Hessischer Städtetag Verband der kreisfreien und kreisangehöriger Städte in Hessen Unser Zeichen: 022.10/962.11 Ri/In Durchwahl: (0611) 1702-21 E-Mail: risch@hess-staedtetag.de Magistrate der Mitgliedstädte Datum: 18.06.2013 Rundschreiben 325-2013 - Büros der Gremien - - Personalämter - Hauptämter - Steuerrecht für Stadtverordnete In diesem Rundschreiben stellen wir die einkommenssteuerliche und umsatzsteuerliche Behandlung von Aufwandsentschädigungen kurz dar. Wie beim Ehrenamtstärkungsgesetz sollen auch für kommunale Ehrenämter künftig höhere Freibeträge gelten. Dies wirkt sich für Gremienmitglieder in Städten mit weniger als 50.000 Einwohnern aus. Sehr geehrte Damen und Herren, wer ehrenamtlich Tätig ist, erhält typischerweise eine Aufwandsentschädigung. Bei dieser stellt sich wie bei jeder anderen Zahlung die Frage, wie diese zu versteuern ist. Wir möchten daher die aktuelle Rechtslage zusammenfassend darstellen. 1. Einkommensteuer Die einkommenssteuerliche Behandlung der Entschädigung nach 27 HGO und weiterer Aufwandsentschädigungen ergibt sich aus der Gesamtbetrachtung von Bundes- und Landesrecht. Durch die Lohnsteuerrichtlinien des Bundes wird ein allgemeiner Freibetrag für ehrenamtlich Tätige definiert, der in jedem Fall steuerfrei bleibt. Dieser Freibetrag betrug 175 Euro im Monat bzw. 2.100 Euro im Jahr und wurde durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz auf 200 Euro im Monat bzw. 2.400 Euro im Jahr angehoben. Diese Grenzwerte können vom Land Hessen zusätzlich an die Verhältnisse vor Ort angepasst werden. Das Land Hessen hat von dieser Möglichkeit Gebrauch durch Erlass des HMdF gemacht und zuletzt im Staatsanzeiger vom 20.7.2013, S. 1654 (Magistrate und Kreisausschüsse) bzw. auf S. 1655 (Stadtverordnetenversammlungen) eine eigenständige Regelung veröffentlicht, die für größere Städte deutlich höherer Sätze vorsieht. Nunmehr hat sich die Situation ergeben, dass das Ehrenamtsstärkungsgesetz die Pauschalen allgemein angehoben hat. Diese Anhebung kommt aber den Personen, die für Kommunen ehrenamtlich tätig sind nicht zugute. Dies wirkt sich bei Kommunen mit 65189 Wiesbaden Telefon: (0611) 1702-0 E-Mail: posteingang@hess-staedtetag.de Bank: Nassauische Sparkasse Wiesbaden Frankfurter Straße 2 Telefax: (0611) 1702-17 Internet: http://www.hess-staedtetag.de (BLZ 510 500 15) Kto. Nr. 100 072 777
- 2 - weniger als 50.000 Einwohnern aus. Bei Kommunen mit mehr Einwohnern gelten ohnehin die höheren Werte gemäß den Erlassen des HMdF. Aus diesem haben sich die kommunalen Spitzenverbände auf Bundesebene an das Bundesministerium der Finanzen gewandt und um eine Angleichung der Ausführungen in R 3.12 Abs. 3 der Lohnsteuerrichtlinien gebeten. Das Schreiben des Deutschen Städteund Gemeindebundes fügen wir exemplarisch bei (Anlage 1). Nunmehr haben uns die kommunalen Spitzenverbände auf Bundesebene mitgeteilt, dass das BMF dem Vorschlag zustimmt. Die notwendige Zustimmung des Bundesrates gilt als gesichert, da die Länder dem Vorschlag inhaltlich zustimmen. Dies ist auch deswegen möglich, weil die mit der Anhebung der Freibeträge verbundenen Ertragsausfälle gering sind. Die Anhebung der Freibeträge durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz sorgt bei Bund, Ländern und Kommunen für Einnahmeausfälle von bundesweit nur 5 Millionen Euro jährlich. Daher ist zu vermuten, dass die Kosten einer Anpassung für die kommunalen Ehrenämter deutlich geringer sind. Sollte eine Anpassung der Lohnsteuerrichtlinie erfolgen, ist mit einer Änderung der Erlasse des HMdF zu rechnen. Ergänzend weisen wir auf unser Rundschreiben RS-148-2013 vom 18.3.2013 zu den Mitteilungspflichten nach MitteilungsVO hin. In welchem Umfang tatsächlich eine Besteuerung stattfindet, hängt von den Einkommensverhältnissen der konkreten Person ab. Insbesondere, wenn weitere Ehrenämter für die eine Aufwandsentschädigung gezahlt wird hinzukommen, kann es sein, dass die Freibeträge ausgeschöpft sind. Dieses Rundschreiben kann daher eine Steuerberatung im Einzelfall nicht ersetzen. 2. Umsatzsteuerrecht Nach 4 Nr. 26 UStG ist die ehrenamtliche Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit, wenn sie für juristische Personen des öffentlichen Rechts ausgeübt wird ( 4 Nr. 26 lit. a UStG) oder wenn das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis besteht ( 4 Nr. 26 lit. b UStG). Mit BMF-Schreiben vom 2. Januar 2012 wollte das BMF eigentlich eine Klarstellung hinsichtlich der Angemessenheit von Aufwandsentschädigungen im Rahmen ehrenamtlicher Tätigkeiten nach 4 Nr. 26 lit. b UStG erreichen. Doch mit dem Schreiben stieß die Finanzverwaltung aufgrund der darin formulierten Dokumentationspflichten, Vergütungshöchstgrenzen als auch der generellen Ablehnung der Umsatzsteuerbefreiung bei Zahlung pauschaler Vergütungsleistungen auf heftige Kritik. Über dieses Schreiben hatten wir im Rundschreiben RS-454-2012 vom 2.10.2012 berichtet. Nunmehr hat das BMF das angekündigte, überarbeitete Schreiben vorgelegt (Anlage 2). Darin ist u. a. geregelt, dass bei der Ermittlung der Jahresgesamtgrenze von 17.500 Euro (angelehnt an die Kleinunternehmerregelung in 19 UStG) auf die tatsächliche Höhe der Aufwandsentschädigung im Vorjahr sowie die voraussichtliche Höhe der Aufwandsentschädigung im laufenden Jahr abzustellen ist. Die Jahresgesamtgrenze bezieht sich auf die Vergütung für die gesamten ehrenamtlichen Tätigkeiten i. S. des 4 Nr. 26 lit. b UStG. Bei der Berechnung der Betragsgrenzen bleibt ein echter
- 3 - Auslagenersatz - beispielhaft aufgeführt werden hier u. a. ein Fahrtkostenersatz und Verpflegungsmehraufwendungen - unberücksichtigt. Auch pauschale Vergütungen werden nicht mehr generell von der Steuerbefreiung ausgeschlossen. In den Verträgen etc., die eine pauschale Aufwandsentschädigung vorsehen, muss aber festgehalten werden, dass der ehrenamtlich Tätige durchschnittlich eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Woche/Monat/Jahr tätig ist. Dabei dürfen die entsprechenden Betragsgrenzen nicht überschritten werden. Die Grundsätze dieses Schreibens sind für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2012 ausgeführt werden, anzuwenden. Im Hinblick auf pauschal gewährte Vergütungen ist es ausreichend, wenn der Vertrag die Satzung oder der Beschluss. bis zum 31. März 2014 entsprechend angepasst wird. Zu den notwendigen Anpassungen wird es ein ergänzendes Rundschreiben geben. Für Rückfragen stehen wir selbstverständlich gern zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen gez. Dr. Ben Michael Risch Referatsleiter Anlagen
Postanschrift Berlin: Bundesministeriu m der Finanzen, 11016 Berlin POSTANSCHRIFT Bundesministerium der Finanzen, 11016 Berlin Nur per E-Mail Oberste Finanzbehörden der Länder HAUSANSCHRIFT TEL FAX Dr. Günter Hofmann, MDg Unterabteilungsleiter IV D Wilhelmstraße 97, 10117 Berlin +49 (0) 30 18 682-1012 +49 (0) 30 18 682-881012 E-MAIL IVD3@bmf.bund.de DATUM 27. März 2013 E-Mail-Verteiler U 2 - BETREFF Umsatzsteuerbefreiung nach 4 Nummer 26 Buchstabe b Umsatzsteuergesetz (UStG); Angemessene Entschädigung für Zeitversäumnis GZ IV D 3 - S 7185/09/10001-04 DOK 2013/0281174 (bei Antwort bitte GZ und DOK angeben) Nach 4 Nummer 26 UStG ist die ehrenamtliche Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit, wenn sie für juristische Personen des öffentlichen Rechts ausgeübt wird ( 4 Nummer 26 Buchstabe a UStG) oder wenn das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis besteht ( 4 Nummer 26 Buchstabe b UStG). Zu den ehrenamtlichen Tätigkeiten gehören nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) alle Tätigkeiten, die in einem anderen Gesetz als dem UStG ausdrücklich als solche genannt werden, die man im allgemeinen Sprachgebrauch herkömmlicher Weise als ehrenamtlich bezeichnet oder die vom materiellen Begriff der Ehrenamtlichkeit umfasst werden; dieser setzt das Fehlen eines eigennützigen Erwerbsstrebens, die fehlende Hauptberuflichkeit und den Einsatz für eine fremdnützig bestimmte Einrichtung voraus (BFH-Urteil vom 14. Mai 2008, XI R 70/07, BStBl II S. 912, zuletzt BFH-Urteil vom 20. August 2009, V R 32/08, BStBl 2010 II S. 88). Liegt ein eigennütziges Erwerbsstreben oder eine Hauptberuflichkeit vor bzw. wird der Einsatz nicht für eine fremdnützig bestimmte Einrichtung erbracht, kann unabhängig von der Höhe der Entschädigung nicht von einer ehrenamtlichen Tätigkeit ausgegangen werden. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Zeitaufwand der Tätigkeit auf eine hauptberufliche Teilzeit- oder sogar Vollzeitbeschäftigung hindeutet. Mit BMF-Schreiben vom 2. Januar 2012 - IV D 3 - S 7185/09/10001 (2011/1016375), BStBl I S. 59, wurden im Interesse einer Erleichterung für die Praxis durch die Einführung von Betragsgrenzen Anhaltspunkte vorgegeben, bis zu welcher Höhe nach Ansicht der www.bundesfinanzministerium.de
Seite 2 Finanzverwaltung im Sinne des 4 Nummer 26 Buchstabe b UStG von einem noch angemessenen Entgelt bei einer ehrenamtlichen Tätigkeit ausgegangen werden kann, bei dem im Ergebnis die Steuerbefreiung zur Anwendung kommt. Damit ist für die Betroffenen insoweit Rechtssicherheit gegeben. Da es sich bei den genannten Grenzen um so genannte Nichtbeanstandungsgrenzen handelt, bis zu deren Höhe seitens der Finanzverwaltung grundsätzlich auf eine Angemessenheitsprüfung der Entschädigungen verzichtet wird, ist die Möglichkeit der Einzelfallüberprüfung für Beträge, die über diese Grenzen hinaus gehen, nach wie vor gegeben. Die Frage nach der Angemessenheit der Entschädigung für Zeitversäumnis ist hierbei an dem vom BFH ausgelegten Begriff des Ehrenamt in 4 Nummer 26 Buchstabe b UStG auszurichten und nicht nach dem Marktwert der jeweiligen Leistung. Der ehrenamtlich Tätige hat keinen Anspruch auf eine Bezahlung, sondern allenfalls auf eine Entschädigung besonderer Art, die einen angemessenen Ausgleich zwischen den öffentlichen und den beruflich-privaten Interessen schaffen soll. Nach dem Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder wird daher Abschnitt 4.26.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses vom 1. Oktober 2010 (BStBl I S. 846), der zuletzt durch das BMF-Schreiben vom 26. März 2013 - IV D 2 - S 7127/07/10002:010 (2013/0286981), BStBl I S. XXX, geändert worden ist, wie folgt geändert: 1. In Absatz 1 werden nach Satz 5 die folgenden neuen Sätze 6 bis 8 angefügt: 6 Liegt ein eigennütziges Erwerbsstreben oder eine Hauptberuflichkeit vor bzw. wird der Einsatz nicht für eine fremdnützig bestimmte Einrichtung erbracht, kann unabhängig von der Höhe der Entschädigung nicht von einer ehrenamtlichen Tätigkeit ausgegangen werden. 7 Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Zeitaufwand der Tätigkeit auf eine hauptberufliche Teilzeit- oder sogar Vollzeitbeschäftigung hindeutet. 8 Ein Entgelt, das nicht lediglich im Sinne einer Entschädigung für Zeitversäumnis oder eines Verdienstausfalls gezahlt wird, sondern sich an der Qualifikation des Tätigen und seiner Leistung orientiert, steht dem Begriff der ehrenamtlichen Tätigkeit entgegen. 2. In Absatz 4 werden die bisherigen Sätze 2 bis 4 durch die folgenden Sätze 2 bis 5 ersetzt: 2 Was als angemessene Entschädigung für Zeitversäumnis anzusehen ist, muss nach den Verhältnissen des Einzelfalls beurteilt werden; dabei ist eine Entschädigung in Höhe bis zu 50 je Tätigkeitsstunde regelmäßig als angemessen anzusehen, sofern die Vergütung für die gesamten ehrenamtlichen Tätigkeiten im Sinne des 4 Nummer 26 Buchstabe b UStG den Betrag von 17 500 im Jahr nicht übersteigt. 3 Zur Ermittlung der Grenze von 17 500 ist auf die tatsächliche Höhe der Aufwandsentschädigung im Vorjahr sowie die voraussichtliche Höhe der Aufwandsentschädigung im laufenden Jahr abzustellen. 4 Ein (echter) Auslagenersatz, der für die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwendungen der ehrenamtlichen Tätigkeit vergütet wird, bleibt bei der Berechnung der Betragsgrenzen unberücksichtigt. 5 Als Auslagenersatz im Sinne des Satzes 4 werden beispielsweise auch ein Fahrtkostenersatz nach den pauschalen Kilometersätzen oder auch Verpflegungsmehraufwendungen anerkannt, sofern sie lohnsteuerlich ihrer Höhe nach als Reisekosten angesetzt werden könnten (vgl. R 9.4 Absatz 1 LStR 2011). 3. Nach Absatz 4 wird folgender neuer Absatz 5 angefügt: (5) 1 Eine vom tatsächlichen Zeitaufwand unabhängige z. B. laufend gezahlte pauschale bzw. monatliche oder jährlich laufend gezahlte pauschale Vergütung sowie ein gesondert gezahltes Urlaubs-, Weihnachts- bzw. Krankheitsgeld stehen dem Charakter einer Entschädigung für Zeitversäumnis entgegen und führen zur Nichtanwendbarkeit der Befreiungsvorschrift mit der Folge, dass sämtliche für diese Tätigkeit gezahlten Vergütungen - auch soweit sie daneben in Auslagenersatz oder einer Entschädigung für Zeitaufwand bestehen - der Umsatzsteuer unterliegen. 2 Dies gilt für eine pauschal gezahlte Aufwandsentschädigung nicht, wenn der Vertrag, die Satzung oder der Beschluss eines laut Satzung
Seite 3 hierzu befugten Gremiums zwar eine Pauschale vorsieht, aber zugleich festgehalten ist, dass der ehrenamtlich Tätige durchschnittlich eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Woche/Monat/Jahr für die fremdnützig bestimmte Einrichtung tätig ist und die in Absatz 4 genannten Betragsgrenzen nicht überschritten werden. 3 Der tatsächliche Zeitaufwand ist glaubhaft zu machen. 4 Aus Vereinfachungsgründen kann die Steuerbefreiung auch ohne weitere Prüfung gewährt werden, wenn der Jahresgesamtbetrag der Entschädigungen den Freibetrag nach 3 Nummer 26 EStG nicht übersteigt. 5 In diesen Fällen bedarf es lediglich der Angabe der Tätigkeiten und zur Höhe der dabei enthaltenen Entschädigungen. Beispiel 1: 1 Ein ehrenamtlich Tätiger, der für seine Ehrenamtstätigkeit (1 Stunde / Woche) eine pauschale Entschädigung für Zeitversäumnis in Höhe von 120 monatlich und zusätzlich für eine weitere ehrenamtliche Tätigkeit (ca. 20 Stunden / Jahr) eine jährliche Entschädigung für Zeitversäumnis in Höhe von 500 erhält, kann die Steuerbefreiung gemäß 4 Nummer 26 Buchstabe b UStG - auch ohne zusätzliche Nachweise - in Anspruch nehmen, da der Jahresgesamtbetrag seiner Entschädigungen (1 940 ) den Freibetrag nach 3 Nummer 26 EStG nicht übersteigt. 2 Ein daneben gezahlter Auslagenersatz für tatsächlich entstandene Aufwendungen bleibt bei der Berechnung der Betragsgrenzen unberücksichtigt. Beispiel 2: 1 Ein ehrenamtlich Tätiger, der für seine ehrenamtliche Tätigkeit (7 Stunden / Woche) eine pauschale monatliche Entschädigung für Zeitversäumnis in Höhe von 1 200 erhält und in acht Wochen im Jahr seine Tätigkeit auf Grund Urlaub / Krankheit nicht ausübt, hat einen durchschnittlichen Stundensatz in Höhe von rund 46 (44 Wochen je 7 Stunden, Gesamtvergütung 14 400 ). 2 Eine weitere ehrenamtliche Tätigkeit wird durch ihn nicht ausgeübt. 3 Die Steuerbefreiung kann gewährt werden, da die Vergütung nicht mehr als 50 je Tätigkeitsstunde beträgt und die Grenze von 17 500 nicht übersteigt. Die Grundsätze dieses Schreibens sind auf Umsätze anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2012 ausgeführt werden. Für die Anwendung von Abschnitt 4.26.1 Absatz 5 Satz 2 UStAE ist es ausreichend, wenn der Vertrag, die Satzung oder der Beschluss bis zum 31. März 2014 entsprechend angepasst wird. Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht. Es steht ab sofort für eine Übergangszeit auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen (http://www.bundesfinanzministerium.de) unter der Rubrik Themen - Steuern - Steuerarten - Umsatzsteuer - Umsatzsteuer-Anwendungserlass zum Herunterladen bereit. Im Auftrag Dr. Hofmann Dieses Dokument wurde elektronisch versandt und ist nur im Entwurf gezeichnet.