Online-Bewerbung. Seite 1 von 8

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1 Online-Bewerbung Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Online-Stellenausschreibung. Die Vivawest GmbH (nachfolgend VIVAWEST) legt sehr großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten von Bewerbern, Mitarbeitern, Vertragspartnern und allen sonst mit uns verbundenen Dritten. VIVAWEST verarbeitet persönliche Daten, die Sie uns über eine Bewerbungs-Plattform, z. B. easycruit.de, zur Verfügung stellen, gemäß den einschlägigen Datenschutzvorschriften. Das elektronische Datenverarbeitungssystem für die Durchführung der Rekrutierungsprozesse wird innerhalb des gesamten VIVAWEST-Konzerns eingesetzt. Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen Auskunft darüber, wie die VIVAWEST mit Informationen umgeht, die Sie uns über eine Bewerbungs-Plattform zur Verfügung stellen und von VIVAWEST erhoben werden. Daher informieren wir Sie, gemäß den einschlägigen Datenschutzvorschriften über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten im Rahmen der Online-Bewerbung. Bitte lesen Sie die folgenden Informationen und Bestimmungen aufmerksam durch, bevor Sie Ihre Daten an uns übermitteln. 1. Begriffsbestimmungen Diese Datenschutzerklärung beinhaltet Begriffe, die durch den Europäischen Verordnungsgeber in der DS-GVO verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern. Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe: a) personenbezogene Daten Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden betroffene Person ) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. b) Verarbeitung Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. c) Einschränkung der Verarbeitung Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken. Seite 1 von 8

2 d) Profiling Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen. e) Pseudonymisierung Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden. f) Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden. g) Auftragsverarbeiter Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. h) Empfänger Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger. i) Dritter Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten. j) Einwilligung Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder Seite 2 von 8

3 einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist. 2. Für die Verarbeitung Verantwortlicher/Datenschutzbeauftragter Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die: Vivawest GmbH Vertreten durch die Geschäftsführer Claudia Goldenbeld und Ralf Giesen Vorsitzender des Aufsichtsrats: Dr. Helmut Linssen Nordsternplatz 1 D Gelsenkirchen Telefon: 0209/ allgemein: info@vivawest.de Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Der Datenschutzbeauftragte von VIVAWEST nimmt auch Ihren jederzeit möglichen Widerspruch hinsichtlich der Nutzung Ihrer Daten entgegen. Hierzu können Sie unsere Kontaktdaten nutzen Datenschutzbeauftragte: Nana Vomfell c/o Vivawest Wohnen GmbH Nordsternplatz 1 D Gelsenkirchen Telefon: 0209/ Datenschutzbeauftragter: datenschutz@vivawest.de Die für VIVAWEST nach Art 56 DS-GVO und 19 BDSG zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr Düsseldorf Tel.: 0211/ Fax: 0211/ poststelle@ldi.nrw.de 3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Nach dem geltenden Recht dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn: Seite 3 von 8

4 - Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO), - die Weitergabe der personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihren Antrag erfolgen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO), - die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der VIVA- WEST unterliegt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO), - die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DS-GVO), - die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem für die Verarbeitung Verantwortlichen übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO), - die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO). 4. Zweck der Datenerfassung Ihre gegenüber VIVAWEST angegebenen Online-Bewerbungsdaten werden zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens elektronisch von uns erhoben und verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb des VIVAWEST-Konzerns erfolgt nicht. Wir versichern Ihnen, dass Ihre Angaben vertraulich behandelt werden. Die eingegebenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bewerberauswahl verarbeitet und genutzt. 5. Welche Daten werden erfasst? Im Rahmen unseres Online-Bewerbungsverfahrens erfassen wir die für ein Bewerbungsverfahren bei VIVAWEST erforderlichen Informationen. Es werden daher folgende Bewerbungsdaten erhoben und verarbeitet: Anrede Vorname Nachname Anschrift Telefon-/Mobilnummer -Adresse Ihre Nachricht (Freitextfeld) Anlagen Upload für Bewerbungsschreiben, Foto, Lebenslauf, Zeugnisse etc. Angaben oder Informationen, die Sie uns über die Pflichtfelder hinaus zur Verfügung stellen erfolgen freiwillig. Nachdem Sie sich bei uns online auf eine Stelle beworben haben, erhalten Sie von VIVAWEST eine Bestätigung. Seite 4 von 8

5 Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses schriftlich, per und / oder telefonisch kontaktiert und informiert werden. Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten nicht anonym gespeichert werden, sondern dem jeweiligen Bereich Personal und den für die zu besetzende Position relevanten Stellen des VIVAWEST-Konzerns zugänglich sind. 6. Bereitstellung personenbezogener Daten Die Bereitstellung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten ist für die Durchführung eines Bewerbungsverfahrens erforderlich. Mögliche Folge der Nichtbereitstellung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten wäre, dass Sie nicht an einem Bewerbungsverfahren teilnehmen können (Informationspflicht gemäß Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO). 7. Bewerbungsinformationen Wir suchen die besten Bewerber, unabhängig von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Wir benötigen von Ihnen keine Informationen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nach deutschem Recht oder jedem anderen nationalen oder internationalen Gleichbehandlungsgesetz nicht verwertbar sind. Bitte leiten Sie uns auch keine vertraulichen Interna oder gar Betriebsgeheimnisse Ihres ehemaligen oder gegenwärtigen Arbeitgebers weiter. 8. Mit wem teilen wir Ihre persönlichen Daten? Die Informationen, die Sie uns mitteilen, werden vertraulich behandelt und nur innerhalb des VIVAWEST-Konzerns an diejenigen Personen weitergegeben, die mit dem konkreten Bewerbungsverfahren befasst sind. Die entsprechenden Ansprechpartner des VIVAWEST-Konzerns befinden sich hierbei in Deutschland. Eine Übermittlung ins Ausland findet nicht statt. 9. Bearbeitung und Löschung Ihrer Bewerbung Sie können Ihre Bewerbung jederzeit ändern oder löschen lassen und uns bitten, Ihnen dabei behilflich zu sein indem Sie unsere jeweiligen Bereiche Personal kontaktieren. Die Kontaktdaten des zuständigen Bereiches können Sie der entnehmen, mit dem der Eingang Ihrer Bewerbung von VIVAWEST bestätigt wird. Personenbezogene Daten werden dann entsprechend der jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften gelöscht. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung zugestimmt haben. Personenbezogene Daten werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Folgt auf Ihre Bewerbung der Abschluss eines Vertrages, so können Ihre Daten, zum Zwecke des üblichen Organisations- und Verwaltungsprozesses, unter Beachtung der einschlägigen rechtlichen Vorschriften, gespeichert und genutzt werden. Natürlich haben Sie jederzeit das Recht Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Seite 5 von 8

6 10. Einwilligungserklärung zur Speicherung von Bewerberdaten Sollte meine Bewerbung nicht erfolgreich sein, willige ich ein, dass VIVAWEST meine personenbezogenen Daten, die ich im Rahmen des gesamten Bewerbungsverfahrens mitgeteilt habe (zum Beispiel in Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen, Bewerber-Fragebögen, Bewerber-Interviews), über das Ende des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus speichert. Ich willige ein, dass VIVAWEST diese Daten nutzt, um mich ggf. später zu kontaktieren und das Bewerbungsverfahren fortzusetzen, falls ich für eine andere Stelle in Betracht kommen sollte. Sofern ich in meinem Bewerbungsschreiben oder anderen von mir im Bewerbungsverfahren eingereichten Unterlagen selbst besondere Arten personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO mitgeteilt habe (z. B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über Schwerbehinderteneigenschaft, usw.), bezieht sich meine Einwilligung auch auf diese Daten. VIVAWEST möchte allerdings alle Bewerber nur nach ihrer Qualifikation bewerten und bittet daher, auf solche Angaben in der Bewerbung möglichst zu verzichten. Diese Einwilligung ist freiwillig und hat keine Auswirkungen auf meine Chancen im jetzigen Bewerbungsverfahren. Ich kann sie ohne Angabe von Gründen verweigern, ohne dass ich deswegen Nachteile zu befürchten hätte. Ich kann meine Einwilligung zudem jederzeit schriftlich widerrufen; in diesem Fall werden meine Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens unverzüglich gelöscht. Der schriftliche Widerruft ist zu richten an: Vivawest Wohnen GmbH, z. Hd. Frau Nana Vomfell, Nordsternplatz 1, Gelsenkirchen, datenschutz@vivawest.de. 11. Sicherheit Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Aus diesem Grund haben wir physische, elektronische und administrative Prozesse eingeführt, mit denen wir die Informationen, die wir sammeln, schützen. Es haben ausschließlich die Personen Zugriff auf Ihre persönlichen Daten, die diese im Rahmen der Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen. 12. Ihre Rechte: Auskunft/Widerruf/Löschung u.a. Sie haben das Recht: - gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen; Seite 6 von 8

7 - gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; - gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; - gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben; - gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen; - gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und - gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Geschäftssitzes von VIVAWEST wenden. 13. Widerrufsrecht Sie haben jederzeit das Recht, Ihre erhobenen personenbezogenen Daten zu bestätigen, berichtigen, aktualisieren, ergänzen, anonymisieren, sperren, einschränken oder löschen zu lassen. Sie können der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns jederzeit widersprechen. Hierzu genügt eine an datenschutz@vivawest.de. 14. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Sie haben unbeschadet eines anderweitigen administrativen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mit der Datenschutz-Grundverordnung vereinbar ist. 15. Änderungen der Datenschutzerklärung Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern. Die aktualisierte Datenschutzerklärung wird jeweils auf unseren Webseiten veröffentlicht. Bitte prüfen Sie regelmäßig die betreffende Seite. Vorbehaltlich der geltenden Rechtsvorschriften treten alle Änderungen in Kraft, sobald die aktualisierte Datenschutzerklärung veröffentlicht wird. Sollten wir bereits Daten über Sie erfasst haben und/oder einer gesetzlichen Informationspflicht unterliegen, werden wir Sie zusätzlich Seite 7 von 8

8 über wesentliche Änderungen unserer Datenschutzerklärung informieren und Sie um Ihre Zustimmung. (Stand: ) Seite 8 von 8