Universitätsklinikum Heidelberg: Umfangreiche System-Upgrades mit minimaler Ausfallzeit Das Universitätsklinikum Heidelberg stand vor der Herausforderung, zwei SAP -ERP-Systeme zu aktualisieren und auf Unicode zu konvertieren. Die dafür veranschlagte Systemausfallzeit von 54 Stunden war für das Klinikum inakzeptabel. Mit dem Minimized Downtime Service von SAP Digital Business Services wurden die Ausfallzeit auf 10 Stunden reduziert und die Risiken der Umstellung minimiert. 1 / 7
Schnelle, reibungslose System-Upgrades mit SAP Digital Business Services Universitätsklinikum Heidelberg Heidelberg, Deutschland www.klinikum.uniheidelberg.de Branche Gesundheitswesen Produkte und Services Gesundheitsversorgung, Forschung und Lehre Mitarbeiter Über 10.000 Umsatz 847 Millionen (2016) SAP-en Minimized Downtime Service Herausforderungen Upgrade und Unicode-Konvertierung für zwei verschiedene Installationen von SAP ERP auf jeweils drei Systemen Veranschlagte Ausfallzeit bei Nutzung des Standardverfahrens: 54 Stunden Beeinträchtigungen des Klinikbetriebs und aufwändige Nachdokumentation vermeiden Warum SAP SAP ist langjähriger Service-Partner des Klinikums. Der Minimized Downtime Service ist eine bewährte für genau dieses Problem. Das Universitätsklinikum nutzte diesen Service bereits erfolgreich bei einem früheren Projekt. Ergebnisse Umfangreiches Upgrade-Projekt in kurzer Zeit erfolgreich durchgeführt Ausfallzeit des Systems konnte auf 10 Stunden begrenzt werden. Umstellung verlief komplett reibungslos (samstags 14-24 Uhr). Voraussetzungen für SAP-HANA -Strategie geschaffen Die Berater von SAP haben uns gut beraten und standen uns stets mit Rat und Tat zur Seite. So konnten wir gemeinsam ein rundum positives Ergebnis erzielen. Günter Grüber, Abteilungsleiter Administrative Anwendungen, Zentrum für Informations- und Medizintechnik, Universitätsklinikum Heidelberg 2 / 7
Upgrade und Unicode für mehr Flexibilität Bereits seit den 1980er Jahren setzt das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) auf SAP-Software. Neben zahlreichen weiteren SAP-Anwendungen betreibt das Klinikum zwei ERP-Systeme: eine Installation von SAP ERP für die betriebswirtschaftlichen Prozesse der Verwaltung und ein System für die klinischen Anwendungen (SAP for Healthcare plus Cerner i.sh.h.med von SAP). Mitte 2016 entschied sich die IT-Leitung des UKHD, beide SAP-Systeme zu aktualisieren. Zum einen sollte das neueste Enhancement Package (EhP) installiert werden, um die Voraussetzungen für geplante neue Funktionalitäten zu schaffen. Vor allem aber stand die Unicode-Konvertierung auf der Agenda. Mit Unicode-Systemen haben wir erheblich mehr Entscheidungsspielraum für unsere 4,2 Terabyte Daten in beiden Systemen (vor Konvertierung) 54 Stunden Systemlandschaft, erläutert Günter Grüber, der zuständige Abteilungsleiter im Zentrum für Informations- und Medizintechnik des Universitätsklinikums Heidelberg. Auch für SAP HANA ist Unicode Voraussetzung. Das Kalkül der Verantwortlichen: Wenn beide Aktualisierungen in einem Projekt zusammengefasst werden, wird die ohnehin unvermeidliche längere Ausfallzeit optimal genutzt. Denn eine Unicode- Konvertierung erfordert es, mehrere Terabyte Daten aus den Datenbanken auszulesen, zu konvertieren und zurückzuspielen ein langwieriger Vorgang. Auch das EhP-Upgrade benötigt viel Zeit. Bei Nutzung des Standardverfahrens würde dieser Prozess insgesamt 54 Stunden Ausfallzeit fordern für das Klinikum nicht akzeptabel. Ausfallzeit im Standardverfahren 10 Stunden erreichte Ausfallzeit mit Minimized Downtime Service 3 / 7
Minimized Downtime Service : Ausfallzeit minimieren Für Günter Grüber und seine Kollegen vom UKHD stand fest, dass die Ausfallzeit der Systeme (Business-Downtime) so kurz wie möglich gehalten werden musste, um Einschränkungen des Klinikbetriebs zu vermeiden. Die : der Minimized Downtime Service (MDS) von SAP Digital Business Services. Wir hatten die Ausfallzeitminimierung schon einmal erfolgreich bei einer Betriebssystemund Datenbank-Migration genutzt, erzählt Günter Grüber. Daher kannten wir die Vorteile dieses Service und wussten auch, was wir beachten mussten. Der Minimized Downtime Service ist ein Portfolio von Consulting-Services, darunter auch eine Dienstleistung namens Near-Zero Downtime (NZDT), welche in Heidelberg zum Einsatz kam. Dabei werden sämtliche Wartungsarbeiten wie Upgrades oder Unicode-Konvertierung auf einer Kopie des Produktivsystems, dem Clone-System, durchgeführt, während auf dem Produktivsystem weitergearbeitet werden kann. Die 54 Stunden Ausfallzeit betreffen so nur das Clone-System und haben keine Auswirkungen auf den Klinikbetrieb. Unterdessen erfolgte Änderungen am Produktivsystem werden aufgezeichnet und nach Abschluss der Wartung auf das Clone-System übertragen. Auch dies geschieht fast vollständig parallel zum produktiven Betrieb. Nur für einen sehr kleinen Teil der aufgezeichneten Daten (Ziel ist 0,1 Prozent) ist eine Ausfallzeit des Produktivsystems nötig, damit sich dort keine Daten mehr ändern können. Abschließend wird das Clone-System als neues Produktivsystem gestartet. Wir hatten die Ausfallzeitminimierung schon einmal erfolgreich genutzt. Daher kannten wir die Vorteile dieses Service. Günter Grüber, Abteilungsleiter Administrative Anwendungen, Zentrum für Informations- und Medizintechnik, Universitätsklinikum Heidelberg 4 / 7
Minimized Downtime Service: Das Vorgehen im Das umfangreiche Projekt umfasste das Upgrade sowie die Unicode-Konvertierung zweier SAP-ERP-Systeme mit jeweils drei Systemen (Produktiv-, Entwicklungs- sowie Test- und Schulungssystem). Ausfallzeiten wurden minimiert, weil die nötigen Wartungsarbeiten an einer System-Kopie durchgeführt wurden. 1 NZDT Prep 2 IS-H ERP 6.05 non-unicode Production IS-H ERP 6.05 non-unicode Clone NW 7.5 Zentralsystem Migration Workbench IS-H ERP 6.08 Unicode New Production Unicode Conversion Data Recording Preprocessing 5 6 7 11 12 13 14 15 upgrade 1. NZDT preparation 2. Start recording (create database triggers 3. System cloning and isolation (clone) 4. Migration 3 Clone 4 Customer Transports Validation Vorgehen beim Service Near-Zero Downtime am Beispiel eines Systems mit SAP ERP 8 Online Delta Replay 5. Upgrade 6. Import of customer transports 7. Optional: Validation (snapshot) 9 Ramp Down Online Delta Replay 10 Final Delta Replay NZDT steps Business Downtime Technical Downtime NZDT Dt. Tech. Post- Processing 8. Online delta replay 9. Ramp-Down 10. Final delta replay 11. NZDT technical steps System Checks Go/ No-Go Post-Work Ramp-Up 12. Technical post-processing 13. System checks and validation 14. Go/no-go decision 15. Post-work and ramp-up 5 / 7
Nur 10 Stunden Ausfall und minimierte Risiken Das Projekt lief sehr gut, ohne jede Einschränkung, resümiert Günter Grüber zufrieden. Am Samstag um 14 Uhr wurde das System abgeschaltet und pünktlich um 24 Uhr war es wieder da. In diesen 10 Stunden wurden nicht nur Upgrade und Konvertierung durchgeführt, sondern auch ein Datenbankupdate und das Einspielen von kundenspezifischen Anpassungen (Kundentransporten). Denn ein weiterer Vorteil des MDS liegt darin, dass zusätzliche Wartungsereignisse keinen längeren Ausfall zur Folge haben. Auch das Risiko unvorhergesehener Probleme wurde minimiert, weil die Arbeiten am Clone-System durchgeführt wurden. Die Anwender konnten während des Ausfalls lesend auf ein Notfallsystem zugreifen. Behandlungsmaßnahmen und andere Aktivitäten wurden anschließend nachdokumentiert bei über zwei Tagen Systemausfall wäre das kaum zu schaffen 4.600 Benutzer parallel 700 Mio. aufgezeichnete Datensätze gewesen. Denn am Universitätsklinikum Heidelberg wird rund um die Uhr dokumentiert und die meisten klinischen Inhalte sind nur noch digital verfügbar. Trotz seines Umfangs konnte das Projekt sehr schnell umgesetzt werden: Die Arbeit an den Systemen mit umfassenden Tests und Optimierungen an nicht-produktiven Systemen sowie zwei kompletten Testläufen in der produktiven Umgebung fand in nur sechs Monaten von Januar bis Anfang Juli 2017 statt. Auch mit der Unterstützung durch SAP waren die Heidelberger sehr zufrieden. Die Berater von SAP haben uns im Vorfeld gut beraten und standen uns auch im Projekt stets mit Rat und Tat zur Seite, berichtet Günter Grüber. So konnten wir gemeinsam ein rundum positives Ergebnis erzielen. 8 Stunden Laufzeit für die Replikation 6 / 7
Neue Funktionen und SAP HANA Mit seinen aktualisierten Systemen hat das Universitätsklinikum Heidelberg den Grundstein für den gezielten weiteren Ausbau der IT-Systemlandschaft gelegt. Insbesondere sind nun die Voraussetzungen für SAP HANA geschaffen. Mittelfristig werden wir auf SAP S/4HANA umsteigen, sagt Günter Grüber vom Zentrum für Informations- und Medizintechnik. Aber auch viele andere Dinge, die wir planen, sind jetzt möglich, z. B. die Kurve im klinischen System oder neue Benutzeroberflächen mit SAP Fiori. Auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit SAP Digital Business Services wird fortgesetzt. Mit der Beratung von SAP sind wir immer sehr gut gefahren zuletzt etwa bei Projekten zur Prozessorchestrierung oder im Rahmen von PEPA (Persönliche einrichtungsübergreifende Patientenakte), einem umfassenden Vernetzungsprojekt in der Metropolregion Rhein-Neckar unter Leitung des Universitätsklinikums Heidelberg, so Günter Grüber. Auch in Zukunft werden wir deshalb gern auf die Services von SAP zurückgreifen. 7 / 7
www.sap.com/contactsap Studio SAP 54586deDE (17/12) 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP SE or an SAP affiliate company. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP SE and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifications may vary. These materials are provided by SAP SE or an SAP affiliate company for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP or its affiliated companies shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP or SAP affiliate company products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. In particular, SAP SE or its affiliated companies have no obligation to pursue any course of business outlined in this document or any related presentation, or to develop or release any functionality mentioned therein. This document, or any related presentation, and SAP SE s or its affiliated companies strategy and possible future developments, products, and/or platform directions and functionality are all subject to change and may be changed by SAP SE or its affiliated companies at any time for any reason without notice. The information in this document is not a commitment, promise, or legal obligation to deliver any material, code, or functionality. All forward-looking statements are subject to various risks and uncertainties that could cause actual results to differ materially from expectations. Readers are cautioned not to place undue reliance on these forward-looking statements, and they should not be relied upon in making purchasing decisions. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP SE (or an SAP affiliate company) in Germany and other countries. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. See http://www.sap.com/corporate-en/legal/copyright/index.epx for additional trademark information and notices.