Führung der Geschäftsbücher und des Schriftverkehrs der Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher über die Automatische Datenverarbeitung AV des MdJ Nr. 21/2002 vom 25. November 2002, zuletzt geändert durch AV des MiJAGS Nr. 2/2008 vom 25. Januar 2008-1518-23 - Inhaltsübersicht 1. Zulassung 2. Beschaffung 3. Anwendung 4. Sammelüberweisungen, Lastschriftverfahren, Online-Banking-Verfahren 5. Prüfungswesen 6. Datenschutz 7. Aufhebung von Vorschriften/Inkrafttreten 1. Zulassung 1.1 Für den Geschäftsbetrieb der Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher wird der Einsatz von ADV-Technik einschließlich der Führung des Dienstkontos im Online-Banking-Verfahren zugelassen. 1.2 Über die Anwendung der ADV-Technik im Geschäftsbetrieb entscheidet gemäß 45 Gerichtsvollzieherordnung (GVO) 1 die einzelne Gerichtsvollzieherin bzw. der einzelne Gerichtsvollzieher. Sie sind dabei für die ordnungsgemäße Abwicklung ihrer Dienstgeschäfte auch bei Anwendung eines ADV-Verfahrens verantwortlich. 1.3 Die Anwendungs-Programme (Software) für den Geschäftsbetrieb müssen den Bestimmungen der GVO, 1 der Geschäftsanweisung für Gerichtsvollzieher (GVGA) 1 und den für das Saarland geltenden Ergänzungsbestimmungen entsprechen. Die Ausdrucke der Geschäftsbücher sollen mit den vorgeschriebenen Mustern übereinstimmen. Die Speicherung von Registern und Kassenbüchern ohne zusätzlichen Papierausdruck ist unzulässig; der Ausdruck des Dienstregisters II (GV 1 a) kann unterbleiben. Soweit die Benutzung amtlich festgestellter Vordrucke vorgeschrieben ist, sind diese auch im automatisierten Verfahren zu verwenden. Geringfügige Abweichungen in der Gestaltung der Vordrucke, die durch technische Gegebenheiten bedingt sind, sind zulässig. Beim Einsatz der 1 GVO und GVGA vgl. JVVS 2344/20.3.1980. Stand: 7.2.2008 1
den amtlichen Vordrucktexten angepassten Vorlagen einer Bürosoftware können Papiervordrucke verwendet werden, in denen die vorgeschriebenen Alternativtexte ausgelassen sind und lediglich die zutreffenden Angaben beim Ausdruck eingesetzt werden. Im Übrigen gilt 107 GVO. 1 1.4 Die Gerichtsvollzieherinnen/Gerichtsvollzieher haben die beabsichtigte Einführung eines in der Anlage aufgeführten und zugelassenen automatisierten Verfahrens rechtzeitig auf dem Dienstweg der Präsidentin/dem Präsidenten des Landgerichts/Amtsgerichts anzuzeigen. Die zentralen Prüfungsbeamtinnen/Prüfungsbeamten bei dem Landgericht haben an Ort und Stelle die ordnungsgemäße Arbeitsweise des Systems zu prüfen. 2. Beschaffung Bei einem beabsichtigten Einsatz der ADV-Technik wird den Gerichtsvollzieherinnen/Gerichtsvollziehern folgende Vorgehensweise empfohlen: 2.1 Vor Vertragsabschluss hat sich die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher den Funktionsumfang und eine den Dienstvorschriften entsprechende Funktionsweise in anschaulicher Weise vorführen zu lassen. In dem Kauf- oder Mietvertrag ist ein Erprobungszeitraum von nicht unter vier Wochen mit Rücktrittsklausel bis zum Ende dieses Zeitraums zu vereinbaren. 2.2 Die anbietende Firma ist vertraglich zu verpflichten, bei Änderungen der Dienstvorschriften, bei Einführung neuer amtlicher Vordrucke oder deren Änderung umgehend die erforderlichen Programmänderungen vorzunehmen und bereitzustellen. 2.3 Es ist ferner anzustreben, in die Vertragsbedingungen aufzunehmen, dass Schäden, die sich aus Mängeln der ADV-Technik oder der Programme ergeben, von der Vertragsfirma zu tragen sind und die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher insoweit von Schadenersatzansprüchen Dritter freigestellt ist. 2.4 Der Programmanbieter ist vertraglich zu verpflichten, die Register und die Kassenbücher mit einer programmierten Kennzeichnung zu versehen, die nicht mittels einer Eingabe von der ADV-Anlage erzeugt werden kann. 2.5 Die Bestimmungen unter Nummer 1.3 sind ebenfalls als verbindlicher Bestandteil in den Kaufbzw. Mietvertrag aufzunehmen. 3. Anwendung 3.1 Bei der Umstellung des Geschäftsbetriebs auf das ADV-System sind die bisher geführten Bücher abzuschließen; die Aufrechnungen in den Kassenbüchern und die Schlusszusammenstellung gemäß 77 Nr. 2 GVO 1 sind von den zentralen Prüfungsbeamtinnen/Prüfungsbeamten bei dem Landgericht auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und zu bescheinigen. Mit dem endgültigen Einsatz der ADV-Technik darf jeweils nur zum 01.01., 01.04., 01.07 oder 01.10. eines Jahres begonnen werden. Stand: 7.2.2008 2
3.2 Bei Einsatz eines ADV-Systems können abweichend von den Bestimmungen der 63 bis 66 und 69 in Verbindung mit 107 GVO 1 die Geschäftsbücher in Loseblattform geführt, mit einem Drucker erstellt und Absetzungen mit einem Minuszeichen gekennzeichnet werden. 3.3 Die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher hat sich davon zu überzeugen, dass nur Programmversionen verwendet werden, durch die gegen Regelungen über die Dienstregister und die Kassenbücher nicht verstoßen wird. Ist die Anwendung einer neuen Programmversion beabsichtigt, so ist dies unverzüglich auf dem Dienstweg den zentralen Prüfungsbeamtinnen/Prüfungsbeamten anzuzeigen. 3.4 Stellt die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher Programmfehler fest, so sind diese dem Programmanbieter anzuzeigen und ihre Berichtigung zu veranlassen. Über die festgestellten Fehler und die zur Behebung getroffenen Maßnahmen sind die zentralen Prüfungsbeamtinnen/Prüfungsbeamten unverzüglich auf dem Dienstweg zu unterrichten. Diese unterrichten das Ministerium für Justiz, Arbeit, Gesundheit und Soziales. 3.5 Wegen der hohen Anforderung an die Sicherheit der Datenbestände sind von den verwendeten Datenträgern Sicherungskopien herzustellen. Diese sind feuersicher und räumlich getrennt von dem ADV-System zu verwahren. Eine Sicherungskopie darf erst überschrieben werden, wenn eine neue Sicherungskopie gefertigt ist. 3.6 Abgeschlossene Seiten der Kassenbücher I und II sind auszudrucken. 3.7 Die Dienstregister und die Kassenbücher sind für die vorgeschriebenen Zeitabschnitte zu führen und entsprechend abzuschließen. Spätestens nach Abschluss sind die Bücher auszudrucken und mit Schnur und Siegel zu Heften zu verbinden; die Seitenzahl ist von dem/der Geschäftsleiter/in des Amtsgerichts zu bescheinigen. 3.8 Es bleibt der Gerichtsvollzieherin/dem Gerichtsvollzieher unbenommen, zum Zweck der Erprobung die Geschäftsbücher über einen bestimmten Zeitraum parallel zum herkömmlichen Verfahren auch über das ADV-System zu führen. Ab der Genehmigung des ADV-Systems (Nummer 1.4) wird das herkömmliche Buchwerk durch die automatisiert geführten Geschäftsbücher ersetzt. 3.9 Sollte die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf das herkömmliche Verfahren übergehen wollen, so ist dies rechtzeitig der Präsidentin/dem Präsidenten des Landgerichts bzw. Amtsgerichts anzuzeigen. Bei der Rückführung des Verfahrens sind die Bestimmungen dieses Abschnitts entsprechend anzuwenden. Stand: 7.2.2008 3
4. Sammelüberweisungen, Lastschriftverfahren, Online-Banking-Verfahren, 4.1 Sammelüberweisungen 4.1.1 Werden Überweisungsaufträge über ein ADV-System erstellt, so können entsprechend 73 Nr. 8 Satz 2 GVO 1 mehrere Überweisungen zu einer Sammelüberweisung zusammengefasst werden, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind: 4.1.2 Für jeden einzelnen Überweisungsauftrag wird von dem ADV-System ein Überweisungsträger mit einer Mehrfertigung hergestellt, der alle für die Überweisung erforderlichen Daten enthält. Die Mehrfertigung ist zu den Sonderakten zu nehmen. Werden Sonderakten nicht geführt, so ist die Mehrfertigung dem veranlassenden Schriftstück beizufügen. 4.1.3 Nach Fertigung der Überweisungsträger wird von dem ADV-System eine Sammelüberweisungsliste (SÜL) mit den Daten der einzelnen Überweisungen ausgedruckt. Die SÜL ist von dem ADV-System fortlaufend zu nummerieren und zu den Sammelakten zu nehmen. Solange die Überweisung noch nicht ausgeführt ist, dient die SÜL dem Nachweis der noch nicht abgebuchten Aufträge. 4.1.4 Die Überweisungsträger und ein Ausdruck der SÜL sind dem Kreditinstitut zu übersenden. 4.1.5 Auf der SÜL ist nach Eingang des Kontoauszugs das Datum und die Nummer des Kontoauszugs zu vermerken, auf dem die Buchung nachgewiesen ist. 4.1.6 Nach der Buchung ist in den Sonderakten oder bei dem veranlassenden Schriftstück außer der Kassenbuch II-Nummer das Datum und die Nummer der SÜL mit der laufenden Nummer der Überweisung anzugeben. Der Vermerk zu der SÜL kann entfallen, soweit Ausdrucke der Überweisungen gefertigt wurden. 4.1.7 Sammelüberweisungen sind entsprechend 73 Nr. 8 Satz 2 GVO 1 auch im Wege des Datenträgeraustauschs bzw. online zulässig. Für das Verfahren gelten die besonderen Bedingungen der Kreditinstitute über den beleglosen Datenträgeraustausch zur Einlieferung von Überweisungen, sofern sich nachfolgend keine Abweichungen ergeben. Die unter Nummer 4.1.2. bis 4.1.6 beschriebene Vorgehensweise zum Ausdruck und zur weiteren Behandlung der Sammellisten gilt für Sammelüberweisungen im Wege des Datenträgeraustauschs entsprechend. 4.1.8 Ergänzend wird bestimmt, dass bei Verwendung von Datenträgern zugleich mit dem Ausdruck der SÜL von dem ADV-System und mit der Erstellung der Austauschdatei ein Datenträger-Begleitzettel gefertigt wird, der neben den in den besonderen Bedingungen der Kreditinstitute über den beleglosen Datenträgeraustausch zur Einlieferung von Überweisungen vorgesehenen allgemeinen Angaben (Datenträger-Nummer, laufende Nummer der Überweisungsliste, Erstellungsdatum, Anzahl der Datensätze, Summe der Überweisungsbeträge) Kontrollsummen der Kontonummern und der Bankleitzahlen enthält. Diese Kontrollsummen müssen mit den Daten auf dem Datenträger übereinstimmen. Der Datenträger-Begleitzettel Stand: 7.2.2008 4
ist unterschrieben dem Kreditinstitut einzureichen. Eine Mehrfertigung ist zu den Sammelakten zu nehmen. 4.1.9 Bei dem Einsatz des Online-Verfahrens ist sicherzustellen, dass die Liste der ausgeführten Überweisungen, die das Rechenzentrum online übermittelt, die Daten der Zahlungsempfänger mit Kontonummer, Bankleitzahl und den überwiesenen Betrag enthält. Die Liste ist auszudrucken und zu den Sammelakten zu nehmen. 4.2 Lastschriftverfahren 4.2.1 Die Einziehung der Gerichtsvollzieherkosten im Wege des Lastschriftverfahrens wird unter folgenden Voraussetzungen zugelassen: 4.2.2 Für den einzuziehenden Kostenbetrag ist von dem ADV-System eine Lastschrift zu fertigen, die neben den für die Einziehung erforderlichen Daten auch die Nummer des Dienstregisters und die Verfahrensbezeichnung enthält. 4.2.3. Nach Fertigung der Lastschriften ist von dem ADV-System eine Lastschriftenliste (LSL) mit den Daten der einzelnen Lastschriften auszudrucken. Die LSL ist von dem System fortlaufend zu nummerieren. Ein Ausdruck ist zu den Sammelakten zu nehmen. Die Lastschriften und ein Ausdruck der LSL sind dem Kreditinstitut zu übersenden. 4.2.4 Nach der Buchung ist in den Sonderakten die Kassenbuch II-Nummer und die Nummer der LSL zu vermerken. Der Vermerk der LSL-Nummer kann entfallen, soweit Zweitstücke der Lastschriften zu den Sonderakten und, falls solche nicht geführt werden, zu den veranlassenden Schriftstücken genommen werden. Auf der LSL ist nach Eingang des Kontoauszugs das Datum und die Nummer des Kontoauszugs, auf dem die Buchung nachgewiesen ist, zu vermerken. 4.2.5 Bei der Buchung der LSL ist in Spalte 8 des Dienstregisters I bzw. in Spalte 14 des Kassenbuchs II die Nummer oder das Datum der Lastschrift anzugeben. 4.2.6 Wird eine Lastschrift wegen Nichteinlösung oder wegen Widerspruchs der Kostenschuldnerin/des Kostenschuldners rückbelastet, ist der Kostenbetrag im Kassenbuch abzusetzen. 4.2.7 Anstelle von Lastschriftbelegen kann von dem ADV-System auch eine Austauschdatei für den beleglosen Datenträgeraustausch erstellt werden. In den Sonderakten oder dem veranlassenden Schriftstück ist die LSL-Nummer mit der laufenden Nummer anzugeben. Für dieses Lastschriftverfahren gelten die unter Nummer 4.1 angeführten Bestimmungen für das Sammelüberweisungsverfahren entsprechend. Stand: 7.2.2008 5
4.3 Online-Banking-Verfahren 4.3.1 Über die Teilnahme am Online-Banking-Verfahren bei der Führung des Dienstkontos entscheidet gemäß 45 GVO 1 die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher. Auch hierbei ist sie/er für die ordnungsgemäße Erledigung der Dienstgeschäfte verantwortlich. 4.3.2 Die Geschäftsbedingungen der Kreditinstitute sind unter gleichzeitiger Beachtung nachfolgender Bedingungen einzuhalten: 4.3.2.1 Die für die Zugangsberechtigung und die Auftragsfreigabe vorgesehenen Sicherheitskriterien [PIN (Persönliche Identifikations-Nr.) und TAN (Transaktions-Nrn.)] dürfen nur dem/der verfügungsberechtigten Gerichtsvollzieher/in bekannt sein. 4.3.2.2 PIN und TAN hat die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher stets selbst, getrennt voneinander und sorgfältig aufzubewahren, so dass sie anderen Personen nicht zugänglich sind. Die PIN und die TAN dürfen nicht im EDV-System gespeichert werden. 4.3.2.3 Die PIN ist regelmäßig, spätestens nach drei Monaten zu ändern. 4.3.2.4 Die Anforderung von neuen TAN erfolgt entsprechend den Richtlinien des Kreditinstituts, wobei eine Online-Übersendung nicht gestattet ist. 4.3.2.5 Maßgeblich für die Geschäftsprüfung ist im Zweifel nur der von dem Kreditinstitut auf Papier erstellte Kontoauszug. Eine Kontoführung lediglich mit Online-Kontoauszügen ist nicht zulässig. Entsprechende Transaktionen, die die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher kurz vor einer Geschäftsprüfung vorgenommen hat und die bereits in Spalte 11 des Kassenbuchs II gebucht sind, ohne dass ein Kontoauszug vorliegt, sind im Kassensollbestand aufzuführen. 4.3.2.6 Für die Übersendung der Daten ist die von den Kreditinstituten angebotene Software zu verwenden. Die Gerichtsvollzieher-Software erstellt, wie bei dem beleglosen Datenträgeraustausch, eine Austauschdatei, die online an das Kreditinstitut übersandt wird. 4.3.2.7 Die Überweisungs- und Lastschriftenlisten müssen programmgesteuert von der Gerichtsvollzieher-Software ausgedruckt werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass diese vollständig sind. Die von der Software des Kreditinstituts gefertigten Überweisungs- und Lastschriftenlisten dienen der Gegenkontrolle und sind den von der Gerichtsvollzieher- Software ausgedruckten Überweisungs- und Lastschriftenlisten beizuheften. 4.3.2.8 Sofern nach Absendung der Daten auf der Grundlage einer mündlichen oder schriftlichen Vereinbarung zwischen der Gerichtsvollzieherin/dem Gerichtsvollzieher und dem Kreditinstitut eine Veränderung bei einzelnen Überweisungen vorgenommen wird, muss diese auf dem Kontoauszug ersichtlich sein. Stand: 7.2.2008 6
5. Prüfungswesen 5.1 Bei den Geschäftsprüfungen ist auf ordnungsgemäße ADV-Ausdrucke und die verwendeten Programmversionen zu achten. Bei Abweichungen, die nicht ausdrücklich zugelassen sind, ist dem Ministerium für Justiz, Arbeit, Gesundheit und Soziales zu berichten. 5.2 Auf Wunsch der zentralen Prüfungsbeamtin/des zentralen Prüfungsbeamten erstellt die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher zur Durchführung der Geschäftsprüfung aktuelle Ausdrucke aus ihrem/seinem ADV-System. 5.3. Im Übrigen bleiben die Bestimmungen über Geschäftsprüfungen gemäß dem Elften Abschnitt der GVO 1 sowie die AV des MdJ Nr. 4/2002 betreffend die Prüfung und Vergütungsfestsetzung der Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher 2 unberührt. 6. Datenschutz 6.1 Bei dem Einsatz von ADV-Technik im Geschäftsbetrieb der Gerichtsvollzieherin/des Gerichtsvollziehers werden personenbezogene Daten für die Dauer des Verfahrens in einer automatisierten Datei geführt. Es sind deshalb die Bestimmungen des Saarländischen Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (SDSG) in seiner jeweils geltenden Fassung zu beachten. 6.2 Die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher und in ihrem/seinem Büro Beschäftigte sind gemäß 8 Abs. 2 Nr. 4 SDSG durch die/den jeweilige/n behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n ( 8 Abs. 1 SDSG) über die bei ihrer Tätigkeit zu beachtenden Vorschriften über den Datenschutz zu unterrichten. Hinsichtlich der in dem Gerichtsvollzieherbüro Beschäftigten gelten daneben die Bestimmungen des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (vgl. BS-Nrn. 453-2 und 453-6). Der Nachweis über die Unterrichtung bzw. Verpflichtung ist der Präsidentin/dem Präsidenten des Landgerichts bzw. Amtsgerichts vorzulegen und zu den Personalakten zu nehmen. 6.3 Personenbezogene Daten sind vor Einsichtnahme und Zugriff durch Unbefugte in geeigneter Weise zu schützen; Datenträger außerhalb der Bearbeitung sind stets unter Verschluss zu halten (vgl. 11 Abs. 2 SDSG). 6.4 Die Datei darf nur für den Geschäftsbetrieb der Gerichtsvollzieherin/des Gerichtsvollziehers verwendet werden. Eine Nutzung für andere Zwecke sowie die Verknüpfung mit anderen Daten ist unzulässig. 6.5 Die Gerichtsvollzieherin/der Gerichtsvollzieher ist verpflichtet, die Beschreibung aller automatisiert geführten Dateien, in denen personenbezogene Daten gespeichert sind und ihre Änderungen (Verfahrensbeschreibung gem. 9 Abs. 1 SDSG), der/dem jeweiligen behördlichen Datenschutzbeauftragten vorzulegen. 2 Vgl. JVVS 1518/5.3.2002. Stand: 7.2.2008 7
6.6 Darüber hinaus sind zu beachten die - Datenübertragungsregeln für Datenübermittlung und Datenträgeraustausch aus den bei den Amtsgerichten geführten Schuldnerverzeichnissen gemäß 915 d ZPO (AV des MdJ Nr. 7/2000 vom 12.04.2000 1510-60), 3 - Orientierungshilfe zu Datenschutzfragen bei der Nutzung des Internet durch die öffentliche Verwaltung des Landesbeauftragten für Datenschutz (GMBl. 1996 S. 28). 7. Aufhebung von Vorschriften/Inkrafttreten 7.1 Die AV des MdJ Nr. 4/2002 vom 05.03.2002 (1518-27) betreffend die Prüfung und Vergütungsfestsetzung der Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher wird wie folgt geändert: In Nummer 3 (Dienstaufgaben) wird die Klammerangabe (Nummer 14 der RV des MdJ vom 24. Mai 1985 JVVS 1518/24.05.1985) gestrichen. 7.2 Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Januar 2003 in Kraft. Gleichzeitig werden aufgehoben: - RV des MdJ vom 24. Mai 1985 (1518-23); - Erlass des MdJ vom 7. November 1985 (1518-23); - Erlass des MdJ vom 7. Dezember 1995 (1518-23). Die Erlasse des MdJ vom 07.11.1985 (5420-38/III) und vom 07.02.2002 (1518-23/IX) werden Bestandteil vorstehender Bestimmungen. Anlage zu Nr. 1.4 lfd. Nr. System Freigabe 1 Firma EDV-Service Workshop GmbH in Kleve - Gerichtsvollzieher-Bürosystem - (früher: Firma Feldmann und Luft, Kleve- Kellen) Erlass des MdJ vom 07.11.1985 (5420-38/III) 2 Firma Baqué und Lauter GmbH in Euskirchen GVService - Der GerichtsVollzieherService - Erlass des MdJ vom 07.02.2002 (1518-23/IX) 3 Vgl. JVVS 1510/12.4.2000. Stand: 7.2.2008 8