, C5, B4, B5 Höchstformat: 353x250x50 mm 2,40 EUR 2,60 EUR 1) Alle Preise in Euro, inkl. ges. MwSt. 2) Diese Preise sind Endpreise und nach UStG umsatzsteuerfrei. 8 9

6 Unsere aktuellen Briefmarken Unsere Briefkästen Neben dem Verkauf in den südmail- Die unterschiedlichen Wertstufen Verkaufsstellen gibt es noch die sind selbstklebend als 10er-Bogen Möglichkeit die Briefmarken per erhältlich. Die mit südmail-briefmarken frankierten Briefsendungen können Sie in die blauen südmail-briefkästen einwerfen. Aktuelle und neue Standorte können Telefon 0751/ und über Sie jederzeit mit dem Briefkasten- und Verkaufsstellenfinder im Internet oder finden Sie Ihren nächstgelegen Briefkasten mit unserem Briefkasten- entnehmen Sie die jeweilige Leerungszeit dem Fenstertext des Briefkastens Die Leerungszeiten variieren je nach Briefkastenstandort bzw. Abholtour. Bitte Unsere Briefkästen werden alle von Montag bis Freitag täglich geleert. ca. 280 Verkaufsstellen in der Region. unter abrufen. Derzeit gibt es rund 320 Briefkästen und Wir sind Internet zu bestellen. das finder unter Dort sind die entsprechenden Leerungszeiten angegeben. fehlt ein In Ihrer Nähe asten? fk südmail-brie uns an! Sprechen Sie Schmuckbogen Für Philatelisten und BriefmarkenSammler bieten wir Schmuckbögen und limitierte Ersttagskarten an, die Sie ebenfalls unter der oben genannten Telefonnummer und über das Internet bestellen oder in Ihrer Verkaufsstelle anfordern können. Ersttagskarte 10 11

7 Zustellung südmail Zustellung südmail Das Zustellgebiet von südmail erstreckt sich dank zahlreicher Kooperationen mit anderen privaten Briefdienstleistern und der Zugehörigkeit zum Briefverbund P2 Die Zweite Post inzwischen über ganz Deutschland. Mit einer derzeitigen Flächenabdeckung von rund 90% bietet Ihnen südmail eine günstige und sichere Variante, Ihre Briefe deutschlandweit schnell zu versenden. Nationale Zustellung durch P2 Die Zweite Post Sendungen an Adressen außerhalb des Zustellgebietes von südmail werden über eine sehr eng koordinierte Logistik über das P2-Netz ausgetauscht bzw. zur Zustellung weitergegeben. Diese Sendungen werden im Briefzentrum sortiert und für die jeweiligen regionalen P2-Verteilzentren kommissioniert. Die Übergabe an P2 Die Zweite Post findet am selben Abend bzw. in derselben Nacht statt. Auslandssendungen können nicht zugestellt werden. Für die Zustellung ist grundsätzlich die komplette Anschrift notwendig. Ist die Erstzustellung nicht möglich (z.b. Firma erloschen, Annahme verweigert), unternehmen wir einen weiteren Zustellversuch über die Deutsche Post AG. Die Kosten hierfür übernimmt südmail. Hierbei wird auf den Adressbestand der Deutschen Post AG zugegriffen. Auf finden Sie entsprechende Nachsende- und Reklamationsformulare. Unsere Briefmarken gelten nur für Briefsendungen, die an einen Empfänger im Zustellgebiet von südmail adressiert sind. Es können nur Briefe zugestellt werden, die mit südmail-briefmarken frankiert sind. Laufzeit Ihre Briefe werden von südmail werktäglich von Montag bis Freitag abgeholt. Die Zustellung erfolgt von Dienstag bis Samstag. Montags findet keine Zustellung statt. Dabei erfolgt in den durch die südmail GmbH selbst bedienten PLZ-Gebieten durchweg eine Zustellung am nächsten Werktag nach Posteingang. Ihre Sendungen befinden sich damit am ersten Tag nach Briefeinlieferung, damit E+1, in der Zustellung. Sendungen, die wir an unsere Kooperationspartner übergeben (überregionale Sendungen), werden am Folgetag, d.h. E+2, sicher zugestellt. Abholung der Briefe beim Kunden Zustellung der Briefe durch südmail Mo Di Mi Do Fr Sa So 12 13

8 Zustellgbiet südmail & P2 Die Zweite Post Zustellung südmail Flensburg Das jeweils aktuelle Zustellgebiet finden Sie im Internet unter BE NL Kleve LUX Essen Hamm Krefeld Düsseldorf Köln 57 Aachen 54 Trier Bocholt Saarbrücken 66 Lingen Bonn F Emden Frankfurt 63 Mainz 55 Darmstadt Mannheim Kaiserslautern Heilbronn Koblenz 77 Offenburg 79 Freiburg 49 Zweibrücken Münster Siegen Osnabrück Bielefeld Villingen- Schwenningen Marburg 35 CH Sigmaringen In der Karte sehen Sie das Zustellgebiet von südmail (Stand: ). Die hellblauen Felder werden derzeit noch von südmail erschlossen. Das jeweils aktuelle Zustellgebiet finden Sie im Internet unter Die Zustellung durch südmail und Kooperationspartner erfolgt durch geschultes Personal. In vielen Regionen stellen unsere Mitarbeiter auch die morgendliche Zeitung zu. Hannover Hannover Karlsruhe Pforzheim Ludwigsburg Ellwangen Aalen Donauwörth Stuttgart Böblingen Heidenheim 71 Ulm 89 Augsburg Tübingen Bremen Hameln Kassel Hamburg Fulda Soltau 31 Friedrichshafen 37 Göttingen Würzburg Kiel Biberach Lüneburg 29 Eisenach Bad Kissingen Kempten Wolfsburg Wernigerode Nordhausen Landsberg A 23 Salzwedel Erfurt 39 Magdeburg Stendal 06 Gera 07 Ingolstadt Halle Erding Pritzwalk Rosenheim Bad Tölz Potsdam Brandenburg 04 Leipzig Zwickau 98 Suhl 08 Saalfeld Plauen 96 Hof 95 Bamberg Erlangen Nürnberg Ansbach Schwerin Garmisch- Partenkirchen Neumarkt München 18 Stralsund Rostock Weiden Regensburg Rügen Neubrandenburg Landshut Chemnitz Oranienburg Berlin Torgau Deggendorf Passau Schwedt Frankfurt (Oder) 01 Dresden 03 Cottbus CZ 02 Görlitz PL Sendungsverfolgung bei jedem Brief! Qualitätssicherung Bereits 2006 hat südmail ein Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2000 eingeführt und hat erneut nach der ISO 9001: erfolgreich die Rezertifizierung bestanden. Für Sie als unseren Partner bedeutet das ein Höchstmaß an Transparenz, Sicherheit, Effizienz und Service bei der Briefzustellung. Um eine ordnungsgemäße Durchführung unserer Dienstleistungen zu gewährleisten, haben wir sowohl für die Abholung, die Zustellung als auch für die Rücklaufkontrolle die Vorgaben in Form von Anforderungsprofilen definiert. Die ordnungsgemäße Durchführung dieser Leistungen wird durch uns regelmäßig über die Qualitätssicherung überwacht. In diesem Rahmen finden auch wöchentlich Qualitätszirkel statt. Wir stellen sicher, dass diese Prozesse entsprechend den Kundenanforderungen durchgeführt werden. Angetroffene Risiken und die Qualifikation werden von uns immer berücksichtigt. Wo ist mein Brief? Wir sagen es Ihnen! Sendungsverfolgung bei jedem Brief. Wir sind jeder Sendung auf der Spur. Von der Abholung bis zur Zustellung. Damit wirklich alle Sendungen rechtzeitig ankommen. Einfach anrufen unter: 0751/ oder gehen Sie auf

9 Infobrief / Infopost Infobrief / Infopost Infobrief und Infopost sind inhaltsgleiche adressierte Massensendungen. Unterschieden werden die Sendungen nach Menge: Menge Sortierung Infobrief Mind. 100 Sendungen *) nicht erforderlich Infopost Mind. 200 Sendungen *) nicht erforderlich *) innerhalb des südmail-zustellgebiets Anforderungen für Infopost: schriftliche Mitteilungen und Unterlagen Datenträger Bücher, Broschüren, Zeitungen und Zeitschriften Kataloge Beigefügt werden können: Gratis-Proben, Gratis-Muster und Gratis-Werbeartikel Fremdbeilagen (Sendungsteile anderer Absender) Nicht als Infobrief / Infopost zugelassen sind: (beispielhaft und nicht abschließend) Rechnungen, Mahnungen Mitteilungen über Guthaben Bonusschecks mit variierenden Beträgen Kontoauszüge, Saldenmitteilungen Ergebnisse von Gewinnspielen, o.ä. Verkaufswaren, die keine Muster sind Zahlscheine, Zahlungsverkehrsvordrucke, Spendenquittungen, o.ä. Vertragsbestandteile Sendungen aufgrund von Verkäufen und Retouren Sendungen, für die der Empfänger eine Gebühr oder ein Entgelt bezahlen muss Bitte beachten Sie: Besteht keine aussendungsbezogene Absprache, werden Infobrief und Infopost bei Unzustellbarkeit nicht zurückgesendet. Diese Sendungen werden vernichtet. Das können Sie nicht versenden: Verkaufswaren (außer Büchern, Broschüren, Zeitungen und Zeitschriften) Inhaltsgleichheit der Sendungen: Die Inhalte müssen gleich sein bezüglich der Anzahl und Beschaffenheit und der Gestaltung der Umhüllung und im Format und des Gewichts der Sendung Anforderungen: Alle Sendungen müssen inhalts-, formats- und gewichtsgleich sein, sowie in verschlossenen Umschlägen übergeben werden. Die Anschriften müssen maschinell lesbar sein. Die Sendungen können unsortiert übergeben werden, es muss jedoch immer ein offener Musterbrief beiliegen. Bereits freigemachte Sendungen (z.b. Freimachung der Deutschen Post AG) können nicht als Infopost verarbeitet werden. Auftrags-Formulare und das Merkblatt für Infobrief und Infopost erhalten Sie unter

10 Infobrief Infobrief Es wird zwischen Infobrief (ab 100 Sendungen) und Infopost (ab 200 Sendungen) unterschieden. Maße und Gewichte Infobrief Die Verarbeitung von Infobriefen erfolgt am Werktag nach der Einlieferung. Die Zustellung beginnt am Werktag nach der Verarbeitung und kann bis zu drei Werktagen dauern (Montag ist kein Zustelltag). Sendungen, die nicht durch südmail oder Kooperationspartner zugestellt werden können, werden der Deutschen Post AG zu den jeweils gültigen Bedingungen und Laufzeiten zur Zustellung übergeben. Für diese Sendungen wird das Porto gemäß der jeweils gültigen Preisliste der Deutschen Post AG weiterberechnet. Die Verarbeitung von Infobriefen erfolgt am Werktag nach der Einlieferung! Produkt Länge in mm Breite in mm Dicke in mm Gewicht in g Standard max. 50 Groß max Preisliste Infobrief in EUR, zzgl. ges. MwSt. Infobrief Standard (Mindestmenge pro Aussendung 100 Sendungen) Infobrief Standard 0 bis 20 g Infobrief Standard 21 bis 50 g Höchstmaße: Länge 235 mm x Breite 125 mm x Höhe 5 mm Infobrief Groß (Mindestmenge pro Aussendung 100 Sendungen) Infobrief Groß 1 bis 50 g Infobrief Groß 51 bis 100 g Infobrief Groß 101 bis 250 g Infobrief Groß 251 bis 500 g Infobrief Groß 501 bis g 0,52 0,70 Höchstmaße: Länge 353 mm x Breite 250 mm x Höhe 30 mm 1,00 1,02 1,05 1,10 1,80 bei Briefhöhe über 30 mm Aufpreis je Sendung 0,

11 Infopost Infopost Die Verarbeitung von Infopost erfolgt am Werktag nach der Einlieferung! Maße und Gewichte Infopost Produkt Länge in mm Breite in mm Dicke in mm Gewicht in g Standard max. 50 Groß max Preisliste Infopost in EUR, zzgl. ges. MwSt. Infopost Standard (Mindestmenge pro Aussendung 200 Sendungen) Infopost Standard 0 bis 20 g Infopost Standard 51 bis 50 g Höchstmaße: Länge 235 mm x Breite 125 mm x Höhe 5 mm 0,30 0,32 Die Verarbeitung von Infopost erfolgt am Werktag nach der Einlieferung. Die Zustellung beginnt am Werktag nach der Verarbeitung und kann bis zu drei Werktagen dauern (Montag ist kein Zustelltag). Sendungen, die nicht durch südmail oder Kooperationspartner zugestellt werden können, werden der Deutschen Post AG zu den jeweils gültigen Bedingungen und Laufzeiten zur Zustellung übergeben. Für diese Sendungen wird das Porto gemäß der jeweils gültigen Preisliste der Deutschen Post AG weiterberechnet. Infopost Groß (Mindestmenge pro Aussendung 200 Sendungen) Infopost Groß 1 bis 50 g Infopost Groß 51 bis 100 g Infopost Groß 101 bis 250 g Infopost Groß 251 bis 500 g Infopost Groß 501 bis g Höchstmaße: Länge 353 mm x Breite 250 mm x Höhe 30 mm 0,41 0,53 0, 0,72 0,84 bei Briefhöhe über 30 mm Aufpreis je Sendung 0,

12 Kreativmailings Druck- & Kuvertierservice 3. Preisliste in EUR, zzgl. ges. MwSt. südmail.kreativ (Mindestmenge pro Aussendung 250 Sendungen) bis 50 g Höchstmaße: 0,41 bis 100 g Länge 270 mm x Breite 190 mm 0,53 Kleinmengenaufschlag bis Sendungen Pauschale 250,00 Auffallend anders! Maximale Gestaltungsfreiheit in Form, Farbe und Material! Adressanlieferung vorab an südmail Adressen werden über den vortourisierten Versand von südmail aufbereitet die aufbereiteten Adressen werden nach spätestens drei Tagen wieder zur Verfügung gestellt Adressierung der Kreativmailings inkl. der Tourisierungs-/Bezirksdaten fertige Mailings werden an südmail zur Zustellung übergeben Weitere Informationen und Muster zu südmail.kreativ, sowie Preise für die Gestaltung, Druck und Adressierung der Mailings jederzeit auf Anfrage. 4. Preisliste in EUR, zzgl. ges. MwSt. Druck- & Kuvertierservice* Direktadressierung auf Umschläge/Postkarten DIN lang / Postkarte Preise pro Tausend 39,00 Personalisierter Druck s/w, inkl. Briefbogen simplex (1-seitig) Preise pro Tausend 64,00 duplex (beidseitig) 115,00 Personalisierter Druck Farbe, inkl. Briefbogen simplex (1-seitig) Preise pro Tausend 125,00 duplex (beidseitig) 200,00 Maschinelles Falzen DIN A4 auf DIN Lang/DIN A5, je Teil Preise pro Tausend 17,00 Maschinelles Kuvertieren 1 Teil DIN Lang Preise pro Tausend 32,00 2 Teile DIN Lang 40,00 3 Teile DIN Lang 48,00 1 Teil C5 39,00 2 Teile C5 46,00 3 Teile C5 54,00 1 Teil C4 Bei Kuvertierung C4 zzgl. Rüstkosten 55,00 2 Teile C4 70,00 3 Teile C4,00 Rüstkosten, einmalig 55,00 Briefhüllen & Versandtaschen DIN Lang, weiß, mit Fenster Preise pro Tausend 25,00 C5, weiß, mit Fenster 40,00 C4, weiß, mit Fenster 70,00 südmail-fullservice inklusive * Die Mindestmenge beträgt 100 Stück. Großauflagen ab Stück auf Anfrage

13 Häufig gestellte Fragen Häufig gestellte Fragen 1. Wie werden die Briefmarken verwendet? Die südmail-briefmarken gelten nur für Briefe im südmail-zustellgebiet. Sie müssen in die blauen Briefkästen eingeworfen werden und dürfen nicht in die Briefkästen der Deutschen Post AG gelangen. Kleben Sie die Briefmarken wie gewöhnlich rechts oben auf den Briefumschlag. Beachten Sie bitte, dass die Briefe ausreichend frankiert sind. 2. Wann werden die Briefe zugestellt? Alle südmail-briefkästen werden werktags von Montag bis Freitag geleert, die Zustellung der Briefsendungen erfolgt von Dienstag bis Samstag. Die Zustellung erfolgt in der Region in der Regel am nächsten Werktag. National am übernächsten Werktag. 3. Was passiert mit Briefen, die nicht zugestellt werden können? Unzustellbare Briefe können nur bei Angabe des Absenders zurückgegeben werden. 4. Was passiert mit Briefen, die nicht ausreichend frankiert sind? Bei Angabe des Absenders werden diese Sendungen zurückgegeben. 5. Was passiert, wenn ein Kunde eine Sendung, die bereits in den Briefkasten eingeworfen wurde, wieder haben will? Bei Angabe des Absenders auf dem Kuvert und unter Vorlage des Personalausweises kann die Sendung von der entsprechenden Verkaufsstelle wieder ausgehändigt werden. 6. Warum gibt es keine südmail-briefmarken für Postkarten? Erfahrungsgemäß ist das Postkartenaufkommen deutlich unter 1 % der Gesamtsendemenge und somit ist die Nachfrage zu gering. Sie können jedoch trotzdem Ihre Postkarten in unsere Briefkästen einwerfen. Diese müssen mit einer marke frankiert werden. 7. Was passiert, wenn eine Sendung, die nicht innerhalb des südmail Zustellgebiets liegt, mit einer südmail Briefmarke frankiert und in den Briefkasten eingeworfen wurde? Bei Angabe des Absenders werden diese Sendungen zurückgegeben. 8. Was ist bei der Mehrwertsteuer zu beachten? Der festgelegte Verkaufspreis beinhaltet bereits die gesetzliche Mehrwertsteuer in Höhe von 19 %. Für Kunden, die eine Rechnung / Quittung benötigen, muss die derzeit gültige Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. 9. Wer ist der Ansprechpartner bei Fragen? Bei Unklarheiten und offenen Fragen können Sie sich direkt an die Mitarbeiter der Kundenbetreuung von südmail wenden. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag, 8.00 bis Uhr und bis Uhr unter der Telefonnummer 0751/

14 Wir sind für Sie da! Bernadette Buck Teamleitung Kundenbetreuung / Innendienst Tel.: 0751/ kundenbetreuung@suedmail.de Jasmin Mayr Kundenbetreuung / Innendienst Tel.: 0751/ kundenbetreuung@suedmail.de Stefanie Model Kundenbetreuung / Innendienst Tel.: 0751/ kundenbetreuung@suedmail.de 26 27

15 südmail GmbH Ettishofer Straße 8, Weingarten Telefon: 0751/ Telefax: 0751/ Internet: