Jörg Rasch Testweg 11 12345 Berlin Frau Sarah Hermann Testweg 11 12345 Berlin 2 Jörg Rasch Testweg 11 12345 Berlin 1 Berlin, 21.09.2010 3 Nebenkostenabrechnung 2009 Sehr geehrte Frau Hermann, anbei erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2009. Abrechnung Testweg 11 12345 Berlin (Einliegerwohnung) Ihre Gesamtkosten 4 Ihre Vorauszahlungen Betrag Nebenkosten 01.01.2009-31.12.2009 670,51 600,00 Nachzahlung 70,51 Heizkosten 01.01.2009-31.12.2009 971,68 1.000,00 Guthaben 28,32 Gesamt Nachzahlung 42,19 Mit freundlichen Grüßen Jörg Rasch
Nachzahl ung 70, 51
S e i t e 3 Heizkostenabrechnung (01.01.2009 31.12.2009) Brennstofflager: Leichtes Heizöl 16 Datum Beschreibung Menge / Liter Betrag 01.01.2009 Anfangsbestand 5.000,00 Liter 0,50 2.500,00 01.01.2009 Einkauf 1.900,00 Liter 0,79 1.500,00 Summe 6.900,00 Liter 4.000,00 Abzgl. Restbestand am 31.12.2009 (s.u.) 1.500,00 Liter 1.184,21 Verbrauch 5.400,00 Liter 2.815,79 Restbestand am 31.12.2009 Menge / Liter Betrag 1.500,00 Liter 0,79 1.184,21 1.500,00 Liter 1.184,21 16 Ermittlung der Gesamtkosten 17 Datum Beschreibung Kostenart Betrag Brennstoffverbrauch Brennstoffkosten 2.815,79 01.01.2009 Schornsteinfeger Sonstige Kosten 150,00 Gesamtkosten 2.965,79 davon 30,00 % Grundkosten 70,00 % Verbrauchskosten 889,74 2.076,05 18 Ihre Abrechnung Kostenart Betrag verteilt nach Gesamt Ihr Anteil Tage Ihr Kostenanteil Grundkosten 889,74 Wohnfläche 270,00 150,00 365 von 365 494,30 Verbrauchskosten 2.076,05 Verbrauch 448,02 103,02 365 von 365 477,38 Ihre Gesamtkosten Ihre Heizkosten-Vorauszahlungen 971,68 1.000,00 Guthaben 28,32
S e i t e 4 Erläuterungen zur Muster-Abrechnung Grundsätzlich gibt es keine Vorschriften, wie eine Nebenkostenabrechnung auszusehen hat. Es gibt lediglich eine Reihe von inhaltlichen Vorgaben, die Sie beachten sollten, um unnötigen Ärger mit dem Mieter zu vermeiden. Als Grundsatz für die Betriebskostenabrechnung gilt: So genau wie nötig! Nach einer Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts muss die Abrechnung für den Mieter verständlich, gedanklich nachvollziehbar und rechnerisch nachvollziehbar sein. Nr. Erklärung 1 Absender: Hier muss Ihre komplette Anschrift stehen. 2 Empfänger: Richten Sie die Abrechnung an den oder die Mieter, der oder die den Mietvertrag unterzeichnet haben. 3 Erstellungsdatum der Abrechnung. Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter vorgelegt werden. Das Erstellungsdatum muss also vor Ende der 12- Monatsfrist liegen, ansonsten ist der Mieter nicht mehr verpflichtet eine evtl. Nachzahlung zu begleichen. 4 Angabe der Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht. Es sollte die vollständige Anschrift sowie eine Bezeichnung der Wohnung (z.b. OG rechts oder Einliegerwohnung) angegeben werden. 5 Der Zeitraum, auf den sich die Abrechnung bezieht, muss für den Mieter deutlich zu erkennen sein. m Normalfall beläuft sich der Abrechnungszeitraum auf ein Jahr. Längere Zeiträume lässt das BGB auch nicht zu. Es können aber auch kürzere Zeiträume möglich sein (etwa, wenn Sie das Haus z.b. erst Mitte des Jahres erworben haben). 6 Angabe der Kostenart. Sie können nur diejenigen Nebenkosten auf den Mieter umlegen, die im Mietvertrag vereinbart sind. Zulässige umlagefähigen Kosten sind z.b. : Grundsteuer, Wasserversorgung, Aufzugskosten, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, TV-/Kabelanschluss 7 Die Höhe der gesamten Kosten in der jeweiligen Kostenart.
S e i t e 5 8 Angaben zum Verteilungsschlüssel, mit dem die Kostenart auf den Mieter umgelegt wird. Auch hier muss der im Mietvertrag vereinbarte Umlageschlüssel verwendet werden. Typische Verteilungsschlüssel sind z.b. Wohnfläche, Personentage oder Anzahl der Wohnungen. Auch verbrauchsmäßige Umlageschlüssel (z.b. Wasseruhren) sind möglich. 9 Die Gesamtsumme des jeweiligen Umlageschlüssels (Summe aller Anteile). 10 Den Anteil des Mieters am gewählten Umlageschlüssel. 11 Miet-Zeitraum: Hat ein Mieter nicht den gesamten Abrechnungszeitraum in der Wohnung gewohnt (z.b. weil er unterjährig eingezogen ist), dürfen ihm die Kosten nur zeitanteilig angerechnet werden (außer bei verbrauchsabhängigen Kosten). 12 Anhand der Formel Gesamtkosten der Kostenart geteilt durch Gesamtsumme Umlageschlüssel mal Anteil des Mieters am Umlageschlüssel geteilt durch Anzahl der Tage des Abrechnungszeitraums mal Anzahl der Tage des Mietzeitraums ergibt sich der vom Mieter zu tragende Kostenanteil. 13 Die Gesamtkosten, die auf einen Mieter entfallen, werden mit den von diesem Mieter geleisteten Vorauszahlungen verrechnet. Daraus ergibt sich entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung für diesen Mieter. 14 15 Die Abrechnung muss jederzeit für den Mieter nachvollziehbar sein. Beim Umlageschlüssel Personentage erfolgt daher eine genaue Berechnung des Gesamt- und Anteilswertes. Heizkostenabrechnung Wer seine Heizkostenabrechnung nicht über einen externen Anbieter erledigt, der muss auch hier alles genau aufschlüsseln damit der Mieter den Überblick behält und alle Berechnungen nachvollziehen kann. 16 Bei lagerfähigen Brennstoffen (z.b. Heizöl) müssen der Anfangs- und Endbestand mit den genauen Teilmengen und -preisen angegeben werden. 17 Neben den Kosten für den Brennstoff gehören auch alle sonstigen Kosten der Heizungsanlage (wie z.b. die Wartung oder die Kosten für die Abgasmessung) in die Heizkostenabrechnung 18 Nach 6 der Heizkostenverordnung sind die warmen Betriebskosten zu mindestens 50 und maximal 70 % nach dem entsprechenden Verbrauch des Mieters umzulegen (Verbrauchskosten). Der restliche Anteil (also 30-50 %) sind als sogenannte Grundkosten nach der Wohn- oder Heizfläche umzulegen.