Verhaltenskodex für die HELLA Gruppe

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1 Verhaltenskodex für die HELLA Gruppe 1

2 Vorwort der Geschäftsführung der HELLA KGaA Hueck & Co. Das Ansehen unseres Unternehmens ist in seinem über 100-jährigen Bestehen stetig gewachsen. Unsere Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner gründen ihr Vertrauen in uns auf langjährige verlässliche Partnerschaft und die Solidität eines unabhängigen Familienunternehmens, das sich dynamisch weiterentwickelt und ständig verbessert. Zielvorgabe ist die Unternehmensvision Top Company Second to none : Wir wollen die Besten sein und uns von niemandem übertreffen lassen. Um diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen definieren wir immer wieder neu konkrete Ziele und setzen sie nachhaltig um. Dabei gründet sich die Zusammenarbeit im Unternehmen sowie mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern auf unseren Wertekanon. Unter der Überschrift Professionalität und menschliches Miteinander haben wir die Werte Unternehmertum, Kooperation, Nachhaltigkeit, Leistung, Innovation, Integrität und Vorbild sein als Basis für dauerhaften Unternehmenserfolg definiert. Dieser Wertekanon ist Ausdruck der gewachsenen, einzigartigen HELLA Unternehmenskultur: Professionalität und menschliches Miteinander bedingen sich gegen seitig und prägen das konkrete Verhalten jedes Einzelnen, der im HELLA Konzern tätig ist. Aus den Werten erwachsen Verhaltensgrundregeln, die wir in diesem Verhaltenskodex definiert haben. Sie sind weltweit für alle im HELLA Konzern Beschäftigten verbindlich. Der Verhaltenskodex soll helfen, rechtliche und ethische Herausforderungen bei der täglichen Arbeit zu bewältigen. Er ist Ausdruck unseres Selbstverständnisses, der Verantwortung für unser Unternehmen gegenüber den Gesellschaftern und der Gesellschaft gerecht zu werden sowie die Erwartungen unserer Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner durch vorbildliches Verhalten täglich neu zu erfüllen. Lippstadt, im Juni 2007 Geschäftsführung Dr. Jürgen Behrend Dr. Rolf Breidenbach 2

3 1 Zielsetzung Voraussetzung für die erfolgreiche Geschäftstätigkeit auf Grundlage unserer Werte ist die Einhaltung aller freiwilligen, aufsichtsrechtlichen und gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen. dieser Verhaltenskodex fasst die in der HELLA Gruppe gültigen Grundregeln zum ethischen und rechtskonformen Umgang sowohl untereinander aber auch im Verhältnis zu Geschäftspartnern, Behörden und sonstigen Dritten zusammen. 2 Geltungsbereich der Geltungsbereich des Verhaltenskodexes umfasst alle Organisationseinheiten sowie Beteiligungsgesellschaften, bei denen die HELLA KGaA Hueck & Co. unmittelbar bzw. mittelbar Anteile von mehr als 50% hält (HELLA Gruppe). der Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiter der HELLA Gruppe verbindlich (HELLA Mitarbeiter). Bei Minderheitsbeteiligungen und bei Mitgliedschaften in Organisationen sind diejenigen HELLA Mitarbeiter, die die HELLA Gruppe in den jeweiligen Entscheidungsgremien vertreten, verpflichtet, im Rahmen ihrer Möglichkeiten auf die Einhaltung der in in diesem Verhaltenskodex festgelegten Grundregeln hinzuwirken. 3 Verhalten im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit 3.1 Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften Alle Geschäftsangelegenheiten der HELLA Gruppe müssen so geführt und Geschäftsprozesse so gestaltet werden, dass sie allen anzuwendenden Gesetzen und behördlichen Verordnungen, freiwillig eingegangenen Verpflichtungen und sonstigen Vorschriften (im Nachfolgenden Vorschriften ) entsprechen. Jeder HELLA Mitarbeiter ist zur Einhaltung der Vorschriften verpflichtet. Hiervon abweichende Anweisungen, die zu einer Verletzung der hier beschriebenen Grundregeln in der Ausübung der Geschäftstätigkeit führt, sind untersagt. die für das persönliche Verhalten in der HELLA Gruppe bestehenden Konzernrichtlinien (HPC), Geschäftsführungsbeschlüsse u.ä., die im Intranet oder sonstigerweise bekannt werden, sind zu beachten. ein Verstoß gegen zwingende gesetzliche Bestimmungen, z. B. des Wettbewerbsrechts aber auch anderer Bestimmungen, kann zu unabsehbarem finanziellen Schaden für das Unternehmen und zur Beschädigung seines Ansehens führen. Zugleich können hieraus Schadensersatzansprüche gegen die persönlich haftenden Gesellschafter, die Geschäftsführung, die verantwortlichen Führungskräfte sowie direkt beteiligten Mitarbeiter resultieren. Daneben kann zugleich ordnungswidriges oder strafbares Verhalten vorliegen, das zur Einleitung von Ermittlungsverfahren der zuständigen Behörden führen kann. 3

4 3.2 Fairer WettbewerB Zur Vermeidung von Risiken ist daher im Zweifelsfall Rechtsrat einzuholen, bevor eine Maßnahme getroffen wird, die zu einer Verletzung des anzuwendenden Rechtes oder anderer Vorgaben führen kann. der Vertrieb unserer Erzeugnisse sowie die Beschaffung von Material und Dienstleistungen unterliegen nationalen und internationalen Bestimmungen, u.a. des Wettbewerbsrechts. die Einhaltung der Wettbewerbsregeln durch alle Marktteilnehmer sorgt für Chancengleichheit auf dem Markt und ist daher unabdingbar. Geregelt ist auch der Informationsaustausch der zwischen Wettbewerbern betrieben werden darf. Wir erwarten von unseren Wettbewerbern, Kunden und Lieferanten, dass sie die Wettbewerbsregeln einhalten. Gleiches können diese von der HELLA Gruppe erwarten und wird auch von allen HELLA Mitarbeitern erwartet. es sind daher insbesondere untersagt: Gespräche mit Wettbewerbern, bei denen Preise oder Kapazitäten abgesprochen werden. Absprachen mit Wettbewerbern über einen Wettbewerbsverzicht, über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder über die Aufteilung von Kunden, Gebieten oder Produktionsprogrammen. dies gilt auch für informelle Gespräche, formlose Absprachen oder Verhaltensweisen, die eine der oben genannten Wettbewerbsbeschränkungen bezwecken oder bewirken. 3.3 Anbieten und Gewähren von Vorteilen Geschenke, Gefälligkeiten, Bewirtungen oder sonstige Vergünstigungen durch Mitarbeiter der HELLA Gruppe an Dritte mit dem Ziel, Aufträge oder unbillige Vorteile für HELLA oder andere Personen zu erhalten, sind nicht erlaubt. Höflichkeitsgeschenke, die bis zu einem gewissen Umfang den allgemein üblichen Geschäftspraktiken entsprechen, sind nach dem jeweils national bindenden Recht sowie nach den internen Richtlinien (z. B. Einkaufrichtlinie HPC 508) zu handhaben. Im Zweifelsfall ist vorab die Entscheidung des Vorgesetzten einzuholen. Kein Mitarbeiter darf seine Position oder Funktion im Unternehmen dazu benutzen, persönliche Vorteile zu fordern, anzunehmen oder sich zu ver schaffen. die Annahme von Gelegenheitsgeschenken von geringem Wert ist erlaubt. Darüber hinausgehende Geschenke und andere Vorteilsgewährungen für sich und nahe stehende Personen sind grundsätzlich abzulehnen. Die Mitarbeiter sind in solchen Fällen verpflichtet, den Vorgesetzten über das an sie gerichtete Angebot von Geschenken oder Annehmlichkeiten zu informieren. die Gewährung und Annahme von Höflichkeitsgeschenken oder Bewirtungen ist in jedem Fall so zu gestalten, dass weder der Geber die Zuwendung noch der Empfänger ihre Annahme verheimlichen muss und dass auch nicht der Anschein entsteht, dass jemand in eine verpflichtende Abhängigkeit gedrängt wird. 4

5 3.4 Geschäfte mit Familienangehörigen Geschäfte mit Familienangehörigen eines HELLA Mitarbeiters sollten grundsätzlich unterbleiben. im Einzelfall können sie jedoch durch den zuständigen Geschäftsführer oder das zuständige Aufsichtsgremium (Gesellschafterausschuss, Beirat, Gesellschafterversammlung) genehmigt werden. Unter Familienangehörige fallen Ehepartner, Eltern, Kinder sowie sonstige Verwandte und Lebenspartner, mit denen der HELLA Mitarbeiter in häuslicher Gemeinschaft lebt. 3.5 AuSSenhandel, Export und Terrorismuskontrolle Alle nationalen, multinationalen und sonstigen Außenhandelsbestimmungen sind einzuhalten. Dazu gehören Zollvorschriften sowie Handels- und Produktionskontrollen. Alle HELLA Mitarbeiter sind verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen und darüber hinaus die Richtlinien der HELLA Gruppe sowie die Weisungen der hierfür in der HELLA Gruppe zuständigen Stelle (Zoll/Außenhandel) einzuhalten. die Festsetzung von Verrechnungspreisen entspricht den international anerkannten Prinzipien, das heißt dem Fremdvergleich entsprechend. Potenzielle Steuerverkürzung durch Geschäftspartner wird nicht unterstützt. 4 Verhalten gegenüber dem Unternehmen 4.1 nutzung von Sachvermögen und Ressourcen des Unternehmens die Nutzung von Ressourcen des Unternehmens für private Zwecke ist grundsätzlich untersagt und bedarf im Einzelfall der Genehmigung. Dies gilt grundsätzlich auch für die Nutzung von Telefonen, den Einsatz von Computern (z. B. das Installieren von Fremdsoftware) und die Nutzung des Internets sowie die Versendung von . Hierzu sind die Konzernrichtlinien und bestehende Vereinbarungen mit den Mitarbeitervertretungen einzuhalten. 4.2 Korrekte Berichterstattung Alle Aufzeichnungen und Berichte (z. B.: Buchführungsunterlagen, Geschäftsberichte, Auditberichte etc.), die intern angefertigt oder nach außen gegeben werden, müssen korrekt und wahrheitsgemäß sein. Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen müssen stets vollständig, richtig, zeit- und systemgerecht sein. 5

6 4.3 Kommunikation in der Öffentlichkeit Offizielle Stellungnahmen, insbesondere gegenüber Medien, erfolgen nur durch hierzu ausdrücklich autorisierte Personen. für Äußerungen von HELLA Mitarbeitern in der Öffentlichkeit gilt grundsätzlich das Recht auf freie Meinungsäußerung. HELLA Mitarbeiter achten darauf, dass ihr Auftreten in der Öffentlichkeit dem Ansehen der HELLA Gruppe nicht schadet. Bei privaten Meinungsäußerungen sollte eine Berufung auf die eigene Rolle oder Tätigkeit im Unternehmen unterbleiben. 4.4 Nebentätigkeit die Ausübung einer Nebentätigkeit eines Mitarbeiters ist nur nach vorheriger Genehmigung durch die zuständige Personalabteilung gestattet. Die Genehmigung wird im Regelfall erteilt, wenn durch die Nebentätigkeit keine betrieblichen Interessen von HELLA tangiert werden. 4.5 Datenschutz personenbezogene Daten dürfen in der HELLA Gruppe nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Dies gilt auch für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Organisationseinheiten und Gesellschaften der HELLA Gruppe. Bei der Datenqualität und bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff muss ein hoher Standard gewährleistet sein. die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein, ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren. die jeweiligen nationalen gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten. 4.6 Verschwiegenheit Sämtliche Informationen, die nicht öffentlich zugänglich gemacht worden sind, unterliegen der Geheimhaltung und dürfen gegenüber unbefugten Dritten weder während noch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses preisgegeben werden. Dies gilt nicht, wenn die vorherige schriftliche Zustimmung eines autorisierten Vertreters von HELLA vorliegt oder die Offenlegung auf einer gesetzlichen Verpflichtung, z. B. auf der Verpflichtung zur Zeugenaussage in einem gerichtlichen Verfahren, beruht. In diesem Fall ist die zuständige Stelle (Vorgesetzter) nach Möglichkeit vorab über eine solche Offenlegung zu informieren. die direkte oder indirekte Nutzung vertraulicher Geschäftsinformationen während und nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zum persönlichen Vorteil, zum Vorteil Dritter oder zum Nachteil der HELLA Gruppe ist untersagt. HELLA Mitarbeiter sind verpflichtet, zur aktiven Sicherung vertraulicher Daten gegen Zugriffe durch Dritte entsprechend den bestehenden Richtlinien beizutragen. 6

7 4.7 Schutz der Rechte Dritter Jeder Mitarbeiter hat wirksame Schutzrechte Dritter zu respektieren; ihre ungenehmigte Nutzung hat zu unterbleiben. Kein Mitarbeiter darf sich unbefugt Geheimnisse eines Dritten verschaffen oder nutzen. 5 Soziale Grundsätze 5.1 Menschenrechte die HELLA Gruppe respektiert und unterstützt die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte. 5.2 Anti-Diskriminierung Alle HELLA Mitarbeiter haben bei ihrer Geschäftstätigkeit die Rechte sowie die nationalen, kulturellen und ethnischen Eigenschaften eines jeden Einzelnen, mit dem sie in Kontakt kommen, zu respektieren. Geschäftliche Entscheidungen sollen durch die Sache und Interessen des Unternehmens geprägt sein. Chancengleichheit und Gleichbehandlung, ungeachtet von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Religion, Staatsangehörigkeit, sexueller Ausrichtung, sozialer Herkunft oder politischer Einstellung, soweit diese auf demokratischen Prinzipien und Toleranz gegenüber Andersdenkenden beruht, werden gewährleistet. Beschäftigte werden grundsätzlich auf der Grundlage ihrer Qualifikation und ihrer Fähigkeiten ausgesucht, eingestellt und gefördert, soweit nicht nationales Recht ausdrücklich andere Kriterien vorschreibt. diese Grundsätze gelten auch, wenn in einzelnen Ländern Verhaltensweisen und Geschäftspraktiken toleriert werden, die diesem Verhaltenskodex entgegenstehen. 5.3 Freie Wahl der Beschäftigung die HELLA Gruppe lehnt jegliche wissentliche Nutzung von Zwangs- und Pflichtarbeit einschließlich Schuldknechtschaft oder unfreiwilliger Häftlingsarbeit ab. 5.4 Keine Kinderarbeit Kinderarbeit ist untersagt. Das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung nach Maßgabe der jeweiligen staatlichen Regelungen wird beachtet. Ihre Sicherheit und Gesundheit darf nicht beeinträchtigt werden. Ihre Würde ist zu respektieren. 7

8 6 Einhaltung des Verhaltenskodexes 6.1 Compliance Officers und weitere Ansprechpartner Zuständig für die Entgegennahme von Hinweisen über mögliche Verstöße gegen den Verhaltenskodex sowie als Ansprechpartner für Fragen im Zusammenhang mit den Grundregeln dieses Kodex sind: die Compliance Officers auf Konzernebene (HKG) und auf lokaler Ebene, die Geschäftsführer der Gesellschaften der HELLA Gruppe, die Werksleiter, die Mitarbeiter der Konzernrevision die Compliance Officers und weiteren Ansprechpartner sind berechtigt und verpflichtet, entsprechenden Hinweisen mit der notwendigen Sorgfalt nachzugehen. Alle eingehenden Hinweise werden grundsätzlich vertraulich behandelt. Wird ein hinreichender Anfangsverdacht für einen Verstoß gegen die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Grundsätze festgestellt, kann der angerufene Ansprechpartner für die weitere Sachverhaltsaufklärung neben dem Compliance Office auch andere Konzernabteilungen wie z. B. die Konzernrevision einschalten. die Compliance Officers und angerufenen Ansprechpartner werden die notwendigen Maßnahmen einleiten. durch die Anrufung der Compliance Officers oder weiteren Ansprechpartnern werden dem Mitarbeiter keine Nachteile entstehen. Dies gilt nicht bei einer Selbstanzeige; in diesem Fall wird der Umstand der freiwilligen Offenlegung jedoch angemessen zugunsten des Mitarbeiters berücksichtigt. 6.2 Verantwortung der Führungskräfte Alle Führungskräfte haben dafür Sorge zu tragen und zu überwachen, dass ihre Mitarbeiter über die Inhalte dieses Verhaltenskodexes informiert sind. Führungskräfte sind aufgefordert, durch eigenes Verhalten entsprechend dem Verhaltenskodex Vorbild zu sein. Führungskräfte haben in ihrem Verantwortungsbereich darauf zu achten, dass ihre Mitarbeiter diese Vorgaben einhalten und Abweichungen vermieden werden. 6.3 Mitteilungspflicht der Mitarbeiter Bei Kenntnis von Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex hat jeder Hella- Mitarbeiter seine(n) Vorgesetzte(n), einen Compliance Officer oder einen weiteren Ansprechpartner zu unterrichten. 6.4 VerstöSSe und Sanktionen Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex können zu Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis und dessen Bestand wie auch zu Schadenersatzforderungen führen. 8

9 HELLA KGaA Hueck & Co. Rixbecker Straße Lippstadt /Germany Tel Fax info@hella.com HELLA KGaA Hueck & Co., Lippstadt