1 Grundsätze und Verfahren der Mittelverteilung an der Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Frankfurt am Main Stand: Beschlüsse der AG Finanzen und Struktur vom 1.7.03 21.7.03 Gliederung: 1. Präambel 2. Zielsetzungen 3. Organisation der Budgetierung 3.1. Jährliche Finanzplanung 3.2. Zielvereinbarungen 3.3. Festlegung des Vorab 3.4. Festlegung des Budget des Präsidiums 3.5. Einnahmen 4. Verteilungskriterien für das dezentrale Budget 5. Einführung und Evaluation
2 1. Präambel Der Senat der Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Frankfurt am Main hat am 14.8.2002 auf Vorschlag des Präsidiums eine Arbeitsgruppe mit dem Arbeitsauftrag eingerichtet, ein Modell für eine interne Mittelverteilung unter Berücksichtigung des Budgetierungsmodells des Landes zu erarbeiten, sowie weitere strukturelle Fragen wie die Verbesserung der Datenlage innerhalb der Hochschule, die Verständigung über die Studierendenzahl und die Entwicklung von Planungsinstrumenten für eine Quotierung der Zulassung und die Erteilung von Lehraufträgen zu berücksichtigen. Der Arbeitsgruppe Finanzautonomie und Hochschulstruktur gehörten die folgenden Mitglieder an: Herr Neuvians, Geschäftsführender Präsident Frau Gartner, Kanzlerin Herr Prof. Wachowski, Dekan FB 1 Herr Prof. Glaßner, ehemaliger Dekan FB 2 Herr Prof. Dr. Hollmann, ehemaliger Dekan FB 3 Herr Prof. Müller Hornbach, Dekan FB 2 Herr Prof. Tamchina, Dekan FB 3 Herr Eitz, FB - Referent 1 Herr Rosenberger, FB - Referent 2 Frau Ehrenpfordt, FB - Referentin 3 Herr Fecher, Leiter Abteilung Finanzen Herr Gerhardt, Leiter Studentensekretariat Die Arbeitsgruppe wurde unterstützt von Herrn Yorck Hener für das CHE Centrum für Hochschulentwicklung.. Die Arbeitsgruppe hat sich seit September 2002 intensiv mit den Einzelheiten des Landesmodells befasst und auf dieser Grundlage zugleich Vorgaben und Besonderheiten einer hochschulinternen Mittelverteilung erörtert. Seit dem Haushaltsjahr 2001 ist die kamerale Haushaltsführung der Hochschulen des Landes Hessen durch ein kaufmännisches Rechnungswesen abgelöst. Während der Finanzplan die Investitionen des Wirtschaftsjahres enthält, können die im Erfolgsplan aufgeführten Personalund Sachmittel grundsätzlich frei und flexibel von der Hochschule eingesetzt werden. Grenzen der Flexibilität werden von rechtlichen und faktischen Verpflichtungen gezogen. So sind die weit überwiegenden Mittel (zwischen 70 und 80%) durch die laufenden Personalkosten gebunden. Einen hohen Anteil belegen in diesem Zusammenhang auch die Kosten des Bauunterhalts und der Abschreibungen für Investitionen. Der Umfang der Mittel für eine neue Disposition ist daher relativ gering, im Vergleich zu den gesamten finanziellen Aufwendungen. Für die Hochschule ist es eine besondere Herausforderung, diese geringen Spielräume optimal zu nutzen. Das Land Hessen hat ab dem das Haushaltsjahr 2003 die Budgetierung der Hochschulen auf eine auf Indikatoren bezogene Mittelverteilung umgestellt. Im Jahr 2003 übersteigt das Hochschulbudget der HfMDK die Summe des Vorjahres. Mit der Festlegung der Bestandteile des Landesmodells - Grundbudget, Erfolgsbudget und Innovationsbudget - wird es für die Hochschule in den Folgejahren besonders wichtig, den Parametern des Landesmodells entsprechend die Finanzzuweisung des Landes zu erhöhen und diese Mittel effektiv einzusetzen. Dazu dient auch die interne Mittelverteilung.
3 2. Zielsetzungen Struktur- und Entwicklungsplan: Im März 2000 hat die Hochschule einen Struktur- und Entwicklungsplan beschlossen. Die Fortschreibungen des Hochschulstruktur- und Entwicklungsplans sollen auch durch die interne Budgetierung unterstützt werden. Dezentrale Verantwortung: Aufgabe und Finanzverantwortung gehören in einer Organisation so eng wie möglich zusammen. Daher ist es zweckmäßig, die Finanzierung der Kernaufgaben des Studiums den drei Fachbereichen zu übertragen. Präsidium und Senat haben die zentrale Aufgabe und Verantwortung für Struktur- und Entwicklungsplanung der ganzen Hochschule. Dafür sind zentrale Mittel erforderlich. Steigerung der Landesmittel: Im Landesbudget für 2003 sind für die HfMDK im Grundbudget 610 Studierende in der RSZ einbezogen. Mit diesem Ansatz werden etwa 10,3 Mill. oder 98 % der Mittel der Hochschule aufgebracht. Aus dem Erfolgsbudget erhält die Hochschule weitere 213 Tsd., davon 42.500 von Drittmitteln. Das interne Budgetierungsverfahren soll dazu beitragen, sowohl das Grundbudget als auch das Erfolgsbudget zu steigern. Förderung von Erfolg und Leistung: Das Landesmodell folgt der Philosophie, nicht mehr die Aufgabe selbst, sondern die Prozesse und Ergebnisse der Kernaufgaben von Hochschulen zu fördern. Die HfMDK will mit der internen Mittelverteilung Anreize geben, besondere Leistungen zu fördern. Effizienter und wirtschaftlicher Mitteleinsatz: Angesichts relativ geringer Spielräume innerhalb der Hochschulfinanzierung ist der effektive Einsatz der Mittel besonders wichtig. Diese soll durch dezentrale Entscheidungskompetenz bei den Fachbereichen, flexiblen Mitteleinsatz durch die Budgethoheit und Kostentransparenz mit Unterstützung der Verwaltung erhöht werden. Transparenz der Finanzen: Eine hohe Transparenz der Ausgaben und Kosten wird mit der eingesetzten Datenverarbeitung für das Rechnungswesen ermöglicht und soll im Rahmen der internen Mittelverteilung von den Verantwortungsträgern für ihre Entscheidungen genutzt werden. Für die Mittelverteilung ist daher auch ein internes und ein externes Berichtswesen notwendig. 3. Organisation der Budgetierung 3.1. Jährliche Finanzplanung Die Finanzplanung soll jährlich vor Beginn des Wirtschaftsjahres und der Mittelverteilung in Abstimmung zwischen Präsidium und den Fachbereichen sowie der Zentralen Verwaltung/Zentrale Einrichtungen erfolgen. 3.2.: Festlegung des Vorab
4 Die Festlegung fixer Budgetanteile aufgrund zwingender Vorgaben (Vorabs) werden nach Maßgabe der Ausgaben des Vorjahres und der vorhersehbaren Veränderungen als Festbeträge in das Gesamtbudget eingestellt. Diese zentralen Vorabs werden u.a. gebildet für die Aufwendungen der Kostenbereiche - Gebundene Personalkosten in den Budgets der Fachbereiche - Betriebskosten, Bauunterhaltung (Energie, Reinigung, u.ä.), - Wartung und Stimmen der Instrumente - Investitionen - Verwaltung, weitere zentrale Dienstleistungen 3.3: Festlegung des Budgets des Präsidiums Das Budget des Präsidiums besteht aus einem Festbetrag (zentraler Pool) und einem festen Anteil (20%) an den dispositiven Mitteln. Der zentrale Pool der Hochschulleitung dient der Rücklage für unvorhergesehene Aufwendungen und der Innovationsförderung. Über die Verwendung entscheidet das Präsidium. Der Anteil des Präsidiums an den dispositiven Mitteln dient der Strukturveränderung und der Leistungsförderung in den Fachbereichen. 3.4: Einnahmen Einnahmen stehen grundsätzlich der Hochschulleitung zur Verfügung. Einnahmen aufgrund besonderer Leistungen der Fachbereiche sollen dem Budget der Fachbereiche zugerechnet werden. Die Festlegung erfolgt durch Zielvereinbarungen. 3.5: Zielvereinbarungen In Zielvereinbarungen zwischen der Hochschulleitung und den Fachbereichen werden die Rahmenbedingungen für die Budgethoheit der Fachbereiche und die strukturellen Zielvorstellungen des Fachbereichs festgelegt. Über die Zielvereinbarungen wird ein Teil des Budgets der Fachbereiche zugewiesen. Die Mittel dafür werden aus dem Budget des Präsidiums (siehe 3.3.) entnommen.. 4. Verteilungskriterien des dezentralen Budgets In Übereinstimmung mit dem Landesmodell wird die Zahl von grundständig Studierenden in der Regelstudienzeit die budgetrelevante Größe. Um auch Aufbau - Studiengänge in die interne Finanzierung einzubeziehen, werden sie beteiligt. Die Studierenden in Aufbaustudiengängen sollen als Studienäquivalent hinzugerechnet werden (ein Student grundständig in der RSZ entspricht 0,4 Aufbaustudierenden). Als Datum dieses Parameters wird der letzte Stichtag der Einschreibungen (Studentenstatistik) vor Beginn des neuen Wirtschaftsjahres festgelegt. Damit wird verdeutlicht, dass in der HFMDK die Ausbildung mit Abstand wichtigster Bereich der Hochschulaufgaben ist. Für das Jahr 2004 wird auf der Grundlage der Ist Kosten des Wirtschaftsjahres 2002 und seiner Fortschreibung in 2003 unter Berücksichtigung des Haushaltsansatzes für 2004 der Gesamtbetrag der dispositiven Kosten der Fachbereiche ermittelt. Diese Verteilung der
5 dispositiven Kosten auf die Fachbereiche in Relation zu den eingeschriebenen Studierenden in der Regelstudienzeit wird durch Gewichtungsfaktoren festgeschrieben. Die reale Verteilung der dispositiven Mittel auf die Fachbereiche werden durch den Gewichtungsfaktor Studierende festgelegt und fortgeschrieben. Der Gewichtungsfaktor ist der rechnerische Ausdruck der Kosten pro Student in der Regelstudienzeit in den Fachbereichen, bezogen auf die dispositiven Kosten. Mit Hilfe des Gewichtungsfaktors können die Gesamtbudgets kostengerecht auf die Fachbereiche verteilt werden. Die Höhe des Fachbereichsbudgets wird ermittelt, indem das Gesamtbudget der Hochschule vermindert wird um die zentralen Vorabs und die Mittel des Präsidiums für den zentralen Pool. Von den verbleibenden Mitteln werden 20% zugunsten des Budget des Präsidiums vorbehalten. Diese Mittel werden vollständig über Zielvereinbarungen an die Fachbereiche wieder verteilt. Die übrigen 80% werden nach Maßgabe der Gewichtungsfaktoren und der Studierendenzahlen als Budget auf die Fachbereiche verteilt. Die Ausgaben der dezentralen Budgets sind flexibel und stehen in der Verantwortung der Dekanate. Die fixen Kosten des Personalbudgets werden auf das Budget der Fachbereiche übertragen. Damit stehen den Fachbereichen auf die Mittel aus freien Stellen zur Verfügung. 5. Einführung und Evaluation Die dezentrale Budgetierung soll 2004 eingeführt werden. Nach 1 Jahr soll eine interne Evaluation klären, ob die neue Mittelverteilung die gesetzten Ziele ausreichend verfolgt. Zudem sind alle Ausgangsfaktoren, einschließlich des Umfangs der Mittel, erneut zu überprüfen.