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Verhaltenskodex 1. Zielsetzung und Geltungsbereich 4 2. Geschäftsethik und -verhalten 5 3. Verhalten gegenüber dem Unternehmen 6 4. Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnisse 7 5. Wettbewerb und Wettbewerbsrecht 8 6. Umgang mit Kunden und Lieferanten 9 7. Finanzunterlagen 10 8. Umweltschutz 11 9. Soziale Grundsätze 12 10. Beziehungen zwischen den Mitarbeitern 13 11. Sicherheit am Arbeitsplatz 14 12. Kleidung und Verhalten 15 13. Umsetzung des Verhaltenskodexes 16 2
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1 Voraussetzung für die erfolgreiche Geschäftstätigkeit auf Grundlage unserer Werte ist die Einhaltung aller freiwillig und gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen. Dieser Verhaltenskodex fasst die in der wimatec MATTES GmbH gültigen Grundregeln zum ethischen und rechtskonformen Umgang sowohl untereinander aber auch im Verhältnis zu Geschäftspartnern, Behörden und sonstigen Dritten zusammen. Der Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiter der wimatec MATTES GmbH verbindlich. 4
5 2 Die wimatec MATTES GmbH führt ihre Geschäfte im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften und legt Wert auf Offenheit und Ehrlichkeit im Umgang mit seinen Geschäftspartnern. Hierzu zählt insbesondere, dass das Unternehmen keine illegalen Geschäftspraktiken verfolgt, mit denen das Ansehen des Unternehmens oder seiner Mitarbeiter infrage gestellt werden könnte. Jeder Mitarbeiter der wimatec MATTES GmbH ist zur Einhaltung der Vorschriften verpflichtet. Hiervon abweichende Anweisungen, die zu einer Verletzung der hier beschriebenen Grundregeln führen, sind untersagt. Kein Mitarbeiter darf seine Position oder Funktion im Unternehmen dazu benutzen, persönliche Vorteile zu fordern, anzunehmen oder sich zu verschaffen. 5
3 Die wimatec MATTES GmbH stellt seinen Mitarbeitern die Infrastruktur und die Ausstattung zur Verfügung, die sie für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen. Mitarbeiter verfügen somit über einige Vermögenswerte des Unternehmens, wie z. B. Arbeitszeit, Produkte des Unternehmens, Büro- und Geschäftsausstattung, Fuhrparkfahrzeuge, Software, Firmendaten, Marken und Logos. Die Mitarbeiter sind für den nachhaltigen Umgang mit den Vermögenswerten des Unternehmens verantwortlich. Die Nutzung von Ressourcen des Unternehmens für private Zwecke ist grundsätzlich untersagt und bedarf im Einzelfall der Genehmigung. Dies gilt grundsätzlich auch für die Nutzung von Telefonen, den Einsatz von Computern (z. B. das Installieren von Fremdsoftware) und die Nutzung des Internets sowie die Versendung von Email. Die Ausübung einer Nebentätigkeit eines Mitarbeiters ist nur nach vorheriger Genehmigung durch die Geschäftsführung gestattet. Die Genehmigung wird im Regelfall erteilt wenn durch die Nebentätigkeit keine betrieblichen Interessen der wimatec MATTES GmbH tangiert werden. 6
7 4 Im Rahmen ihrer Tätigkeit haben Mitarbeiter möglicherweise mit vertraulichen Informationen zu tun. Sämtliche Informationen, die nicht öffentlich zugänglich gemacht worden sind, unterliegen der Geheimhaltung und dürfen gegenüber unbefugten Dritten weder während noch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses preisgegeben werden. Dies gilt nicht, wenn die vorherige schriftliche Zustimmung der Geschäftsführung der wimatec MATTES GmbH vorliegt oder die Offenlegung auf einer gesetzlichen Verpflichtung, z. B. auf der Verpflichtung zur Zeugenaussage in einem gerichtlichen Verfahren, beruht. In diesem Fall ist die Geschäftsführung nach Möglichkeit vorab über eine solche Offenlegung zu informieren. Die direkte oder indirekte Nutzung vertraulicher Geschäftsinformationen während und nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zum persönlichen Vorteil, zum Vorteil Dritter oder zum Nachteil der wimatec MATTES GmbH ist untersagt. Mitarbeiter der wimatec MATTES GmbH sind verpflichtet, zur aktiven Sicherung vertraulicher Informationen gegen Zugriffe durch Dritte entsprechend den bestehenden Richtlinien beizutragen. 7
5 Der Vertrieb unserer Erzeugnisse sowie die Beschaffung von Material und Dienstleistungen unterliegen nationalen und internationalen Bestimmungen, u.a. des Wettbewerbsrechts. Die Einhaltung der Wettbewerbsregeln durch alle Marktteilnehmer sorgt für Chancengleichheit auf dem Markt und ist daher unabdingbar. Geregelt ist auch der Informationsaustausch der zwischen Wettbewerbern betrieben werden darf. Wir erwarten von unseren Wettbewerbern, Kunden und Lieferanten, dass sie die Wettbewerbsregeln einhalten. Gleiches können diese von der wimatec MATTES GmbH erwarten und wird auch von allen unseren Mitarbeitern erwartet. Die wimatec MATTES GmbH unterstützt durch Einhaltung der geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetze den freien und fairen Wettbewerb. Es sind daher insbesondere untersagt: Gespräche mit Wettbewerbern, bei denen Preise oder Kapazitäten abgesprochen werden. Absprachen mit Wettbewerbern über einen Wettbewerbsverzicht, über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder über die Aufteilung von Kunden, Gebieten oder Produktionsprogrammen. Dies gilt auch für informelle Gespräche, formlose Absprachen oder Verhaltensweisen, die eine der oben genannten Wettbewerbsbeschränkungen bezwecken oder bewirken. 8
9 6 Kunden und Lieferanten dürfen keine übertriebenen Geschenke gemacht oder andere Vorteile gewährt werden. Die Mitarbeiter haben übertriebene Geschenke oder andere Vorteilsgewährungen für sich oder für nahestehende Personen abzulehnen. Die Annahme oder Gewährung von Geldgeschenken ist grundsätzlich untersagt. Es gilt, mit Kunden und Lieferanten eine professionelle Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten, die nicht durch Interessenkonflikte und übertriebene Geschenke, die falsch ausgelegt werden können, gefährdet werden darf. Die Mitarbeiter der wimatec MATTES GmbH treffen Entscheidungen auf Basis sachlicher Erwägungen und lassen sich dabei nicht in unzulässiger Weise von persönlichen Interessen leiten 9
7 Die Finanzunterlagen der wimatec MATTES GmbH sind korrekt und entsprechen den gesetzlichen Vorgaben. Diese Unterlagen sind wichtig für die Erfüllung der unternehmerischen Pflichten gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Aufsichtsbehörden. Illegale Praktiken im Zusammenhang mit Finanzunterlagen verstoßen gegen geltende Gesetze und arbeitsvertragliche Verpflichtungen. 10
8 Die wimatec Mattes GmbH verpflichtet sich dem Umweltschutz: Unser Betrieb entspricht den anwendbaren gesetzlichen Vorgaben und Standards zum Brand- und Umweltschutz. Das Unternehmen strebt eine verantwortungsvolle Nutzung und Beschaffung natürlicher Ressourcen (Wasser, Energie, Werkstoffe und Fläche) bei der Herstellung und Vertrieb unserer Produkte und Dienstleistungen an. Jeder Mitarbeiter trägt dabei Verantwortung, die natürlichen Ressourcen schonend zu behandeln und durch sein individuelles Verhalten zum Schutz von Umwelt und Klima beizutragen. Die wimatec MATTES GmbH verpflichtet sich zum nachhaltigen Schutz der Umwelt. 11
9 Die wimatec MATTES GmbH respektiert und unterstützt die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte. Alle Mitarbeiter haben bei ihrer Geschäftstätigkeit die rechte sowie die nationalen, kulturellen und ethnischen Eigenschaften eines jeden einzelnen, mit dem sie in Kontakt kommen, zu respektieren. Geschäftliche Entscheidungen sollen durch die Sache und Interessen des Unternehmens geprägt sein. Chancengleichheit und Gleichbehandlung, ungeachtet von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Religion, Staatsangehörigkeit, sexueller Ausrichtung, sozialer Herkunft oder politischer Einstellung, soweit diese auf demokratischen Prinzipien und Toleranz gegenüber Andersdenkenden beruht, werden gewährleistet. Beschäftigte werden grundsätzlich auf der Grundlage ihrer Qualifikation und ihrer Fähigkeiten ausgesucht, eingestellt und gefördert, soweit nicht nationales Recht ausdrücklich andere Kriterien vorschreibt. Die wimatec MATTES GmbH lehnt jegliche wissentliche Nutzung von Zwangs- und Pflichtarbeit einschließlich Schuldknechtschaft oder unfreiwilliger Häftlingsarbeit ab. Kinderarbeit ist untersagt. Das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften wird beachtet. 12
13 10 Die wimatec MATTES GmbH setzt sich als Arbeitgeber für ein Arbeitsfeld ein, das von Fairness, Respekt und Chancengleichheit geprägt ist. Hierzu tragen genauso die Mitarbeiter durch einen offenen, freundlichen und fairen Umgang mit Kollegen und Geschäftspartnern bei. Mitarbeiter, die sich benachteiligt fühlen, können sich vertrauensvoll an den jeweiligen Vorgesetzten oder die Geschäftsführung wenden. Der Erfolg des Unternehmens hängt unter anderem von der offenen und vertrauensvollen Kommunikation unter einander, innerhalb des Teams und auf allen Unternehmensebenen ab. Versammlungen zur Förderung der innerbetrieblichen Information finden regelmäßig im Unternehmen statt, um die Mitarbeiter über die aktuelle Geschäftslage zu informieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, zu allen Themen Stellung zu nehmen und ihre Meinung zu äußern. Die wimatec MATTES GmbH erwartet von allen Vorgesetzten und Mitarbeitern im persönlichen Gespräch, bei Telefonaten, bei schriftlichen Korrespondenzen und insbesondere auch im E-Mail- Verkehr einen höflichen und von Wertschätzung getragenen Umgang. Basis des gegenseitigen Vertrauens und kooperativen Miteinanders sind offene und konstruktive Kommunikation geprägt von gegenseitigem Respekt. 13
11 Die wimatec MATTES GmbH verpflichtet sich, für ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zu sorgen und die Arbeitsschutzgesetze einzuhalten. Diese Bemühungen beziehen sich unter anderem auf die Vermeidung des Missbrauchs von Suchtmitteln, wie Medikamenten, Alkohol und anderen Drogen. Die wimatec MATTES GmbH sieht seine Mitarbeiter als einen wichtigen Erfolgsfaktor und damit wichtigstes Gut im Unternehmen und nicht nur als einen Kostenfaktor. Das Unternehmen versteht die Gesundheit der Mitarbeiter als soziale Verantwortung. Daher gilt es, Gesundheitspotenziale nachhaltig zu stärken, das Wohlbefinden der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu verbessern sowie Gefährdungen am Arbeitsplatz vorzubeugen. Die wimatec Mattes GmbH übernimmt Verantwortung für die Gesundheit und die Sicherheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz. 14
15 12 Jeder Mitarbeiter der wimatec MATTES GmbH ist ein Vertreter des Unternehmens und trägt somit zur Wahrnehmung des Unternehmens von außen bei. Diese Verantwortung nehmen die Mitarbeiter an, indem sie sich angemessen kleiden und professionell verhalten. Als Vertreter des Unternehmens kleiden sich die Mitarbeiter angemessen und verhalten sich professionell. 15
13 13 Die wimatec MATTES GmbH erwartet von seinen Vorgesetzten im Zusammenhang mit dem Verhaltenskodex eine besondere Verantwortung. Es gilt, den Verhaltenskodex selbst umzusetzen und durch das eigene Verhalten mit gutem Beispiel voranzugehen, die Mitarbeiter ausführlich zu informieren und sie zu beraten. Mitarbeiter sollten Fragen zunächst mit ihrem unmittelbaren Vorgesetzten besprechen. Ungelöste Fragen sollen an die Geschäftsführung weitergeleitet werden. Die wimatec MATTES GmbH ergreift angemessene Maßnahmen, um im Falle eines Verstoßes die Mitarbeiter zu unterstützen. Grundsätzlich geht das Unternehmen davon aus, dass sich alle Mitarbeiter an diesen Verhaltenskodex halten. Eine Verletzung der geltenden Gesetze kann zu negativen Folgen, z. B. einer Rufschädigung führen, was sich nachteilig auf das Unternehmen und dessen Stellung am Markt auswirken kann. Alle Mitarbeiter sind direkt angesprochen, die Vorgaben einzuhalten. Verstöße gegen den Verhaltenskodex können zu Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis und dessen Bestand wie auch zu Schadenersatzforderungen führen. Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens sind aufgefordert, ihre Vorgesetzten oder die Geschäftsführung anzusprechen, sofern sie Zweifel haben, ob ein Verhalten im Einklang mit dem Verhaltenskodex mit Gesetzen oder dem Arbeitsvertrag ist. 16
17 Bitte richten Sie Fragen und/oder Anregungen per E-Mail an stefan.mattes@wimatec-mattes.de Telefonisch erreichbar 07585/935985. Stand: August 2017