Selbstsicher ins AC Workshop zur Vorbereitung auf das Auswahlverfahren Assessmentcenter TFH Berlin 22.11. und 26.11.2007 Dozentinnen: Sabine Osvatic, Andrea Simon 1
Selbstsicher ins AC Üblicherweise findet das Assessmentcenter erst nach den Vorstellungsgesprächen statt. Nur wer ein Vorstellungsgespräch erfolgreich absolviert hat und zu dem engsten Kreis der Bewerber und Bewerberinnen gehört, erhält eine Einladung zum AC. In manchen Assessment Centern werden dennoch von den Beobachtern Interviews mit den Kandidaten geführt, um ein genaueres Bild von ihnen zu erhalten. Manche Unternehmen legen die beiden Schritte der Bewerberauswahl auch zusammen und integrieren Vorstellungsgespräche und Assessmentcenter. Auch Tests werden manchmal zusätzlich eingesetzt sie dienen ähnlich wie die Aufsätze - hauptsächlich dazu, den Druck aufrechtzuerhalten. Bei der Auswertung wird zudem darauf geachtet, ob die Ergebnisse in einem krassen Widerspruch zu den Beurteilungen, die aus den Beobachtungen gewonnen werden, stehen. Man muss in vielen Unternehmen im Assessment auch mit heimlichen Übungen rechnen. Zu den sogenannten heimlichen Übungen gehören Anfangsphase, Pausengespräche und Ausklang. Typischer Ablauf eines Assessment Centers Dauer: In der Regel ganztägig Anzahl der Teilnehmenden: stark variierend von 8 bis zu 12 pro Gruppe Beobachterschlüssel: 1:2 bis 1:4 Anzahl der Assessmentaufträge: 3-4 Begrüßung Kurzpräsentation des Unternehmens, Vorstellung der Beobachter, Überblick über den Tagesablauf, Beantwortung von Fragen Dauer: ca. 30 AC Auftrag 1: Selbstpräsentation Entweder als Einzelvortrag oder als Vorstellungsrunde in der Gruppe Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden aufgefordert, sich in einem Kurzvortrag von 5 bis 10 Minuten (manchmal auch ohne Zeitvorgabe) vorzustellen. In der Regel wird eine Vorbereitungszeit von 5 bis maximal 15 Minuten gewährt; in einigen ACs muss der Vortrag als Stresstest spontan gehalten werden. Beobachtet werden u.a.: Präsentationsfähigkeit, Überzeugungsfähigkeit, Kreativität, sprachliches Ausdrucksvermögen, Methodenkompetenz, Medieneinsatz, Belastbarkeit Dauer: maximal 60 AC-Auftrag 2: z.b. Gruppendiskussion Meist wird den Kandidaten ein Thema und ein fester Zeitraum vorgegeben; üblicherweise nach einer Vorbereitungszeit von 10 15 Minuten Diskussion von 20 40 Minuten. Wenn alle Kandidaten gleichberechtigt diskutieren, handelt es sich um eine sogenannte führerlose Gruppendiskussion, übernehmend die Kandidaten abwechselnd die Leitung, liegt eine geführte Diskussion vor. Bei Gruppendiskussionen mit vorgegebenen Rollen sollen die Kandidaten fiktive Personen verkörpern und erhalten die entsprechenden Rollenanweisungen mit einigen biographischen Informationen und Argumentationshilfen. Beobachtet werden u.a.: Überzeugungsfähigkeit, Ausdrucksvermögen, Belastbarkeit, Führungskompetenz, Initiative, Empathie, Flexibilität, Dauer: maximal 60 Pause in der Regel ein gemeinsames Mittagessen von 45 bis 60 Minuten 2
AC Auftrag 3: z. B. Fallstudie, Postkorb oder Rollenspiel und Aufsatz Bei Fallstudien wird entweder im Team oder allein ein vorgegebenes Szenario eine komplexe Problemstellung - bearbeitet. Es geht darum, die vorgegebene Situation so umfassend wie möglich zu analysieren, verschiedene Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln und diese dann zu präsentieren. Beobachtet werden u.a.: Sachanalyse, Kreativität, Problemlösungskompetenz, Belastbarkeit, Flexibilität In der sogenannten Postkorb Übung muss unter Zeitdruck eine bestimmte Anzahl von Schriftstücken bearbeitetet werden. Es handelt sich dabei üblicherweise um Aufzeichnungen betrieblicher Vorgange, Entscheidungsvorlagen und private Notizen. Es geht darum, begründete Entscheidungen zu fällen und Prioritäten zu setzen. Beobachtet werden u.a.: Methodenkompetenz, Sachanalyse, Entscheidungsfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität Im Rollenspiel müssen am Berufsalltag orientierte Gesprächsituationen bewältigt werden. Rollenspiele lassen sich grob unterteilen in Mitarbeitergespräche und Kundengespräche. Die Kandidaten im Assessmentcenter nehmen die Rolle des Vorgesetzten bzw. des Repräsentanten des Unternehmens ein, während der Gesprächspartner vom Moderator/in oder von professionellen Schauspielern gespielt wird. Die einzelnen Rollenspiele dauern in der Regel nicht länger als 10. Beobachtet werden u.a.: Überzeugungsfähigkeit, sprachliches Ausdrucksvermögen, Belastbarkeit, Führungskompetenz, Empathie Aufsätze sind keine eigentlichen AC-Aufträge; sie werden dazu eingesetzt, um Bewerber zu beschäftigen, während mit anderen Kandidaten Übungen durchgeführt werden. Die Teilnehmenden sollen dauernd unter Druck gesetzt werden. Dauer jeweils: ca. 60 AC Auftrag 4: z. B. Vortrag oder Konstruktionsübung Nach einer Vorbereitungszeit von bis zu 30 teilweise mit Internetrecherche - muss ein Vortrag zu einem Fachthema oder zu einem Thema des Allgemeinbildung gehalten werden. Der AC Auftrag Vortrag wird häufig auch mit der Fallstudie oder dem Konstruktionsauftrag als Ergebnispräsentation verbunden. Beobachtet werden u.a.: Sachanalyse, Begeisterungsfähigkeit, Kreativität, sprachliches Ausdrucksvermögen, Methodenkompetenz, Belastbarkeit Bei Konstruktionsübungen bauen die Teilnehmenden im Team aus vorgegebenen Materialien gemeinsam ein Objekt. Hierbei müssen vorgegebene Kriterien berücksichtigt und umgesetzt werden und häufig unvorhergesehene Schwierigkeiten bewältigt werden. Beobachtet werden u.a.: Sachanalyse, Kreativität, Belastbarkeit, Initiative, Ausdauer, Flexibilität Dauer jeweils: ca. 60 Ausklang oder Selbst und Fremdeinschätzung In manchen AC erhalten die Teilnehmenden am Tag selbst kein Feedback, das Assessmentcenter endet mit einer kurzen Verabschiedung, einer offenen Gesprächsrunde mit den Beobachtern oder einem festlichen Ausklang. Wenn es ein direktes Feedback gibt, wird dies in Einzelgesprächen geführt - meist mit dem Schwerpunkt des Verhaltens und Auftretens in der Gruppendiskussion. 3
Die Selbstpräsentation im Assessmentcenter Zu Beginn eines AC werden die KandidatInnen immer gebeten, sich selber vorzustellen. Unterschätzen Sie diese Selbstpräsentation nicht, denn der erste Eindruck ist wichtig, wie im wahren Leben so auch im Assessmentcenter. Darüber hinaus bietet sich durch die Selbstpräsentation die Möglichkeit, sich über ein individuelles Persönlichkeitsprofil bekannt zu machen und in Erinnerung zu bleiben. Tipps für den Aufbau Reihen Sie in Ihrer Selbstpräsentation nicht einfach Fakten und Erlebnisse ihres bisherigen Werdegangs aneinander, sondern geben Sie Ihrer Darstellung einen Roten Faden. Setzen Sie Ihre eigene Entwicklung in Beziehung zu der angestrebten Stelle und den dort geforderten Kompetenzen. Bilden Sie bei der Darstellung Ihres Werdegangs, z. B. Ihres Studienverlaufs, inhaltliche Schwerpunkte. Geben Sie Beispiele für Ihre Kompetenzen. Beschreiben Sie, was sie gemacht haben, geben Sie kleine Kostproben davon. Machen Sie sich vor den AC mit den in der Branche üblichen Schlüsselbegriffen und Schlagworten vertraut und setzen Sie diese in Ihrer Selbstpräsentation gezielt ein. Fassen Sie Ihre Qualifikationen am Schluss noch einmal zusammen. Arbeiten Sie vor dem AC eine Selbstpräsentation in unterschiedlichen Längen (Langfassung, Kurzfassung) aus und üben Sie sie ein. Die Körpersprache bei der Selbstpräsentation Körpersprache ist der Sammelbegriff für all die Signale die wir senden und empfangen über Blickkontakt Körperhaltung Gestik Mimik Stimme. Weder Männer noch Frauen sind sich in der Regel ihrer Körpersprache bewusst. Sie gestikulieren, stehen, sitzen wie sie es gelernt haben unreflektiert und rufen damit sehr unterschiedliche Wirkungen hervor. Cornelia Topf schreibt in ihrem Buch Körpersprache für freche Frauen: Männer mit unreflektierter Körpersprache wirken typischerweise eher stark, Frauen mit unbewusster Körpersprache wirken eher schwach. (S.35) Männer können sich bei öffentlichen Auftritten eine unreflektierte Körpersprache im Allgemeinen leisten, Frauen weniger. Haltung, Gestik, Mimik Studieren Sie keine Gesten ein, entwickeln Sie Ihre eigene Gestik, die zu Ihnen passt. Unterstreichen Sie Ihre Worte durch Gesten. Stehen Sie mit beiden Beinen fest auf dem Boden, nicht wippen, die Beine nicht umeinander schlingen. Sitzen Sie aufrecht mit guten Bodenkontakt, Ellenbogen möglichst auf den Tisch, nehmen Sie sich mit Ellenbogen und Händen Raum. Verdecken Sie Ihr Gesicht nicht mit den Händen 4
Wenn Sie zur Gattung der Tiger gehören, die beim Vortrag rastlos hin und her tigern, versuchen Sie sich vorzustellen, dass Ihre Füße Wurzeln schlagen, Bewegen Sie sich kontrolliert von einem Punkt zum anderen und schlagen sie dort erneut Wurzeln. Wenn Sie zur Gattung der Bäume gehören, die beim Vortrag wie festgewurzelt stehen, bauen Sie Abläufe in Ihre Präsentation ein, bei der Sie Ihren Standort wechseln müssen. Wenn sie ein Flipchart oder eine Pinnwand zur Visualisierung nutzen, zeigen Sie mit der Hand auf den Punkt über den Sie gerade sprechen. Der Blickkontakt Der Blickkontakt ist eine Brücke zu den Zuhörenden, über den Blickkontakt können Sie Ihr Publikum einbeziehen, aber auch ausschließen, wenn Sie Ihre ZuhörerInnen nicht ansehen. Blickkontakt wird als Signal der Wertschätzung empfunden. Verteilen Sie Blickkontakt also möglichst gerecht. Nehmen Sie Blickkontakt auf, bevor sie anfangen zu sprechen. Lassen Sie den Blick nicht ziellos schweifen, sondern blicken Sie die Zuhörenden direkt an. Beziehen Sie Ihren Blickkontakt auf unterschiedliche Personen, vermeiden Sie es, die Zuhörenden anzustarren. Beziehen Sie durch Ihren Blickkontakt alle Seiten eines Kreises von Zuhörenden mit ein. Wie sprechen? Kleben Sie mit dem Blick nicht an Ihrem Manuskript/ Ihren Notizen. Wenn Sie vom Manuskript ablesen, gucken Sie immer mal wieder hoch und in die Runde. Sprechen Sie laut und deutlich und nicht zu schnell. Machen Sie Pausen!! o Pause vor einem Wort erzeugt Spannung, Neugierde, o Pause nach einem Word gibt Ruhe zum Nachdenken. Formulieren Sie auf der Inhaltsebene klar und bestimmt, auf der Beziehungsebene freundlich und akzeptierend. Wie wecken Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörenden (Selbstpräsentation und Vortrag)? Der Beginn, die Eröffnung Beginnen Sie erst mit dem Vortrag, wenn alle im Raum ruhig sind. Das nennt man die Technik des verzögerten Beginns. Lenken Sie über Blickkontakt die Aufmerksamkeit der Anwesenden auf sich, warten Sie ein zwei Sekunden, atmen Sie ein, das beruhigt, und beginnen Sie erst dann zu sprechen. Tragen Sie Anfangs- und Schlusssätze immer mit Blickkontakt vor. Vermeiden Sie möglichst am Anfang Formulierungen, die o einen Zwang ausdrücken ( Ich soll Ihnen heute... Ich muss leider ), o eine Entschuldigung beinhalten ( Leider hatte ich heute nur wenig Zeit zur Vorbereitung, entschuldigen Sie deshalb... ) o eine Verkleinerung ( Ich möchte Ihnen nur ganz kurz einen kleinen Vortrag halten ) o ausdrücken Ihr Licht unter den Scheffel stellen (Meine Folien sind nicht sehr gut geworden, ich habe noch keine Erfahrung im Visualisieren). Beginnen Sie stattdessen lieber mit einem Signal positiver Energie: ( Ich freue mich... Ich bin gerne Ihrer Einladung gefolgt... Ich danke Ihnen für die Gelegenheit... ) 5
Begrüßung, Thema Finden Sie begrüßende Sätze, die Ihrem Anliegen und Ihrem persönlichen Stil entsprechen. Übernehmen Sie keine fremden Sätze und vermeiden Sie möglichst Floskeln (z.b. Ich freue mich, dass Sie so zahlreich erschienen sind. ) Denken Sie daran, über Ihre ersten Sätze bauen Sie eine Beziehung zu einer konkreten Gruppen von ZuhörerInnen in einem konkreten Kontext auf. Nennen Sie Ihr Thema zu Beginn Ihres Vortrags, auch wenn es im Programm ausgedruckt ist. Ohröffner Ein Ohröffner muss nicht sein, aber wenn Ihnen ein guter einfällt, wecken sie damit bestimmt das Interesse Ihrer Zuhörer und nehmen sie für sich ein. Ohröffner sollten kurz sein, zum Thema passen und aufhorchen lassen. Möglich ist z.b.: Ein kurzes persönliches Erlebnis Als ich heute morgen hierher fuhr Ein Zitat Eine Provokation Lernen ist eine Zumutung (als Ohröffner auf einer Tagung über Wissensmanagement) Eine Frage Ich werde oft gefragt, was ist eigentlich? Gibt es das überhaupt? Ein aktuelles Ereignis zum Thema Eine Anekdote Wortwahl und Gliederung Wenn Sie Fremdworte und Fachbegriffe benutzen, die nicht allen bekannt sind, übersetzen oder erklären Sie sie. Stellen Sie die Gliederungspunkte des Vortrags vor. Geben sie einen Überblick worüber Sie sprechen wollen. Das macht es den ZuhörerInnen leicht, Ihrer Argumentation zu folgen. Gliedern Sie durch rhetorische Fragen. Was bedeutet das jetzt für unser Thema? Wie können wir einen Ausweg aus diesem Dilemma finden?. Auch wenn Sie keine Antwort erwarten, lassen Sie Ihren ZuhörerInnen einen Moment Zeit zum Nachdenken, bevor Sie weiter sprechen. Bringen Sie Beispiele und eigene Erfahrungen ein. Beispiele stellen den Bezug zur Praxis her, sie können ruhig detailliert beschrieben werden. Sie machen Ihren Vortrag farbig und lassen Ihre ZuhörerInnen aufhorchen. Sie können auch die Erfahrungen, Erwartungen und Befürchtungen der Zuhörenden einbeziehen ( Sie kennen möglicherweise dieses Thema aus eigener Anschauung Vielleicht sind sie an diesem Punkt gleicher Meinung/ anderer Meinung. ) Verlieren Sie Ihren Humor nicht! Beenden Sie den Vortrag mit einem kurzen, konkreten Appell (wenn s passt). 6
Ausgewählte Literatur Gante, Karin, Ein starker Auftritt. Schnelle Selbsthilfe für Frauen, die überzeugen wollen, Kreuzlingen/ München 2002 Hugendubel Verlag Hartmann, Martin u. a., Präsentieren. Präsentationen: zielgerichtet und adressatenorientiert, Weinheim und Basel, 1998 (4. üb. Aufl.) Belz Verlag Püttjer, Christian & Schnierda, Uwe, Assessment-Center-Training für Hochschulabsolventen, Ffm und New York, 2006 (4. üb. Aufl.) Campus Verlag Püttjer, Christian & Schnierda, Uwe, Das überzeugende Bewerbungsgespräch für Hochschulabsolventen, Ffm 2006 und New York (6. üb. Aufl.) Campus Verlag Schilling, Gert, Angewandte Rhetorik und Präsentationstechnik. Der Praxisleitfaden für Vortrag und Präsentation, Berlin 2000 Schilling Verlag Topf, Cornelia, Körpersprache für freche Frauen. Sicher und selbstbewusst auftreten im Beruf, Ffm 2004 Redline Wirtschaft Ueberreuter 7